el email como documento administrativo

1. El correo
electrónico
“email”
Documento Administrativo
$

2. ¿Qué es el correo electrónico?
El correo electrónico es un método de comunicación
que utiliza dispositivos electrónicos para entregar mensajes a
través de redes informáticas. Se refiere tanto al sistema de
entrega como a los mensajes individuales que se envían y
reciben.

3. Personal
Tipos de correo electrónico
Aquellos detentados por
individuos, y que
obedecen a sus intereses
particulares, es decir, de
uso privado y personal
Aquellos que sirven como
nexo escrito entre los
distintos departamentos o
segmentos de una
empresa, corporación u
organización
Aquellos que representan
a la totalidad de una
empresa, organización o
institución de cualquier
índole, sirviendo como
puente comunicativo
entre la organización y su
clientela
Corporativo Institucional

4. 03 04
01 02
Carpeta de enviados
En donde se encuentra el historial
de cartas y documentos enviados,
organizados cronológicamente.
Spam
Se llama con este nombre al
correo no deseado, por lo general
con publicidad o promociones
engañosas, que suele filtrarse del
contenido “legal” del buzón.
Bandeja de entrada
El espacio virtual en donde
reposan los mensajes recibidos,
según un orden cronológico o
personalizado, ya sea en general u
organizados en carpetas.
Bandeja de salida
Similarmente, los mensajes por
enviarse reposan en este espacio
virtual, antes de ser clasificados
como “enviados”.
Partes de un correo electrónico

5. Destinatario
05 06
La dirección de correo electrónico
de la persona a la que se enviará el
email.
Asunto
Espacio para una breve
descripción del contenido del
mensaje, a modo de abreboca, que
el receptor podrá leer sin tener
que abrir el correo del todo.
Cuerpo del mensaje
07 08
La información escrita que se
desea transmitir.
Archivos adjuntos
Los datos adicionales que se
desean transmitir junto con el
mensaje, a modo de anexos.
CC/CCO
09
Siglas de Copia de carbón y Copia de carbón oculta, permiten a quien
envía el correo la posibilidad de enviar también una copia idéntica a
un tercer usuario, ya sea de modo visible para todos (cc), o de modo
invisible (cco).

8. Ventajas del
correo electrónico
Las ventajas del correo electrónico respecto de otros
formatos de comunicación escrita son:

9. Versatilidad
Nuestro correo electrónico
podrá usarse del modo en
que lo deseemos, dentro de
un cierto marco de
regulaciones legales y
procedimentales.
Este es un tema debatido (en
general lo es la privacidad en
Internet), pero generalmente
los proveedores de correo
electrónico usan potentes
mecanismos de encriptación
para blindar los datos de sus
usuarios de terceros y de
ladrones de información.
Datos adjuntos
Si bien existen límites
informáticos para el tamaño
de los archivos informáticos
adjuntos que pueden
anexarse a un correo
electrónico, a menudo son lo
suficientemente grandes
como para enviar la mayoría
de los documentos
personales que se deseen
compartir.
No emplea papel real y por lo
tanto no produce
desperdicios, ni consume
recursos físicos (más allá de
la electricidad necesaria para
el acceso a Internet).
Seguridad
Ecologico

10. Global
Podemos consultar
nuestro email en
cualquier parte del
globo, y enviar y recibir
mensajes de cualquiera
en cualquier rincón del
planeta.
Bajo costo
Se transmiten los datos
casi inmediatamente y el
riesgo de extravío de la
información es mínimo.
Casi todos los servicios
de correo electrónico de
hoy en día son
totalmente gratuitos.
Velocidad

11. Desventas del
correo
electronico

12. Al contrario de chats y servicios
de mensajería instantánea, los
correos electrónicos deben leerse
uno a la vez.
El correo electrónico constituye
una fuente de evidencias a las que
los piratas informáticos (hackers)
y los virus informáticos pueden
eventualmente acceder, para lo
cual crean correos-trampa y otras
formas de engaño para acceder a
la información de un usuario
descuidado.
Falta de
Interactividad
Es relativamernte
vulnerable

13. En condiciones de poca
conectividad o países con baja
penetración de Internet, el
correo electrónico no es una
buena opción.
Para poder acceder al email
debemos contar con una
computadora, teléfono
inteligente o tableta, lo cual
significa también disponer de
electricidad.
Internet
Dispositivo electrónico

14. Al ser un servicio virtual en red,
permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes rápidamente, mediante
sistemas de comunicación electrónica,
por estos medios, se pueden enviar
mensajes de texto y otros documentos
de forma digital. Al escribir un correo
electrónico se debe considerar:
 ¿Cuál es el motivo del mensaje?
 ¿Quiénes son los destinatarios?
 ¿Qué respuesta se desea obtener?
 Es un mensaje que requiere de un título
que resuma de que se trata la
información y permite al receptor decidir
si abre de inmediato el mensaje

15. Algunas observaciones respecto a las
respuestas de los correos electrónicos,
y dado que son los principales medios
de comunicación hoy día son:

16.  Solo hay que responder cuando se solicite respuesta. Si se ha pedido
algún documento que se está trabajando no será necesario responder
el mensaje hasta incluir dicho documento.
 Para responder a un correo solo se debe enviar la respuesta a quien
solicita la información no a todos los nombres de la lista del correo si
fue enviado a varios destinatarios. En muchos casos, solo algunos
necesitaran conocer la respuesta. Para evitar saturar el buzón de
correo de los demás.
 Para localizar el mensaje se puede conservar el título del mensaje
original, esto cuando se ha ido respondiendo varias veces el mensaje.
 No olvidar adjuntar los documentos antes de enviar el correo
electrónico.
 La mayoría de los programas incluyen el mensaje original, pero si no es
importante se puede acortar la respuesta solo con el mensaje de
vuelta. Aunque también no se debe dar por hecho que los destinatarios
se acuerden del primer mensaje.

17. Guía para enviar email

18. Practicas
Primer ejercicio
1. Entra en el buscador www.google.mx
2. Busca imágenes graciosas (fotografías retocadas, chistes
gráficos…) y guárdalas en “Mis Imágenes”.
3. Envía un correo electrónico a todos tus compañeros adjuntando las
imágenes graciosas.
4. Visualiza los correos recibidos en la bandeja de entrada.
Segundo ejercicio
1. Entra en el buscador www.google.mx
2. Busca información sobre algún pueblo mágico de Mexicoy guárdala
en un Documento de Word.
3. Envía un correo electrónico a todos tus compañeros adjuntando el
Documento de Word.
4. Visualiza los correos recibidos en la bandeja de entrada.
5. Responde a alguno de estos correos escribiendo tu opinión sobre la
información.
6. Reenvía alguno de estos correos a cualquiera de tus compañeros.

19. Tercer ejercicio
Crea una plantilla en tu correo con un texto similar al siguiente:
Mi nombre es Estefania López y me dirijo a ustedes porque estoy
interesada en formar parte del equipo de su empresa.
Me interesa especialmente trabajar en su empresa porque me siento
identificada plenamente con sus valores y porque creo que es una gran
oportunidad para mi carrera profesional.
Considero que mi perfil especializado en [especialidad] y mis habilidades
pueden resultar de gran utilidad para su empresa, por eso les envío mi
currículum y quedo a su disposición para proporcionarles cualquier
información adicional.
Les agradezco de antemano su atención y les envío un cordial saludo.

20. Cuarto ejercicio
Crea otra plantilla con este texto:
Muchas gracias por su mensaje,
En este momento me encuentro fuera de la oficina, pero con mucho gusto
le atenderé el próximo lunes a las 8:00.
Por razones de confidencialidad su correo no se reenviará. En casos de
urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.com
Un afectuoso saludo,
David García