Un archivo es un conjunto de bytes que puede contener diferentes tipos de datos. Las carpetas se utilizan para clasificar los archivos de forma lógica. Existen herramientas para buscar información de manera eficiente como directorios y buscadores, y es importante comprobar el contenido de los enlaces seleccionados. Los sistemas de gestión electrónica de documentos permiten almacenar y organizar la información de una empresa de forma sencilla y eficiente.

1. 2.1. Gestión de archivos y carpetas
Un archivo o fichero es un conjunto de bytes
Tipos de Archivos.- Hay diferentes tipos de archivos según la clase de datos que
contienen.
Nombres de archivos.- El nombre puede tener hasta 255 caracteres.
Carpeta.- Las Carpetas se utilizan para clasificar de forma lógica los archivos
Tipos de Archivos
Los archivos se dividen en dos grandes grupos: Ejecutables y no Ejecutables o Archivos de
Datos.
2.2 Técnicas de búsqueda avanzada
 Utilizar las herramientas adecuadas para cada ocasión
 Aplicar las técnicas y recursos oportunos para configurar una búsqueda eficiente
 Seleccionar y comprobar enlaces entre los resultados obtenidos
Buscar información general o un sitio web que interese su temática
Existen dos directorios generales mas representativos por su antigüedad. Yahoo y DMOS.
Blogs: Blogalxia, Bitacoras.com, Blogesfera, Technorati. Directorio de buscadores:
Buscopio.
La Dirección Web es un dato muy importante a tener en cuenta.
El formato del documento final si no es una página web: pdf, doc, mp3 avi.
La fecha de publicación.- Muchos blogs están organizados por fechas y la dirección web
del artículo contiene ese dato.
Comprobar el contenido de los enlaces seleccionados
El siguiente paso será acceder a cada uno de los enlaces que creamos nos pueden
interesar para comprobar su contenido.

2. 2.3. Herramienta de gestión electrónica de documentos: GED
Un sistema GED es un software que le posibilita guardar toda la información de su
empresa.
Los objetivos de la implantación de un sistema de archivo y gestión de documentos son:
Simplificar el archivo
Mejorar la forma de organizar
Evitar lo no esencial y la información duplicada
Proporcionar el cuidado adecuado de los documentos originales
Almacenar a bajo coste los documentos
El modelo tradicional de gestión basado en el papel, lleva asociados una serie de
problemas y costes implícitos en ocasiones ocultos o no perceptibles por la empresa:
 Gran ocupación de espacio
 Problemas de localización y búsqueda de documentos
 Elevado número de copias innecesarias
 Pérdida de documentos e inexistencia de seguridad
 Baja calidad del servicio
 Gestión ineficientes, etc.
2.4. Herramienta de gestión documental. Microsoft Share Point 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007 es un nuevo programa servidor que es parte del
sistema Microsoft Office 2007.
Capacidades de Microsoft Office SharePoint Server 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007 ofrece una locación única e integrada.:
o Colaboración permite a los equipos trabajar juntos de manera eficiente
o Portales puede crear MiSitio (Mysite) personal apara compartir información
o Enterprise Searcha Encontrar personas
o Administración de Contenido Empresarial
o Procesos eEmpresariales y Formularios Cree flujos de trabajo
o Business Intelligence

3. 2.5. Sistemas de soporte a los procesos de la empresa
Sistema ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP, son sistemas de
información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados .
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trstienda) ya que indican que
el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es en
contrate con el sistema de apertura de datos (front office).
Los ERP están funcionado ampliamente en todo tipo de empresas modernas.
Herramientas colaborativas: Groupware
Software colaborativo o groupware.- se refiere al conjunto de programas informáticos
que integran el trabajo en un solo proyecto con muchos usuarios concurrentes.
El software se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-
comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en
grupo.
Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos datos o
documentos:
Ejemplo: Correo electrónico
Correo de voz
Publicación en web
Herramientas de conferencia facilitan la compartición de información, de forma
interactiva:
Ejemplo. Conferencia de datos
Conferencias de voz
Conferencias de video
Herramientas de gestión colaborativa facilitan las actividades del grupo.
Ejemplo. Calendarios electrónicos
Sistemas de gestión de proyectos
Sistemas de control de flujo de actividad.
Sistemas de gestión del conocimiento.

4. Firma electrónica
La Firma digital hace referencia, en la transmisión de mensajes telemáticos y en la gestión
de documentos electrónicos, a un método criptográfico que asocia la identidad de una
persona o de un equipo informático.
La Firma electrónica, como la firma hológrafa (autógrafa, manuscrita), puede vincularse a
un documento para identificar al autor.
La firma digital de un documento es el resultado de aplicar cierto algoritmo matemático,
denominado función hash. El software de firma digital debe además efectuar varias
validaciones, entre las cuales podemos mencionar:
 Vigencia del certificado digital del firmante
 Revocación del certificado digital del firmante (puede ser por OCSP o CRL)
 Inclusión de sello de tiempo
La función hash es un algoritmo matemático que permite calcular un valor.