Este documento presenta un tutorial de Microsoft Excel realizado por estudiantes de la Universidad Fermín Toro. Se resumen las actividades realizadas por cada estudiante sobre diferentes temas del programa como funciones, gráficos e inserción de funciones. También se explican conceptos como la barra de herramientas, menús, funciones y trucos de Excel.

1. UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN GENERAL
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TUTORIAL MICROSOFT
EXCEL
Integrantes
Andrade Jair C.I.: 24.159.283
Aponte Rudicely C.I: 19.323.292
Quintero Lucemar C.I.: 22.191.122
Rodríguez Cesar C.I.: 11.709.357
Roberti Javier C.I.: 13.990.458
Velásquez María C.I.: 19.264.283
Cabudare, Junio 2011

2. UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN GENERAL
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
ACTIVIDADES REALIZADAS
 Andrade Jair, Quintero Lucemar : Funciones de la Barra
de Herramienta
 Aponte Rudicely: Menús de Entorno de Trabajo
 Rodríguez Cesar: Insertar funciones en Excel
 Roberti Javier: Crear Gráficos en Excel
 Velásquez María: Funciones de Truco
Cabudare, Junio 2011

3. ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL
El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo
que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un
libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en
columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los
números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar
y de forma electrónica.
En esta interfaz, los comandos y funciones son fáciles de encontrar dentro de las
fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y
características. Además, podemos obtener información descriptiva sobre las
herramientas con sólo situarnos sobre el icono correspondiente.

4. Conviene familiarizarse bien con dicha pantalla ya que será nuestro entorno de
trabajo con la hoja de cálculo. Comparte con el entorno de trabajo de Word
algunas funcionalidades y barras como la barra de títulos, con el nombre del
documento (por defecto, y hasta que el archivo es guardado nos asigna el nombre
formado por la palabra Libro, seguido de un número que depende de los archivos
que tengamos abiertos y sin guardar: Libro1, Libro2, Libro3, etc.) y del
programa, y en el extremo derecho de la barra los botones minimizar, restaurar y
cerrar
Nombre del Libro
En el extremo izquierdo de la barra de títulos y, formando una barra
independiente, tenemos la barra de herramientas de acceso rápido, que
contiene las acciones más usuales en Excel tales como Guardar, Deshacer o
Rehacer. Además, haciendo clic en la flecha desplegable de la derecha
podemos personalizar la barra de acceso rápido, añadiendo y quitando
opciones.

5. A continuación nos encontramos con la banda de opciones. Encabezada por una
serie de pestañas contiene todas las posibles acciones que pueden realizarse con
Excel. En estos menús están todas las operaciones posibles, pero si alguna la
realizamos muy frecuentemente podemos añadirla a la barra de acceso rápido como
ya hemos visto.
Las pestañas que tiene la banda de opciones son: Inicio, Diseño de página, Fórmula,
Datos, Revisar y Vista.
La pestaña con el botón Office contiene las opciones de Guardar, Imprimir, Abrir etc.

6. La siguiente barra que nos encontramos es la barra de fórmulas, que además de
indicarnos las coordenadas de la celda activa, también nos muestra su contenido.
Acabamos con la barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas
que componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos tipos de
vista: normal, vista diseño y vista previa de salto de página, y el zoom.

7. BARRA DE HERRAMIENTAS
Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de
formato, vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro
trabajo.
Conozcamos la Barra de Herramientas:
Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el
funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas,
Datos, Revisar, Vista y Complementos
Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las
opciones que cada una de ellas comprenden.

8. La Opción Inicio : posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de las celdas
y con su alineación; algunas cosas asociadas con la búsqueda y con el ordenamiento
de datos.
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Inicio tenemos:
• Portapapeles (Cortar, Copiar, Pegar, Copiar Formato),
• Fuente ( Tipo de Fuente, Tamaño, Negrita, Cursiva, Subrayado, Bordes, Color de
Relleno, Color de Fuente,),
• Alineación (Centrar, Justificar, Sangría, Orientación, Interlineado, Ajustar Texto,
Combinar y Centrar),
• Número (Formatos de número como porcentajes, Decimales, Fechas, Moneda),
• Estilos (Formatos Condicionales, Dar Formato como Tabla, Estilo de Celda),
• Celdas (Insertar, Eliminar y Formato),
• Modificar (Rellenar, Borrar, Ordenar y Filtrar, Buscar y Seleccionar, Cálculos)

9. Desde la siguiente ficha, Insertar, podremos incluir tablas dinámicas, gráficos e
imágenes. También podremos introducir algunas cosas relacionadas con la
inclusión de cuadros de texto y de símbolos, entre otras cosas.
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Inicio tenemos:
• Tablas (Tabla Dinámica, Tabla)
• Ilustraciones ( Imagen, Imagen Prediseñada, Formas, SmartArt)
• Gráficos (Columna, Línea, Circular, Barra, Área, Disensión, Otros Gráficos)
• Vínculos (Hipervinculo)
• Textos (Cuadro de Texto, Encabezado y Pie de Página, WordArt, Línea de Forma,
Objeto y Simbolo)

10. Desde Diseño de página, podremos seleccionar temas. Los temas son conjuntos de
opciones relacionadas con el aspecto de nuestra planilla, que ya se encuentran
prediseñadas y que podremos elegir para trabajar. Dentro de esta ficha también
encontraremos las opciones relacionadas con la configuración de páginas y los ajustes
de impresión
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Diseño de Pagina tenemos:
• Temas (Colores, Fuentes, Efectos)
• Configurar Pagina (Márgenes, Orientación, Tamaño, Área de Impresión, Saltos,
Fondos, Imprimir Títulos)
• Ajustar Área de impresión (Ancho, Alto, Escala)
• Opciones de Hoja (Línea de Cuadricula (Ver, Imprimir) Encabezados (Ver,
Imprimir))
• Organizar (Traer al Frente, Enviar al Fondo, Panel de Selección)

11. La ficha Fórmulas se encuentra orientada al manejo de las funciones propias de Excel.
En un primer grupo, encontraremos una Biblioteca de funciones que agrupa las
distintas fórmulas, de acuerdo a su utilización. También encontraremos un grupo con
comandos para la administración de los grupos de celdas y todo lo relacionado con la
inspección de las fórmulas
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Fórmulas tenemos:
• Bibliotecas de Funciones (Insertar Función, Autosuma, Financieras, Lógicas, Texto,
Fecha y Hora)
• Nombres Definidos (Administrador de Nombres, Asignar Nombre a un Rango, Utilizar
en la Formula, Crear desde la Selección)
• Auditorias de Formulas (Rastrear Precedentes, Rastrear Dependientes, Quitar Flechas,
Ventana de Inspección)
• Cálculo ( Opciones para el Cálculo)

12. Dentro de la ficha Datos, encontraremos todo lo referido al ordenamiento de datos y a
su filtrado, así como también las herramientas relacionadas con el manejo de datos,
como las validaciones y los esquemas
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Datos tenemos:
• Obtener Datos Externos
• Conexiones (Actualizar Todo, Conexiones, Propiedades, Editar Vínculos)
• Ordenar y Filtrar (Ordenar, Filtro, Borrar,Volver a Aplicar, Avanzados)
• Herramientas de Datos (Texto en Columnas, Quitar Duplicados, Validación de
Datos, Consolidar, Análisis y Si)
• Esquema (Agrupar, Desagrupar, Subtotal)

13. Por un lado, la ficha Revisar incluye las herramientas destinadas al control de la ortografía
y de la traducción y, por el otro, las cuestiones relacionadas con la inclusión de
comentarios en las celdas y con la protección de la información.
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Revisar tenemos:
• Revisión (Ortografía, Referencia, Sinónimos, y Traducir)
• Comentarios (Nuevo, Anterior y Siguiente)
• Cambios (Proteger Hoja, Proteger Libro, Compartir Libro, Control de Cambios)

14. La siguiente ficha,Vista, incluye grupos relacionados con las distintas formas de visualizar
datos que nos proporciona Excel 2007; la posibilidad de administrar las
ventanas, cuando tenemos varios archivos abiertos; y la introducción de macros.
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Revisar tenemos:
• Vista de Libro (Normal, Diseño de Página, Vista Previa de Salto de Página, Vista
Personalizadas, Pantalla Completa )
• Zoom (100%. Ampliar Selección)
• Ventana (Nueva, Organizar Todo, Inmovilizar Paneles, Guardar Área de Trabajo,
Cambiar Ventanas)
• Macros

15. Complementos es el nombre de la última ficha, desde la que podremos visualizar todos
los complementos que se encuentren activos. Éstos son funcionalidades complementarias
que agregan comandos personalizados y características especializadas a Microsoft
Excel 2007 (se administran desde Botón de Office/Opciones de Excel/Complementos).
Entre las Opciones que nos ofrece la opción Complemento tenemos:
• Comandos de Menú
• Comandos de Barra de Herramientas
• Barras Personalizadas

16. FUNCIONES
Son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Entre ella podemos encontrar las siguientes categorías: financieras, matemáticas y
trigonométricas, estadísticas, base de datos, lógica, etc. Las funciones adoptan la forma
de
=FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...),
donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.
• Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata
de una función.
• El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar
en este caso SUMA
• El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se
encuentran los números a sumar.

17. Ejemplo: Calcular el Monto Total Vendido en un día entre todos los vendedores de X
empresa
Pasos para Insertar la Función:
1. Luego de Tipiar nuestros datos nos situamos en la celda donde queremos colocar
la fórmula

18. 2. Nos Desplazamos con el cursor hasta la barra de herramientas y seleccionamos la
opción FÓRMULAS

19. 3. Luego se desplegara una serie de opciones donde elegiremos la opción INSERTAR
FUNCIÓN

20. 4. Luego de Seleccionar la Opción Insertar Función. En pantalla aparecerá un cuadro
con una serie de opciones donde ubicaremos la función que tenga relación con lo
que deseamos calcular, en nuestro caso el nombre que se designa a el monto total
es la suma, seleccionamos esa opción y le damos clic en la opción aceptar.

21. 5. Luego de hacer clic en aceptar en pantalla nos aparecerá un cuadro que nos
permitirá establecer los argumentos que en este caso hace referencia al rango de
celdas donde se encuentran los números a sumar.
Hacemos clic
para seleccionar
nuestro rango
Seleccionamos
los datos que
deseamos sumar
En la celda que elegimos
para que mostrara nuestra
función aparecerán los
argumentos que asignamos

22. 6. Después de establecer nuestro rango hacemos clic en la opción aceptar, donde
nos aparecerá el resultado final de nuestra función.
Resultado Final

23. GRÁFICOS EN EXCEL
Un gráfico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de
figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los
mismos. En muchas ocasiones resulta muy útil que la información contenida en un
libro de Excel se visualice gráficamente.
Pasos para Crear un Gráfico:
1. Seleccionamos los datos que queremos graficar

24. 2. Seleccionamos la opción INSERTAR

25. 3. Elegimos GRÁFICOS de la Cinta de Opciones

26. 4. Seleccionamos el Tipo de Gráfico que queremos usar , luego seleccionamos con
el cursor la opción Aceptar
Observación: debemos tener seleccionados los datos que queremos graficar
antes de crear el gráfico. De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y
tendremos que ingresar las series de datos a posteriori.

27. 5. Luego de seleccionar la opción aceptar nos mostrara nuestro gráfico
Y este es el
resultado Final

28. FUNCIONES DE TRUCO
Al igual que el Microsoft Word (Trucos para Microsoft Word), el Excel es otro de los
programas más utilizados dentro de todos los productos desarrollados por Microsoft
para su gama Office. Pero aunque sepas utilizarlo, existen una serie de trucos para
Microsoft Excel que pueden resultar realmente adecuados para nuestro trabajo diario.
Entre algunos de los trucos para Microsoft Excel más interesantes, útiles y destacados
encontramos:
 Poner el texto en negrita:
Podemos poner un determinado texto en negrita utilizando las teclas CTRL+N,
previamente seleccionando –claro está- el texto que queremos poner en negrita.
 Subrayar el texto:
Podemos subrayar determinado texto utilizando CRTL+S
 Poner en cursiva:
Podemos poner en cursiva (itálica) la fuente de la celda actual, basta con presionar
simultáneamente CTRL +K
 Insertar una nueva Hoja:
Para insertar una nueva hoja de calculo solo presionamos MAYUS+F11

29. Incluir la fecha de nuestro ordenador:
Seguramente te ha pasado en diversas ocasiones que deseas introducir en varias
ocasiones la fecha del día en el que te encuentras. Para no tener que escribirlo a cada
momento, podemos poner la fecha actual si introducimos CTRL + ;
 Ocular una fila
Si quieres ocultar una fila, puedes presionar las teclas CTRL + 9 a la vez. No obstante, si
lo que quieres es recuperar las filas ocultadas, utiliza las teclas CTRL + 8 para hacerlas
aparecer nuevamente.