Este documento propone el desarrollo de un sistema de información para mejorar el control de herramientas en una empresa. Actualmente, el control se realiza de forma manual mediante tarjetas de empleados, lo que dificulta tareas como determinar la cantidad de herramientas disponibles, calcular el dinero invertido en ellas y crear vales automáticos cuando un empleado falta herramientas. El sistema permitiría realizar consultas para obtener información de manera más rápida y eficiente, ahorrando tiempo a los almacenistas y mejorando los proces

1. Instituto Tecnológico de Matehuala 07 de Marzo del 2010 Formulación y Evaluación de Proyectos “ Control de Herramientas”

2. El proyecto que voy a desarrollar consistirá en la creación de un Sistema de Información, con el cual facilite al área de almacén tener un mejor control acerca de la herramienta que tiene asignada en su kárdex cada empleado de la planta, fechas de préstamo y devoluciones de las mismas. Así como también tener el control de la herramienta que solo es para préstamo y que no puede ser asignada a un kárdex. Introducción

3. En la actualidad, en la empresa este control se lleva manualmente mediante unas tarjetas (kárdex del empleado) en el cual se anotan los datos del empleado, la herramienta que es asignada, las fechas de entrega y recepción de las mismas, las firmas del almacenista que presta o entrega herramienta y de conformidad del empleado. Estas tarjetas se guardan dentro de un archivero organizadas por le numero de nómina. Hasta este punto todo párese estar en orden, por que el formato que utilizan tiene los datos necesarios para el control de la herramienta por empleado, pero hay muchos puntos que se mejorarían con la implementación del sistema de información, continuación los mencionaré y explicare por que, desde mi punto de vista, ayudaría facilitar estas actividades. Análisis de información: En ocasiones, es necesario saber cuantas piezas tienes de una determinada herramienta, o cuanto hace que se compraron para ver si ya es necesario adquirir más herramientas para sustituirlas, pero como el control se lleva manualmente es muy complicado el poder obtener esta información, ya que para saber cuantas herramientas tienes en la planta, se debe de revisar uno por uno todos los kárdex de los trabajadores y contar las herramientas que se encuentren, y son mas de 800 kárdex y tomando en cuenta que cada trabajador tiene a su cargo un promedio de 35 herramientas, por lo que se deben de analizar 28000 artículos, este proceso se lleva mucho tiempo e implica que un trabajador del almacén deje de hacer sus funciones durante casi un turno completo. Esto se facilitaría mucho con el sistema, ya que con solo realizar una consulta se obtendría esta información y no se quitaría a ningún empleado de realizar sus actividades diarias. Justificación

4. 2.- Control de Dinero invertido en herramienta: hace un tiempo se solicito un reporte por parte de los jefes de mantenimiento, en el que requerían saber con que herramienta contaba cada uno de los mecánicos, y cuanto representaba en dinero esa herramienta; como esa información no esta en los kárdex, no fue posible entregar este reporte, solo la información de que herramienta tenia cada empleado. Con el sistema, se tiene contemplado anexar un campo en el que se contemple el precio de la herramienta, para que con este parámetro podamos definir cuanto dinero esta invertido en herramienta y cuanto tiene a su cargo cada trabajador. 3.-Creación automática de vales de descuento: Cuando un empleado sale de vacaciones, debe de dejar toda su herramienta a desguardo de almacén, por lo que se revisa que deje todo completo, pero si le falta algo, debe de realizarse un vale para que se le descuente de si nomina, por lo que se deben de cotizar las herramientas que le faltaron y elaborar un formato de vale para que sea llevado a personal para que se realice su descuento. Con el sistema, la creación de estos vales se realizaría automática, ya que al comparar la cantidad que se presto y la que se recibió, se determinaría que cantidad esta faltando y con los costos de las herramientas ya en el sistema, no seria necesario la cotización de las mismas por lo que se ahorraría tiempo. Justificación

5. 4.- Tiempos: Cuando una persona viene a entregar herramienta al almacén, el almacenista pierde tiempo de traslado desde su área de trabajo hasta el archivero, pierde tiempo en la localización del kárdex del trabajador, y si el kárdex es muy extenso, pierde tiempo en la localización de la herramienta; yo se que esto se solucionaría de muchas otras maneras, con organización, cambiando el archivero de lugar para evitar el traslado, o muchas otras formas; pero con la implementación sistema, no seria necesario ningún traslado, solo pasaría su tarjeta de checar el empleado para ver el kárdex, el almacenista placaría un filtro para la localización y con eso podría engrasar la información. Justificación

6. ¿Por qué es un Problema? ¿Por qué?  Por que es necesario saber con que herramienta cuenta cada Trabajador ¿Por qué?  Por que se ahorrarían tiempo los almacenistas ¿Por qué?  Por que no tendrían que estar sacando reportes de las tarjetas ¿Por qué?  Por que en la actualidad lo realizan manualmente.