Excelente articulo sobre la importancia de integrar la gestión de documentos a los procesos de negocio en las organizaciones.

1. Serie de normas
ISO 30300 :
Beneficios de
integrar la
gestión de
documentos en
los procesos de
negocio
Grupo de Difusión del CTN50/SC1 “Gestión de documentos y aplicaciones” de AENOR
Universitat Oberta de Catalunya

2. ISO 30300
D esde
noviembre de
2011, las
organizaciones de
cualquier ámbito,
público o privado,
sector o tamaño,
disponen de una
nueva serie de
normas, la 30300. Se
trata de un Sistema de
Gestión para
Documentos (SGD)
generados en la
actividad diaria de la
organización
(expedientes de
clientes, desarrollo de
producto, proyectos
de construcción,
Ilustración 1: Estado de elaboración de la Serie de normas ISO 30300.
expedientes de casos
judiciales, etc.). Esta de estos factores ha generado la necesidad de sistematizar
serie, que cuenta con una norma certificable, la ISO las prácticas para gestionar los documentos de una
30301, tiene como finalidad sistematizar los procesos manera eficiente.
que componen la función organizativa gestión
documental, con el objetivo de crear y controlar Con esta nueva serie de normas, las actividades de
gestión de documentos traspasan el nivel operativo,
documentos auténticos, fiables y usables, y lograr la
para situarse en el nivel estratégico de la organización,
mejora continua. La serie de normas ISO 30300 es
y se alinean con los objetivos y los intereses
responsabilidad a nivel internacional del Subcomité
organizativos. Este cambio se debe a que la serie de
Técnico TC46/SC11 Archives/records management de
normas ISO 30300 ofrece a la alta dirección las
la Organización Internacional de Normalización (ISO),
herramientas para verificar de forma sistemática los
y, a nivel español, del CTN50/SC1 Gestión de
procesos de creación y control de los documentos y de
documentos y aplicaciones de la Asociación Española
la información procedente de las actividades. Se
de Normalización y Certificación (AENOR).
optimiza así la gestión de los documentos, ya que el
En estos momentos hay publicadas dos normas de la serie, sistema de gestión para documentos, además de facilitar
concretamente las referidas a Fundamentos y Vocabulario, la conservación y el acceso a los documentos
y la de Requisitos. El resto de normas que componen esta –evidencias de las actividades cotidianas de la
familia está en periodo de desarrollo en el TC ISO organización– facilita el acceso a la información
46/SC11 (Ilustración 1). contenida en los documentos, y su explotación para la
toma de decisiones y la gestión del conocimiento
La serie de normas ISO 30300 es la culminación de una
organizativo.
tradición normativa en el ámbito de la gestión
documental, sobre todo en la última década, llevada a En este artículo presentamos las ventajas de integrar el
cabo de la mano de la organización ISO. Ello se debe a Sistema de Gestión para los Documentos con el resto de
acontecimientos como el incremento de la producción de Sistemas de Gestión ISO, señalamos las claves para su
documentos electrónicos, el desarrollo de la legislación implementación y, por último, apuntamos algunos de los
entorno a la administración electrónica y la beneficios que las organizaciones pueden obtener al
generalización del comercio electrónico. La conjunción implantar un Sistema de Gestión para los Documentos.
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3. Ilustración 2: Integración del SGD con otros Sistemas de Gestión ISO.
aporta una serie de ventajas, entre las que destacan las
Integración de la serie siguientes:
v Reducción de los costes y esfuerzos de implementación.
de normas ISO 30300 v Utilización del mismo marco organizativo para
desarrollar sinergias, alinear objetivos comunes entre
con otros Sistemas de sistemas y reducción de requerimientos.
v Reducción de la documentación, al evitar duplicación de
Gestión ISO la documentación de cada sistema.
v Optimización de los recursos materiales y humanos.
La serie de normas ISO 30300 es compatible con otros v Evitar las repeticiones en la formación y comunicación
sistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001, o la a los empleados.
ISO/IEC 27001, ya que se puede integrar con éstas y, v Unificar los procedimientos y las políticas, gracias a la
además, contribuye a controlar los documentos y integración de las auditorías.
registros, en otros sistemas de gestión (Ilustración 2). Su v Evitar la dispersión de los Sistemas de Gestión, para
integración está facilitada por la misma norma ISO prevenir la:
30301, en su anexo B, ya que en él se detallan las w Jerarquización de los sistemas.
interrelaciones entre esta norma y las normas antes w Escasa visión estratégica de los empleados.
citadas. w Escasa o nula implicación del personal, debido a la
diversidad de plataformas.
La integración de un Sistema de Gestión para los w Reducción del rendimiento administrativo de la
Documentos con el resto de sistemas de gestión ISO organización, por incremento de la burocracia.
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4. ISO 30300
Claves de la
implementación
de un Sistema
de Gestión para
los Documentos
(SGD)
Las claves para implementar un SGD
están recogidas en la norma ISO
30301, y se detallan los
requerimientos que deben cumplir los
SGD para ser certificables. Como en
todos los sistemas de gestión, las
claves de la implementación se basan
en los pilares constituidos por: el
liderazgo, la planificación, el soporte,
la operación, la evaluación y la mejora Ilustración 3: Estructura del Sistema de Gestión para los Documentos.
(Ilustración 3).
para lograr los resultados esperados. El liderazgo se
En esta serie destaca la importancia de conocer el
logra mediante la definición de políticas de gestión
contexto interno y externo de la organización para
documental y la asignación de roles – con formación y
poder determinar los riesgos y las oportunidades
competencias específicas – y responsabilidades, que
relacionadas con la gestión de los documentos. A nivel
deben ser comunicadas a toda la organización. Las
interno destacamos conocer la estructura organizativa,
políticas deben incluir estrategias de apoyo a las
roles y responsabilidades, objetivos, estrategias,
funciones y las actividades de la organización que
sistemas de información existentes, procesos de toma
protejan la integridad de los documentos durante el
de decisiones, cultura organizativa, expectativas tiempo que sea necesario.
internas, reglamentaciones y estatutos. A nivel externo
las organizaciones precisan conocer el entorno La planificación incluye: a) la identificación de riesgos
sociocultural, tecnológico, financiero, económico, y oportunidades para asegurar que el SGD logra los
legal, natural y la competencia tanto a nivel local, resultados esperados, prevé efectos no deseados,
regional como nacional, los requisitos de negocio, las percibe oportunidades de mejora y asegura que la
buenas prácticas, la conducta y la ética. En este información necesaria estará disponible cuando se
sentido, se entronca con actividades que pueden estar requiera; b) el establecimiento de objetivos y planes
ya realizando las organizaciones tales como la gestión para alcanzarlos; y c) la determinación de
de la información estratégica o la inteligencia responsabilidades, recursos, cronograma de actividades
competitiva. e indicadores de evaluación.
El liderazgo implica el compromiso de la alta dirección En cuanto al Soporte se apuntan como aspectos claves:
con la gestión de los documentos y el aseguramiento de a) la asignación y el mantenimiento de recursos; b) la
la compatibilidad del SGD con la dirección estratégica capacitación y formación de todas las personas
de la organización, proveyendo recursos tanto materiales implicadas en la gestión de documentos, sobre los
como humanos y divulgando la importancia de un SGD procesos de gestión documental y sus aplicaciones; c)
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5. Ilustración 4: Informes técnicos de la gestión documental integrados en la norma ISO 30301. Fuente ISO 30301.
la concienciación sobre la importancia y la relevancia oportunidades, pero sobre todo el diseño de los
de las actividades de gestión documental, la ejecución procesos de gestión documental (análisis de procesos,
de estas actividades conforme a la política y los evaluación de riesgos de errores en el control de
procedimientos del SGD, y la concienciación de los documentos y evaluación de los procesos de creación
impactos reales o potenciales; d) la comunicación de y control documentos) así como la implementación de
los procedimientos operativos, las responsabilidades y las aplicaciones para gestionar los documentos
el acceso a la información; y d) la documentación y el generados durante la actividad cotidiana de la
control de la documentación relativa a la política y organización. Esta fase está directamente conectada
objetivos, la interdependencia y las relaciones entre el con el tratamiento técnico de la gestión documental y
SGD y otros Sistemas de Gestión, los procedimientos por ello se relaciona con otras normas e informes
y la planificación, operación y control de sus técnicos desarrollados por ISO (Ilustración 4). Desde
procesos. el TC46/SC11 se ha redactado el White Paper
La fase Operación incluye la planificación y el Relationship between the ISO 30300 series of
control de las operaciones para tratar riesgos y standards and other, explicativo de las relaciones
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6. ISO 30300
Ilustración 5: Ventajas de la certificación ISO 30301.
entre la serie de normas 30300 y los informes v Controlar la información sobre las actividades de la
técnicos. organización, facilitan la eficiencia en la gestión
En Evaluación se engloban las actividades de supervisión, documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a
medición, análisis y evaluación del sistema para la información;
determinar el correcto funcionamiento o las no v Obtener información de manera rápida para dar soporte
conformidades de los procesos de acuerdo a la política a la toma de decisiones;
establecida y los objetivos, para conocer la efectividad del v Facilitar la rendición de cuentas ante los accionistas,
sistema, o la necesidad de revisión y mejora. Para poder agentes sociales o ciudadanía en el caso de las
llevar a cabo estas tareas, el sistema debe tener recogidos administraciones públicas;
una serie de indicadores. v Demostrar el cumplimiento de su responsabilidad
Por último, Mejora es la fase de control de las no social y de la legalidad vigente que le afecta a la
conformidades para diseñar acciones correctivas, revisar organización;
su efectividad y priorizar acciones según el análisis de v Orientar cómo gestionar riesgos que puedan llevar a
riesgos llevado a cabo. inactividad en caso de perder acceso a los
documentos;
Beneficios de implementar un Sistema de Gestión para los
v Facilitar la recuperación de la continuidad del negocio
Documentos (SGD)
en caso de catástrofes naturales, errores técnicos o
Las organizaciones que tengan implementado un SGD humanos.
obtienen una serie de beneficios de distinta índole, de
entre los que destacamos los siguientes:
v Asegurar la captura y el control de documentos fiables Por último, aunque para certificar la norma ISO 30301 de
en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la momento aún está en proceso la definición de los
autoría y la datación, íntegros y conformes a la política y esquemas de certificación, podemos destacar una serie de
los objetivos del SGD; beneficios de certificarse en ISO 30301 (Ilustración 5). q
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