El documento describe las responsabilidades y funciones clave de un secretario de club, incluyendo el mantenimiento de registros, archivos y libros de actas, así como la organización y actualización de información sobre miembros. Un secretario debe asegurar que la documentación se almacene y organice de manera cuidadosa para preservar la historia del club.

2. La secretaría es el
rayo X del Club, ya
que a través de ella
es posible analizar la
estructura del
Club, su
organización,
disciplina y
compromiso con su
propia historia.
CLUB

3. Para un buen funcionamiento de la
secretaría, primero es necesario que el
secretario designe prioridades y establezca lo
que debe ser realizado inmediatamente.

4. El secretario siempre debe estar actualizado y
adquirir más conocimientos.

5. Sus funciones principales son las de mantenimiento
y actualización de los libro de actas, actos,
inscripciones, registros de correspondencia, etc.

6. ARCHIVOS
Todo el material de la secretaría debe ser cuidadosamente
guardado y organizado, para poder preservar esa historia.
Para hacer las cosas más fáciles, el secretario debe guardar
el material que no se usa y formar un archivo muerto;

7. Informes y fotografías
Una secretaría debe tener:
Archivo muerto
Carpetas individuales para cada miembro
Carpetas de las unidades
Correspondencias enviadas y recibidas

8. REGISTRO
El secretario del Club es el
responsable del registro de
todos los miembros, así
como de la actualización de
todos los datos. El registro
se hace a través de un
formulario personalizado y
debe haber una copia de
todas las fichas en la
carpeta del Club.

9. Aunque el registro
sea virtual, es
necesario tener
una copia física en
la secretaría del
Club.

10. También es necesario adjuntar al registro una ficha
de salud de cada conquistador para saber si tiene
alguna enfermedad crónica, alergia,
o si necesita de algún
medicamento.

11. LIBRO DE ACTAS
El libro de Actas es el registro de los puntos de
discusión y resultados de todas las reuniones
de la Comisión Ejecutiva y la Comisión Regular. Se
puede hacer de forma digital o manual, y ambas
tienen la misma utilidad.

12. Acta Manuscrita
Hay libros específicos
para hacer el libro de
actas. Las páginas
deben estar
enumeradas, y en la
primera página deben
estar las Condiciones
de Apertura con la
descripción del uso al
que se destinará.

13. Acta Digitales
Este modelo de acta muestra una forma más
objetiva de los puntos tratados en la reunión, y
hace mención, en la narración, solo de los votos.

14. LIBRO DE ACTIVIDADES
Este es un libro histórico, que el Club debe
mantener, de todas las actividades realizadas en su
existencia. Para esto el Club adopta un modelo de
carpeta o cuaderno y hace un pequeño informe
de los puntos principales luego de cada evento.

15. CARPETA DE CAMPORÍ
La elaboración de esta carpeta es responsabilidad del
secretario, y debe contener todos los puntos del manual del
Camporí en orden y con la descripción de las actividades y
las firmas correspondientes.

16. El libro de oro está destinado al registro de todos
los patrocinadores y colaboradores del Club. Con la
fecha respectiva de la colaboración.

17. CIRCULAR
El circular es un
documento de
comunicación oficial
entre el Club de
Conquistadores y
cualquier entidad,
empresa u
organismo público.