Servicios de implementación de la ley orgánica de protección de datos: TusConsultoresLegales.com

1. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 1. ANÁLISIS Y DETECCIÓN DE PROCESOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Los datos personales, pueden ser tratados de manera interna o bien ser tratados de manera externalizada: A. Tratamiento a nivel interno Ejemplos: 1. Marketing- Envío de información comercial, etc… 2. Recursos Humanos- Recepción de Curriculums Vitae, realización de valoraciones psicológicas, etc… 3. Calidad- Procesos asociados a datos personales 4. Legal- Contratos, deudas, auditorías etc…

2. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 1. ANÁLISIS Y DETECCIÓN DE PROCESOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES B. Tratamiento de datos por terceras empresas 1. Gestorías 2. Abogados Es importante tener en cuenta que el responsable de seguridad, debe proveer de instrucciones claras, a las empresas subcontratadas, en materia de medidas de seguridad.

3. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 2. IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES ENTRE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS Es importante que cada departamento, tenga consciencia de su responsabilidad en cuanto a la protección de datos personales: A. Cada tipología de dato a tratar, implica la aplicación de instrucciones adaptadas a cada departamento de la empresa Ejemplos: 1. Marketing- ¿Se obtuvo el consentimiento para enviar información comercial? 2. Recursos Humanos- ¿Se utiliza la información recibida para solicitar un puesto de trabajo, únicamente en éste ámbito? 3. Calidad- ¿Se puede simplificar la información asociada a procesos, para clasificar los datos en nivel básico? 4. Legal- ¿Es qué casos es necesario el consentimiento del titular de los datos, en las diferentes acciones a realizar?

4. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 2. IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES ENTRE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS B. ¿Qué implicaciones tiene designar una figura responsable por cada departamento? 1. Control de las interacciones con otros departamentos 2. Aprobación de procesos para evitar denuncias Es importante, centralizar la información, de acuerdo con las instrucciones del responsable de sistemas.

5. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 3. CLASIFICACIÓN DE LOS FICHEROS Los datos personales, se protegen a través de las medidas de seguridad oportunas, en función de la calidad de los datos (básico, medio, alto) Introducir las tres clasificaciones de datos en el mismo fichero, implica dotarles de las medidas 4 de seguridad de nivel alto Es recomendable, diseñar la clasificación de ficheros siguiendo un criterio de calidad de datos, para dotarles de las medidas de las medidas de seguridad adecuadas

6. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 3. CLASIFICACIÓN DE LOS FICHEROS El responsable de sistemas o de seguridad, tiene una función primordial a la hora de efectuar éste diseño No obstante, el punto crítico, respondería a la necesidad de no hacer identificables las diferentes bases de datos o ficheros que pudieran estar organizados de manera separada Es importante, saber distinguir cuándo el diseño de sistemas se puede ajustar a éstos criterios o bien, se opta por clasificar los Ficheros en función de su aplicabilidad. Ejemplo: (contactos en sistemas de información interna, valoraciones psicológicas etc..)

7. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 4. CREACIÓN DE LA POLÍTICA INTERNA DE EMPRESA Cuando la empresa, quiere asegurarse de que su política de datos personales, es conocida y respetada por todos sus empleados, una herramienta muy eficaz, es introducir varias cláusulas en dicha política, que prevengan de posibles fugas de datos, por citar un ejemplo. La política de empresa, es un documento interno, que sirve para fijar pautas de comportamiento y evitar comportamientos que supongan un posible despido. Para el departamento de Recursos Humanos es una herramienta muy efectiva, de cara a delimitar posibles infracciones

8. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 4. CREACIÓN DE LA POLÍTICA INTERNA DE EMPRESA Para el departamento de sistemas de información, es una herramienta que previene malos usos de los sistemas de comunicación tanto internos como externos. Para el departamento legal, la política interna de empresa, es útil para prevenir infracciones de propiedad intelectual. Es importante definir la política de empresa, contando con la colaboración de los principales directivos y en su caso, de los socios de la empresa.

9. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 5. IDENTIFICACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS POR PARTE DE TERCEROS Es necesario distinguir entre comunicación y cesión de datos La comunicación de datos, no implica el tratamiento de datos personales, por parte de terceros, pero si su utilización para el desarrollo de funciones concretas. (Desarrollo de un proyecto Web, etc…) La cesión de datos, sin embargo, implica el tratamiento de datos personales, para el desarrollo de servicios, (realización de campañas promocionales por parte de terceros, pago de nóminas por parte de terceros, etc…)

10. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 5. IDENTIFICACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS POR PARTE DE TERCEROS En el supuesto de externalizar servicios a terceros, que implique una comunicación de datos, al finalizar el proyecto, se devuelven los datos o se destruyen, pero éste hecho, debe constar por escrito. En el supuesto de externalizar servicios, que impliquen un tratamiento de datos, el responsable de seguridad debe tener en cuenta una serie una serie de instrucciones que garanticen la seguridad de los mismos, que a su vez, deberá transmitir. Es importante firmar los documentos adecuados, a cada situación.

11. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 6. IDENTIFICACIÓN DE LE NECESIDAD DE CESIÓN DE DATOS ENTRE EMPRESAS Existen dos supuestos diferentes, pero que comparten un mismo objetivo: A. Existe un grupo de empresas, que previsiblemente van a compartir datos B. Existe una cesión de datos a otra empresa, con la que se establecen relaciones de colaboración empresarial. En ambos casos, se produce una cesión de datos, pero el ámbito de cesión requiere una manera de organizarse diferente y el responsable de seguridad puede optar por varias alternativas. Es importante delimitar los supuestos, de cara a firmar los documentos de cesión de datos entre empresas.

12. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 7.DOCUMENTO DE SEGURIDAD, NOTIFICACIÓN Y REGISTROS Y CERTIFICACIÓN En el documento de seguridad se definen las medidas de seguridad oportunas, y se indica el nivel de seguridad (básico, medio, alto) de los ficheros que previamente han sido inscritos en el registro de la Agencia de Protección de Datos o la Autoridad de Control Competente. Deberá notificarse en el registro de la Agencia de Protección de Datos cualquier modificación que afecte al fichero inscrito en el registro. Es recomendable, diseñar los sistemas de información siguiendo un criterio que garantice la naturaleza de los datos personales que trate, garantizando la calidad de los datos, la custodia y su disponibilidad.

13. www.tusconsultoreslegales.com info@tusconsultoreslegales.com 7.DOCUMENTO DE SEGURIDAD, NOTIFICACIÓN Y REGISTROS Y CERTIFICACIÓN El responsable del sistema de información o Responsable del servicio de información, debe implicarse en garantizar las medidas de seguridad propuestas, informando al Responsable de Seguridad. No obstante, el punto crítico, es segregar adecuadamente los sistemas de información según la naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. Es importante, certificar los sistemas de información si se producen cambios sustanciales que afecte a la seguridad del mismo. De esta forma nos aseguramos que los sistemas de información están debidamente supervisados y el documento de seguridad está vigente y actualizado.

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