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Subido porAlfredo Grados
Sumario
El documento proporciona una introducción general a Microsoft Access 2013, incluyendo cómo crear y trabajar con bases de datos, tablas, formularios e informes. Explica conceptos clave como las tablas, consultas, relaciones, macros y mantenimiento de bases de datos. El documento está destinado a usuarios principiantes y les enseña los fundamentos para comenzar a utilizar Access de manera efectiva.
Sumario
- 1. www.redusers.com ACCESS 2013 5 Contenido Prólogo....................................................................... 4 El libro de un vistazo................................................ 10 Información complementaria................................... 11 Introducción............................................................. 12 Bienvenidos a Access 2013 Qué son las bases de datos........................................14 Conocer el programa.................................................15 La interfaz ............................................................16 Tipos de bases de datos.............................................22 Crear una base de datos de escritorio....................22 Crear una base de datos a partir de una plantilla...24 Abrir bases de datos existentes..............................26 Guardar copia de la base de datos.........................27 Guardar objetos de una base de datos....................27 Cerrar una base de datos.......................................28 Ayuda de Microsoft Access....................................28 Resumen ....................................................................29 Actividades ................................................................30 Comenzar a trabajar con Access Tablas .........................................................................32 Crear tablas ..........................................................32 Guardar y cerrar una tabla....................................34 Panel de navegación..................................................35 Copiar objetos .......................................................36 Renombrar objetos................................................37 Eliminar objetos....................................................38 Hoja de datos.............................................................39 Insertar datos en las tablas ...................................40 Crear listas predeterminadas.................................42 Crear listas con datos existentes............................44 Sustituir datos.......................................................45 Organizar datos .....................................................46 Buscar y reemplazar datos ....................................47 Resumen ....................................................................49 Actividades ................................................................50 Propiedades y formatos Propiedades particulares...........................................52 Reducir el tamaño del campo................................52 Formato de los datos.............................................53 Valores predeterminados.......................................54 Validar datos.........................................................55 Mensaje de validación...........................................57 Convertir datos en obligatorios..............................58 Crear formatos predeterminados...........................59 Numerar registros automáticamente.....................60 Trabajar con fechas ...............................................61
- 2. www.redusers.com PRELIMINARES6 Insertar imágenes..................................................62 Evitar duplicacionesde datos.................................63 Vínculos en los datos..................................................64 Crear hipervínculos................................................64 Eliminar vínculos....................................................66 Personalizar la hoja de datos.....................................67 Modificar tipos de datos.........................................67 Insertar columnas en una tabla..............................68 Ocultar y mostrar columnas....................................69 Inmovilizar columnas..............................................70 Darle color a la hoja de datos.................................71 Resumen.....................................................................73 Actividades.................................................................74 Ordenar y filtrar datos Ordenar registros........................................................76 Orden personalizado...............................................76 Reorganizar columnas............................................79 Filtros..........................................................................80 Filtrar registros......................................................80 Criterios.................................................................82 Filtros por formulario.............................................84 Avanzadas..............................................................86 Resumen.....................................................................87 Actividades.................................................................88 Relaciones entre tablas Clave principal............................................................90 Qué es una clave principal......................................90 Creación de claves principales................................91 Quitar y cambiar la clave principal.........................93 Relacionar datos.........................................................93 Tipos de relaciones.................................................94 Proceso de relación....................................................95 Opciones para la relación entre tablas....................99 Trabajar con relaciones............................................100 Ficha Diseño.........................................................100 Eliminar relaciones..............................................101 Informes de relaciones.........................................102 Propiedades de los informes de relaciones...........104 Previsualización de los datos................................105 Dependencias del objeto.......................................107 Resumen...................................................................109 Actividades...............................................................110 Consultas de selección Qué es una consulta..................................................112 Tipo de consultas..................................................112 Diseño de consultas..................................................114 Agregar campos en las consultas .........................115
- 3. www.redusers.com ACCESS 2013 7 Criteriosde selección ..........................................117 Guardar consultas................................................120 Ejecución y resultados............................................121 Vista Hoja de datos .............................................121 Formas de ejecutar consultas ..............................122 Tipos de vista ......................................................124 Consultas sobre varias tablas...............................127 Uso del asistente .....................................................129 Resumen ..................................................................131 Actividades ..............................................................132 Consultas de acción Tipos de consulta.....................................................134 Consultas de creación de tablas..............................136 Crear tablas con base en consultas......................136 Ejecutar la consulta.............................................137 Guardar consultas de acción................................140 Consultas de datos anexados..................................140 Crear consulta de datos anexados........................140 Ejecutar la consulta.............................................142 Confirmación de anexos.......................................143 Consultas de eliminación ........................................144 Crear consultas de eliminación............................144 Criterios y ejecución de la consulta......................145 Confirmación de la eliminación ...........................146 Consultas de modificación de registros..................148 Crear consultas de modificación de registros.......149 Ejecución de la consulta......................................150 Centro de confianza.................................................151 Cómo reconocer bases de datos no confiables......154 Cómo evitar las advertencias de seguridad..........155 Resumen ..................................................................155 Actividades ..............................................................156 Formularios Creación de formularios..........................................158 Formularios rápidos.............................................159 Formularios con asistente....................................161 Formulario en blanco...........................................166 Formulario de navegación ...................................167 Más formularios ..................................................168 Datos en formularios...............................................168 Visualizar la información.....................................168 Eliminar registros................................................169 Agregar registros ................................................169 Controles de formularios.........................................171 Elementos generales...........................................172 Vistas de formularios...........................................173 Estructura de un formulario ................................174 Propiedades de los controles...............................175 Menús contextuales de los controles....................178 Líneas de división y autoformato .........................179
- 4. www.redusers.com PRELIMINARES8 Insertar logotipos ydatos ....................................180 Filtros en formularios...............................................182 Resumen...................................................................183 Actividades...............................................................184 Formularios personalizados Propiedades de los controles...................................186 Encabezado de formularios..................................188 Etiquetas..............................................................190 Cuadros de texto..................................................191 Cuadros combinados.............................................193 Cuadros de lista....................................................197 Hipervínculos ......................................................199 Grupos y botones de opción..................................200 Casillas de verificación.........................................204 Botones de comando............................................204 Personalizar el diseño de los formularios................206 Agregar y eliminar campos...................................206 Temas...................................................................207 Alineación de controles........................................208 Tamaños ..............................................................210 Posicionar controles.............................................211 Resumen...................................................................211 Actividades...............................................................212 Informes y etiquetas Creación de informes...............................................214 Informes rápidos..................................................215 Informes con el uso del asistente..........................216 Vistas de los informes..............................................220 Personalizar el diseño...............................................221 Secciones de un informe.......................................221 Contar registros....................................................226 Numerar cada registro.........................................227 Preparar la impresión de datos................................230 Tamaño y orientación del papel............................230 Opciones de impresión..........................................231 Imprimir el informe..............................................234 Etiquetas...................................................................235 Resumen...................................................................239 Actividades...............................................................240
- 5. www.redusers.com ACCESS 2013 9 Calculary trasladar datos Campos calculados .................................................242 Expresiones ........................................................244 Funciones............................................................249 Totales......................................................................255 Ejemplos de funciones de agregado.....................258 Totales agrupados ...............................................261 Exportar datos.........................................................266 Exportar datos a otra base de datos....................266 Exportar datos a Microsoft Excel........................268 Exportar datos como texto..................................270 Exportar datos en formato HTML.......................271 Importar datos.........................................................273 Desde otras bases de datos..................................273 Desde Excel ........................................................275 Resumen ..................................................................275 Actividades ..............................................................276 Macros, mantenimiento y seguridad Utilidad de las macros.............................................278 Macros .....................................................................279 Creación de macros.............................................281 Acciones y argumentos........................................284 Asociar macros a controles..................................286 Eventos ...............................................................289 Mantenimiento de una base de datos.....................291 Analizar tablas....................................................291 Compactar y reparar la base de datos .................296 Dividir la base de datos ......................................297 Analizador de rendimiento ..................................298 Documentador.....................................................299 Seguridad para los datos.........................................300 Modos de apertura..............................................300 Crear ACCDE......................................................301 Utilizar contraseñas ............................................303 Copias de seguridad.............................................304 Compatibilidad con versiones anteriores............................................................304 Resumen ..................................................................305 Actividades ..............................................................306 Servicios al lector Índice temático....................................................... 308 Sitios web relacionados...........................................310