El documento describe el proceso de incorporación masiva de información de los antiguos libros inmobiliarios a los sistemas digitales Folio Magnético o SIR. Se detalla el objetivo, alcance, esquema de operación, procedimiento, problemática actual y acciones a seguir para el proyecto. El proceso incluye la revisión de los libros de matrícula por certificadores, la apertura de folios digitales, y controles de calidad para garantizar la precisión de la información digitalizada.

1. INCORPORACIÓN MASIVA DE INFORMACIÓN DE ANTIGUO SISTEMA A FOLIO MAGNÉTICO O SIR Generalidades SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

2. Temario Objetivo Alcance Esquema de Operación Procedimiento Problemática Actual Acciones a Seguir Documentación SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

3. 1. Objetivo SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Incorporar masivamente la información que se encuentra en antiguo sistema (libros inmobiliarios) a medios digitales, con el propósito de facilitar la gestión de la información a nivel nacional y la implementación de proyectos como el de Ventanilla Única e Interrelación Registro Catastro, entre otros.

4. 2. Alcance Periodo a abordar . El sistema de registro en libros múltiples tiene una vigencia de ochenta y cuatro años (1887 – 1971). No obstante, la incorporación de información a medios magnéticos se adelantará a partir de 1934, fecha en la que entra a operar el libro de Matrícula Inmobiliaria . SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Reales Cédulas Sistema Antiguo Folio Real Folio Magnético Libro General Libro Primero y Segundo Folio Mat c/u Digital L. Hipotecas L. Matrícula 1778 1825 1887 1934 1971 1995 Periodo a Abordar

5. Círculos a abordar . Aplica a las oficinas de Registro del país que se encuentran en SIR o Folio Magnético. Teniendo prioridad los Círculos que incluyen municipios que han sido o van a ser objeto de interrelación registro catastro. 2. Alcance Fuente: IGAC -ICR. 2008 Total Círculos 191 Manual 93 Folio Magnético 57 SIR 41

6. Círculos a abordar. Aplica a las oficinas de Registro del país que se encuentran en SIR o Folio Magnético. Teniendo prioridad los Círculos que incluyen municipios que han sido a van a ser objeto de interrelación registro catastro. 2. Alcance Fuente: IGAC -ICR. 2008 Total Círculos 191 Manual 93 Folio Magnético 57 SIR 41 Círculos a Abordar 98 Folio Magnético 57 SIR 41

7. Círculos a abordar. Aplica a las oficinas de Registro del país que se encuentran en SIR o Folio Magnético. Teniendo prioridad los Círculos que incluyen municipios que han sido a van a ser objeto de interrelación registro catastro. 2. Alcance Fuente: IGAC -ICR. 2008 Total Círculos 191 Manual 93 Folio Magnético 57 SIR 41 Círculos a Abordar 98 Folio Magnético 57 SIR 41 Círculos 2008 59 Folio Magnético 43 SIR 16

8. 3. Esquema de Operación SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO 7 Nacional Regional Local Convenciones Supervisor Nacional Coordinador ICR Supervisor Regional Coordinador de Grupo 59 Registrador 73 Certificador Of. Informática

9. 3. Esquema de Operación Supervisor Nacional Coordinador ICR Supervisor Regional Registrador Certificador Of. Informática Coordinador Grupo

10. 3. Esquema de Operación 3 6 7 4 1 2 5 Sincelejo Plato Sabanalarga Ciénaga Barranquilla Riohacha Maicao Dabeiba Fuente: IGAC -ICR. 2008 Mocoa Garz ó n Popayán Santander de Quilichao Cali Palmira Buga Tuluá Buenaventura Cartago Calarca Armenia Roldanillo Dos Quebradas Santa Rosa de Cabal Manizales Anserma Chaparral Purificación Melgar Fusagasuga Girardot La Mesa Espinal La Dorada Ibague San Martin Caqueza Gachetá Bogota Guateque Ubate Choconta Zipaquira Facatativa Tunja Yopal Sogamoso Duitama Velez Socorro San Gil Chiquinquirá Pamplona Cucuta Ocaña Aguachica Piedecuesta Barrancabermeja Parámetros para la definición de Supervisores Círculos 59 Certificadores 73 Rendimiento 5 casos/día/hombre Producción Mensual 100 casos/hombre Producción Trimestral Máxima 600 casos Tamaño Muestra 5 casos Tiempo x Círculo 2 días Producción x Mes 9 Círculos Supervisores Requeridos 7

11. No 4. Procedimiento SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO D o c u m e n t o s SNR Ordena proceso masivo Distribuye Libros de Matrícula Inmobiliaria Consulta en sistema si tiene Matrícula Verifica tradición de dominio del inmueble Verifica gravámenes, medidas cautelares y limitaciones Sienta anotaciones de la tradición inmueble Graba la tradición del inmueble Supervisor Realiza control de calidad al proceso Realiza seguimiento al proceso Registrador/ Coordinador Grupo Oficio Radicado Formato de Control Formato Control Diario Apertura Folios Formato “ Hoja de Ruta- Formatos “ Control de Calidad ” y “ Avance ” Certificador Varios libros Evacuar en orden cronológico Control libros asig. Identificar tipo dominio y fecha apertura. Casos: Derecho pleno dominio Derechos y acciones Derecho de cuota Posesión Antecedentes en libros de H, E, D, Pr, PF. Casos: 1. Cancelados. Apertura folio con último acto traslade totalidad dominio + 20. 2. Vigentes. Remite a titulos antecedentes iniciar tradición con el acto por medio del cual adquirió deudor o afectado y procede apertura, anotación

12. 4. Procedimiento SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO INCORPORACIÓN DE INFORMACIÓN DE ANTIGUO SISTEMA A FOLIO MAGNÉTICO O SIR FORMATO No. 1 CONTROL DIARIO APERTURA DE FOLIOS INFORMACIÓN GENERAL NOMBRE DEL CERTIFICADOR Pedro Ernesto Pérez MES – AÑO Octubre de 2008 MUNICIPIO - DEPARTAMENTO Guasca – Cundinamarca No. LIBRO MATRÍCULA 10 No. PÁGINAS 300 INFORMACIÓN DETALLADA Fecha Página Estado Actual No. Matrícula Inmobiliaria Resultado Antiguo a Nuevo Sistema Motivo de No Trámite Año a Revisar Inmuebles Por Tramitar Observación Antiguo Sistema Nuevo Sistema Tramitado Por Tramitar No Tramitado Falta Información Falta Firma Registrador Tradición 1 1 1 1234567 1 2 1 2345678 3 1 3456789 4 1 4567890 1 5 1 5678901 1 2 6 1 6789012 1 1 7 1 7890123 1 8 1 8901234 1 9 1 9012345 1 1900 10 1 1234567 1 1 11 1 2345678 1 12 1 3456789 13 1 2845698 14 1 1789076 1 Total Cantidad 17 13 9 2 6 1 1 4 % 6% 4% 53% 12% 35% 17% 17% 67%

13. 4. Procedimiento SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO INCORPORACIÓN DE INFORMACIÓN DE ANTIGUO SISTEMA A FOLIO MAGNÉTICO O SIR FORMATO No. 2 AVANCE A NIVEL MUNICIPAL INFORMACIÓN GENERAL SUPERVISOR Alicia P érez MUNICIPIO - DPTO Guasca - Cundinamarca CIRCULO REGISTRAL Bogotá Zona Sur MES - AÑO Octubre de 2008 LIBROS DE MATRÍCULA RESULTADOS TRAMITADOS 3.3% REVISADOS 3.9% AVANCE MES 11.0% TOTAL 50 FINALIZADOS 18 EN REVISIÓN 6 SIN INICIAR 26 NO TRAMITADOS 0.6% YA ESTABAN 7.1% AVANCE ACUMULADO 47.1% INFORMACIÓN DETALLADA Fecha Inmuebles Tramitados Por Certificador Inmuebles No Tramitados Total Revisados Inmuebles que ya se encontraban en Nuevo Sistema Total Evacuados Observaciones 1 2 3 4 5 6 Total Falta Información Falta Firma Tradición Total 1 4 3 5 2 4 5 23 1 6 7 30 38 68 2 3 5 2 4 4 3 21 2 2 4 25 39 64 3 2 3 4 2 6 7 24 5 5 29 47 76 4 3 5 2 4 4 3 21 1 1 22 44 66 5 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 7 3 5 2 4 4 3 21 2 2 23 30 53 8 3 5 2 4 4 3 21 1 1 2 23 41 64 9 3 5 2 4 4 3 21 3 3 24 36 60 10 3 5 2 4 4 3 21 1 5 6 27 32 59 11 3 5 2 4 4 3 21 4 4 25 54 79 26 0 0 0 0 0 27 0 0 0 0 0 28 3 5 2 4 4 3 21 8 8 29 42 71 29 3 5 2 4 4 3 21 2 2 23 52 75 30 3 5 2 4 4 3 21 1 1 2 23 50 73 31 3 5 2 4 4 3 21 4 4 25 44 69 Total 69 111 51 88 94 75 488 9 6 75 90 578 1,070 1,648 14% 23% 10% 18% 19% 15% 3.3% 10% 7% 83% 0.6% 3.9% 7.1% 11.0%

14. 5. Problemática Actual SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Tema Problemática Información Pérdida de información de los libros inmobiliarios Duplicidad de folios Errores en procesos anteriores Procedimiento Falta estandarización de lineamientos sobre falsa tradición Sistemas El SIR está en proceso de mejoramiento Personal Deficiencia de personal capacitado

15. 6. Acciones a Seguir Acción Responsable 1. Definir lineamiento respecto a derechos y acciones y/o falsa tradición SNR–Of. Registro 2. Socialización del proyecto SNR 3. Contratación de los Certificadores SNR 4. Selección de los Supervisores SNR–Of. Registro 5. Capacitación de Certificadores y Supervisores en aspectos procedimentales y unificación de criterios SNR 6. Habilitar usuarios y códigos y adelantar las adecuaciones a los sistemas Of. Informática 7. Definir logística necesaria SNR–Of. Registro Antes de Entrar en Operación 1. Definir rendimiento (s) del proceso SNR 2. Definir e implementar estrategia para ampliar disponibilidad de personal idóneo SNR Durante la Operación

16. 7. Documentación SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Diagnóstico del Proceso Sistema de Seguimiento y Control Procedimiento Acciones a Seguir Seguimiento y Control Presupuestal Seguimiento y Control de la Operación Seguimiento y Control del Impacto Instructivo Seguimiento I nstructivo Control de Calidad Formatos (6) Se definirá durante la ejecución Se definirá durante la ejecución