Texto 2 .gestion de vehiculos

Administración de flota
vehicular I
Unidad II: Gestión de vehículos

Administración de flota vehicular I
Profesionales en Ingeniería
2
ÍNDICE
ÍNDICE .........................................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................3
OBJETIVOS..................................................................................................................................4
1. GESTIÓN.................................................................................................................................5
2. ADMINISTRACIÓN POR ÁREAS FUNCIONALES..................................................................5
Área de finanzas.............................................................................................................................................6
Área de marketing.........................................................................................................................................6
Área de producción ......................................................................................................................................7
Área de Recursos Humanos.......................................................................................................................7
3. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN.......................................................................................8
Planeamiento..................................................................................................................................................8
Organización...................................................................................................................................................8
Dirección...........................................................................................................................................................9
Control...............................................................................................................................................................9
4. GESTIÓN DE VEHÍCULOS....................................................................................................11
Datos de entrada......................................................................................................................................... 11
Procesamiento de datos........................................................................................................................... 11
Análisis de resultados................................................................................................................................ 12
Sistema de control de operaciones...................................................................................................... 13
MAPA CONCEPTUAL................................................................................................................18
REFERENCIAS Y ENLACES WEB...............................................................................................19

3 Profesionales en Ingeniería
INTRODUCCIÓN
Laadministracióndevehículosmedianteun procesoordenadodeplanificación,organización,direccióny
control;debelograrlamayordurabilidaddelasunidadesasucargo,medianteestrategiasdemantenimiento
y operación adecuadas que permitan alcanzar la mayor disponibilidad y productividad de los vehículos
asegurando la calidad de sus servicios.

4
OBJETIVOS
• Analizar las etapas que comprende la Gestión de Vehículos.
• Evaluar las estrategias a seguir en cada una de ellas.

UNIDAD II
“GESTIÓN DE VEHÍCULOS”
1. GESTIÓN
LaGestiónoAdministraciónesla cienciasocial y técnica encargadadela planificación,organización,
direcciónycontrol delosrecursos(humanos,financieros,materiales,tecnológicos,delconocimiento,
etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede
ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
La administración moderna de una organización se centra en la estrategia, enfocándose a
las necesidades del cliente.
Visión y
estrategia
Financiero
Aprendizaje
y
crecimiento
Procesos
Internos
Cliente
Figura N° 16. Enfoque moderno de Administración
2. ADMINISTRACIÓN POR ÁREAS FUNCIONALES
En la industria automotriz pueden encontrarse diversos procesos operativos, respecto a los cuales
se forman las organizaciones que se desenvuelven en este sector.

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Dentro de una organización se identifican las siguientes áreas funcionales:
• Finanzas.
• Marketing.
• Producción.
• Recursos humanos.
DIRECCIÓN
MARKETING
PRODUCCIÓN
FINANZAS
RECURSOSHUMANOS
Nivel Estratégico
Nivel Táctico
Nivel Operativo
Figura N° 17. Niveles y áreas estratégicas de una organización.
Área de Finanzas
Eseláreaque seencargadeloptimocontrol,manejoderecursoseconómicosyfinancierosde
la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos,
necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por
que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses
favorables.
Sus funciones son:
• Financiamiento
• Contraloría
• Crédito y Cobranza
• Impuestos
Área de Márketing
Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el
consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la
investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque,
envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del
precio de los artículos la publicidad y la promoción.

Sus funciones son:
• Investigación de mercados
• Planeación y desarrollo de producto
• Precio
• Distribución y logística
• Ventas
• Comunicación
Área De Producción
Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados,
utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria)
necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el
mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima,
producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.
Sus funciones son:
• Ingeniería de producto: Diseño del producto, pruebas de ingeniería y asistencia a
mercadotecnia.
• Ingeniería de planta
• Ingeniería industrial
• Planeación y control de la producción
• Abastecimientos
• Fabricación
• Control de calidad
Área De Recursos Humanos
Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa.
Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento
y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la
motivación,capacitaciónyevaluacióndelpersonal;elestablecimientodeunmedioambiente
agradable para el desarrollo de las actividades.
Sus funciones son:
• Contratación y empleo
• Capacitación y desarrollo
• Sueldos y salarios
• Relaciones laborales
• Servicios y Prestaciones
• Higiene y seguridad
• Planeación de recursos humanos

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3. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN
La Administración es un proceso a través del cual se logran determinados objetivos previamente
establecidos,mediantelautilizaciónracionalderecursoshumanos,materiales,técnicosyfinancieros.
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Planeamiento
Es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más
universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas
para concluirse exitosamente.
Al tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:
• Identificación del problema
• Desarrollo de alternativas
• Elección de la alternativa más conveniente
• Ejecución del plan
La etapa de planeamiento permite establecer:
• Metas a largo plazo
• Las estrategias para lograr los objetivos determinados
• Los objetivos a formularse a corto plazo
• Personal que debe formular la planeación
Organización
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema
establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus
principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se
definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.
Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través
de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales,
de seguridad y administrativa.
Se basa en la especialización, unidad de mando, equilibrio autoridad – responsabilidad y
equilibrio dirección – control, e implica necesariamente:
• Partes y funciones diversas
• Unidad funcional
• Coordinación
La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega
hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser
una empresa. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones

han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración,
dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y
científico, y la segunda lo práctico y empírico.Tiene también gran importancia por constituir
el punto de enlace entre mecánica administrativa, y la dinámica.
Dirección
Es la acción o influencia interpersonal de la administración para
lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo. Implica conducir,
guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos
de un organismo social.
Los elementos de la dirección son:
• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional
• Motivación
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
• Comunicación
• Supervisión
• Alcanzar las metas de la organización
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado,
por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este
medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para
obtener éstos resultados:
• Enelniveldeejecución(obreros,empleadosyaúntécnicos),setratadehacerejecutar
ó llevar a cabo, aquéllas actividades que habrán de ser productivas.
• En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en
cuanto lo es, se trata de dirigir no de ejecutar. El jefe en como tal, no ejecuta sino hace
que otros ejecuten.Tienen no obstante su hacer propio. Este consiste precisamente
en dirigir.
Dirigirimplicamandar,influirymotivaralosempleadosparaquerealicentareasesenciales. La
dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el
ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

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El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan
hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos
primordiales:
• Establecer las normas de desempeño.
• Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de
desempeño.
• Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques diferentes para diseñar sistemas de control:

• El control de mercado es un enfoque para controlar que se centra en el empleo de
mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participación
relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control.
Esteenfoqueseempleageneralmenteenorganizacionesdondelosproductosyservicios
de la firma están claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte
competencia de mercado.
• El control burocrático se concentra en la autoridad de la organización y depende de
normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas.
• El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores,
normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización
que son compartidos.

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades
de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales
se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.
Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin dejar que se desvíe de
sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso.Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo
noincluyeloselementosaisladosmencionados,sinoungrupodefuncionesinterrelacionadas.

4. GESTIÓN DE VEHÍCULOS
La gestión de vehículos debe llevarse de forma adecuada mediante un sistema que permita el
control efectivo de todos aquellos indicadores necesarios, se puede esquematizar de acuerdo
a la siguiente figura:
• Operacionales
• Mantenimiento
• Formatos
• Software
• Productividad
• Costo
• Mantenimiento
Análisis de
Resultados
Procesamiento
Datos de
Entrada
Figura N° 18. Sistema de Control Vehicular.
Datos de entrada
Es el proceso donde se recolecta toda la información necesaria, registrándose datos tanto
operacionales como de mantenimiento. La información primordial que debe contener el
sistema es:
• Base de datos de vehículos
• Kilómetros recorridos
• Abastecimiento de combustible
• Tiempo operativo
• Tiempo entre fallas
• Tiempo fuera de servicio
• Tiempo para reparar
• Programa de mantenimiento
• Historial de reparaciones
• Renovación de neumáticos
Procesamiento de datos
Es aquella fase en la que se concentran los recursos necesarios para el procesamiento de
la información operacional y de mantenimiento de la flota vehicular. Para el desarrollo de
dicha fase se emplean Formatos de Trabajo y Softwares.

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Los principales formatos utilizados son:
• Partes diarios de trabajo
• Bitácora
• Órdenes de trabajo de mantenimiento
• Reportes de actividades atrasadas
• Checklist de operación y mantenimiento
Lossoftwaresdebenintegrarlasoperacionesdelaempresa,porloqueporlomenosdeberían
contener los siguientes módulos:
• Operaciones
• Mantenimiento
• Administración
Análisis de resultados
En esta fase se condensa toda la información relacionada y se establecen los indicadores de
medición que pueden ser:
a. De Productividad
Son aquellas variables que nos ayudan a identificar algún defecto o imperfección
que exista cuando ofrecemos un servicio con los vehículos, y de este modo reflejan la
eficiencia en el uso de los recursos generales y recursos humanos de la empresa. Entre
los principales tenemos:
• Utilización
• Rendimiento
• Eficiencia
• Productividad
b. De Costo
Son todos aquellos parámetros que permiten evaluar si una unidad está generando
más costos que otras o si, en distintos periodos, los costos de un vehículo o flota de
vehículos se han incrementado o han disminuido. Dentro de estos indicadores se señalan
los siguientes:
• Costos de mantenimiento por unidad de producción.
• Costo de mantenimiento por hora hombre.
• Costo de mantenimiento por vehículo crítico.
• Costo de Mantenimiento Preventivo.
• Costo de Mantenimiento Correctivo.
• Costo de Mantenimiento Predictivo.
• Costo de combustible por kilómetro recorrido.
• Costo de neumáticos por kilómetro recorrido.

c. De Mantenimiento
Son parámetros que sirven para comparar con un valor o nivel de referencia con
el fin de adoptar acciones correctivas, modificativas, predictivas según sea el caso.
Convenientemente utilizados, pueden ofrecernos una oportunidad de mejora continua
en el desarrollo, aplicación de nuestros métodos y técnicas de mantenimiento.
Los principales indicadores que se debe medir son:
• Disponibilidad
• Mantenibilidad
• Confiabilidad
• Eficiencia Global de los Equipos
• Cumplimiento de programas
SISTEMA DE CONTROL DE OPERACIONES
A continuación se presenta un ejemplo de sistema de control de operaciones para tres
vehículos de una empresa constructora:
a. Datos de Entrada
• Fecha: Día de trabajo.
• Obra: Lugar de trabajo.
• Tiempo de trabajo: Hora trabajadas según el horómetro del equipo.
• Parte diario: Número del documento de registro de operador.
• Combustible abastecido: Cantidad de combustible con el que se llenó el tanque de
combustible.
• Valedecombustible:Númerodedocumentoconelqueseautorizóelabastecimiento
de combustible.

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b. Procesamiento de Información
Mediante el uso de partes diarios de trabajo y vales de combustible se procesa la
información en una hoja de Excel, obteniendo así las Tablas 6, 7 y 8 donde figura la
información necesaria:
Tabla N° 06
Registro de Operaciones de Cargador Frontal
FECHA OBRA TIEMPO PARTE COMBUSTIBLE VALE
01/07/2011 Obra 1 1.33 494 12 9802
02/07/2011 Obra 2 1.5 497
04/07/2011 Obra 3 1.5 1001
05/07/2011 Obra 1 5 1003
06/07/2011 Obra 3 2 1009 23 9808
08/07/2011 Obra 3 3.5 1011
09/07/2011 Obra 3 1.5 1017
11/07/2011 Obra 1 4 1022
12/07/2011 Obra 2 7.5 1025 23 9822
13/07/2011 Obra 3 2.5 1028
14/07/2011 Obra 4 4 1032
14/07/2011 Obra 2 1.5 1032
15/07/2011 Obra 4 4.5 1038 27 9826
15/07/2011 Obra 2 1.5 1038
16/07/2011 Obra 1 4 1042
18/07/2011 Obra 2 4 1047
19/07/2011 Obra 2 6.5 1050 22 9832
20/07/2011 Obra 3 5.5 1054
21/07/2011 Obra 5 1.48 1059
22/07/2011 Obra 6 2 1065 22 9840
23/07/2011 Obra 3 2 1069
24/07/2011 Obra 4 4 1072
25/07/2011 Obra 1 2.5 1075
26/07/2011 Obra 2 2.5 1082 17 9846
27/07/2011 Obra 7 5 1085
27/07/2011 Control 15 9850

Tabla N° 07
Registro de Operaciones de Camión Volquete 01
01/07/2011 Obra 1 2 493 21 9801
02/07/2011 Obra 2 1 498
04/07/2011 Obra 3 6 500
05/07/2011 Obra 1 7 1004 13.5 9805
06/07/2011 Obra 3 6.5 1007
08/07/2011 Obra 3 5 1013 21 9813
09/07/2011 Obra 3 4.5 1019
11/07/2011 Obra 1 7 1021
12/07/2011 Obra 2 7.5 1027 25 9821
13/07/2011 Obra 3 4.5 1030
14/07/2011 Obra 4 6 1033
15/07/2011 Obra 4 7 1039 25 9827
16/07/2011 Obra 1 4 1043
18/07/2011 Obra 2 7 1046
19/07/2011 Obra 2 7.5 1049 20 9831
20/07/2011 Obra 3 6 1055
21/07/2011 Obra 5 4 1060
22/07/2011 Obra 6 2 1064 23 9839
22/07/2011 Obra 6 1 1064
22/07/2011 Obra 2 1 1064
23/07/2011 Obra 3 1.5 1070
24/07/2011 Obra 2 3 1073
25/07/2011 Obra 1 6.5 1076
26/07/2011 Obra 2 7.5 1080 23 9845
27/07/2011 Obra 7 7.5 1086
27/07/2011 Control 16 9851

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Tabla N° 08
Registro de Operaciones de Camión Volquete 02
01/07/2011 Obra 1 2 495 20 9803
02/07/2011 Obra 2 3 499
04/07/2011 Obra 3 3.83 1002
05/07/2011 Obra 1 7 1005 15 9806
06/07/2011 Obra 3 7.5 1008
08/07/2011 Obra 3 7.5 1012 22 9812
09/07/2011 Obra 3 5 1018
11/07/2011 Obra 1 7 1020
12/07/2011 Obra 2 7.5 1026 28 9820
13/07/2011 Obra 3 4 1031
14/07/2011 Obra 4 6.5 1034
15/07/2011 Obra 4 7 1041 28 9830
16/07/2011 Obra 1 5 1044
18/07/2011 Obra 2 7 1045
19/07/2011 Obra 2 7.5 1051 20 9833
20/07/2011 Obra 3 7 1056
21/07/2011 Obra 5 2.5 1061
22/07/2011 Obra 6 2 1066 27 9841
22/07/2011 Obra 5 3.5 1066
23/07/2011 Obra 3 3 1071
24/07/2011 Obra 2 3.5 1074
25/07/2011 Obra 1 7.5 1077
26/07/2011 Obra 2 7 1081 26 9847
27/07/2011 Obra 7 7.5 1087
27/07/2011 Control 20 9852
Este sistema de control indica que el abastecimiento de combustible, en los días que
corresponde, se hizo antes de que los vehículos salieran a trabajar en la obra señalada.
Asimismo, se observa que al inicio de operaciones del mes se hace un abastecimiento de
12, 21 y 20 galones.También puede verse que, al cierre de las operaciones mensuales se
llenaeltanquedecombustibledecadavehículocon15,16y20galonesrespectivamente.

c. Análisis de Resultados
Este sistema permite obtener:
• Tiempo total de operación (TTO).
• Total de combustible abastecido (TCA).
• Total de combustible consumido (TCC).
• Cantidad de obras en las que trabajaron los vehículos (CO).
Tabla N° 09
Parámetros de operación
VEHÍCULO TTO (hr) TCA (Gal) TCC (Gal) CO
Cargador Frontal 81.31 161 149 7
Volquete 01 122.5 187.5 166.5 7
Volquete 02 130.83 206 186 7
El costo del galón de combustible era de S/. 12.90 y el tiempo planificado de trabajo para
los vehículos fue de 84 horas para el Cargador Frontal y 135 horas para cada camión. Los
indicadores que se pueden calcular son:
• Consumo de combustible (CC).
• Costo del combustible por hora (CCH).
• Costo total de combustible (CTC)
• Gasto en combustible abastecido (GCA).
• Disponibilidad (A).
Tabla N° 10
Indicadores
VEHÍCULO CC (Gal/hr) CCH (S/./hr) CTC (S/.) GCA (S/.) A (%)
Cargador Frontal 1.83 23.61 1919.73 2076.90 96.80
Volquete 01 1.36 17.54 2148.65 2418.75 90.74
Volquete 02 1.42 18.32 2396.81 2657.40 96.91
Estos indicadores permiten hacer comparaciones entre vehículos, por ejemplo:
• El volquete 01 es el vehículo con mejor rendimiento dado que trabaja 0.74 horas por
cada galón de combustible.
• El volquete 01 es el vehículo con menor costo horario de combustible pues sólo cuesta
S/. 17.54 en una hora de operación.
• El volquete 02 es el vehículo que alcanza la mayor cantidad de horas operativas frente
a las planificadas pues su disponibilidad es de 96.91%

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MAPA CONCEPTUAL
Gestión de
Vehículos
Gestión
Cliente
Crecimiento
interno
Estrategias
Visión
Finanzas
Marketing
Producción
Recursos
Humanos
Planear
Organizar
Dirigir
controlar
Información
Procesamiento
Resultado
Áreas
funcionales
Etapas de la
Administración
Sistema de
control

19
REFERENCIAS Y
ENLACES WEB @
• D’Alessio, F. (2008) El Proceso Estratégico (1a ed.). México: Pearson Educación S.A..
• Robbins, Coulter (2008). Introducción a la Administración y a las Organizaciones (8ª ed.). México:
Pearson Educación S.A..
• http://www.slideshare.net/jcarreto1/v-fases-del-proceso-administrativo
• http://www.theworkofgod.org/gestion_de_flotas_vehiculos.htm
• http://tuslibrosenlinea.blogspot.com/2011/02/administracion.html
• Vanella G. Ricardo (2005). Guía del Emprendedor “Claves para Organizar un Negocio Exitoso”.

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