1) El documento introduce conceptos sobre software de producción de documentos electrónicos, hojas de cálculo y bases de datos. 2) Explica cómo estas herramientas pueden usarse para mejorar la calidad de la redacción y presentación de documentos de manera profesional. 3) Describe aplicaciones cotidianas de hojas de cálculo para presupuestos, análisis financieros y resultados académicos, y el uso generalizado de bases de datos en la era de la información.

1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria
Colegio universitario de Caracas -Misión Sucre
Programa Nacional de Formación de Educadores
Aldea Universitaria
Veroes-Yaracuy

2. CONTENIDO:
 Introducción al Software de Producción de Documentos
Electrónicos.
 Mejoramiento de la calidad de la redacción de documentos
diversos.
 Presentación de documentos mercantiles y de otra índole.
 Análisis del poder de la edición de documentos electrónicos.
 Introducción a las Hojas Electrónicas de Cálculo.
 Aplicación de las Hojas Electrónicas de Cálculo a problemas del
entorno cotidiano del estudiante.
 Bases de Datos y sus aplicaciones típicas.
 Búsqueda de información en bases de datos.
1): Introducción al software de producción de documentos
electrónicos
A pesar del avance en la aplicación de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación (NTIC) en la sociedad de principios del
siglo XXI, y del creciente Advenimiento de la sociedad sin papeles‖
(paperless society) que muchos llevan anunciando, los documentos
impresos en papel continúan siendo una parte integral de nuestra
sociedad y cultura, así como un importante componente en nuestra vida
cotidiana hoy por hoy (septiembre de 2005). En la antigüedad, los
documentos se copiaban a mano. La difusión de la alfabetización en
todas las culturas generó cambios en los instrumentos utilizados para la
producción de documentos. La mecanografía fue hasta 1984 una
habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad
la posee ya en cierta medida un considerable porcentaje dela población
de países con un alto índice de alfabetización. La extensión de esa
competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la producción

3. de documentos en computadora. El Software de producción de
documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software
de autoedición, los programas de edición de correo electrónico y el
software para la creación de Páginas Web y documentos con hipertexto
destinados a la www de Internet. El software de producción de
documentos facilita la corrección de errores de tecleo y ortográficos y
permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja
automáticamente muchas de las actividades relacionadas con la
redacción. Entre las razones que justifican el uso de una computadora
para escribir, podemos señalar:
 No confías en tu ortografía.
 Deseas perfeccionar tu gramática y estilo de redacción.
 Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podrías
mejorar.
 Tienes buenas ideas y querrías que los demás (incluidos tus
Profesores Asesores) pusieran atención a ellas.
 Eres perfeccionista.
 No eres buen dactilógrafo (eres más bien ―puyó grafo).
 Te resulta imposible contratar una secretaria.
Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra
podemos resumirlos así:
1. Mecanografiar o Transcribir el texto.
2. Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su
contenido y estilo de redacción.
3. Formatear e imprimir el documento.
4. Transferir el documento a Software de Autoedición para completar la
diagramación de la impresión.
Las características básicas del software para la elaboración de
documentos por medio de la computadora, incluyen: Escritura continua
(se encarga de iniciar una nueva línea sin que el usuario tenga que
preocuparse de exceder los márgenes del papel; ajuste de los
márgenes (antes, durante o después de haber tecleado un documento
en su totalidad, es muy sencillo ajustar los márgenes derecho, izquierdo,
inferior y superior. Es más, las líneas se reacomodan automáticamente en

4. función de los nuevos márgenes; bloques (son las secciones de un
documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto,
eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto párrafos o páginas
enteros en beneficio de la estructura y secuencia lógica del documento);
esquematizador (es una ayuda para que el usuario verifique el flujo
general de sus ideas a lo largo del documento ―como una jerarquía de
títulos y subtítulos‖.
2): Mejoramiento de la calidad de la redacción de
documentos diversos
Algunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen
que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado
los estándares literarios. Sin embargo, siendo las personas, no las
computadoras, las que crean los documentos ¿Se justifica esa crítica? Si
son empleadas con talento y habilidad, las herramientas para la
producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la
calidad de redacción. Gracias a ellas, se puede manejar la creación de
documentos de texto como un proceso‖ a partir del primer borrador,
luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras
detalladas a la estructura de las oraciones y el uso delas palabras.
Después de la revisión de la estructura general del documento, se ajustan
los detalles ortográficos, gramaticales y de vocabulario (por medio de
programa de corrección ortográfica). Luego, el programa de
corrección gramatical indica la manera correcta en la que deben
estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario. Para hacer más
clara y vivaz la redacción se utiliza el diccionario de sinónimos el cual
presenta sinónimos‖ y antónimos‖. Finalmente, la característica de
búsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un término
que resulte problemático. Se puede elegir su conservación o su
corrección. Igualmente, la característica de buscar y reemplazar es útil
cuando se desea sustituir una palabra ofrece por otra.
3): Presentación de documentos mercantiles o de otra
índole
Las modernas técnicas de impresión permiten producir a bajo costo
hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, librerías y
puestos de periódicos y revistas. El software de producción de

5. documentos consta de herramientas de formateo como plantillas,
asistentes, fuentes, estilos, marcos e imágenes predeterminadas,
todas las cuales posibilitan la producción de documentos
profesionalmente formateados e ilustrados.
Plantilla: es un documento pre formateado en el que se inserta texto. Los
valores de formato como: márgenes, interlineado, fuentes de títulos, y
cuerpo tipográfico han sido predeterminados profesionalmente.
Asistentes para la elaboración de documentos: Disponen, además de un
formato, de instrucciones paso a paso para integrar texto en una amplia
variedad de documentos, tales como: Recibos de Pago, Facturas, Faxes,
Etiquetas, Curriculum Vitae, entre otros.
Fuente: es un tipo o estilo de letras, diseñadas por tipógrafos o artistas. El
software de producción de documentos suele incluir muchas fuentes. Las
fuentes tipográficas como Times New Roman o Arial ofrecen una
apariencia de formalidad y profesionalismo. Se ha demostrado por medio
de ciertas investigaciones, que las fuentes sin trazo terminal sans serif”,
son más fáciles de leer en las Pantallas de las computadoras. (Por
ejemplo: Helvética, Arial, Impact)
Estilo: es un conjunto de características de formato que se puede aplicar
a texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar
un estilo se aplica un grupo completo de características de formato de una
sola vez. Por ejemplo, si se desea dar formato al título de un informe de
manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes
para aplicar: Tamaño de fuente: 16 pto, Fuente: rial y Alineamiento:
Centrado, se obtendrá el mismo resultado si se aplica el estilo Título.
Marco: es un recuadro alrededor de texto o gráficos, generalmente un
título o una tabla.
Imágenes predeterminadas: son figuras o ilustraciones grabadas en
formatos diversos tales como: mapas de bits, imágenes GIF e imágenes
JPEG, las cuales se utilizan para complementar el texto o ilustrar
presentaciones.
4): Análisis del poder de la edición de documentos
electrónicos

6. Se sabía de antemano que la producción de documentos por
computadora facilitaría la edición generalizada, no sólo industrial de libros
y publicaciones de calidad profesional. Los procesadores de texto han
facilitado la creación individual de cada vez más documentos como
boletines y manuscritos. El actual desarrollo de una red mundial de
transmisión de datos como Internet, abre oportunidades a la edición
electrónica. Hoy prácticamente cualquier persona puede emitir un
documento en la WWW, enviar un mensaje por e-mail (correo electrónico)
o participar en conversaciones grupales en línea (chats). Evidentemente,
el poder de la palabra impresa ha cedido paso ―al poder de la palabra
publicada por medios electrónicos‖. Muchos procesadores de texto y
programas de autoedición generan un documento con formato HTML
(lenguaje de marcación de hipertexto) a partir de un documento
preexistente. La meta que habrá de alcanzarse al crear una Página Web
es combinar y formatear‖ en forma eficaz los elementos básicos de la
Web para dotar de atractivo visual al contenido del documento.
5): Introducción a las hojas electrónicas de cálculo
El software de Hoja de Cálculo es aplicable a casi todas las profesiones.
En consecuencia, es aplicable a todos los Programas Nacionales de
formación de misión Sucre. Los Profesores Asesores lo usan para anotar
calificaciones y analizar el puntaje de exámenes; los agricultores para
registrar el rendimiento de sus cosechas en el área agro-alimentaria,
calcular la cantidad de semillas que habrán de comprar y estimar gastos y
resultados financieros para el año venidero; los contratistas para cotizar
proyectos de construcción civil, y los científicos para analizar datos de
experimentos. En el hogar puede servir para balancear la chequera,
relacionar gastos, registrar ahorros y calcular los impuestos.
Una hoja de cálculo es un modelo o representación numérica de una
situación real. El estado de cuenta bancario de una cuenta corriente, por
ejemplo, es una especie de hoja de cálculo, por ser una representación
numérica del flujo de efectivo de una cuenta bancaria. ¿Qué sería de la
vida de los Contadores Públicos sin el software de hoja de cálculo? Un
experto ha descrito el software de hoja de cálculo como útil, natural e
intuitivos instrumentos de análisis financiero, creación de modelos
administrativos y matemáticos, toma de decisiones, simulación y
resolución de problemas‖.

7. La hoja de cálculo es una cuadrícula de columnas y filas. Las columnas
se identifican con letras (A, B, C...); las filas se identifican con números (1,
2, 3, 4...). La intersección de una columna y una fila se denomina celda.
Cada una de éstas posee una dirección de celda única, la cual se
desprende del lugar que ocupa en una columna y fila. Por ejemplo, la
celda inicial de la hoja de cálculo está en la dirección A1 (Columna A,
Fila1). Una celda puede contener un número, texto, o una fórmula. Por
ejemplo, la figura que se muestra a continuación:
COLUMNA
Celda A B C D
1 PRESUPUESTO MENSUAL A1Contiene texto
2
3
4 Ingresos 750,000.00 A4Contiene texto B4Contiene números
5 Egresos 620,000.00 A5Contiene texto B5 Contiene numero
6 Ahorros 130,000.00 A6Contiene texto B6=B4-B6
7
8
9 “celda A9” FILA 9
En la Hoja de Cálculo parcial de Presupuesto Mensual observamos que
la celda A1 contiene el texto Presupuesto Mensual”;
A4 contiene el texto Ingresos B4 contiene número 750,000.00
A5 contiene el texto Egresos” B5 contiene número 620,000.00
A6 contiene el texto Ahorros” B6 contiene la fórmula= B4-B5 (lo que
se ve es el resultado de aplicar la fórmula)
************************************************************************************
******************************************
Se pueden utilizar fórmulas para Sumar (+), Restar (-), Multiplicar (*),
Dividir (/), Elevar a Potencia (^)
****************************************************************************************************************

8. 6): Aplicación de las hojas de cálculo al entorno cotidiano
del estudiante
El software de Hoja de Cálculo es una herramienta para introducir,
calcular, manipular y analizar conjuntos de números. Tienen un amplio
rango de usos: desde presupuestos familiares hasta declaraciones de
ganancias y pérdidas en empresas, resultados económicos de
cooperativas, resultados académicos de un trayecto de formación, etc. La
única limitación en el uso del software de Hoja de Cálculo es la capacidad
intelectual de quien le utiliza. Sin embargo, para realmente aprender
haciendo, al final de Unidad se proponen ejercicios para resolverlos
utilizando el Software de Hoja de Cálculo en el Laboratorio.
7): Bases de datos y sus aplicaciones típicas
Desde las postrimerías del siglo XX la sociedad industrial derivó en
sociedad de la información. Vivimos inmersos en la interacción con la
información, trabajamos en áreas relacionadas con administración de
información, atribuimos cada vez mayor valor económico y estratégico a la
información, tendemos a depender de la información y estamos
empezando a conocer los problemas que puede causar el mal uso de la
información. Una competencia importante en la era de la información, es
saber que son las bases de datos y aprender a utilizarlas en todos los
ámbitos de nuestro desempeño como ciudadanos del Siglo XXI.
Base de Datos es un conjunto de información almacenada en una o más
computadoras. Existe también una definición técnica de este término,
pero sin relevancia en el uso común. Utilizamos aquí la versión más
difundida de las bases de datos, de manera que nos basta con una
definición general, no técnica.
La era de la información es consecuencia de la proliferación de data que
colectan y generan los individuos, compañías, instituciones
gubernamentales, ONGs, cooperativas, etc. Esta información se
encuentra almacenada en un gran número de bases de datos,
computarizadas en su mayor parte. En forma cotidiana interactuamos con
varias bases de datos: el Catálogo de la Biblioteca, la Base de datos de
saldos, de cuentas corrientes y de ahorros de los bancos, Enciclopedias
en CD-ROM, el Directorio de Archivos de la computadora que estás

9. utilizando, el Directorio de tu Correo Electrónico. Posiblemente, tengas
experiencia en la interacción con información en Internet
(www.monografías.compor ejemplo), como sitios Web sobre música
popular, el mercado de valores, el mercado de trabajo o viajes.
Las bases de datos son de dos tipos: estructuradas y libres. Base de
datos estructurada (o Archivo de Datos Estructurado) es un archivo de
información organizada de acuerdo con un formato uniforme de registros
y campos‖ y que almacenan datos sobre un grupo de entidades similares.
Por ejemplo, el Catálogo deuna Biblioteca. Contiene información sobre los
libros registrados. Una base de datos demédicos aloja datos sobre un
grupo de pacientes. La base de datos del Inventario de Mercal almacena
datos sobre los artículos en existencia en una localidad.
Una Base de datos libre es un conjunto de información de estructura
indefinida, almacenada en forma de documentos, no de registros. El
grupo de documentos creados con el procesador de palabras almacenado
en tu PC es una base de datos libre de tus textos. Un CD-ROM con
documentos y videos acerca de un Congreso Internacional sobre la
importancia de las Cooperativas en el contexto de los países del
hemisferio sur, sería otro ejemplo. La WWW, la cual comprende de
millones de documentos almacenados en todo el planeta, es también un
ejemplo de base de datos libre. Ya sea que se les almacene en un disco
duro, un CD-ROM o Internet, las bases de datos libres pueden contener
información de utilidad para todo estudiante o profesional actualizado del
siglo XXI.
8): Búsqueda de información en bases de datos
Para buscar información en las bases de datos, se requiere el software de
acceso a datos, el cual es diferente para cada base de datos, por lo cual
debemos ser flexibles y estar dispuestos a conocer los motores de
búsqueda de distintos programas de acceso a datos.
Software de acceso a datos es la interfaz para la búsqueda de
información en una base de datos. Después de indicar al software de
acceso a datos qué se busca, éste intentará encontrarlo. El software
conoce la estructura de la base de datos y con eso basta. Según el
software de acceso a datos que se use, las especificaciones de búsqueda

10. se aplican a un menú, un mecanismo de búsqueda de palabras clave, una
consulta por ejemplo, un lenguaje de consulta o un lenguaje natural.
Menú: es el grupo de opciones para interactuar con una base de datos.
Por lo general siguen una jerarquía y se pueden emitir en Pantalla o en
Audio.
Mecanismo de búsqueda de palabras clave: da acceso a los datos por
palabra clave. Son muy usuales en la búsqueda por entre los cientos de
documentos almacenados en una base de datos libre como la WWW. Por
ejemplo, el mecanismo de búsqueda de: www.google.com
Consulta por ejemplo (Query by example) es el mecanismo de búsqueda
típico en una base de datos estructurada sin que sea necesario conocer el
formato de los registros. Se realiza llenando los espacios en blanco de
una Caja de Texto de los Campos de la base de dato estructurada.
Lenguaje de Consulta: es una serie de comandos para que la
computadora cree bases de datos, localice información, ordene registros y
modifique los datos que se encuentran en tales registros. El uso de un
lenguaje de consulta implica el conocimiento de los comandos y de la
sintaxis que permitirá elaborar enunciados de consulta válidos. Por
ejemplo, el comando SQL (Structured Query Language) para buscar
registros es Select‖.
Lenguaje natural: es la forma de realizar consultas formuladas en
lenguaje natural como el inglés, francés, o español. Esto se ha logrado
gracias a los avances en Inteligencia Artificial que han permitido que las
computadoras puedan entender estas consultas, a pesar de las
ambigüedades del lenguaje natural.
La información extraída de bases de datos puede copiarse en un
documento o en una hoja de cálculo. Debe dársele un uso apropiado,
respetando los derechos de autor, por lo que debe identificarse la fuente
original de donde se obtuvo la información, en una nota al pie o al final.

11. Estudiante de misión sucre