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Universidad Central De Chile
              Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.


              Departamento de Contabilidad y Auditoria




     Gestión del
Conocimiento aplicada
   a La Auditoria


                             Tiare Álvarez
                            Helen Aravena
                             Camila Jara
                            Lorena Viscarra




Prueba Solemne II
Profesor:
Jorge Israel Russo

                     SANTIAGO, 24 de Junio de 2010.

                                                                   1
Índice

Temas                                                    Pp.
Índice                                                   2
Introducción                                             3
1.- Gestión del Conocimiento                             4-6
             Proceso de Gestión del Conocimiento         7
             Proyectos de Gestión del Conocimiento       8-9
             Objetivos de Gestión del Conocimiento       10
             Gestión del Conocimiento comprende          11
             Paradojas del Conocimiento                  12
             Situación Actual                            13

2.- Auditoria                                            14
             Objetivos de la Auditoria                   15
             Clasificación de la Auditoria               16-18
             Diferencias entre A. Interna y A. Externa   19
             Enfoques de la Auditoria                    20
             Funciones de la Auditoria                   21

3.- Auditoria en la Gestión del Conocimiento             22
            Objetivos                                    23
            Propósitos                                   24-25
            Activos Intangibles                          26-29
            Nuevos requerimientos                        30
            Mejora continua                              31-34

4.- ¿Por qué las empresas auditoras usan
     Gestión del Conocimiento?                           35

Conclusión                                               36
Bibliografía                                             37




                                                                 2
Introducción


En este trabajo realizaremos un detallado análisis de lo que significa gestión del
conocimiento, cuales son sus aplicaciones y como se puede trabajar el
conocimiento para aplicarlo a la auditoria. Para comenzar a entender de que se
trata es importante tener un una idea básica de cual es la definición de cada
concepto, partiremos con que la gestión es un conjunto de tareas en donde se
buscar transferir conocimiento y experiencia a través de procesos para compartirla
entre los miembros de una organización convirtiéndolo en una recurso tangible y
disponible para una empresa o grupo de trabajo. En lo que se refiere a
conocimiento podemos decir que es un conjunto de información que se desarrolla
en un contexto que permite captar la experiencia para luego convertirla en un
recurso útil para las personas que luego se convertirá en nuevas experiencias,
esto permite dar una mirada amplia a quien posee el conocimiento para ayudarlo a
tomar decisiones y por ultimo la auditoria es un examen critico que se realiza a un
sistema y es la primera etapa de una iniciativa de gestión del conocimiento.
Ahora que ya sabemos que significa cada uno de estos conceptos podemos
comenzar a utilizarlos de forma integral y desarrollar nuestro tema y conocer lo
esencial de la auditoria en una empresa y cuales son sus ventajas de tener un
excelente manejo de la gestión del conocimiento en la auditoria aplicándolo por
ejemplo a una empresa.
A continuación un amplio desarrollo del tema enfocado bajo distintos puntos de
vista.




                                                                                 3
Gestión del conocimiento

La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto
aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la
experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como
un recurso disponible para otros en la organización.

Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el
conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que
preste beneficios y se pueda compartir.

En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas
que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la
recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de
la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso
de ese conocimiento.

En detalle, se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar
la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y
facilitar la toma de decisiones, así como reducir el riesgo. Es un mercado
del software y un área en la práctica de la consultoría, relacionada a disciplinas
tales como inteligencia competitiva. Un tema particular de la administración del
conocimiento, es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en
forma digital tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años
de experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento
que alguien con menos experiencia no puede reconocer.

La transferencia del conocimiento (un aspecto da la Administración del
Conocimiento) ha existido siempre como proceso en las organizaciones. De
manera informal por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión,
etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y
los programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la
administración del conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial
del conocimiento, y el establecimiento de Intranets corporativos, de Wiki, y de
otras prácticas de la tecnología del conocimiento y de información.


                                                                                  4
La administración del Conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitiva
que se da con el mejoramiento o el aprendizaje más rápido y crear nuevo
conocimiento.

La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles
que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen
que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación,
estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del
Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La
Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. En este momento
deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información y
conocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están
localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas,
organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre
ambos conceptos. Hay que reconocer que, en realidad, lo que fluye entre agentes
distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible
aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero
debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar
los datos (modelos mentales, modelos organizacionales), nunca tendrán las
mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento. Sólo
podemos conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un
agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es
información puesta dentro de un contexto (experiencia) En definitiva, los datos,
una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La
información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en
conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de
habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento
asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se
convierte en Capital Intelectual.

Corresponde al conjunto de actividades desarrolladas para utilizar, compartir,
desarrollar y administrar los conocimientos que posee una organización y los
individuos que en esta trabajan, de manera de que estos sean encaminados hacia


                                                                                  5
la mejor consecución de sus objetivos. Inicialmente se centró exclusivamente en el
tratamiento del documento como unidad primaria, pero actualmente es necesario
buscar, seleccionar, analizar y sintetizar críticamente o de manera inteligente y
racional la gran cantidad de información disponible, con el fin de aprovecharla con
el máximo rendimiento social o personal. Es un proceso que ayuda a las
organizaciones a identificar, seleccionar, organizar, diseminar y transferir la
información importante y experiencia que es parte de la memoria de la
organización. Es el arte de transformar la información y los activos intangibles en
un valor constante.

Las Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar
familiarizarse con una serie de conceptos importantes, para poder entenderlos y
organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos
de una aplicación regular y constante. Gestión: Conjunto de trámites y estudios
que deben realizarse, a través de procesos, para alcanzar suficientes
conocimientos. Para así entender mejor la situación actual, los entornos y el mejor
futuro para la Empresa. Conocimiento: Significa ser capaz de discernir lo que se
percibe, pero encontrando las diferencias que existan. Entendiendo lo que son y
no son. Sabiendo que tenemos dos áreas: la específicamente técnica, y la referida
a los valores éticos y emocionales. Por ello el Conocimiento únicamente técnico,
no es suficiente ni válido si no va acompañado de los principios, de los valores
éticos y emocionales. Las personas deben tener ambos conocimientos, porque así
serán capaces de tomar decisiones verdaderamente útiles y acertadas.

El conocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en la
Sociedad de la Información. Así, hablamos de la Sociedad del Conocimiento y de
la Economía del Conocimiento. La competitividad de las empresas, y por lo tanto
su supervivencia, depende de que este conocimiento pueda preservarse y
utilizarse de forma eficiente, otros opinan que conocimiento es el arte de crear
valor a partir de los activos intangibles.




                                                                                 6

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Solemne 2 de empresa terminado!

  • 1. Universidad Central De Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Contabilidad y Auditoria Gestión del Conocimiento aplicada a La Auditoria Tiare Álvarez Helen Aravena Camila Jara Lorena Viscarra Prueba Solemne II Profesor: Jorge Israel Russo SANTIAGO, 24 de Junio de 2010. 1
  • 2. Índice Temas Pp. Índice 2 Introducción 3 1.- Gestión del Conocimiento 4-6 Proceso de Gestión del Conocimiento 7 Proyectos de Gestión del Conocimiento 8-9 Objetivos de Gestión del Conocimiento 10 Gestión del Conocimiento comprende 11 Paradojas del Conocimiento 12 Situación Actual 13 2.- Auditoria 14 Objetivos de la Auditoria 15 Clasificación de la Auditoria 16-18 Diferencias entre A. Interna y A. Externa 19 Enfoques de la Auditoria 20 Funciones de la Auditoria 21 3.- Auditoria en la Gestión del Conocimiento 22 Objetivos 23 Propósitos 24-25 Activos Intangibles 26-29 Nuevos requerimientos 30 Mejora continua 31-34 4.- ¿Por qué las empresas auditoras usan Gestión del Conocimiento? 35 Conclusión 36 Bibliografía 37 2
  • 3. Introducción En este trabajo realizaremos un detallado análisis de lo que significa gestión del conocimiento, cuales son sus aplicaciones y como se puede trabajar el conocimiento para aplicarlo a la auditoria. Para comenzar a entender de que se trata es importante tener un una idea básica de cual es la definición de cada concepto, partiremos con que la gestión es un conjunto de tareas en donde se buscar transferir conocimiento y experiencia a través de procesos para compartirla entre los miembros de una organización convirtiéndolo en una recurso tangible y disponible para una empresa o grupo de trabajo. En lo que se refiere a conocimiento podemos decir que es un conjunto de información que se desarrolla en un contexto que permite captar la experiencia para luego convertirla en un recurso útil para las personas que luego se convertirá en nuevas experiencias, esto permite dar una mirada amplia a quien posee el conocimiento para ayudarlo a tomar decisiones y por ultimo la auditoria es un examen critico que se realiza a un sistema y es la primera etapa de una iniciativa de gestión del conocimiento. Ahora que ya sabemos que significa cada uno de estos conceptos podemos comenzar a utilizarlos de forma integral y desarrollar nuestro tema y conocer lo esencial de la auditoria en una empresa y cuales son sus ventajas de tener un excelente manejo de la gestión del conocimiento en la auditoria aplicándolo por ejemplo a una empresa. A continuación un amplio desarrollo del tema enfocado bajo distintos puntos de vista. 3
  • 4. Gestión del conocimiento La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir. En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento. En detalle, se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones, así como reducir el riesgo. Es un mercado del software y un área en la práctica de la consultoría, relacionada a disciplinas tales como inteligencia competitiva. Un tema particular de la administración del conocimiento, es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer. La transferencia del conocimiento (un aspecto da la Administración del Conocimiento) ha existido siempre como proceso en las organizaciones. De manera informal por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión, etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y los programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la administración del conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial del conocimiento, y el establecimiento de Intranets corporativos, de Wiki, y de otras prácticas de la tecnología del conocimiento y de información. 4
  • 5. La administración del Conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitiva que se da con el mejoramiento o el aprendizaje más rápido y crear nuevo conocimiento. La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. En este momento deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información y conocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos conceptos. Hay que reconocer que, en realidad, lo que fluye entre agentes distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar los datos (modelos mentales, modelos organizacionales), nunca tendrán las mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento. Sólo podemos conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es información puesta dentro de un contexto (experiencia) En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual. Corresponde al conjunto de actividades desarrolladas para utilizar, compartir, desarrollar y administrar los conocimientos que posee una organización y los individuos que en esta trabajan, de manera de que estos sean encaminados hacia 5
  • 6. la mejor consecución de sus objetivos. Inicialmente se centró exclusivamente en el tratamiento del documento como unidad primaria, pero actualmente es necesario buscar, seleccionar, analizar y sintetizar críticamente o de manera inteligente y racional la gran cantidad de información disponible, con el fin de aprovecharla con el máximo rendimiento social o personal. Es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar, seleccionar, organizar, diseminar y transferir la información importante y experiencia que es parte de la memoria de la organización. Es el arte de transformar la información y los activos intangibles en un valor constante. Las Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar familiarizarse con una serie de conceptos importantes, para poder entenderlos y organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos de una aplicación regular y constante. Gestión: Conjunto de trámites y estudios que deben realizarse, a través de procesos, para alcanzar suficientes conocimientos. Para así entender mejor la situación actual, los entornos y el mejor futuro para la Empresa. Conocimiento: Significa ser capaz de discernir lo que se percibe, pero encontrando las diferencias que existan. Entendiendo lo que son y no son. Sabiendo que tenemos dos áreas: la específicamente técnica, y la referida a los valores éticos y emocionales. Por ello el Conocimiento únicamente técnico, no es suficiente ni válido si no va acompañado de los principios, de los valores éticos y emocionales. Las personas deben tener ambos conocimientos, porque así serán capaces de tomar decisiones verdaderamente útiles y acertadas. El conocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en la Sociedad de la Información. Así, hablamos de la Sociedad del Conocimiento y de la Economía del Conocimiento. La competitividad de las empresas, y por lo tanto su supervivencia, depende de que este conocimiento pueda preservarse y utilizarse de forma eficiente, otros opinan que conocimiento es el arte de crear valor a partir de los activos intangibles. 6
  • 7. Elementos de la Gestión del Conocimiento: • Capital intelectual • Cultura Organizacional • Tecnologías de la Información El proceso de Gestión del conocimiento El proceso de Gestión del conocimiento debe entenderse como los subprocesos necesarios para el desarrollo de soluciones orientadas a generar las bases del conocimiento de valor para la organización. El proceso representa la cadena de agregación de valor a cada una de las instancias de conocimiento existentes en la organización. Cabe destacar que el proceso de Gestión del conocimiento se centra en el concepto de generación de valor asociado al negocio, el cual ayudará a descartar las instancias de conocimiento que sean no-relevantes. La Gestión del conocimiento puede ser descrita como el proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor, donde: • Detectar: Es el proceso de localizar modelos cognitivos y activos (pensamiento y acción) de valor para la organización, el cual radica en las personas. 7
  • 8. Seleccionar: Es el proceso de evaluación y elección del modelo en torno a un criterio de interés. Los criterios pueden estar basados en criterios organizacionales, comunales o individuales. • Organizar: Es el proceso de almacenar de forma estructurada la representación explícita del modelo. • Filtrar: Una vez organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas automatizadas en torno a motores de búsquedas. • Presentar: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas. • Usar: El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de resolver. Sobre el proceso descrito anteriormente, es posible desarrollar el concepto de proyecto de Gestión del conocimiento, el cual tiene como objetivo generar las instancias que reflejen de manera práctica cada una de las etapas del proceso. Proyectos de gestión del conocimiento Algunos tipos de proyectos se pueden catalogar dentro de las clases que se detallan a continuación: • Capturar y reusar conocimiento estructurado: Este tipo de proyectos reconoce que el conocimiento se encuentra impregnado en los componentes de salida de una organización, tales como diseño de productos, propuestas, reportes, procedimientos de implementación, código de software, entre otros. • Capturar y compartir lecciones aprendidas desde la práctica: Este tipo de proyectos captura el conocimiento generado por la experiencia, el cual puede ser adaptado por un usuario para su uso en un nuevo contexto. • Identificar fuentes y redes de experiencia: Este tipo de proyectos intenta capturar y desarrollar el conocimiento contenido, permitiendo visualizar y acceder de mejor manera a la experticia, facilitando la conexión entre las personas que poseen el conocimiento y quienes lo necesitan. 8
  • 9. Estructurar y mapear las necesidades de conocimiento para mejorar el rendimiento: Este tipo de proyecto pretende apoyar los esfuerzos en el desarrollo de nuevos productos o el rediseño de procesos haciendo explícito el conocimiento necesario para una etapa particular de una iniciativa. • Medir y manejar el valor económico del conocimiento: Este tipo de proyecto reconoce que los activos tales como patentes, derechos de autor, licencias de software y bases de datos de clientes, crean tanto ingresos y costos para la organización, por lo que se orientan a administrarlos más juiciosamente. • Sintetizar y compartir conocimiento desde fuentes externas: Este tipo de proyectos intentan aprovechas las fuentes de información y conocimiento externas, proporcionando un contexto para el gran volumen disponible (Universidades). Es importante destacar que los distintos proyectos descritos anteriormente concuerdan en una visión objetiva de negocios: referida a la agregación de valor en torno a las necesidades de la organización. 9
  • 10. Objetivos de la Gestión del Conocimiento • Crear un propósito de conocimiento. • Crear el ambiente para el intercambio del conocimiento. • Mejorar el acceso al conocimiento. • La gestión del conocimiento es un tema de creciente importancia para aumentar la competitividad de la empresa y la eficacia del sector publico. • Administrar el conocimiento como un activo. • Facilitar un uso eficiente de los recursos intelectuales en todos los procesos de la organización. • Aumentar el valor del producto/servicio. • Aumentar el capital intelectual de la organización. • Mejorar en manera planificada el conocimiento y la competencia del personal. La principal función de la Gestión del Conocimiento en una organización es que no tenga que pasar varias veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el mismo problema, sino que ya sepa como usarlo, utilizando información guardada de otras ocasiones. La Gestión del Conocimiento permite: • Acceso rápido a fuentes de información y conocimiento externos e internos • Ahorro de tiempo en la búsqueda de información. • Aumento de la productividad debido al acceso directo a la información por parte de todos los miembros del personal. • Evitar la redundancia, es decir las tareas no se realizan repetitivamente. • Procesos de trabajo más continuos y rápidos debido al acceso permanente de la información. • Reducción o eliminación de errores en la trasferencia de información. • Fomento de la comunicación y la cooperación así como el trabajo en equipo. 10
  • 11. • Apoyo a la toma de decisiones más rápida, menos costosa y más eficaz. • Provisión rápida y fiable de personas de contacto competentes. • Disminución de las circulares, y por lo tanto menor gasto de papel. • Servicio al usuario más eficaz, y ampliación del mismo. • Cooperación más fiable y posibilidades de cooperación ampliadas con los integrantes de la institución. • Relación más fuerte con el usuario. • Aumento de la innovación y ventajas competitivas. • Uso mas eficiente de la tecnología de la información ya existente o recientemente implantada. • Posibilidad de comunicación entre distintos ambientes de sistemas mediante la tecnología de Internet. La Gestión del conocimiento comprende: • La determinación de las metas del conocimiento • Metas para las herramientas de la gestión del conocimiento • La determinación de las metas de información y de datos • La identificación de las fuentes del conocimiento, de la información y de datos • La recopilación y adquisición de conocimiento, validación de informaciones • El almacenamiento del conocimiento • La diseminación del conocimiento • La utilización del conocimiento • El mantenimiento y preservación del conocimiento • La redefinición del concepto de la gestión del conocimiento • La determinación del tipo de datos, su cantidad y calidad • La identificación de las fuentes de datos • La selección de métodos adecuados (medición, entrevistas) • La recopilación y adquisición de datos • El almacenamiento de datos (banco de datos colecciones, estadísticas, publicaciones) • La actualización, supervisión y protección de datos 11
  • 12. • La redefinición del concepto de la gestión de los datos • La determinación de los datos necesarios • La selección de métodos adecuados de validación de datos • La recopilación y adquisición de informaciones • La actualización, preservación y el mantenimiento • La redefinición del concepto de la gestión de información Paradojas en la Gestión del Conocimiento • Capacitamos muy bien a nuestros funcionarios, pero no les permitimos usar lo que saben • Aprendemos a través de nuestros proyectos, pero no comunicamos nuestras experiencias • Contamos con expertos en distintos temas, pero muy pocas personas saben cómo encontrarlos • Documentamos lo que hacemos, pero no tenemos buenas formas de acceder a ellos • Tenemos muchos datos acerca del mercado, pero sabemos poco de nuestra propia cultura • Pedimos que se comparta el conocimiento, pero nos guardamos lo que cada uno sabe • Buscamos aprender de otros, pero no tenemos claros nuestros objetivos de aprendizaje El conocimiento en el ámbito de la organización. Entendamos el conocimiento, a escala individual, como las creencias cognitivas, confirmadas, experimentadas y contextuadas del conocedor sobre el objeto a conocer, las cuales estarán condicionadas por el entorno, y serán potenciadas y sistematizadas por las capacidades de dicho conocedor, las que establecen las bases para la acción objetiva y la generación de valor. Esta definición nos permite comprender el rol que juegan las personas dentro del ámbito de gestión que está 12
  • 13. encargado de generar valor a través del conocimiento. Por otro lado, el conocimiento de valor para las organizaciones es aquel que da apoyo directo a las acciones dirigidas al cumplimiento de sus objetivos fundacionales y su permanencia activa durante su vida. Ahora, analizando las relaciones entre cada una de las personas componentes de las organizaciones o grupos de trabajo, serán estas, con sus conocimientos y relaciones, las que establecerán las capacidades de cada uno de dichos grupos. Por ello, es imprescindible conocer como se verán fortalecidas dichas capacidades grupales al determinar los niveles de conocimiento, cohesión y confianza existentes en cada una de dichas redes. Por lo tanto, el conocimiento existente en la organización se puede entender como el conocimiento sinérgico, resultado de las diferentes interacciones desarrolladas a través de la historia operativa de la organización, sobre el cual dicha organización desarrollará cada una de sus acciones, orientadas a través de sus objetivos empresariales y su visión de largo plazo. Situación actual de la gestión del conocimiento. En los últimos años han ido emergiendo diferentes técnicas para representar y gestionar el conocimiento, codificado desde áreas diferentes: la inteligencia artificial, los sistemas de gestión de bases de datos, como text mining, la ingeniería del software, y otras técnicas empleadas desde la perspectiva del estudio de los sistemas de información. Esta tendencia se ha denominado "orientación al conocimiento". Pero para poder construir tecnologías efectivas que permitan la gestión del conocimiento, es preciso comprender cómo los individuos, grupos y organizaciones lo utilizan. En la actualidad está cada vez siendo codificada más información en formato digital, para que así resulte accesible mediante ordenador. Asimismo, están confeccionándose herramientas que permiten buscar de forma efectiva en bases de datos, ficheros, páginas web, data warehouse, repositorios, etc., y de 13
  • 14. ese modo extraer información de valor añadido, capturar su significado, organizarlo, hacerlo disponible y convertirlo finalmente en conocimiento. La gestión del conocimiento cobra gran importancia en sectores como el de la Salud, donde los profesionales de mayor trayectoria, no tan actualizados tecnológicamente pueden compartir sus experiencias con el resto del personal, indicándoles cómo resolver un problema o caso concreto, en lo que puede considerarse una forma de gestionar el conocimiento. Como metodología de trabajo permite que las personas aprendan, tengan criterio y refuercen sus conocimientos. Auditoria La auditoria es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. -Es la primera y la más importante etapa de una iniciativa de gestión de conocimiento (GC). -Examina los recursos de conocimiento y su uso: cómo y porqué se adquiere, accede, disemina, comparte y usa el conocimiento. Características y Elementos de la Auditoria: • La auditoria es la verificación de estados financieros y de la contabilidad que los produce, para determinar si ellos representan fielmente la realidad económica de la empresa. • La auditoria debe ser realizada por un contador público que sea imparcial, es decir, diferente a quien prepara o procesa la información contable, de este modo el público en general logra obtener confianza en la revisión y quien la realiza asume la responsabilidad de dicha confianza depositada. • Quien realice auditoria debe ser una persona que posea conocimientos suficientes. En este sentido debe estar acreditado legal y profesionalmente. • El contador público que realice la auditoria debe tener plena independencia de intereses con respecto al objeto o situación a su examen para evaluar de forma imparcial y objetiva los hallazgos o evidencias. 14
  • 15. Para garantizar el trabajo de auditoría el contador público debe ser idóneo respecto a los conocimientos acerca del objeto de estudio confiado a él para su revisión y evaluación. • La realización de la auditoría debe hacer uso de metodologías técnicas o científicas para recopilación de evidencias. • La auditoría tiene como producto final un informe, el que es aportado por parte del auditor a quien contrata sus servicios; en dicho informe opina y avala o no, lo correcto de la información contable objeto de estudio. Objetivos de la Auditoria: Objetivo general El objetivo de la auditoría consiste en apoyar a quien la contrate en el desempeño de sus actividades. Para ello la auditoría le proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a los objetos de estudio o situaciones auditadas, que hayan sido revisadas por el auditor; por ende el auditor debe ser un asesor de alta competitividad para la organización. En general, cuando de los entes económicos u organizaciones se trata, la auditoría apoya desde el nivel operativo pasando por las diferentes instancias de la empresa, entre ellas la administración, hasta llegar a la alta gerencia; de este modo la auditoría se debe constituir como una herramienta de control y supervisión que contribuya a la creación de una cultura de disciplina en la organización, permitiendo descubrir desviaciones en las estructuras y las posibilidades de vulnerabilidad existentes en el ente. Respecto a las posibilidades de vulnerabilidad en auditoría se denominan riesgo; y hace parte del trabajo de auditoría el determinarlos, identificarlos, valorarlos, propender a que no ocurran y realizar actividades denominadas como de minimización del riesgo. Algunas de las actividades inherentes al objetivo general de la auditoría, son asesorar al ente con el propósito de: 15
  • 16. • Realizar una delegación efectiva de funciones. • Mantener adecuado control sobre la organización. • Reducir a niveles mínimos las posibilidades de ocurrencia de riesgos. • Revisar y evaluar cualquier fase de la actividad de la organización: contable, financiera, administrativa, operativa, etc. Objetivos específicos Dependiendo del enfoque o tipo de auditoría que se trabaje y el alcance de ésta y de los propósitos con que se realice, los objetivos específicos cambian; sin embargo, a continuación se presentan algunos de los objetivos específicos típicos de los diferentes tipos de auditoría: • Revisar y evaluar la efectividad, propiedad y aplicación de los controles internos propios del objeto de estudio o situación auditada • Cerciorarse del grado de cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos que sean aplicables. • Comprobar el grado de confiabilidad en la información que produzca la organización. • Evaluar la calidad del desempeño en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. • Promover la eficiencia, la eficacia y la economía operacional. Clasificación de la Auditoria Auditoria Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la Auditoria Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. 16
  • 17. La Auditoria Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto. La Auditoria Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización. Una Auditoria Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditoria debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoria, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación. Auditoria Interna La Auditoria Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y 17
  • 18. procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público. La auditoria interna es un servicio que reporta información al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoria interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora. 18
  • 19. Diferencias entre auditoria interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así: • En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil. • En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. • La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública. 19
  • 20. Entre los principales enfoques de Auditoria tenemos los siguientes: Financiera Veracidad de estados financieros. Preparación de informes de acuerdo a principios contables. Evalúa la eficiencia. Operacional Eficacia. Economía. de los métodos y procedimientos que rigen un proceso de una empresa. Sistemas Se preocupa de la función informática. Fiscal Se dedica a observar el cumplimiento de las leyes fiscales. Administrativa Logros de los objetivos de la Administración. Analiza: Desempeño de funciones administrativas. Métodos. Calidad Mediciones. Evalúa: Controles de los bienes y servicios. Revisa la contribución a la sociedad Social así como la participación en actividades socialmente orientadas 20
  • 21. Funciones de la auditoria 1. Función de control y vigilancia La auditoría es la actividad de control por excelencia de las organizaciones. El control se puede describir como el conocimiento adquirido por medio de la investigación sobre el objeto de estudio para influir sobre éste. La vigilancia hace referencia a la labor de supervisión y monitoreo que busca retroalimentar los lineamientos que la organización debe seguir. 2. Función de verificación y evaluación Se desarrolla al ejecutar la comprobación y corroboración del objeto de estudio con un criterio determinado con anterioridad, calificando el grado de cumplimiento o incumplimiento con parámetros diversos como pueden ser las normas legales aplicables a la organización, su eficiencia operacional, la eficacia en la consecución de metas, la efectividad de los sistemas de información, la calidad de los servicios y bienes producidos, etc. 3. Función protectora y minimizadora de riesgos La auditoría debe ser previsiva, es decir considerar los potenciales riesgos que le puedan sobrevenir a la organización y conservadurista al poner un tono de precaución acerca de la exposición a los diferentes riesgos que impactan en la organización. La auditoría debe construir una barrera de entrada que sirva de escudo y defienda a la organización de los posibles riesgos que se han determinado en su valoración y conocimiento de la organización. Las auditorías más nuevas buscan cumplir su función protectora en los diferentes objetos de estudio o situaciones por auditar, como lo son el medio ambiente, la gestión social, la salud, el cumplimiento de leyes, los sistemas informáticos, etc. 4. Función asesora y culturizadora La auditoría debe proponer acerca de los posibles cambios que deba asumir la organización en relación con la investigación realizada al objeto de estudio, además de sensibilizar las organizaciones especialmente hacia modelos de 21
  • 22. dirección del talento humano, la gerencia estratégica, la cultura del control y el autocontrol, buscando generar un ambiente de control propicio para el aumento de valor y de los beneficios. 5. Función de gestión del conocimiento y la información La auditoría se adhiere al sistema contable para retroalimentar la organización, dicho sistema debe gestionar la información de carácter: administrativo, financiero, productivo, de control, humano, social entre otros tipo de información pertenecientes a la organización, de este modo el auditor alcanza un conocimiento amplio de la organización y su objeto social, el cual debe ser utilizado a favor de la empresa como una ventaja competitiva de la gestión del conocimiento. La responsabilidad del auditor hacia la organización es articular y sintetizar su información para dar fe pública de su estado, además de realizar la gestión del conocimiento de la organización con miras al mejoramiento continuo. 6. Función de mejoramiento continúo La auditoría debe ser un dinamizador del cambio en las organizaciones en pro del mejoramiento continuo en la eficiencia, eficacia y economía de todos los aspectos de la organización, lo anterior se traduce en una actitud creativa de optimización de la organización. Actualmente la tarea de la auditoría debe reconocer la multidisciplinariedad científica y técnica que puede aportar beneficios al mejoramiento continuo de la organización. Auditoria de Gestión del Conocimiento Auditoria de Gestión al Conocimiento: es el examen de las acciones que se realizan en una entidad para lograr con economía eficiencia y eficacia, el desarrollo de la información de manera efectiva y el logro de tareas y actividades complejas; teniendo en cuenta que este conocimiento puede convertirse en el capital intelectual que daría a la empresa la ventaja competitiva en el mercado. 22
  • 23. Objetivos de la Auditoria de Gestión • Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia. • Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. • Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia. • Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución. • Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de información y comunicación que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas. 23
  • 24. Propósitos de la Auditoría de Gestión: • Evaluar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades o funciones: • Evaluar si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstos de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y • Determinar las causas de las ineficiencias o prácticas antieconómicas. • Debe comprobar cada elemento y poner al descubrimiento las prácticas antieconómicas, ineficientes e ineficaces, detallando las causas y condiciones que las provocan y el efecto que producen. Deberá tener en cuenta la interrelación de las 3 Empresas con relación a la planificación control y uso de todos los recursos de la entidad. Gestión del Conocimiento Aplicada a la Auditoría. El mundo cambia, y lo hace cada vez más rápidamente. Se han y se están produciendo cambios masivos y radicales, alterando con ello tanto la actividad económica y social, como las funciones, objetivos y responsabilidades de la auditoria. Evolución del entorno y de las empresas. En la primera fase de los negocios, las empresas se veían enfrentadas a una demanda de productos y servicios superior a los ofrecidos por las empresas, con ello la principal preocupación de las empresas y sus auditorías internas era proteger la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el obedecimiento de las leyes y regulaciones, y por sobre todas las cosas, proteger los activos físicos y financieros de la empresa. 24
  • 25. En la segunda fase, ante una oferta que supera la demanda de los consumidores, cuidar de activos tales como la clientela, la calidad, los niveles de satisfacción y ahora ante los problemas ambientales el cuidado de la ecología resulta crucial. Una forma de hacer auditoría que era propia de una empresa donde se percibían escasos cambios, se vio sacudida en primera instancia por la llegada de los procesos informáticos a la empresa, y luego, ante la competencia global, por la necesidad de reducir costos, afianzar la calidad, mejorar la prestación de servicios, aumentar los niveles de satisfacción de los clientes, reducir los tiempos de respuesta y mejorar de manera continua la performance en cada uno de los indicadores antes expuestos. El salto de la Segunda Ola a lo que Alvin Tofler ha denominado la Tercer Ola significó la aparición de nuevos activos. Los activos intangibles y la gestión del conocimiento que poseen cada día mayor importancia y trascendencia, llevando con ello a la auditoría interna a nuevas y más sofisticadas líneas de acción. Ya no basta sólo con proteger los activos clásicos de una empresa, hoy resulta fundamental cuidar y proteger activos tan importantes como lo son los clientes, las bases de datos, las patentes, e incluso un activo fundamental como lo es su personal, con toda su experiencia, conocimientos y niveles de productividad. Cuidar y proteger a la empresa en su buen funcionamiento, en la calidad de sus productos y servicios, en la satisfacción de los clientes y consumidores, y en la verificación y promoción de la mejora continua, implica velar por la supervivencia y capacidad competitiva de la misma. Ya no basta con verificar la correlación entre los inventarios físicos y la contabilidad, hoy resulta crítico ser competitivo, y a la auditoría le está dado velar por tales objetivos. 25
  • 26. Activos intangibles como parte fundamental de auditoría. Conocimientos y habilidades de los empleados. Dentro de los Activos Intangibles de Recursos Humanos, los más importantes son los conocimientos y habilidades de los empleados. Para medirlos, puede utilizarse el nivel de titulación alcanzada, las calificaciones profesionales y los conocimientos técnicos. Como en la plantilla se producen altas y bajas, es frecuente presentar estos datos en forma de incremento o disminución. Otros indicadores utilizados para identificar y medir este tipo de activos intangibles son los años de experiencia profesional. Existen indicadores del gasto que realiza la empresa en capacitación y el tiempo que dedican los empleados a esta actividad. Para medir la eficiencia, se utiliza el valor añadido por empleado. Es frecuente obtener indicadores de estabilidad como índices de rotación de los empleados o el número medio de años que permanecen en la empresa. Pucich y otros (2001) proponen los siguientes indicadores específicos para medir los activos intangibles relacionados con recursos humanos, así: • Porcentaje de empleados que saben cuál es su trabajo y conocen de que modo contribuyen a la consecución de los objetivos de la organización. • Existencias de políticas de promoción, ascenso y recompensa a los empleados por la utilización de sus conocimientos y habilidades, por sus conexiones, por potenciales clientes y por innovaciones que propongan y resulten en un beneficio para la empresa. • Porcentaje de empleados que posean título universitario, terciario, secundario. Este indicador permitiría informar acerca de la evolución de la capacitación de los recursos humanos de la organización y el nivel de motivación para el progreso. 26
  • 27. • Bajas voluntarias sobre número de empleados. Este indicador mide la rotación del personal. • Quejas del personal sobre número de empleados. Tanto si se quejan por que hay "demasiados empleados" como si hay "muy pocos" empleados. • Sugerencias del personal sobre número de empleados. Activos intangibles de estructura interna. Los activos intangibles de estructura interna se refieren a la estructura organizativa formal e informal, a los métodos y procedimientos de trabajo, a los sistemas de dirección y gestión, la cultura de la empresa y la filosofía de gestión. El análisis de la cadena de valor proporciona una guía para su medición. Los más comunes son la organización de los sistemas de información y los índices relacionados con la investigación y desarrollo que realiza la empresa. La organización de los sistemas de información. La empresa puede tener un activo intangible en la organización de sus sistemas de información, software, bases de datos o el uso eficiente de tecnologías de la comunicación. Podemos comparar el uso diferente que dos empresas o personas hacen del mismo equipamiento informático: para unos puede ser una carga mientras que para otras puede ser una ventaja estratégica, un activo. Para valorar su capacidad, se utilizan indicadores que analizan la utilización de la tecnología de punta en la empresa, el uso de Intranet, los beneficios que se obtienen de estos sistemas, etc. Investigación y desarrollo. La investigación y desarrollo es también un activo intangible para la empresa. Pucich y otros (2001) proponen como indicadores de estructura interna aquellos que miden el aprovechamiento de la tecnología de información y los indicadores de innovación. 27
  • 28. Activos intangibles de estructura externa. Se refieren a los recursos de mercado, la clientela de la empresa y las relaciones y alianzas que ha desarrollado la organización. Las marcas tienen un valor económico incuestionable por lo que son factores que cada vez adquieren más fuerza como elementos de negociación. Cuando se presentan batallas por la adquisición o fusión de grandes empresas, las marcas representan los activos intangibles más valiosos que adquieren relevancia ante la inminencia de traspaso de acciones. Clientela de la empresa. Otro activo intangible muy importante que se suele incluir en este grupo es la clientela de la empresa: su fidelidad, satisfacción, importancia o reputación. Como indicadores para medir este intangible, se pueden utilizar índices de satisfacción del consumidor obtenidos a partir de encuestas propias de la empresa o llevadas a cabo en el sector por empresas independientes. Otros indicadores tratan de medir la fidelidad de la clientela, valorando el porcentaje de ingresos procedentes de clientes antiguos, los clientes que se han perdido o la duración media de la relación con un cliente. También es interesante conocer el tiempo medio desde que se contacta con un cliente hasta que se produce la venta, el porcentaje de peticiones de información que se convierten en pedidos, los pedidos acumulados, los ingresos por número de clientes o el porcentaje de ingresos que proceden de los mayores clientes. Para medir la calidad de la clientela se puede valorar el crecimiento en porcentaje de clientes famosos o relevantes que contribuyen a mejorar la imagen de la empresa. Para medir la satisfacción del consumidor, pueden utilizarse encuestas dirigidas a sectores, similares a las que valoran a los líderes políticos. 28
  • 29. Relaciones y alianzas. Las relaciones con los proveedores, bancos, políticos, instituciones y accionistas son también activos intangibles externos. Se consideran en este grupo también los acuerdos de cooperación y alianzas estratégicas, tecnológicas, de producción y comerciales. Algunas empresas pueden tener en su canal de distribución un verdadero activo intangible. Pucich y otros (2001), proponen algunos indicadores de estructura externa, los cuales han agrupado en tres tipos: indicadores que miden la clientela y la fuerza de ventas; los que miden la posición competitiva y los que miden la calidad del servicio brindado. La enumeración precedente de indicadores no pretende estar agotada, dado que cada sector, actividad u organización podrá contar con una variedad propia de acuerdo a sus características. Luego de exponer las definiciones e índices, queda demostrado que muchos de los indicadores que se proponen para la medición del capital intelectual se asemejan mucho a los indicadores de gestión que se aplican en cada una de las áreas auditadas. Si se puede realizar una auditoría de gestión al conocimiento, ya sea por la revisión y control de alguno de los modelos de medición ya mencionados o la inclusión en los programas de la auditoría que se practique el cálculo y seguimiento de alguno de los índices o indicadores ya presentados. 29
  • 30. Nuevos requerimientos de la auditoría. Si bien los nuevos requerimientos y obligaciones en materia de calidad, medio ambiente y seguridad entre otras, requieren de especialistas en la materia, la función de la auditoría en las empresas no es la de asesorar sobre tales aspectos, sino más bien velar por el cumplimiento de las mismas. No sólo existe la necesidad que un tercero convalide las informaciones de sectores tales como el de producción, compras, almacenes, servicios al cliente, ventas y finanzas entre otros, en lo relativo a sus eficiencia y efectividad, sino además la necesidad imperiosa de proteger los activos previniendo y detectando desperdicios tales como: altas rotaciones de clientes y personal, elevados costos financieros y de oportunidad materializados en excesos de inventarios, bajos niveles de satisfacción en clientes y consumidores, y niveles de contaminación superiores a los reglamentariamente permitidos, entre otros. La auditoría no sólo debe participar activamente en el relevamiento y evaluación del control interno, sino además debe actuar proactivamente en materia de implementación de sistemas antifraude, y aplicación de planes de contingencia. Normas sobre calidad y medio ambiente, normativas sobre comercio exterior de los distintos bloques comerciales, nuevas tecnologías en continua aparición, nuevas formas de interacción electrónica entre la empresa con sus subsidiarias, proveedores, clientes, y la comunidad, llevan a nuevos riesgos, y con ello a nuevas obligaciones de parte de la auditoría. En un mundo en constante y rápidos cambios, la auditoría no puede estar alejada de ello, debiendo evolucionar ante las nuevas y mayores exigencias, ofreciendo para ello nuevas obligaciones, acompañados de nuevos métodos y herramientas. El Kaizen o sistema de mejora continua, como así también la Gestión de Calidad Total, requieren del compromiso y disciplina de todas y cada una de las áreas de 30
  • 31. las organizaciones. Ello implica la necesidad que la auditoría mejore continuamente su propia performance, sino además verificar y asesorar en la mejora continua de las demás áreas de la organización, lo cual incluye por supuesto la mejora continua en los procesos de control interno. La mejora continúa aplicada a la auditoría. El principio de mejoramiento continuo nos explica que aunque exista una situación optima, siempre dicha situación puede ser mejorada según su estructura, forma y esencia. La fuerza del mejoramiento continuo y la capacidad de transformación de la organización provienen del talento humano, de su capacidad de análisis, creatividad, comunicación y compromiso con la organización, estos factores son influyentes para el dinamismo de la organización, el talento humano se considera la piedra angular del éxito de la organización, su característica principal es el desarrollo de competencias cognitivas y cognoscitivas; por tanto se considera como la única ventaja competitiva sostenible de las organizaciones. La organización, cualquiera sea su forma, tiene como obligación retroalimentarse con propósitos de mejoramiento continuo para adaptarse y sobrevivir, es allí donde la auditoría tiene un papel fundamental: el de imprimirle sinergia a la organización retroalimentándola, al hacer uso del conocimiento del desarrollo del objeto social y de todos los procesos relacionados con éste. Las organizaciones se transforman según el principio del mejoramiento continuo. El auditor debe orientar su trabajo hacia ese principio; el mejoramiento sólo es posible cuando se hace una adecuada gestión del conocimiento, de la organización y del objeto social. El propósito de la gestión del conocimiento es realizar un unísono de la inteligencia grupal que se encuentra en la organización, es una actividad cotidiana, habitual y disciplinada de estimulación del intelecto y despliegue de capacidad creativa dirigida a mejorar los métodos, prácticas y todas las situaciones en general. Cada individuo dentro de la organización aporta a la optimización de su desempeño y cada unidad especializada desarrolla su función utilizando el mayor 31
  • 32. despliegue de capacidad cognitiva y cognoscitiva, aportando cambios positivos al entorno organizacional. El papel del auditor respecto a la gestión del conocimiento es más complejo que el de los encargados de una función específica; en tanto debe reconocer la totalidad de la información, para relacionarla de modo sinérgico y el camino más seguro para la supervivencia, evolución y crecimiento de la organización; dicho camino debe estar dirigido hacia el exterior, más específicamente a entender a la organización como parte del patrimonio global. El auditor debe tomar las directrices y limitantes de la dirección de la organización para asumirlas e integrarlas en su trabajo de auditoría, lo anterior es posible sólo cuando existe una comunicación eficiente entre el auditor y la dirección de la organización, el trabajo de auditoría debe asesorar sobre el devenir de la organización, tomando acciones en su interior y exterior, para la trascendencia de las situaciones organizacionales. Por lo tanto, el auditor debe enfocar su trabajo en la gestión del conocimiento, no sólo conociendo el interior de las organizaciones para mejorarlas, sino convertirse en un catalizador que las lleve a ser parte del mundo; esto es, ser coherente con los movimientos de internacionalización y globalización, suceso que motiva el repensar de los objetos sociales de las organizaciones, para reorientarlos hacia la integración global, hacia la transparencia y la administración diligente. Para formar parte de la auditoría ya no basta sólo con manejar conceptos contables, financieros, legales, económicos, administrativos e informáticos, ahora también resulta esencial poseer conocimientos en materia de administración de operaciones, logística, ingeniería financiera, comportamiento organizacional, estadística aplicada, calidad, productividad y ventas entre otras. Los auditores internos responden ante la dirección y se comunican con el Comité de Auditoría y la alta dirección. 32
  • 33. Debido a su calificación y amplio conocimiento sobre las operaciones, estos técnicos frecuentemente actúan como consejeros para la dirección. Por todo ello, la formación permanente es, en este contexto, no sólo una necesidad sino una obligación laboral para el especialista que tiene que permanecer atento a cualquier tipo de riesgo que pueda poner en peligro la consecución de los objetivos estratégicos de la organización para la que trabaja. El mundo empresarial está viviendo en los últimos cincuenta años una avalancha de metodologías de gestión, herramientas de productividad y terminología directiva. El ritmo vertiginoso con el que se suceden los cambios se ha visto acelerado aún más por la innovación y la tecnología. En esta era del conocimiento e información es vital contar con un buen entendimiento de qué herramientas hay disponibles y como conviene utilizarlas. Las organizaciones necesitan entender cómo medir y ejecutar estrategias y cómo llevar a cabo un buen uso de las herramientas de medición tanto financieras como no financieras. En este contexto la auditoría no puede ser ajena, debiendo introducirse de lleno a evaluar el buen uso de las distintas herramientas, verificando entre otras cuestiones tanto la utilización correcta de datos, como el correcto cálculo y utilización de las distintas informaciones generadas. El boom de la teleinformática puesto de manifiesto tanto en los negocios y servicios al cliente vía Internet, como los servicios bancarios mediante la utilización de los cajeros automáticos ha llevado a la existencia de nuevos riesgos y necesidades, y con ello a la necesidad de nuevos servicios y requerimientos por parte de los auditores. Los ejecutivos se ven obligados a certificar la precisión de sus datos financieros y la existencia de sistemas y controles internos que respalden la exactitud y veracidad de los datos. Sin embargo, incluso teniendo en cuenta la significativa inversión en tecnología, la mayoría de las empresas no conocen qué productos y qué clientes generan sus beneficios y en qué medida. Las empresas que aparecen 33
  • 34. en la lista Fortune 1000 persiguen activamente la producción ajustada con el propósito de acelerar sus procesos y la implantación de Seis Sigma para llevar a cabo un control. Muchas iniciativas de Cuadro de Mando también están teniendo lugar. La gestión del conocimiento y otros factores intangibles que impulsan a las empresas a encontrar sistemas de evaluación y medición no financieros ayudan a superar las deficiencias de la gestión de costes tradicional y de las evaluaciones guiadas por los principios contables generalmente aceptados. Actualmente, la medida central parece ser la CRM, la gestión de la relación con los clientes, y los sistemas de inteligencia empresarial. Estas herramientas, además de los sistemas ERP, los sistemas de planificación estratégica y las soluciones tecnológicas de comercio electrónico se ponen en práctica a un ritmo muy acelerado. Basta con mirar el fenómeno de las subastas por Internet que han creado empresas como eBay y Yahoo. Grandes y graves problemas tuvieron lugar. El problema entonces era que las empresas se apresuraron por implementar la tecnología sin garantizar que contaban con la estructura y los controles básicos internos para respaldar la fiabilidad de dichos sistemas. Ante toda esta avalancha de nuevas circunstancias, necesidades y obligaciones, la auditoría se ve obligada a mejorar de manera continua su forma de controlar y verificar, haciendo uso para ello de las nuevas técnicas de calidad y mejora continua, aparte de verse obligados sus integrantes a ampliar y perfeccionar día a día sus conocimientos y aptitudes. Como herramienta fundamental del proceso de mejora continua debe hacerse siempre uso del Círculo de Mejora de Deming, el cual prevé una interrelación de sucesivos pasos; el primero de ellos es la Planificación, a la cual sigue la Ejecución (Realizar), en tercer término se procede a Evaluar los resultados conseguidos, para luego proceder a la Acción (Actuar) tendiente a corregir y estandarizar los procesos aplicados. El proceso vuelve nuevamente a comenzar en un proceso interminable de mejora destinado a lograr mayores niveles de calidad, aumento considerable en la productividad, reducción de costos, tiempos de procesos y ciclos más cortos o reducidos, mejores y menores tiempos de respuestas, mayores niveles de satisfacción entre otros. 34
  • 35. ¿Porque las empresas auditoras usan gestión del conocimiento? Algunas de las principales firmas auditoras están empezando a manifestar la importancia de activos emocionales e intelectuales, y gracias a ellas aires de renovación están empezando a soplar. Por ejemplo la empresa auditora Coopers & Lybrand en Nueva York han dicho que “Todos nuestros activos son activos de conocimiento” otra firmas que también hablan al respecto es KPMG de Nueva York dice algo similar “Nosotros somos básicamente un cerebro gigante. Para nosotros la gestión del conocimiento es la clave para adquirir una ventaja competitiva “ Si estas empresas dicen que los activos de su organización consiste en el conocimiento, no pasara mucho tiempo antes de que todos los auditores empiecen a valorar los activos intelectuales y emocionales de sus clientes. El papel de estas empresas es esencial para que el cambio se produzca, ya que son ellas las que pueden liderar la difusión de esta filosofía, no solo dentro de su organización, sino también en los sectores en los que ejercen su actividad. 35
  • 36. Conclusión: Hablar de gestión del conocimiento no es nada nuevo; en los últimos años son muchas las empresas que han implantado programas con el único fin de conseguir gestionar el Conocimiento en su organización. Una vez más, éstas han optado por las tecnologías de la información y las soluciones de software han vuelto a ser protagonistas. La mayoría de los programas se han basado en la creación de intranets que han intentado facilitar la comunicación entre el personal de la organización, fomentar espacios de debate, documentar todos y cada uno de los procedimientos de la organización, poner a disposición de los empleados la política interna así como las estadísticas e indicadores de evaluación, etc. Actualmente las empresas reconocen la importancia del aprendizaje organizativo, que incluye aprendizaje a nivel individual, de grupo y de organización. El enfoque del conocimiento permite integrar conocimientos dispersos a nivel individual, mediante un proceso de intercambio de experiencias (socialización), y de sistematización de conceptos en sistemas de conocimiento (combinación). Cada empresario debe hacerse varias preguntas que lo ayudarán a mantener una adecuada gestión del conocimiento en su empresa, siendo capaz de desarrollar con economía, eficiencia y eficacia todos los procesos, objetivos y metas que se proponga. La Auditoría es una herramienta imprescindible para definir y gestionar el capital intelectual de la empresa como ya lo detallamos antes. Ya que la Auditoría aplicada en la gestión del conocimiento es utilizada para poner en marcha los modelos de activos intangibles ya conocidos, que en conjunto garantizarán la economía, eficiencia y eficacia del negocio y de la sociedad en general. 36
  • 37. Bibliografía: • Manual Básico de Auditoría Interna – K. H. Spencer Pickett – Gestión 2000 – 2007. • Comprender las Normas Internacionales de Contabilidad – Amat, Perramon, Carenys y otros – Gestión 2000 – 2005. • Sistemas de Datos de Industrias de Primer Nivel Mundial – Brian Maskell – Productivity – 1995. • Nuevas Tendencias en Control y Contabilidad de Gestión – Bagur, Ripio y otros – Deusto – 2006. Webgrafía: • http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/apavez/gdc.htm • http://www.monografias.com/trabajos65/auditoria-gestion- conocimiento/auditoria-gestion-conocimiento2.shtml • http://kmcajadeherramientas.blogspot.com/search?updated- max=2010-05-28T07:45:00-07:00&max-results=7 • http://www.scielo.org.co/pdf/eg/v22n98/v22n98a04.pdf • http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:ty-RSAd- qwoJ:www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/auditoria-interna-y-mejora- continua.htm+firmas+de+auditorias+y+su+gestion+del+conocimiento&cd=2 &hl=es&ct=clnk&gl=cl • http://www.slideshare.net/guestf0774a03/gestion-del-conocimiento-y-del- talento • http://www.monografias.com/trabajos34/auditoria/auditoria.shtml • http://www.monografias.com/trabajos32/auditoria/auditoria.shtml • http://www.scribd.com/doc/22224605/2-Tipos-de-Auditoria • http://anaranjo.galeon.com/tipos_audi.htm 37