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RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE 
ISO/TC46/SC11:2. Vocabulario ‐ 2012 
 
Libro blanco escrito por el ISO/TC 46/SC 11 ‐ Archives/Records management 
 
Octubre 2012 (traducción de diciembre de 2012) 
 
1	OBJETIVO	
Este documento aclara la metodología y los principios utilizados en el desarrollo del vocabulario para apoyar/implementar la serie de normas ISO 
30300 de sistemas de gestión para los documentos (MSR acrónimo en inglés de Management Systems for Records). 
Este documento clarifica los términos y las definiciones adoptados y adaptados desde la ISO 15489:2001 Información y documentación ‐ Gestión de 
documentos. Parte 1: Generalidades, y los nuevos términos procedentes de otras normas ISO de sistemas de gestión (ISO‐MSSs). Los términos y las 
definiciones están construidos en conformidad con la norma ISO 704:2009 Trabajo terminológico ‐ Principios y métodos, y con la norma ISO 10241‐
1:2011 Entradas terminológicas en las normas— Parte 1: Requisitos generales y ejemplos de presentación para apoyar /implementar las normas MSR. 
Este documento explica la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 Información y documentación ‐ Sistema de 
gestión para los documentos ‐ Fundamentos y vocabulario y otras Normas Internacionales e Informes Técnicos relacionados. 
Durante el proceso de desarrollo y después de su publicación se plantearon muchas preguntas sobre las relaciones, similitudes y diferencias con la 
norma  ISO  15489  y  otras  normas  e  Informes  Técnicos  Internacionales  desarrollados  por  el  comité  ISO/TC46/SC11.  Los  productos  previamente 
publicados responden principalmente a la perspectiva de la comunidad profesional de gestión de documentos, la serie de normas 30300 ha sido 
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desarrollada principalmente para una audiencia de directivos. Este documento se focaliza en las preguntas de vocabulario sobre las relaciones, las 
similitudes y las diferencias; es el segundo documento divulgativo desde la publicación de “Relaciones entre la serie de normas ISO 30300 y otros 
productos del comité ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos”  Marzo 2012. 
2	EL	CONTEXTO	Y	LA	METODOLOGÍA	
En Noviembre de 2011 fue publicada la norma ISO 30300 Información y documentación ‐ Sistema de gestión para los documentos: Fundamentos y 
vocabulario.  
La metodología utilizada para desarrollar los conceptos terminológicos en la norma ISO 30300 es la adhesión a las normas ISO 704:2009 y ISO 10241‐
1:2011, respectivamente (mencionadas anteriormente). Las reglas sobre cómo se han redactado las definiciones provienen de la norma ISO 704:2009. 
La norma ISO 10241‐1:2011 provee directrices adicionales sobre cómo han de ser presentadas las definiciones en las Normas Internacionales.  
A continuación se encuentra un resumen de las disposiciones recogidas en la norma ISO 704:2009: 
 Las definiciones deben ser lo más concisas posible y tan complejas como sea necesario. 
 Las definiciones complejas deben contener exclusivamente la información que defina a un único concepto; cualquier información descriptiva 
adicional considerada necesaria debe ser incluida en una nota.  
 Las  definiciones  deben  ser  redactadas  de  manera  consistente  teniendo  en  cuenta  el  registro  lingüistico  y  el  nivel  de  conocimientos  de  la 
audiencia. 
 Una definición debe describir sólo un concepto. 
 Una definición no debe ser demasiado genérica ni demasiado específica. 
 Una definición debe reflejar el sistema del concepto describiendo el concepto y sus relaciones con otros conceptos en el sistema del concepto. 
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 Las definiciones deber ser sistémicas. 
 Las características seleccionadas en una definición intencional deberán indicar la delimitación que distingue un concepto de otro o la conexión 
entre los conceptos. 
A continuación se encuentra un resumen de las disposiciones recogidas en la norma ISO 10241‐1:2011: 
 Se debe evitar por todos los medios el uso de un único término para conceptos múltiples, y términos múltiples para un único concepto. 
 Se  deben  hacer  esfuerzos  para  evitar  incurrir  en  contradicciones  en  las  entradas  terminológicas  recogidas  en  normas  estrechamente 
relacionadas. 
 Sólo se deben definir los conceptos relevantes al dominio, al tema o al alcance de la norma. 
 Una definición no debe tomar la forma de un requisito. 
 Una definición debe consistir en una frase simple, que debe reflejar si es posible la posición del concepto en el sistema del concepto. Este 
requisito se puede conseguir mejor usando definiciones intencionales. 
 La forma de la definición debe ser de tal manera que pueda substituir el término en el contexto (por ejemplo, el principio de substitución). 
 El principio de substitución debe ser aplicable en ambas direcciones. 
 
La  norma  ISO  30300:2011  de  Vocabulario  se  organiza  en  sistemas  de  conceptos  para  lograr  un  vocabulario  coherente  y  harmonizado.  Incluye 
diagramas de concepto para entender las relaciones entre los conceptos básicos en el ámbito de las normas MSR de conformidad con los requisitos 
de la norma ISO 704:2009 y de la norma ISO 10241‐1:2011.  
El vocabulario de la norma ISO 30300:2011 relaciona los documentos, la gestión, los procesos de gestión de documentos, y sistemas de gestión, que 
son  fundamentales  para  apoyar/implementar  las  normas  MSR.  El  vocabulario  se  desarrolla  de  acuerdo  con  las  normas  acordadas  en  diversas 
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reuniones del ISO/TC46/SC11 de conformidad con los principios antes citados de la norma ISO 704:2009 y ISO10241‐1:2011. La ilustración 1 muestra 
la relación entre el vocabulario de las normas del comité ISO/TC 46/SC 11 y las normas ISO MSS. Los números entre paréntesis se refieren a las 
cláusulas del vocabulario de la norma ISO 30300. 
 
llustración 1 
Relación entre el vocabulario de los estándares del comité ISO/TC46/SC11 y las normas ISO MSSs.  
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3 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA RELACIÓN DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE LA NORMA ISO 30300:2011 Y LA 
NORMA ISO 15489‐1:2001 
Se muestran aquí las siete preguntas más frecuentes y las respuestas para entender la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 
30300:2011 y la norma ISO 15489‐1:2001. 
3.1 ¿Cual es la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 y la norma ISO 15489‐
1:2001?  
Hay 29 términos en la norma ISO 30300:2011, 21 términos en la norma ISO 15489‐1:2001. 17 términos de la norma ISO 15489 están en la norma ISO 
30300:2011, de los cuales 9 términos y definiciones se han adoptado plenamente, y 8 términos y sus definiciones se han adaptado de la norma ISO 
15489.  Cuatro términos de la norma ISO 15489 no se han incluido en la norma ISO 30300, se han añadido 12 nuevos términos. Ver la Tabla 1 para los 
detalles. 
Tabla 1 – Relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 y la norma ISO 15489‐1:2001. 
Relación con la norma 
ISO 15489‐1:2001 
Número de 
términos 
Términos en la norma ISO 30300:2011 
Términos adoptados 
17 acceso, rendición de cuentas, clasificación, conversión, destrucción, disposición, documento, indización, metadatos, 
migración,  preservación,  gestión  de  documentos,  aplicación  de  gestión  documental,  trazabilidad,  transferencia 
(custodia) 
Términos  y  definiciones 
adoptados plenamente 
9 acceso, rendición de cuentas, clasificación, disposición, documento, metadatos, gestión de documentos, registro, 
trazabilidad 
Términos  adoptados  pero 
definiciones adaptadas 
8 conversión,  destrucción,  indización,  migración,  preservación,  documentos,  aplicación  de  gestión  documental, 
transferencia 
Términos  y  definiciones  no 
incluidas 
4
Acción de trazabilidad, autoridad archivística, sistema de clasificación, transferencia (movimiento)  
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Relación con la norma 
ISO 15489‐1:2001 
Número de 
términos 
Términos en la norma ISO 30300:2011 
Nuevos  términos  y 
definiciones  añadidos  a  la 
norma ISO 30300 
12
activo, archivos, documentar (verbo), documentación, evidencia, sistema de gestión, sistema de gestión para los 
documentos, no conformidad, organización, política de gestión documental, sistema, alta dirección  
 
3.2  ¿Cómo  fue  desarrollado  el  vocabulario  de  la  norma  ISO  30300:2011?  ¿Cuáles  son  los  principios  para  la 
adopción, adaptación, supresión y adición de nuevos términos?  
Se redactó el documento Principios para el Desarrollo de Vocabulario de Sistemas de Gestión para los Documentos (An, Ellis, 2009) para desarrollar el 
vocabulario de la norma ISO 30300:2011 y su mejora continua, de conformidad con los siguientes principios uniformes: 
a) ayudar a organizar el trabajo terminológico de una manera práctica y eficiente; 
b) garantizar la consistencia y la coherencia de las terminologías tanto dentro del sistema de gestión para los documentos y entre los 
campos relacionados; 
c) contribuir a la harmonización de los sistemas de concepto y términos en diferentes idiomas; 
d) promover tomas de decisiones basadas en evidencias firmes para los trabajo de la terminología; 
e) prestar asistencia a las personas involucradas en la gestión de terminología. 
(ISO 10241‐1:2011, ISO 704:2009) 
 
La adopción, la adaptación, la supresión y la adición de nuevos términos están en concordancia con los principios de la norma ISO 704:2009 y la 
norma ISO 10241‐1:2011 y con las reglas acordadas en diversas reuniones del comité ISO/TC 46/SC 11 para los siguientes documentos: 
a) Los principios para la creación de términos y definiciones se desarrollan en base a “Términos y definiciones del comité ISO/TC 46/SC 11/WG8: 
informe del proyecto”, Xiaomi An, 2008‐08‐14. (Discutidos y aceptados en la 21ª reunión del comité ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo del 24‐27 
de Noviembre de 2008 en Wellington, Nueva Zelanda.) 
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b) Los  principios  para  la  justificación  de  los  comentarios  de  los  cambios  se  han  desarrollado  basándose  en  el  documento  “Revisión  de  los 
comentarios del comité TC 46/SC 11 N912 después de la última versión de términos y definiciones del WG8 en la reunión de Kenia”, Xiaomi 
An, 2009‐06‐14 primera versión, segunda versión 2009‐07‐24. (Discutidos y aprobados en la 22ª reunión del ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo el 
11‐14 de Mayo de 2009 en  Nairobi, Kenia). 
c) Los principios para construir la bibliografía se desarrollaron basándose en el mismo documento b) anterior. 
d) Los principios para el desarrollo del vocabulario de los sistemas de gestión para los documentos, ISO/TC 46/SC11/WG8, v.3, Xiaomi An y 
Judith Ellis, 2009‐10‐03. (Discutidos y aceptados en la 23ª reunión del comité ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo el 19‐22 de octubre de 2009, 
Orlando, Estados Unidos). 
3.3 ¿Por qué algunos términos (por ejemplo acción de trazabilidad, autoridad archivística, sistema de clasificación, 
transferencia (movimiento) de la norma ISO 15489‐1:2001 no se han incluido en la norma ISO 30300:2011?  
Los términos eliminados en general no son utilizados con frecuencia, de acuerdo con una revisión de los términos y definiciones de la norma ISO 
15489 y el “Estudio de Justificación basado en el Glosario de términos integrados de Documentos, Archivos y Gestión de la Información"i
 (An, 2009). 
La citación de los términos anteriores en 75 fuentes de información del glosario son comparativamente bajos o no tienen citación de amplio uso. 
3.4 ¿Por qué algunos términos archivísticos importantes (por ejemplo, series documentales, evaluación, archivar 
(como verbo)) no están incluidos en la norma ISO 30300:2011? 
La razón principal es que la norma ISO 30300:2011 ha sido desarrollada principalmente para una audiencia de gestión. Estos términos son demasiado 
específicos para las habilidades de la gestión de documentos, y no son utilizados por o para la alta dirección a nivel estratégico. 
 
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3.5  ¿Cuáles  son  los  cambios  realizados  en  las  definiciones  de  los  términos  de  la  norma  ISO  15489‐1:2001 
(conversión,  destrucción,  indización,  migración,  preservación,  documentos,  aplicación  de  gestión  documental, 
transferencia) ¿Y cuáles los motivos para esos cambios?  
Para más detalle, ver la Tabla 2. Los motivos más comunes para la adaptación son estos: la definición antigua está desfasada, o la definición necesita 
ser  actualizada  para  mayor  claridad,  precisión,  relevancia  y  coherencia  con  el  pensamiento  dominante  y  las  buenas  prácticas  más  recientes 
internacionalmente aceptadas. 
Tabla 2‐ Cambios realizados en las definiciones de la norma ISO 15489:2001 
Términos  Definiciones en ISO 15489‐
1:2001 
Definiciones en ISO 30300:2011  Motivos o fundamentos para los 
cambios o para la adaptación de los 
términos en ISO 15489 
conversión 3.7  
conversión 
proceso de cambiar documentos de un 
soporte a otro o de un formato a otro. 
Véase migración (3.13) 
3.3.3
conversión 
proceso  de  transformación  de  documentos  de  un 
formato a otro. 
EJEMPLO  Digitalizar  documentos  en  papel  para  crear 
imágenes    digitales  (TIFF,  JPEG,  etc.),  convertir 
documentos textuales en PDF, ficheros de texto UNIX 
en  ficheros  de  texto  de  Microsoft  (Windows)  , 
actualizar  ficheros  MS  Word  desde  la  versión  1  a  la 
versión 2. 
Se actualiza para ser precisión y coherentes 
con  la  definición  en  el  desarrollo  de  ISO 
13008:2012 definición 3.5. 
 
 De acuerdo con ISO 704:2009, “una 
definición  debe  describir  sólo  un 
concepto”. 
 
 
destrucción 3.8
destrucción 
proceso  de  eliminación  o  borrado  de 
documentos  sin  que  sea  posible  su 
reconstrucción. 
3.3.4
destrucción 
proceso  de  eliminación  o  borrado  de  un  documento, 
sin posibilidad de reconstrucción. 
NOTA  Adaptación de ISO 15489‐1:2001, definición 3.8. 
Se actualiza por cambio en la redacción.
 
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indización 3.11 
indización 
proceso  por  el  que  se  establecen 
punto  de  acceso  para  facilitar  la 
recuperación  de  documentos  o  
información. 
3.3.7
indización 
establecimiento  de  puntos  de  acceso  para  facilitar  la 
recuperación. 
NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001,  definición 
3.11. 
Se actualiza por simplificación.
 
 De acuerdo con ISO 704:2009, “una 
definición  no  debe  ser  ni 
demasiado  genérica  ni  demasiado 
específica” 
migración 3.13 
migración 
Acción de trasladar documentos de un 
sistema  a  otro,  manteniendo  la 
autenticidad, la integridad, la fiabilidad 
y la disponibilidad de los mismos. 
Ver   
conversión (3.7) 
 
3.3.8
migración 
Proceso  de  transferencia  de  los  documentos  de  un 
sistema de hardware o software a otro sin modificar su 
formato. 
EJEMPLO  Son  ejemplos  de  migración  la  transferencia 
de datos desde discos magnéticos a cintas magnéticas, 
la  transferencia  de  ficheros  de  bases  de  datos  desde 
Oracle  a  SQL  Server  (ver  3.3.3  para  un  uso 
consistente). 
Se actualiza por precisión y coherencia con 
la  definición  en  el  desarrollo  de  ISO 
13008:2012 definición 3.14. 
 
 De acuerdo con ISO 704:2009, “una 
definición  no  debe  ser  ni 
demasiado  genérica  ni  demasiado 
específica” 
conservación 3.14 
conservación 
procesos y operaciones realizados para 
garantizar la permanencia intelectual y 
técnica de documentos auténticos a lo 
largo del tiempo. 
3.3.9
conservación 
procesos  y  operaciones  realizados  para  garantizar  el 
mantenimiento  de  los  documentos  a  lo  largo  del 
tiempo. 
NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001, 
definición 3.14.  
Se  actualiza  por  pertinencia  con  el 
pensamiento y desarrollos más recientes de 
acuerdo  con  los  Principles  for  Developing 
Vocabulary  of  Management  Systems  for 
Records  acordados  en  diversas  reuniones 
del comité ISO/TC46/SC11. 
documentos 3.15 
documentos 
información  creada  y  recibida, 
conservada  como  información  y 
prueba,  por  una  organización  o  un 
individuo  en  el  desarrollo  de  sus 
actividades  o  en  virtud  de  sus 
3.1.7
documentos 
información  creada,  recibida  y  conservada  como 
evidencia  y  como  activo  por  una  organización  o 
individuo,  en  el  desarrollo  de  sus  actividades  o  en 
virtud de sus actividades legales.  
 
Se actualiza para facilitar la vinculación con 
los Propietarios del Activo y los Registros de 
Activos  para  los  documentos  de  acuerdo 
con ISO 704:2009 
 “Las  definiciones  deben  ser 
diseñadas  de  manera  coherente 
teniendo  en  cuenta  el  registro  de 
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obligaciones legales. 
 
NOTA 1 Adaptación  de  ISO 15489‐1:2001, 
definición 3.15. 
NOTA 2  La  evidencia  no  está  limitada  al  sentido 
legal del término (véase la definición  3.1.5). 
NOTA 3  Se  aplica  a  la  información  en  cualquier 
medio, forma o formato. 
lenguaje  y  el  nivel  de 
conocimientos  de  la  audiencia 
destinataria”  
 
sistema  de 
gestión  de 
documentos 
3.17 
sistema de gestión de documentos 
sistema de información que incorpora, 
gestiona  y  facilita  el  acceso  a  los 
documentos a lo largo del tiempo. 
3.4.4
aplicación de gestión documental 
sistema de información que captura, gestiona y facilita 
el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. 
NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:  2001, 
definición 3.17. 
Se actualiza por cambio en la redacción.
transferencia 3.20 
transferencia 
cambio de la custodia, la propiedad o 
la responsabilidad de los documentos. 
 
3.3.12
transferencia 
cambio en la custodia o propiedad de los documentos. 
NOTA 1  La  transferencia  puede  incluir  el  traslado 
de los documentos desde una localización a otra. 
NOTA 2  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001, 
definición 3.20, 3.21. 
Se actualiza por cambio en la redacción.
 
Cambios realizados de conformidad con los 
siguientes principios: 
 De acuerdo con ISO 10241‐1:2011, 
“Se  debe  evitar  por  todos  los 
medios el uso de un único término 
para  varios  conceptos  y  varios 
conceptos para un único término”.  
 De acuerdo con ISO 704:2009, “Las 
definiciones  complejas    deben 
contener  exclusivamente  la 
información que defina a un único 
concepto;  cualquier  información 
descriptiva  adicional  considerada 
necesaria será incluida en nota”.  
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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3.6  ¿Hay  algún  impacto  de  la  adopción  de  ISO  30300:2011  en  el  uso  de  los  términos  y  definiciones  de  la  ISO  15489‐1:  2001? 
¿Cuáles son las implicaciones de la adaptación de las definiciones de ISO 15489‐1:2001?	
La  modificación  de  las  definiciones  de  ISO  15489‐1:2001  tendrá  unas  consecuencias  positivas,  con  ligero  impacto  en  su  uso  original  y  escaso  (o 
ningún) coste en el cambio (en términos de inversión de recursos), debido a que se han elaborado los siguientes principios para su aceptación: 
a) La definición modificada es más clara y el cambio tiene escaso coste. 
b) La definición modificada es más corta, más inteligible y el cambio tiene escaso coste 
c) La modificación es más precisa y el cambio tiene escaso coste. 
d) La  modificación es más conforme con las buenas prácticas de gestión de documentos más recientes a nivel internacional, y con el 
desarrollo de los MSS de ISO, y el cambio tiene escaso coste. 
e) El ISO/TC 46/SC11 tiene intención de usar las nuevas definiciones en futuras revisiones de ISO 15489 y de otras publicaciones. 
3.7 ¿Cuáles son los cambios más significativos realizados en el concepto de “documentos”?  
Los principales cambios son: 
 Añadir  el  concepto  de  gestión  de  documentos  como  un  activo,  construir  modos  de  pensar  colaborativos  que  aporten  servicios  de  valor 
añadido y de alta eficacia;, incluir el reconocimiento de la dimensión múltiple del valor de los documentos (ejemplos de activos puede ser el 
activo  conocimiento,  el  activo  de  negocio,  el  activo  intelectual,  el  activo  digital,  no  se  limita  a  la  información  como  activo)  y  tomando 
conciencia de los riesgos de un control inapropiado o inadecuado y de sus consecuencias. 
 Establecer apoyos convergentes y sinérgicos a nivel estratégico, alineados con los objetivos de las normas de sistemas de gestión (MSS) de ISO, 
por  ejemplo  ISO  9000  Gestión  de  Calidad,  ISO  31000  Gestión  de  Riesgos,  ISO  27000  Seguridad  de  la  Información,  ISO  19011  Gestión  de 
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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Auditoría, etc. posibilitando las evidencias basadas en la colaboración y vinculación con los Propietarios del Activo y el Registro de Activos para 
documentos.  
4. RELACIONES ENTRE LOS TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE ISO 30300:2011 Y DE OTROS MSS DE ISO. 
Puesto que la serie de normas ISO 30300 fue desarrollada principalmente para una audiencia de directivos, se añadieron a la ISO 30300 seis términos 
comunes y definiciones básicas para expresar las relaciones entre ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. Estos términos y definiciones son compatibles y 
están  alineados  con  las  ISO/IEC  Directives  Part1  Consolidated  ISO  Supplement  –  Procedures  specific  to  ISO  ANNEX  SL,  Appendix  3:  2012.  Es 
fundamental para comprender el sistema de gestión para documentos como parte integrante de la familia ISO MSS. Véase en la tabla 3 las relaciones 
entre los términos y definiciones de ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. La adopción de los términos y definiciones existentes en las normas MSS de 
ISO refuerza la vinculación entre ISO 30300:2011 y la familia de MSS de ISO. Además, ISO 10241‐1:2011 (6.9.1 and 6.9.2) establece que, siempre que 
sea  posible,  se  debe  realizar  la  referencia  a  las  entradas  terminológicas  normalizadas,  o  a  una  parte  de  ellas,  o  a  las  definiciones  normalizadas 
recogidas en otras normas, con el fin de evitar la repetición. 
Tabla 3‐relaciones entre los términos y definiciones de ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. 
Otros MSS de ISO 
Número de términos y 
definiciones adoptados 
en ISO 30300 
Términos y definiciones en ISO 
30300:2011 adoptados de otros MSS 
de ISO 
Relaciones 
ISO 9000:2005
1 
sistema relacionado  con  sistema  de  gestión  para  los 
documentos 
ISO/IEC 27000:2009 1 activo relacionado con documentos
ISO/IEC  Directives  Part  1 
Consolidated  ISO 
Supplement  –  Procedures 
4 
sistema  de  gestión,  no  conformidad, 
organización, alta dirección 
relacionados  con  sistema  de  gestión  para  los 
documentos y con gestión de una organización  
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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specific  to  ISO  ANNEX  SL, 
Appendix 3:2012 
Total de términos adoptados 
6 
activo,  sistema  de  gestión,  no  conformidad, 
organización, sistema, alta dirección 
Se adoptan para un uso coherente y constante, 
compatibilidad y relevancia. 
5. EL CONCEPTO “SISTEMAS” EN ISO 30300:2011 
Los conceptos de la terminología de ISO 30300:2011 se basan en el  “concepto de sistema” conforme a la ISO 704:2009 e ISO 10241‐1:2011, lo que 
muestra cómo se interrelacionan los conceptos dentro del ámbito del MSR. 
Dentro de ISO 30300:2011, es común el concepto de sistemas combinado con relaciones genéricas, partitivas y asociativas. Hay cuatro 
formas básicas de relaciones entre conceptos en el Anexo 3 de ISO 30300:2011, de conformidad con ISO 704:2009 y con referencia a ISO 
9000:2005 y GB‐T 19100‐2003 (China): 
a) relación asociativa (ISO 704:2009, 5.5.3 e ISO 9000:2005, A.3.4) (con flechas) 
b) relación circular de carácter unidireccional (GB‐T 19100‐2003, A.2.2.2) (con flechas) 
c) relación partitiva (ISO 704:2009, 5.5.2.3 e ISO 9000:2005, A.3.3) (sin flechas) 
d) relación genérica (ISO 704:2009, 5.5.2.2 e ISO 9000:2005, A.3.2) (sin flechas) 
La  ilustración  2  muestra  los  siguientes  conceptos  de  relación  asociativa  relacionados  con  los  “documentos”:  documentación  (3.1.4)  ‐documento 
(3.1.3) ‐evidencia (3.1.5)‐documentos (3.1.7) ‐archivos (3.1.1)‐ activo (3.1.2)‐metadatos (3.1.6).  
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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llustración 2 
Figure A.3.1 ‐ Conceptos relacionados con los documentos (3.1) Fuente: ISO 30300:2011 
La  ilustración  3  muestra  los  siguientes  conceptos  de  relación  asociativa  relacionados  con  “gestión”:  organización  (3.2.3)‐  alta  dirección  (3.2.5)  ‐
responsabilidad (3.2.1) ‐no‐conformidad (3.2.2) –política de gestión documental (3.2.4). 
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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Ilustración 3 
Figura A.3.2‐ Conceptos relacionados con la gestión (3.2) Fuente: ISO 30300:2011 
La ilustración 4 muestra una combinación de conceptos de relación circular unidireccional con conceptos de relación partitiva relacionados con los 
“procesos de gestión documental”. En la izquierda se presenta la relación circular de carácter unidireccional: documento (3.3.6) –registro (3.3.10)–
acceso  (3.3.1)–disposición  (3.3.5)–preservación  (3.3.9)–trazabilidad  (3.3.11).  En  la  derecha  se  muestra  la  relación  partitiva:  registro 
(3.3.10)/clasificación (3.3.2)‐indización (3.3.7); disposición (3.3.5)/destrucción (3.3.4)‐transferencia (3.3.12); preservación (3.3.9)/ conversión (3.3.3) –
migración (3.3.8).  
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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Ilustración 4 
Figure A.3.3‐ Conceptos relacionados con los procesos de gestión documental (3.3) Fuente: ISO 30300:2011 
La ilustración 5 combina la relación genérica con la partitiva relacionadas con el “sistema de gestión para los documentos”. En la parte superior se 
muestra la relación genérica: sistema (3.4.5) –sistema de gestión (3.4.1) –sistema de gestión para los documentos (3.4.2), y en la inferior está la 
relación partitiva: gestión de documentos (3.4.3) –sistemas de gestión para los documentos (3.4.2)‐aplicaciones de gestión documental (3.4.4).  
RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario
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Ilustración 5 
Figura A.3.4 ‐ Conceptos relacionados con el sistema de gestión para los documentos (3.4) Fuente: ISO 30300:2011 
 
                                                            
i
 An, Xiaomi. (2009)Glossary of Integrated Records, Archives and Information Management Terms. [2012-09-28]
http://demo.quickmerger.com/resources/statics/comprehensive_glossary.php 

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  • 1. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     1 RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE  ISO/TC46/SC11:2. Vocabulario ‐ 2012    Libro blanco escrito por el ISO/TC 46/SC 11 ‐ Archives/Records management    Octubre 2012 (traducción de diciembre de 2012)    1 OBJETIVO Este documento aclara la metodología y los principios utilizados en el desarrollo del vocabulario para apoyar/implementar la serie de normas ISO  30300 de sistemas de gestión para los documentos (MSR acrónimo en inglés de Management Systems for Records).  Este documento clarifica los términos y las definiciones adoptados y adaptados desde la ISO 15489:2001 Información y documentación ‐ Gestión de  documentos. Parte 1: Generalidades, y los nuevos términos procedentes de otras normas ISO de sistemas de gestión (ISO‐MSSs). Los términos y las  definiciones están construidos en conformidad con la norma ISO 704:2009 Trabajo terminológico ‐ Principios y métodos, y con la norma ISO 10241‐ 1:2011 Entradas terminológicas en las normas— Parte 1: Requisitos generales y ejemplos de presentación para apoyar /implementar las normas MSR.  Este documento explica la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 Información y documentación ‐ Sistema de  gestión para los documentos ‐ Fundamentos y vocabulario y otras Normas Internacionales e Informes Técnicos relacionados.  Durante el proceso de desarrollo y después de su publicación se plantearon muchas preguntas sobre las relaciones, similitudes y diferencias con la  norma  ISO  15489  y  otras  normas  e  Informes  Técnicos  Internacionales  desarrollados  por  el  comité  ISO/TC46/SC11.  Los  productos  previamente  publicados responden principalmente a la perspectiva de la comunidad profesional de gestión de documentos, la serie de normas 30300 ha sido 
  • 2. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     2 desarrollada principalmente para una audiencia de directivos. Este documento se focaliza en las preguntas de vocabulario sobre las relaciones, las  similitudes y las diferencias; es el segundo documento divulgativo desde la publicación de “Relaciones entre la serie de normas ISO 30300 y otros  productos del comité ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos”  Marzo 2012.  2 EL CONTEXTO Y LA METODOLOGÍA En Noviembre de 2011 fue publicada la norma ISO 30300 Información y documentación ‐ Sistema de gestión para los documentos: Fundamentos y  vocabulario.   La metodología utilizada para desarrollar los conceptos terminológicos en la norma ISO 30300 es la adhesión a las normas ISO 704:2009 y ISO 10241‐ 1:2011, respectivamente (mencionadas anteriormente). Las reglas sobre cómo se han redactado las definiciones provienen de la norma ISO 704:2009.  La norma ISO 10241‐1:2011 provee directrices adicionales sobre cómo han de ser presentadas las definiciones en las Normas Internacionales.   A continuación se encuentra un resumen de las disposiciones recogidas en la norma ISO 704:2009:   Las definiciones deben ser lo más concisas posible y tan complejas como sea necesario.   Las definiciones complejas deben contener exclusivamente la información que defina a un único concepto; cualquier información descriptiva  adicional considerada necesaria debe ser incluida en una nota.    Las  definiciones  deben  ser  redactadas  de  manera  consistente  teniendo  en  cuenta  el  registro  lingüistico  y  el  nivel  de  conocimientos  de  la  audiencia.   Una definición debe describir sólo un concepto.   Una definición no debe ser demasiado genérica ni demasiado específica.   Una definición debe reflejar el sistema del concepto describiendo el concepto y sus relaciones con otros conceptos en el sistema del concepto. 
  • 3. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     3  Las definiciones deber ser sistémicas.   Las características seleccionadas en una definición intencional deberán indicar la delimitación que distingue un concepto de otro o la conexión  entre los conceptos.  A continuación se encuentra un resumen de las disposiciones recogidas en la norma ISO 10241‐1:2011:   Se debe evitar por todos los medios el uso de un único término para conceptos múltiples, y términos múltiples para un único concepto.   Se  deben  hacer  esfuerzos  para  evitar  incurrir  en  contradicciones  en  las  entradas  terminológicas  recogidas  en  normas  estrechamente  relacionadas.   Sólo se deben definir los conceptos relevantes al dominio, al tema o al alcance de la norma.   Una definición no debe tomar la forma de un requisito.   Una definición debe consistir en una frase simple, que debe reflejar si es posible la posición del concepto en el sistema del concepto. Este  requisito se puede conseguir mejor usando definiciones intencionales.   La forma de la definición debe ser de tal manera que pueda substituir el término en el contexto (por ejemplo, el principio de substitución).   El principio de substitución debe ser aplicable en ambas direcciones.    La  norma  ISO  30300:2011  de  Vocabulario  se  organiza  en  sistemas  de  conceptos  para  lograr  un  vocabulario  coherente  y  harmonizado.  Incluye  diagramas de concepto para entender las relaciones entre los conceptos básicos en el ámbito de las normas MSR de conformidad con los requisitos  de la norma ISO 704:2009 y de la norma ISO 10241‐1:2011.   El vocabulario de la norma ISO 30300:2011 relaciona los documentos, la gestión, los procesos de gestión de documentos, y sistemas de gestión, que  son  fundamentales  para  apoyar/implementar  las  normas  MSR.  El  vocabulario  se  desarrolla  de  acuerdo  con  las  normas  acordadas  en  diversas 
  • 4. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     4 reuniones del ISO/TC46/SC11 de conformidad con los principios antes citados de la norma ISO 704:2009 y ISO10241‐1:2011. La ilustración 1 muestra  la relación entre el vocabulario de las normas del comité ISO/TC 46/SC 11 y las normas ISO MSS. Los números entre paréntesis se refieren a las  cláusulas del vocabulario de la norma ISO 30300.    llustración 1  Relación entre el vocabulario de los estándares del comité ISO/TC46/SC11 y las normas ISO MSSs.  
  • 5. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     5 3 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA RELACIÓN DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE LA NORMA ISO 30300:2011 Y LA  NORMA ISO 15489‐1:2001  Se muestran aquí las siete preguntas más frecuentes y las respuestas para entender la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO  30300:2011 y la norma ISO 15489‐1:2001.  3.1 ¿Cual es la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 y la norma ISO 15489‐ 1:2001?   Hay 29 términos en la norma ISO 30300:2011, 21 términos en la norma ISO 15489‐1:2001. 17 términos de la norma ISO 15489 están en la norma ISO  30300:2011, de los cuales 9 términos y definiciones se han adoptado plenamente, y 8 términos y sus definiciones se han adaptado de la norma ISO  15489.  Cuatro términos de la norma ISO 15489 no se han incluido en la norma ISO 30300, se han añadido 12 nuevos términos. Ver la Tabla 1 para los  detalles.  Tabla 1 – Relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 y la norma ISO 15489‐1:2001.  Relación con la norma  ISO 15489‐1:2001  Número de  términos  Términos en la norma ISO 30300:2011  Términos adoptados  17 acceso, rendición de cuentas, clasificación, conversión, destrucción, disposición, documento, indización, metadatos,  migración,  preservación,  gestión  de  documentos,  aplicación  de  gestión  documental,  trazabilidad,  transferencia  (custodia)  Términos  y  definiciones  adoptados plenamente  9 acceso, rendición de cuentas, clasificación, disposición, documento, metadatos, gestión de documentos, registro,  trazabilidad  Términos  adoptados  pero  definiciones adaptadas  8 conversión,  destrucción,  indización,  migración,  preservación,  documentos,  aplicación  de  gestión  documental,  transferencia  Términos  y  definiciones  no  incluidas  4 Acción de trazabilidad, autoridad archivística, sistema de clasificación, transferencia (movimiento)  
  • 6. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     6 Relación con la norma  ISO 15489‐1:2001  Número de  términos  Términos en la norma ISO 30300:2011  Nuevos  términos  y  definiciones  añadidos  a  la  norma ISO 30300  12 activo, archivos, documentar (verbo), documentación, evidencia, sistema de gestión, sistema de gestión para los  documentos, no conformidad, organización, política de gestión documental, sistema, alta dirección     3.2  ¿Cómo  fue  desarrollado  el  vocabulario  de  la  norma  ISO  30300:2011?  ¿Cuáles  son  los  principios  para  la  adopción, adaptación, supresión y adición de nuevos términos?   Se redactó el documento Principios para el Desarrollo de Vocabulario de Sistemas de Gestión para los Documentos (An, Ellis, 2009) para desarrollar el  vocabulario de la norma ISO 30300:2011 y su mejora continua, de conformidad con los siguientes principios uniformes:  a) ayudar a organizar el trabajo terminológico de una manera práctica y eficiente;  b) garantizar la consistencia y la coherencia de las terminologías tanto dentro del sistema de gestión para los documentos y entre los  campos relacionados;  c) contribuir a la harmonización de los sistemas de concepto y términos en diferentes idiomas;  d) promover tomas de decisiones basadas en evidencias firmes para los trabajo de la terminología;  e) prestar asistencia a las personas involucradas en la gestión de terminología.  (ISO 10241‐1:2011, ISO 704:2009)    La adopción, la adaptación, la supresión y la adición de nuevos términos están en concordancia con los principios de la norma ISO 704:2009 y la  norma ISO 10241‐1:2011 y con las reglas acordadas en diversas reuniones del comité ISO/TC 46/SC 11 para los siguientes documentos:  a) Los principios para la creación de términos y definiciones se desarrollan en base a “Términos y definiciones del comité ISO/TC 46/SC 11/WG8:  informe del proyecto”, Xiaomi An, 2008‐08‐14. (Discutidos y aceptados en la 21ª reunión del comité ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo del 24‐27  de Noviembre de 2008 en Wellington, Nueva Zelanda.) 
  • 7. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     7 b) Los  principios  para  la  justificación  de  los  comentarios  de  los  cambios  se  han  desarrollado  basándose  en  el  documento  “Revisión  de  los  comentarios del comité TC 46/SC 11 N912 después de la última versión de términos y definiciones del WG8 en la reunión de Kenia”, Xiaomi  An, 2009‐06‐14 primera versión, segunda versión 2009‐07‐24. (Discutidos y aprobados en la 22ª reunión del ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo el  11‐14 de Mayo de 2009 en  Nairobi, Kenia).  c) Los principios para construir la bibliografía se desarrollaron basándose en el mismo documento b) anterior.  d) Los principios para el desarrollo del vocabulario de los sistemas de gestión para los documentos, ISO/TC 46/SC11/WG8, v.3, Xiaomi An y  Judith Ellis, 2009‐10‐03. (Discutidos y aceptados en la 23ª reunión del comité ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo el 19‐22 de octubre de 2009,  Orlando, Estados Unidos).  3.3 ¿Por qué algunos términos (por ejemplo acción de trazabilidad, autoridad archivística, sistema de clasificación,  transferencia (movimiento) de la norma ISO 15489‐1:2001 no se han incluido en la norma ISO 30300:2011?   Los términos eliminados en general no son utilizados con frecuencia, de acuerdo con una revisión de los términos y definiciones de la norma ISO  15489 y el “Estudio de Justificación basado en el Glosario de términos integrados de Documentos, Archivos y Gestión de la Información"i  (An, 2009).  La citación de los términos anteriores en 75 fuentes de información del glosario son comparativamente bajos o no tienen citación de amplio uso.  3.4 ¿Por qué algunos términos archivísticos importantes (por ejemplo, series documentales, evaluación, archivar  (como verbo)) no están incluidos en la norma ISO 30300:2011?  La razón principal es que la norma ISO 30300:2011 ha sido desarrollada principalmente para una audiencia de gestión. Estos términos son demasiado  específicos para las habilidades de la gestión de documentos, y no son utilizados por o para la alta dirección a nivel estratégico.   
  • 8. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     8 3.5  ¿Cuáles  son  los  cambios  realizados  en  las  definiciones  de  los  términos  de  la  norma  ISO  15489‐1:2001  (conversión,  destrucción,  indización,  migración,  preservación,  documentos,  aplicación  de  gestión  documental,  transferencia) ¿Y cuáles los motivos para esos cambios?   Para más detalle, ver la Tabla 2. Los motivos más comunes para la adaptación son estos: la definición antigua está desfasada, o la definición necesita  ser  actualizada  para  mayor  claridad,  precisión,  relevancia  y  coherencia  con  el  pensamiento  dominante  y  las  buenas  prácticas  más  recientes  internacionalmente aceptadas.  Tabla 2‐ Cambios realizados en las definiciones de la norma ISO 15489:2001  Términos  Definiciones en ISO 15489‐ 1:2001  Definiciones en ISO 30300:2011  Motivos o fundamentos para los  cambios o para la adaptación de los  términos en ISO 15489  conversión 3.7   conversión  proceso de cambiar documentos de un  soporte a otro o de un formato a otro.  Véase migración (3.13)  3.3.3 conversión  proceso  de  transformación  de  documentos  de  un  formato a otro.  EJEMPLO  Digitalizar  documentos  en  papel  para  crear  imágenes    digitales  (TIFF,  JPEG,  etc.),  convertir  documentos textuales en PDF, ficheros de texto UNIX  en  ficheros  de  texto  de  Microsoft  (Windows)  ,  actualizar  ficheros  MS  Word  desde  la  versión  1  a  la  versión 2.  Se actualiza para ser precisión y coherentes  con  la  definición  en  el  desarrollo  de  ISO  13008:2012 definición 3.5.     De acuerdo con ISO 704:2009, “una  definición  debe  describir  sólo  un  concepto”.      destrucción 3.8 destrucción  proceso  de  eliminación  o  borrado  de  documentos  sin  que  sea  posible  su  reconstrucción.  3.3.4 destrucción  proceso  de  eliminación  o  borrado  de  un  documento,  sin posibilidad de reconstrucción.  NOTA  Adaptación de ISO 15489‐1:2001, definición 3.8.  Se actualiza por cambio en la redacción.  
  • 9. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     9 indización 3.11  indización  proceso  por  el  que  se  establecen  punto  de  acceso  para  facilitar  la  recuperación  de  documentos  o   información.  3.3.7 indización  establecimiento  de  puntos  de  acceso  para  facilitar  la  recuperación.  NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001,  definición  3.11.  Se actualiza por simplificación.    De acuerdo con ISO 704:2009, “una  definición  no  debe  ser  ni  demasiado  genérica  ni  demasiado  específica”  migración 3.13  migración  Acción de trasladar documentos de un  sistema  a  otro,  manteniendo  la  autenticidad, la integridad, la fiabilidad  y la disponibilidad de los mismos.  Ver    conversión (3.7)    3.3.8 migración  Proceso  de  transferencia  de  los  documentos  de  un  sistema de hardware o software a otro sin modificar su  formato.  EJEMPLO  Son  ejemplos  de  migración  la  transferencia  de datos desde discos magnéticos a cintas magnéticas,  la  transferencia  de  ficheros  de  bases  de  datos  desde  Oracle  a  SQL  Server  (ver  3.3.3  para  un  uso  consistente).  Se actualiza por precisión y coherencia con  la  definición  en  el  desarrollo  de  ISO  13008:2012 definición 3.14.     De acuerdo con ISO 704:2009, “una  definición  no  debe  ser  ni  demasiado  genérica  ni  demasiado  específica”  conservación 3.14  conservación  procesos y operaciones realizados para  garantizar la permanencia intelectual y  técnica de documentos auténticos a lo  largo del tiempo.  3.3.9 conservación  procesos  y  operaciones  realizados  para  garantizar  el  mantenimiento  de  los  documentos  a  lo  largo  del  tiempo.  NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001,  definición 3.14.   Se  actualiza  por  pertinencia  con  el  pensamiento y desarrollos más recientes de  acuerdo  con  los  Principles  for  Developing  Vocabulary  of  Management  Systems  for  Records  acordados  en  diversas  reuniones  del comité ISO/TC46/SC11.  documentos 3.15  documentos  información  creada  y  recibida,  conservada  como  información  y  prueba,  por  una  organización  o  un  individuo  en  el  desarrollo  de  sus  actividades  o  en  virtud  de  sus  3.1.7 documentos  información  creada,  recibida  y  conservada  como  evidencia  y  como  activo  por  una  organización  o  individuo,  en  el  desarrollo  de  sus  actividades  o  en  virtud de sus actividades legales.     Se actualiza para facilitar la vinculación con  los Propietarios del Activo y los Registros de  Activos  para  los  documentos  de  acuerdo  con ISO 704:2009   “Las  definiciones  deben  ser  diseñadas  de  manera  coherente  teniendo  en  cuenta  el  registro  de 
  • 10. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     10 obligaciones legales.    NOTA 1 Adaptación  de  ISO 15489‐1:2001,  definición 3.15.  NOTA 2  La  evidencia  no  está  limitada  al  sentido  legal del término (véase la definición  3.1.5).  NOTA 3  Se  aplica  a  la  información  en  cualquier  medio, forma o formato.  lenguaje  y  el  nivel  de  conocimientos  de  la  audiencia  destinataria”     sistema  de  gestión  de  documentos  3.17  sistema de gestión de documentos  sistema de información que incorpora,  gestiona  y  facilita  el  acceso  a  los  documentos a lo largo del tiempo.  3.4.4 aplicación de gestión documental  sistema de información que captura, gestiona y facilita  el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.  NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:  2001,  definición 3.17.  Se actualiza por cambio en la redacción. transferencia 3.20  transferencia  cambio de la custodia, la propiedad o  la responsabilidad de los documentos.    3.3.12 transferencia  cambio en la custodia o propiedad de los documentos.  NOTA 1  La  transferencia  puede  incluir  el  traslado  de los documentos desde una localización a otra.  NOTA 2  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001,  definición 3.20, 3.21.  Se actualiza por cambio en la redacción.   Cambios realizados de conformidad con los  siguientes principios:   De acuerdo con ISO 10241‐1:2011,  “Se  debe  evitar  por  todos  los  medios el uso de un único término  para  varios  conceptos  y  varios  conceptos para un único término”.    De acuerdo con ISO 704:2009, “Las  definiciones  complejas    deben  contener  exclusivamente  la  información que defina a un único  concepto;  cualquier  información  descriptiva  adicional  considerada  necesaria será incluida en nota”.  
  • 11. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     11 3.6  ¿Hay  algún  impacto  de  la  adopción  de  ISO  30300:2011  en  el  uso  de  los  términos  y  definiciones  de  la  ISO  15489‐1:  2001?  ¿Cuáles son las implicaciones de la adaptación de las definiciones de ISO 15489‐1:2001? La  modificación  de  las  definiciones  de  ISO  15489‐1:2001  tendrá  unas  consecuencias  positivas,  con  ligero  impacto  en  su  uso  original  y  escaso  (o  ningún) coste en el cambio (en términos de inversión de recursos), debido a que se han elaborado los siguientes principios para su aceptación:  a) La definición modificada es más clara y el cambio tiene escaso coste.  b) La definición modificada es más corta, más inteligible y el cambio tiene escaso coste  c) La modificación es más precisa y el cambio tiene escaso coste.  d) La  modificación es más conforme con las buenas prácticas de gestión de documentos más recientes a nivel internacional, y con el  desarrollo de los MSS de ISO, y el cambio tiene escaso coste.  e) El ISO/TC 46/SC11 tiene intención de usar las nuevas definiciones en futuras revisiones de ISO 15489 y de otras publicaciones.  3.7 ¿Cuáles son los cambios más significativos realizados en el concepto de “documentos”?   Los principales cambios son:   Añadir  el  concepto  de  gestión  de  documentos  como  un  activo,  construir  modos  de  pensar  colaborativos  que  aporten  servicios  de  valor  añadido y de alta eficacia;, incluir el reconocimiento de la dimensión múltiple del valor de los documentos (ejemplos de activos puede ser el  activo  conocimiento,  el  activo  de  negocio,  el  activo  intelectual,  el  activo  digital,  no  se  limita  a  la  información  como  activo)  y  tomando  conciencia de los riesgos de un control inapropiado o inadecuado y de sus consecuencias.   Establecer apoyos convergentes y sinérgicos a nivel estratégico, alineados con los objetivos de las normas de sistemas de gestión (MSS) de ISO,  por  ejemplo  ISO  9000  Gestión  de  Calidad,  ISO  31000  Gestión  de  Riesgos,  ISO  27000  Seguridad  de  la  Información,  ISO  19011  Gestión  de 
  • 12. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     12 Auditoría, etc. posibilitando las evidencias basadas en la colaboración y vinculación con los Propietarios del Activo y el Registro de Activos para  documentos.   4. RELACIONES ENTRE LOS TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE ISO 30300:2011 Y DE OTROS MSS DE ISO.  Puesto que la serie de normas ISO 30300 fue desarrollada principalmente para una audiencia de directivos, se añadieron a la ISO 30300 seis términos  comunes y definiciones básicas para expresar las relaciones entre ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. Estos términos y definiciones son compatibles y  están  alineados  con  las  ISO/IEC  Directives  Part1  Consolidated  ISO  Supplement  –  Procedures  specific  to  ISO  ANNEX  SL,  Appendix  3:  2012.  Es  fundamental para comprender el sistema de gestión para documentos como parte integrante de la familia ISO MSS. Véase en la tabla 3 las relaciones  entre los términos y definiciones de ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. La adopción de los términos y definiciones existentes en las normas MSS de  ISO refuerza la vinculación entre ISO 30300:2011 y la familia de MSS de ISO. Además, ISO 10241‐1:2011 (6.9.1 and 6.9.2) establece que, siempre que  sea  posible,  se  debe  realizar  la  referencia  a  las  entradas  terminológicas  normalizadas,  o  a  una  parte  de  ellas,  o  a  las  definiciones  normalizadas  recogidas en otras normas, con el fin de evitar la repetición.  Tabla 3‐relaciones entre los términos y definiciones de ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO.  Otros MSS de ISO  Número de términos y  definiciones adoptados  en ISO 30300  Términos y definiciones en ISO  30300:2011 adoptados de otros MSS  de ISO  Relaciones  ISO 9000:2005 1  sistema relacionado  con  sistema  de  gestión  para  los  documentos  ISO/IEC 27000:2009 1 activo relacionado con documentos ISO/IEC  Directives  Part  1  Consolidated  ISO  Supplement  –  Procedures  4  sistema  de  gestión,  no  conformidad,  organización, alta dirección  relacionados  con  sistema  de  gestión  para  los  documentos y con gestión de una organización  
  • 13. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     13 specific  to  ISO  ANNEX  SL,  Appendix 3:2012  Total de términos adoptados  6  activo,  sistema  de  gestión,  no  conformidad,  organización, sistema, alta dirección  Se adoptan para un uso coherente y constante,  compatibilidad y relevancia.  5. EL CONCEPTO “SISTEMAS” EN ISO 30300:2011  Los conceptos de la terminología de ISO 30300:2011 se basan en el  “concepto de sistema” conforme a la ISO 704:2009 e ISO 10241‐1:2011, lo que  muestra cómo se interrelacionan los conceptos dentro del ámbito del MSR.  Dentro de ISO 30300:2011, es común el concepto de sistemas combinado con relaciones genéricas, partitivas y asociativas. Hay cuatro  formas básicas de relaciones entre conceptos en el Anexo 3 de ISO 30300:2011, de conformidad con ISO 704:2009 y con referencia a ISO  9000:2005 y GB‐T 19100‐2003 (China):  a) relación asociativa (ISO 704:2009, 5.5.3 e ISO 9000:2005, A.3.4) (con flechas)  b) relación circular de carácter unidireccional (GB‐T 19100‐2003, A.2.2.2) (con flechas)  c) relación partitiva (ISO 704:2009, 5.5.2.3 e ISO 9000:2005, A.3.3) (sin flechas)  d) relación genérica (ISO 704:2009, 5.5.2.2 e ISO 9000:2005, A.3.2) (sin flechas)  La  ilustración  2  muestra  los  siguientes  conceptos  de  relación  asociativa  relacionados  con  los  “documentos”:  documentación  (3.1.4)  ‐documento  (3.1.3) ‐evidencia (3.1.5)‐documentos (3.1.7) ‐archivos (3.1.1)‐ activo (3.1.2)‐metadatos (3.1.6).  
  • 14. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     14   llustración 2  Figure A.3.1 ‐ Conceptos relacionados con los documentos (3.1) Fuente: ISO 30300:2011  La  ilustración  3  muestra  los  siguientes  conceptos  de  relación  asociativa  relacionados  con  “gestión”:  organización  (3.2.3)‐  alta  dirección  (3.2.5)  ‐ responsabilidad (3.2.1) ‐no‐conformidad (3.2.2) –política de gestión documental (3.2.4). 
  • 15. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     15   Ilustración 3  Figura A.3.2‐ Conceptos relacionados con la gestión (3.2) Fuente: ISO 30300:2011  La ilustración 4 muestra una combinación de conceptos de relación circular unidireccional con conceptos de relación partitiva relacionados con los  “procesos de gestión documental”. En la izquierda se presenta la relación circular de carácter unidireccional: documento (3.3.6) –registro (3.3.10)– acceso  (3.3.1)–disposición  (3.3.5)–preservación  (3.3.9)–trazabilidad  (3.3.11).  En  la  derecha  se  muestra  la  relación  partitiva:  registro  (3.3.10)/clasificación (3.3.2)‐indización (3.3.7); disposición (3.3.5)/destrucción (3.3.4)‐transferencia (3.3.12); preservación (3.3.9)/ conversión (3.3.3) – migración (3.3.8).  
  • 16. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     16   Ilustración 4  Figure A.3.3‐ Conceptos relacionados con los procesos de gestión documental (3.3) Fuente: ISO 30300:2011  La ilustración 5 combina la relación genérica con la partitiva relacionadas con el “sistema de gestión para los documentos”. En la parte superior se  muestra la relación genérica: sistema (3.4.5) –sistema de gestión (3.4.1) –sistema de gestión para los documentos (3.4.2), y en la inferior está la  relación partitiva: gestión de documentos (3.4.3) –sistemas de gestión para los documentos (3.4.2)‐aplicaciones de gestión documental (3.4.4).  
  • 17. RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012     17   Ilustración 5  Figura A.3.4 ‐ Conceptos relacionados con el sistema de gestión para los documentos (3.4) Fuente: ISO 30300:2011                                                                 i  An, Xiaomi. (2009)Glossary of Integrated Records, Archives and Information Management Terms. [2012-09-28] http://demo.quickmerger.com/resources/statics/comprehensive_glossary.php