Soluciones A&D Ltda ofrece servicios de gestión y custodia de archivos, digitalización de imágenes, consultas y mensajería express. La compañía fue fundada en 2015 por Fabian Lizarazo Peñuela y Paul Daniel Polanco Garzón en Bogotá y su misión es ofrecer soluciones innovadoras que mejoren la eficiencia de sus clientes. Utilizan software y hardware especializados como Documenta, escáneres, PDA y cámaras de seguridad.

1. SOLUCIONES A&D LTDA
“Custodia y Seguridad a tu alcance”

2. Integrantes:
FABIAN LIZARAZO PEÑUELA
PAUL DANIEL POLANCO GARZÓN
Bogotá, 2015

3. MISION
Estamos comprometidos en ofrecer
soluciones innovadoras y eficientes en la
administración de información, que
contribuyan a modernizar y a mejorar la
eficacia de nuestros clientes, otorgando a
nuestros accionistas buenos resultados
financieros para el crecimiento de nuestra
compañía.

4. VISION
• Posicionarnos como la mejor opción de
servicio en el mercado de administración
de información por el reconocimiento y
calidad de nuestros servicios.
• Ser reconocidos por el establecimiento de
una cultura corporativa que promueve el
bienestar de sus empleados y
colaboradores.

5. PORTAFOLIO DE SERVICIOS
• Gestión y custodia de archivos

6. PORTAFOLIO DE SERVICIOS
• Digitalización y almacenamiento de
imágenes

7. PORTAFOLIO DE SERVICIOS
• Servicios de consulta

8. PORTAFOLIO DE SERVICIOS
• Mensajería express

9. CARGOS Y FUNCIONES
Gerencia general:
Dirección y representación legal, judicial y
extrajudicial.
Desarrolla y define los objetivos
organizacionales.
Planifica el crecimiento de la empresa a corto y
a largo plazo.
Presenta al directorio los estados financieros, el
presupuesto, programas de trabajo y demás
obligaciones que requiera.

10. CARGOS Y FUNCIONES
Área Administrativa:
Programar, organizar y controlar los recursos
humanos, financieros y materiales, así como los
servicios generales que la Gerencia General
necesita para el desarrollo de sus funciones.

11. • Contabilidad:
Planificar las actividades de la Unidad
de Contabilidad, dirigiendo las
diferentes unidades adscritas, a fin de
ejecutar los planes y programas
previstos.
• Recursos humanos:
Proceso de selección y contratación de
personal.
Bienestar del talento humano.

12. ORGANIGRAMA

13. TECNOLOGIAS APLICADAS
• Software Especializado (Documenta): en
el cual esta recopilada la información de
todos nuestros clientes, lo podemos
consultar por medio de códigos de barras
y describirá cada documento custodiado.
• Digitalización: escáner especializados
para procesar más de 100 imágenes por
minuto, con el fin de tener una mayor
eficiencia en los requerimientos que el
cliente necesita.

14. • Aparatos portátiles (PDA) marca
Honeywell: procesamos la información
que recibimos de nuestros clientes para
que sea registrada en nuestro software
empresarial.
• Sistema de entrada tipo registradora que
funciona con un acceso personal e
intransferible que maneja cada uno de
nuestros empleados, utilizamos un circuito
cerrado de cámaras para controlar las
áreas donde manipularemos la
documentación.

15. • En cuanto al sistema de seguridad de la
instalación se manejan sensores de humo
con el fin de estar preparados para
cualquier emergencia y que esto nos dé
tiempo para salvaguardar la información
de nuestros clientes.

16. NORMAS CORPORATIVAS
1. Toda la documentación que se genere en
las empresas deberá conservarse en el
archivo.
2. Toda información que ingrese a la empresa
deberá ser evaluada, para posteriormente
decidir si debe ser archivada o desechada.
3. La adecuada administración de documentos
será responsabilidad del encargado del
archivo.

17. NORMAS CORPORATIVAS
4. En los casos de extravío, pérdida, robo,
sustracción, sustitución, alteración o
destrucción de un documento, deberá ser
reportado de inmediato.
5. La persona que robe, sustraiga, sustituya,
altere o destruya un documento de la
empresa será sujeta a las sanciones y
disposiciones correspondientes.
6. La baja o destrucción de un documento sólo
podrá realizarse después de ser valorado.

18. NORMAS CORPORATIVAS
7. Nadie ajeno a la compañía puede tener
acceso a los archivos de la empresa.
8. Para evitar el mal uso de la información solo
podrán acceder a ella de manera directa los
encargados de esta área, en caso de requerir
alguna persona de la empresa alguna
información solo podrá ser de manera
limitada ya que hay datos que no deben ser
proporcionados a nadie fuera del área.

19. NORMAS CORPORATIVAS
9. Las personas que deseen consultar algún
expediente deben portar su carne
correspondiente a la empresa en todo
momento.
10.Para poder extraer un documento del
archivo se deberá solicitar una guía.
11.NO se permite extraer expedientes fuera de
la empresa.