El documento describe cómo asegurarse de que la información de una reunión importante con un superior llegue de forma adecuada a subordinados, proveedores y clientes en diferentes partes del mundo. Se recomienda usar la intranet de la empresa, correo electrónico y videoconferencias para comunicarse internamente, y correo electrónico, reuniones personales y burofax con acuse de recibo para la comunicación externa. También enfatiza la importancia del feedback para asegurar la comprensión y cumplimiento de las instrucciones.

1. IE. Proceso de admisión
Javier Esaín Barros
Comunicación organizacional interna y externa
en el ámbito internacional
F. Acaba de participar en una reunión importante con tu
superior. ¿Cómo te aseguras de que cada parte de las
instrucciones que recibiste llegará de forma adecuada a
cada subordinado, proveedor y cliente, los cuales se
encuentran en diferentes partes del mundo?

2. Objetivo principal
 Comunicación eficaz
o La
información sea recibida por la
persona deseada
o Se comprenda con exactitud el contenido
de la información:
o Claridad y precisión
o Idioma estandarizado: inglés
o Registro adecuado: formal. Evitar
canales de comunicación informales
 Comunicación eficiente
o Racionalizar los recursos disponibles
o Evitar reuniones personales innecesarias

3. Posibles dificultades
o La pérdida o modificación de parte de
la información por su transmisión
sucesiva
• Tratar directamente con las partes
interesadas
• Evitar la comunicación oral, en favor
de la escrita
o Los costes adicionales en que deban
incurrir las distintas partes para
implementar las medidas
adoptadas.
• Puede poner obstaculizar la viabilidad
de la medida
o Desfases temporales, pudiendo
influir en retrasos en la aplicación de
las medidas (diferencias horarias).
o Diferencias culturales
• Relaciones profesionales
• Comunicación no verbal

4. COMUNICACIÓN INTERNA
Subordinado
1. Informarse sobre la posible existencia de un Plan o
Estrategia de Comunicación Interna propia de la
sociedad (plataforma común en grandes empresas):
INTRANET
• Gran accesibilidad y seguridad
• Elevada eficiencia debido a los reducidos costes
2. Redactar un CORREO ELECTRÓNICO al subordinado.
• Permite contener un gran volumen de información.
• Supone un soporte para almacenar la información suministrada, accesible y
permanente.
• A diferencia de los sistemas de mensajería instantánea y/o comunicación oral.
• Facilita la transmisión o reenvío del mensaje a su equipo, así como a todas aquellas
personas encargadas de ejecutar los pertinentes cambios empresariales.
3. Complementar el correo electrónico con una posterior VIDEOCONFERENCIA, en el
plazo de 15 días.
• Permite aclarar dudas prácticas o interpretativas, luego de poder haber analizado
las nuevas medidas
• Supone un canal de comunicación más económico que las reuniones personales

5. COMUNICACIÓN EXTERNA
Clientes y Proveedores
1.
La opción del correo electrónico +
videoconferencia sigue siendo igualmente
válida.
2.
Concertar sendas reuniones personales
con el representante de cada parte.
•
3.
Pese al coste que conlleva, favorecería el
trato personal y la relación con los
clientes y proveedores.
Emisión de burofax con acuse de recibo y
certificación de contenido
•
Aporta seguridad jurídica ante posibles
incumplimientos de las medidas
notificadas

6. Feedback
o La comunicación no finaliza cuando el mensaje llega al receptor
•
No hay comunicación efectiva sin cumplimiento
o Feedback interno y externo
• Comportamientos que le indican al emisor si el receptor efectivamente
comprendió las medidas a adoptar.
• Internet:
• Principal herramienta para llevarlo a cabo.
• Especial relevancia en la relación empresa-clientes
• Permite almacenar información para posteriores comunicaciones de
decisiones