Tramitacion electronica primera parte

Tramitación Electrónica
Myriam Ortega Salazar

SOBRE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS, FIRMA ELECTRÓNICA
Y SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN DE
DICHA FIRMA.
Esta ley regula los documentos
electrónicos y sus efectos legales, la
utilización en ellos de firma
electrónica, la prestación de servicios
de certificación de estas firmas y el
procedimiento de acreditación al que
podrán sujetarse los prestadores de
Ley 19.799

Ley 20.886
MODIFICA EL CÓDIGO DE
PROCEDIMIENTO CIVIL, PARA ESTABLECER
LA TRAMITACIÓN DIGITAL DE LOS
PROCEDIMIENTOS JUDICIALES.
Ley aplicable a todas las causas que
conozcan los tribunales indicados en los
incisos segundo y tercero del artículo 5º
del Código Orgánico de Tribunales, con
excepción de las causas que conozcan los
tribunales militares en tiempo de paz.

Acta n° 71-2016
AUTO ACORDADO QUE REGULA EL
FUNCIONAMIENTO DE TRIBUNALES QUE
TRAMITAN ELECTRÓNICAMENTE.
Normativa que regula temas asociados a la
tramitación electrónica en tribunales y
derogó una serie de otras actas para hacer
compatible la gestión en los tribunales con la
carpeta electrónica.

Acta n° 13-2017
AUTOACORDADO PARA LA APLICACIÓN EN EL
PODER JUDICIAL DE LA LEY N° 20.886, QUE
ESTABLECE LA TRAMITACIÓN DIGITAL DE LOS
Modificó el artículo 8º del Acta 37-2016,
actual Acta 85-2019, en cuanto al horario de
firma de las resoluciones judiciales en
carpeta digital.

Acta n° 85-2019
TRAMITACIÓN DIGITAL DE LOS
Texto refundido del Acta 37-2016,
aplicable a la regulación del sistema
de búsqueda de causas en la web
del Poder Judicial; sistema de
registro de abogados y habilitados
para efectos de la presentación de
demandas y escritos; sistema de
georreferenciación de ciertas

Auto acordado n° 35-2019
ANTECEDENTE ADMINISTRATIVO
APLICABLE A TRIBUNALES ESPECIALES EN
AQUELLAS CAUSAS QUE DEBEN SER
REMITIDAS AL PODER JUDICIAL.
Establece la obligación de remitir
electrónicamente las causas a tribunales
que forman parte del Poder Judicial, ya
sea a través de la Oficina Judicial Virtual o
las interconexiones que se desarrollen al
efecto.

Código Orgánico de Tribunales
El Código Orgánico de Tribunales (COT o C. O. T.), como bien
sabemos, es el cuerpo legal que regula la organización y
atribuciones de los tribunales de justicia integrantes del Poder
Judicial, así como el estatuto y funciones de los auxiliares de la
administración de justicia.
Última versión 19-02-2021; http://bcn.cl/2fa3i

Código de Procedimiento Civil
El Artículo primero transitorio de la Ley 20.886, publicada el 18
de diciembre de 2015, dispone que las modificaciones
introducidas a la presente norma, entrarán en vigencia a contar
de seis meses desde la fecha de su publicación, para todas las
causas que se tramiten ante los tribunales que ejerzan
jurisdicción en los territorios jurisdiccionales de las Cortes de
Apelaciones de Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, La Serena,
Rancagua, Talca, Chillán, Temuco, Valdivia, Puerto Montt,
Coihaique y Punta Arenas.
Última versión 14-05-2019; http://bcn.cl/2f6oc

Ley 20.886
Sin duda, en esta materia la normativa más importante, es la ley
20.886, marca un hito dentro del plan de modernización del
estado, en el cual, evidentemente el Poder Judicial, no puede
quedar fuera, también, en el ámbito del programa “Chile sin
papeleos”, se contempla esta transformación, con el objeto de
que a futuro, esta quede incorporada al plan de “Transformación
digital del Estado”, en donde todas las instituciones publicas,
deberán operar por medio de plataformas digitales, lo que
debería estar 100% operativo para el 2024.

Ley 20.886, Principios rectores
Principio de equivalencia funcional del soporte electrónico:
Los actos jurisdiccionales y procesales firmados electrónicamente
serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren
llevado a cabo en soporte papel.

Este principio, guarda estricta relación con la reproducción del
documento en formato digital, de su original en papel, o de su
original digital, cualquier modificación de este debe ser
reproducido en el documento que presentamos ante el tribunal

Principio de fidelidad:
Las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegra
y sucesivamente en la carpeta electrónica, garantizando su
fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido. La
carpeta electrónica es equivalente al expediente papel.

El principio de fidelidad, equivale a la conservación de los
archivos que conforman la carpeta electrónica, termino que se
asimila a autos, expediente, proceso o causa (artículo 29 del
C.P.C.)

Principio de publicidad:
Los actos de los tribunales son públicos, garantizando los
sistemas informáticos de registro de procedimientos judiciales, el
pleno acceso de todas las personas a la carpeta electrónica en
condiciones de igualdad. Se exceptúan las presentaciones
relativas a medidas cautelares, incluso aquellas de carácter
prejudicial, y aquellas materias en que se requiera de reserva,
siendo éstas accesibles únicamente al solicitante, mientras no se
haya notificado la resolución recaída en ellas.

La publicidad de los actos de los tribunales, se encuentra
regulada en el artículo 9 del C.O.T., por lo que en la práctica, este
principio, es la incorporación de la materialidad a la virtualidad.

Principio de buena fe:
Las partes, sus apoderados y todos quienes intervengan en el
proceso conforme al sistema informático de tramitación deberán
actuar de buena fe. El Juez de oficio o a petición de parte deberá
prevenir, corregir y sancionar, según corresponda, toda acción u
omisión que importe un fraude o abuso procesal, contravención
de actos propios o cualquier conducta ilícita, dilatoria o de
cualquier otro modo contraria a la buena fe.

El artículo 1.546 del Código Civil, establece la buena fe
contractual, este artículo sirve como base de la buena fe, uno de
los principios fundamentales de nuestro derecho, así también, se
plasma esta buena fe en el artículo 88 del C.P.C., por lo que, no
puede quedar fuera de actos realizados ante tribunales, ya sea
por las partes o por el mismo tribunal.

Principio de actualización de los sistemas informáticos:
Los sistemas informáticos deberán ser actualizados a través de la
Corporación Administrativa del Poder Judicial con el objeto de
permitir su correcto funcionamiento, la más fluida y expedita
interconexión e interoperabilidad entre sí y con otras
instituciones públicas.

Se puede confundir este principio con la obligación que tiene la
Corporación Administrativa del Poder Judicial, en relación a
mantener “al día” las carpetas electrónicas almacenadas en los
servidores del Poder Judicial, sin embargo, este principio, dice
relación con los “upgrades” o mejoras del sistema que se deben
realizar, en atención las mejoras de este, a fin de ir optimizando y
sobre todo, protegiendo este recurso, demasiado importante.

Principio de cooperación:
Los auxiliares de la administración de justicia, las instituciones
públicas y el Poder Judicial deberán cooperar entre sí en la
utilización de medios electrónicos con el objeto de garantizar la
interconexión e interoperabilidad de los sistemas informáticos, y
en particular, el reconocimiento mutuo de los documentos
electrónicos, de los medios de identificación y autentificación
respectivos.

Como antes mencionamos, la ley de tramitación electrónica, se
enmarca dentro de los planes de “Chile sin papeleo” y
“Transformación digital del Estado”, uno atendido al gran
derroche de recursos naturales como papel, cartón entre otros; y
el otro, apuntando a la cooperación entre las instituciones del
estado, para que entre estas, se pueda intercambiar información
de manera eficiente y eficaz.

Obligatoriedad de usar formato pdf
La obligatoriedad de este tipo de archivo en algunas plataformas
del estado se establece en la letra “a” del artículo 48 del decreto
181 del año 2002 del ministerio de Economía, Fomento y
Reconstrucción.
En lo que respecta a la ley de tramitación electrónica, este
formato de documento, se adopta en atención a la universalidad
de este, debido a que utiliza como formato estándar a nivel
mundial desde el 1 de julio del año 2008 por la norma I.S.O.
(International Organization for Standardization) 32000-1 y se
entiende que es el formato universal por excelencia.
https://www.iso.org/standard/51502.html

Conversión de documentos.
Para convertir los documentos de texto de cualquier origen,
imágenes, capturas de pantalla a formato PDF (portable file
document), recomendamos utilizar Microsoft Word, en las
siguientes láminas veremos como se puede hacer este proceso
de manera sencilla.

Conversión de documentos.
La conversión, sobre todo
en textos se puede
realizar de manera muy
sencilla, una vez
terminado el documento.

Conversión de imágenes.
Las imágenes, también
pueden ser transformadas
a pdf, insertándolas en
una hoja en blanco.

Conversión de captura de pantalla.
La captura de pantalla,
una vez agregada a la
pagina, también puede
ser convertida a pdf, con
la salvedad de que en el
caso de las imágenes,
estas se convierten en
archivos que ocupan
amplio espacio en nuestro
disco duro.

Una vez terminado el
documento, seguimos
los siguientes pasos en
el menú de opciones:
• Archivo
• Guardar como
• Tipo de archivo
• Pdf
• Aceptar.

Una vez terminado el
documento, seguimos
los siguientes pasos en
el menú de opciones:
• Archivo
• Guardar como
• Tipo de archivo
• Pdf
• Aceptar o guardar

Firma del documento
Una vez guardado el documento, debemos aplicar la firma
electrónica avanzada, si es que disponemos de ella, esta se aplica
sobre el documento pdf y esta queda más o menos así:

Firma electrónica avanzada (FEA)
Este tipo de firma, equivale a un servicio
pagado, en el cual, un ente acreditador,
certifica que la persona que usa esa firma,
efectivamente es quien dice ser, se debe
suscribir al servicio, es pagado, y por regla
general, se utiliza un “e-Token”, algo muy
similar a lo que vemos en la imagen que
vemos a continuación.

Firma electrónica avanzada (FEA)
La ley 19.799, artículo 2° letra “f”, la que
señala lo siguiente: “aquella certificada por
un prestador acreditado, que ha sido creada
usando medios que el titular mantiene bajo
su exclusivo control, de manera que se
vincule únicamente al mismo y a los datos a
los que se refiere, permitiendo la detección
posterior de cualquier modificación,
verificando la identidad del titular e
impidiendo que desconozca la integridad del
documento y su autoría

Firma electrónica simple (FES)
La firma electrónica simple, según lo establecido en la ley 19.799,
en su artículo 2°, letra “f”, se define como “cualquier sonido,
símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un
documento electrónico identificar al menos formalmente a su
autor, lo que en rigor podría ser cualquier cosa (digitalmente
hablando), pero con el tiempo, el uso y la costumbre judicial y
producto de la situación de la pandemia, se acepta o se solicita al
actor en un procedimiento, la FES por medio de la O.J.V.

Firma electrónica simple (FES)
La FES por medio de la O.J.V., consiste en la firma del documento
electrónico, tanto por el actor como por su apoderado, esto
debido a que el uso de la clave única del estado, constituye para
estos efectos, firma electrónica simple, sin perjuicio de lo
anterior, siempre es recomendable el uso de la F.E.A., dado que
esta es por lejos mucho más segura.

Antes de continuar, debemos tener presente que no es
lo mismo un sitio web que página web.
Página web: Conjunto de información que se
encuentra en una dirección determinada de internet.
Sitio web: Un sitio web es un conjunto de páginas web
accesibles a través de internet, convenientemente
enlazadas y con una finalidad concreta. Está
identificado por una dirección URL única, que
usualmente es la página de inicio o Home page.

Oficina Judicial Virtual
La Oficina Judicial Virtual, adquiere vital importancia en nuestro
trabajo diario, equivale a el acto de asistir a tribunales y revisar
los expedientes que estamos tramitando, a partir del 18 de
diciembre de 2015, comienza esta nueva forma de tramitar, que
por lo demás tiene altos y bajos, que mas adelante apreciaremos
en detalle.

Oficina Judicial Virtual
Esta la encontramos en la siguiente dirección:
BARRA DE DIRECCIÓN
PESTAÑA DE CHROME

Oficina Judicial
Virtual
Por ahora, este es el aspecto de la página principal de la Oficina
Judicial Virtual (O.J.V.), decimos “por ahora”, ya que como vimos
anteriormente, es obligación de la Corporación Administrativa
del Poder Judicial, mantener actualizados estos sistemas, a fin de
lograr el funcionamiento optimo del servicio, de hecho, hace
pocos días, hubo un cambio en la apariencia del modulo de
ingreso de causas y escritos.

Oficina Judicial
Virtual
Encontramos en la página principal, diferentes accesos a
diferentes servicios, que tienen relación con la misma necesidad,
por lo que estamos frente a un portal web, revisaremos cada uno
de ellos.

Acceso al sistema con
Clave Única y/o Clave del
poder judicial.
Acceso al modulo de ingreso de
causas y escritos con Clave Única,
Clave del poder judicial y cedula
de identidad.
Acceso a consulta de
causas, como
invitado y certificado
de disponibilidad.
Este modulo,
permite revisar datos
importantes de
atención a publico
por parte de
tribunales durante el
periodo de
pandemia.
Permite consultar
con numero de
cedula y numero de
documento, que
entrega informe
directo del estado de
pago de los retiros
de A.F.P.
Accede directamente a consulta
respecto de remates, sin necesidad
de identificación
Permite acceder al
sistema de
peticiones modelo,
con clave única, clave
del poder judicial o
cedula de identidad
con respectivo
numero de
documento.

Todos los servicios
Como vimos en la lámina anterior, este acceso permite entrar al
sistema, pero necesariamente debemos estar enrolados con
nuestra clave única y acceder con ella. También es posible
acceder con la “clave del poder judicial”, la que se conocía como
“segunda clave” y que fuera modificada su denominación, por la
vía del auto acordado 85-2019.
Desde el punto de vista de la informática, el uso de 2 claves
indistintas, pero de la misma persona, es un sistema de
seguridad, que en la práctica nos indica que hay más de un
servidor de contraseñas.

Todos los servicios
Claramente al acceder con la clave
única del estado, nos
encontraremos con la página de
validación, donde ingresamos
nuestro rut y clave, para ingresar
al sistema, en donde
encontraremos una serie de
módulos, los que revisaremos uno
a uno.

Debemos tener muy presente, que en el caso de
equivocarnos, nuestra clave única, por mecanismos de
seguridad se bloquea luego de 3 intentos, antes de
acceder, siempre fijémonos si es que tenemos activado
el bloqueo de mayúscula o bloqueo de número.

Todos los servicios
Al acceder nos encontraremos con el siguiente menú de
opciones:

Nos mostrara, de manera secuencial y por
pestañas, las causas en las que tenemos
representación, en la Corte Suprema, Cortes de
Apelaciones, materia Civil, Laboral, Penal,
Cobranza, Familia y sanciones disciplinarias.
Al seleccionar este modulo, podemos buscar
notificaciones en las causas de materia Laboral,
Penal y Cobranza, que hayan sido dictadas en
determinada día (debemos conocer la fecha).
Sección que permite a los usuarios que accedan
con Clave Única del Estado o segunda clave,
consultar las audiencias en competencia laboral,
penal o familia de aquellas causas en que la
persona se encuentre registrado como parte y con
su cédula de identidad incorporada.
Servicio que permite consultar aquellas causas en
que el usuario se encuentra registrado como parte
y con su cédula de identidad incorporada. El estado
diario oficial del tribunal, se encuentra publicado
en el Portal del Poder Judicial y es el válido para
todos los efectos jurídicos (Artículo 50 Código de
Procedimiento Civil)
El Poder Judicial junto a Tesorería General de
República, han implementado el pago electrónico
del impuesto asociado a los escritos de
suspensión y recusación o derechos que
corresponda percibir a los Defensores Públicos,
eliminando así la necesidad de utilizar estampillas
en formato papel.
Nos muestra un sencillo listado de las causas en
las cuales se llevará a efecto remate. Nos indica el
rol de la causa, el tribunal, el día y hora, correo de
postulación, el enlace de Zoom, además por
medio de pestañas nos muestra los datos
relevantes como las bases y datos de los bienes a
rematar.
Trámite Fácil es un servicio para todos los
usuarios que tiene por finalidad realizar sus
diligencias de forma directa ante los tribunales
de justicia mediante el uso de formularios
electrónicos previamente establecidos.
Servicio que permite obtener información
respecto de donde, como y cuando están
funcionando los tribunales, teléfonos, correo
electrónico y otros datos de relevancia.
Nos redirecciona al modulo de ingreso de escritos,
demandas y recursos.
Esta corresponde a búsqueda de causas en
cualquier instancia, con excepción de las que la ley
prohíbe o limita, podemos ver todo lo que
busquemos.
Este modulo, nos entrega información de
determinado escrito, que se individualiza con el
folio, ingresados directamente a la Corte Suprema
hasta el año 2015.
Solo permite consultar audiencias respecto de
materia laboral, por RIT, Nombre de persona
jurídica o natural y por fecha.
Nos proporciona el estado diario de todos los
tribunales, con la posibilidad de búsqueda por
fecha, corte, materias, etc., descargando una hoja
de Excel.
Este modulo, proporciona información respecto
de la agenda de los integrantes de determinados
tribunales y documentación como autos
acordados y muchos otros más.
Este modulo nos redirecciona a el portal de
transparencia del Poder judicial, donde se pueden
realizar consultas a distintas unidades
administrativas, respecto de determinadas
materias que analizaremos más adelante y pueden
ser de mucho interés.
Servicio que permite obtener la programación de
salas de las Cortes de Apelaciones, pudiendo
realizar la búsqueda por rol o tipo de tabla. Esta
consulta no requiere acceder a la Oficina Judicial
Virtual con Clave Única o segunda clave.
Servicio habilitado para Juzgados con competencia
civil, en el que podrá incorporar una propuesta de
extracto para ser publicado en el Diario Oficial,
enviarlo para que el tribunal lo autorice y
posteriormente remitirlo al Diario Oficial, efectuar
el pago y obtener el documento con la
publicación.

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