Este documento proporciona información sobre Excel y sus funcionalidades. Resume los principales elementos de la interfaz de usuario de Excel como la cinta de opciones, la barra de fórmulas y la ventana del documento. También explica conceptos básicos como celdas, hojas de cálculo, libros de trabajo y cómo ingresar y navegar en Excel.

1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA
SALUD
ESCUELA DE ENFERMERÍA
INFORMÁTICA
DOCENTE:
ING. KARINA GARCÍA
ESTUDIANTE:
PAUTA MÓNICA
CURSO:
PRIMER SEMESTRE DE ENFERMERÍA “A”
FECHA:
MACHALA, 26 DE NOVIEMBRE DEL 2013

2. INTRODUCCIÓN
La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el
entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos
introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de
forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como
base de datos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros
de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros
elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16
hojas de cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de
nombre. Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular
que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno
y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con
combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de
la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las
celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila.
La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las
celdas.

3. ENTORNO DE EXCEL
Partes del Entorno de Excel:
Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para
completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en
fichas.Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son
necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se
selecciona una imagen.
Nombre de una celda:Está compuesta por la letra de la columna y el número de la
fila. Ejemplo A1
Cuadro de Nombres: Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del
nombre asignado a un rango.
Barra de Fórmulas: Muestra el contenido de una celda y permite la creación de formulas
usando un asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la
escritura de la fórmula en forma manual.
EL ENTORNO DE TRABAJO.
La ventana de Excel contiene un gran número de elementos distintos:
LA BARRA DE TÍTULO.
En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel), el nombre del documento con el
que estés trabajando y los clásicos botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar.
LA CINTA DE OPCIONES.
Recopila la mayor parte de los comandos que puedes usar en el programa, agrupados en
función de distintas tares en fichas generales y en grupos más específicos.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO.
Conjunto de botones agrupados personalizable, facilita el trabajo al tener que pulsar un
botón en esta barra antes que tener que desplazarse por las fichas hasta encontrar el
comando que se busca.
LA BARRA DE FÓRMULAS.
Se utiliza para introducir datos en la hoja de cálculo y para ver el contenido de la celda
activa.

4. LA BARRA DE ESTADO.
Recoge y muestra información sobre el estado de Excel en cada momento.
LA VENTANA DEL DOCUMENTO.
Es una ventana como otra cualquiera de Windows, con sus botones de Minimizar,
Maximizar/Restaurar y Cerrar. Esa ventana es un libro de trabajo (como indicará su barra
de título) y Excel permite tener abiertos varios a la vez.
REQUISITOS PARA INSTALAR EXCEL
Los requisitos mínimos del sistema para Microsoft Small Business Financial Manager para
Microsoft
Excel
son
los
siguientes:
o Un equipo personal con un procesador 386DX o superior (se recomienda
486)
o Sistema operativo Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows NT
workstation versión 3.51 o posterior (no funcionará en versiones anteriores
de Windows)
o Microsoft Excel para Windows 95 (no se ejecutará en versiones anteriores
de Microsoft Excel)
o 8 megabytes (MB) de memoria para su uso en Windows 95; 14 MB de
memoria para su uso en Windows NT workstation
o Espacio requerido en disco: 10 MB disponibles (excluye los requisitos para
Microsoft Excel para Windows 95)

5. o Una unidad de disco de alta densidad de 3,5 pulgadas
o VGA, o adaptador de vídeo de resolución superior (SVGA 256 colores
recomendado)
o Microsoft Mouse o dispositivo señalador compatible
o Contabilidad de datos desde un sistema compatible con Microsoft Small
Business Financial Manager para Microsoft Excel
Las opciones de configuración disponibles permiten elegir qué sistemas de contabilidad que
se va a utilizar con SBFM. Para ahorrar espacio de disco duro, seleccione sólo los sistemas
que necesita.
MODOS DE INGRESOS A EXCEL
Hay varias formas como ingresar a Microsoft Excel, a continuación le presentamos las
siguientes maneras para ingresar a Microsoft Excel:
FORMA 1.- En el BOTÓN INICIO damos clic izquierdo, seleccionamos la opción
TODOS LOS PROGRAMAS, luego MICROSOFT OFFICE y a continuación
MICROSOFT OFFICE EXCEL
FORMA 2.- Los programas que se utilizan con frecuencia se denominan PROGRAMAS
RECIENTES, estos se encuentran en el BOTÓN INICIO

6. FORMA 3.- El acceso directo que se encuentra en el escritorio.
FORMA 4.- En La barra de inicio rápido podemos encontrar el acceso directo a Microsoft
Word

7. ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto
cada
hoja
se
referencia
como
Hoja1,
Hoja2.
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de
cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero.
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

8. RANGOS DE CELDAS
El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina rango de
celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que este tenga en el
momento, ejemplo:
ENTRADA DE DATOS
En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma individual
dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o números en forma
continua como se hace con los procesadores de textos. En las celdas se pueden introducir
datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple, pues
solo basta con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o
cursoras.

9. OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO
Borrar rango seleccionado
Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición comando Borrar, y
luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú:
Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas.
Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido.
Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede usar la
tecla
SUPR
Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas
Eliminar celdas, filas y columnas
Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece
las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando Eliminar...:
•Desplazar
celdas
hacia
la
izquierda.
•Desplazar
celdas
hacia
arriba.
•Toda
la
fila.
•Toda
la
columna.
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las
celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho
sobre sus cabeceras.
Insertar celdas, filas y columnas
Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un bloque
que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través
del
Menú
Insertar
comando
Celdas...:
•Desplazar
celdas
hacia
la
derecha.
•Desplazar
celdas
hacia
abajo.
•Insertar
toda
una
fila.
•Insertar
toda
una
columna.
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las
celdas
seleccionadas.
En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus cabeceras.

10. VENTANA FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir
los siguientes pasos:
o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números.
o Seleccionar el menú Formato.
o Elegir la opción Celdas...
o Hacer clic sobre la pestaña Número.
o Aparecerá la ficha de la derecha:
o Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.
o Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría: se
elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:
 NÚMERO
o General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
o Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
o Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.
o Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.

11. o Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
o Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
o Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
o Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
o Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos
escoger el número de decimales.
o Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algún número en la celda.
o Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal,
el número de teléfono, etc.
o Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de
formato.
 ALINEACIÓN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los
datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
o
o
o
o
o
o
o
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

12. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
Alineación del texto Horizontal:Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
1.- GENERAL
2.- IZQUIERDA (Sangría)
3.-CENTRAR
4.-DERECHA(sangría)
5.-LLENAR
6.-JUSTIFICAR
7.-CENTRAR EN LA SELECCIÓN
Alineación del texto Vertical:Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si
la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
1.-SUPERIOR
2.-CENTRAR
3.-INFERIOR
4.-JUSTIFICAR
 FUENTE

13. Fuente:Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.Si elegimos
un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida
es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que
además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca
en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño:Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado:Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos:Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra
a la izquierda.
Fuente normal:Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel2003 tiene por defecto.
 BORDES
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos :
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

14. o
o
o
o
o
o
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
 RELLENO
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de
las demás. Para esto, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.

15.  PROTEGER
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2003 ofrece
varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos
operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran
variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.Cuando una celda está bloqueada
no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o
bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está
protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de
cálculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguientes
pasos:
o Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar
variaciones.
o Seleccionar el menú Formato.
o Elegir la opción Celdas...
o Hacer clic sobre la pestaña Proteger.
o Aparecerá la ficha de la derecha:
o Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda
no se pueda visualizar en la barra de fórmulas