Este documento describe los conceptos básicos de administración de contenido digital, incluyendo la representación de datos, acceso a archivos, procesamiento de transacciones, organización de bases de datos relacionales y presentación de información. Explica cómo los datos son almacenados y recuperados utilizando métodos como acceso secuencial, directo e ISAM, y cómo los sistemas de bases de datos relacionales permiten consultas complejas mediante lenguajes como SQL. También cubre temas como captura de datos en línea y por lotes, mantenimiento de datos,

1. Administración de Contenido Marzo 2011©

2. Introducción En este capítulo enfocamos en las maneras de utilizar programas y procedimientos para manejar grandes volúmenes de contenido digital que la mayoría de las organizaciones tienen que procesar. El tipo de contenido mas común son los datos alfanuméricos, hay un considerable aumento en imágenes, sonidos, graficas y segmentos de video.

3. Representación de los Datos Para poder ser almacenada y procesada por IT, los datos y la información deben ser “grabadas” en un formato que pueda ser manipulado por equipos y programas. Un bit es el elemento mas pequeño de los datos, que puede ser procesado por la tecnología de información.

4. Representación de los Datos Un BIT, basados en el sistema binario, puede tener una de dos formas: “on” o “off” que es lo mismo que “1” ó “0”. Los bits son combinados, de acuerdo a un conjunto de estándares, en bytes. Bytes representan caracteres alfanuméricos y símbolos especiales. Típicamente un byte consiste de ocho bits.

5. Representación de los Datos Un campo u elemento de dato, es la unidad más pequeña de los datos que tiene algún significado a los humanos y esta compuesto por uno o mas bytes. Un record es una colección de campos que contienen información concerniente a una cosa u evento en específico.

6. Representación de los Datos Una colección de record que contienen los mismos campos es conocido como un “File” o archivo. Los record se distinguen en un “file” por un campo unico, al cual nos referimos como un “PK”. Un grupo de “files” relacionados entre si, recibe el nombre de Base de Datos.

7. Representación de los Datos Tener un primary key definido es importante para el manejo de las bases de datos. Para mantener rastreado algo (persona, computadora, entidad), debemos poder identificar un dato relevante que pertenezca a ese cosa específica y únicamente.

8. Acceso a los Archivos Existen dos maneras básicas para acceder un archivo o base de datos: Acceso secuencial Acceso Directo En el acceso secuencial el sistema trata de localizar un archivo, buscando desde el inicio de todos los archivos, “scaneando” cada record, hasta localizar el record solicitado.

9. Acceso a los Archivos En la modalidad de acceso directo, se trata de acortar el tiempo de búsqueda, yendo directamente al “folder” deseado, o por lo menos uno cerca de él. El método de acceso directo utiliza la técnica de “hashing”, que es aplicar un algoritmo matematico predeterminado al valor del primary key, para generar una direccion de almacenaje en el medio fisico.

10. Acceso a los Archivos Otro método, no básico, para almacenar y recuperar record es conocido como ISAM (Indexed sequential access method). Es un método entre el secuencial y el directo. En ISAM se mantiene un índice que apunta a secciones de récords en un archivo.

11. Acceso a los Archivos En ISAM cuando se busca un record especifico, el programa de bases de datos va al primer record que esta en la sección que contiene el record deseado y entonces comienza a leer cada record de manera secuencial hasta encontrar el buscado.

12. Acceso a los Archivos Muchas organizaciones utilizan una combinación de secuencial y acceso directo, dependiendo de las necesidades de las aplicaciones. El acceso directo es apropiado para una gran cantidad de aplicaciones.

13. Procesando transacciones Las organizaciones participan en varios tipos de eventos, tales como vender un producto o servicio, contratar a un empleado nuevo, etc. Para controlar las operaciones organizacionales y obtener información relevante para la toma de decisiones es necesario mantener record de todos esos eventos.

14. Procesando transacciones En Sistemas de Información una transacción es el record de un evento. Procesar transacciones envuelve el uso de procedimientos humanos y/o programas de computadoras para almacenar, recuperar y manipular esos record de los eventos.

15. Procesamiento de Bases de Datos

16. Procesamiento de Bases de Datos Un DBMS (database management system) es un programa diseñado para controlar e integrar múltiples datos en un record y archivos. El DBMS mantiene pistas sobre donde se utilizan los campos, quien tiene acceso a ellos. Además mantiene record de cómo están estructurados los datos y como son utilizados en la base de datos.

17. Captura de datos y procesos Existen varias maneras en las que las transacciones, como las ventas de un item, pueden ser registradas: Off-line On-line Batch Real-time processing

18. Captura de datos y procesos Off-line Se lleva el registro de una transacción en papel y luego convertida a formato electrónico, para ser procesada mas tarde. Ej. Cuando vas al banco y haces la fila para hacer un retiro de tu cuenta. Hay que llenar un formulario. On-Line Se lleva el registro de una transacción en linea y se refleja inmediatamente: Cuando haces el retiro en la ATH, la transacción se registra “On-line”.

19. Captura de datos y procesos Batch Los datos capturados se pueden trabajar por paquetes. Por ejemplo, cuando se van acumulando horas y se pagaran al final de una quincena. Una vez termina la quincena se procesan el total de horas para poder pagar. Real time Se refiere a que la transacción tiene que estar capturándose constantemente. Ej. Las agencias de viajes que venden pasajes. Esta información tiene que reflejarse constantemente, porque sino estarían sobrevendidos los vuelos.

20. Captura de datos y procesos Capturar datos off-line y luego entrarlos puede ser lento y caro, además puede estar sujeto a errores del “data-entry”. Es preferible usar métodos on-line.

21. Organización de la base de datos El modo mas común para organizar datos en una base de datos es a través del uso del modelo relacional. Con el modelo relacional los datos son lógicamente organizados en tablas de dos dimensiones.

22. Organización de la base de datos Aunque existen otros modelos para bases de datos, el modelo relacional es mucho mas fácil de utilizar. Por esta razón el modelo relacional es el mas popular y la mayoría de los DBMS que se utilizan hoy en día son relaciónales.

23. Mantenimiento de datos en la base de datos Existen innumerables formas de capturar datos y almacenarlos en la base de datos. Uno de los métodos mas comunes es a través del teclado y un formulario de entrada o “form”. Otros métodos pueden ser: “ screen shots” Digitalizadores de imagen bar-code-scanning Maquinas que leen los códigos de barra Optical-character-recognition (OCR) como los que leen los cheques

24. Recuperando información de la base de datos relacional Los modelos de bases relacionales permiten realizar operaciones lógicas mediante la fusión de dos o mas tablas. Algunos lenguajes como Structured query Language (SQL), proveen al usuario con un set de instrucciones poderosas para manejar la base de datos y poder hacer la fusion.

25. Recuperando información de la base de datos relacional Otra manera de recuperar datos es mediante el método de “Query-by-example” (QBE). Este nos permite trabajar de manera sencilla con consultas mucho mas complejas de manera sencilla. Ejemplo los querys de Access. Estos se pueden convertir a comandos textuales de SQL, con solo un click.

26. Recuperando información de la base de datos relacional Con el uso de los QBE el énfasis esta en qué información se desea Mientras que con el uso de SQL el énfasis esta en cómo se consigue la información deseada.

27. Interfaces para consultas avanzadas en bases de datos Es mucho mas fácil utilizar los medios tecnológicos para hacer un “query” que sentarse a pensar ¿Cómo hacerlo? Existe la tecnología de reconocimiento de voz, donde el usuario le puede pedir a su base de datos los datos que desea obtener e inmediatamente este se los puede proveer.

28. Interfaces para consultas avanzadas en bases de datos La tecnología de voz se esta desarrollando, pero tiene varias desventajas: El usuario tiene que “entrenarlo” para su voz. El usuario tiene que hablar lento y siempre en el mismo tono. Solo pueden ser utilizados un numero limitado de comandos.

29. Presentando la Información de una base de datos Luego de hacer las consultas es necesario que el resultado se “pula” para que quede presentable. Es por esto que recurrimos a crear los “Report” o informes, tanto en Access como en SQL.

30. Modelo de Datos orientado a objetos Un Sistema administrador de bases de datos orientado a objetos (ODBMS) surge como el modelo de las base de datos que combina los conceptos de programación orientada a objetos con las bases de datos.

31. Modelo de Datos orientado a objetos Estan diseñados para trabajar con los lenguajes de programación orientada a objetos Con la programación orientada a objetos las instrucciones y los datos son tratados como objetos individuales que pueden ser manipulados, almacenados y compartidos.

32. Bases de datos distribuidas Se recomienda cuando tenemos una cantidad de usuarios en grandes áreas geográficas. Consiste en crear duplicados de la base de datos, permitiendo su acceso sin limitaciones de tiempo y restricciones. Las actualizaciones se hacen al unísono tanto en la base presente como en su backup.

33. Bases de datos distribuidas El uso de estas puede aligerar el tiempo de respuesta, permitiendo que el usuario pueda recibir respuestas a su consulta mucho mas rápido. En adición permite que haya un “backup” de la base datos en caso de destruccion o contaminacion de los datos.

34. Referencias Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Información Gerencial. Miller, L (2000). Sistemas de Información Gerencial. 6ta Ed. Recuperado el 17 de agosto de 2009 en http://cwx.prenhall.com/ book bind/pubbooks/pel_laudon _sisingoger_6/