Este documento presenta los pasos para realizar una transferencia documental, incluyendo limpiar y preparar los documentos, colocarlos en carpetas y cajas identificadas, y embalarlas para su traslado. Los documentos se transfieren entre un archivo de gestión, central e histórico dependiendo de su frecuencia de consulta. El proceso garantiza el acceso a la información y evita la acumulación irracional de documentos.

1. Pasos para realizar una
transferencia documental.
Presentado a : Yamilé
Presentado por: yenifer
vanesa chavez.

2. Introducción
Es importante por que Garantiza a los ciudadanos
un mejor acceso a la información.
Evitan la producción y acumulación irracional de
los documentos.
solucionan al nivel físico y funcional el problema
de la acumulación de los documentos en las
dependencias e instituciones.

3. Concepto
La transferencia constituye el traspaso
físico y legal de la documentación de las
diferentes unidades y servicios al
servicio de archivo y gestión de
documentos. Constituye el medio de
control de los documentos ingresados y
tiene que permitir y garantizar la
organización de los archivos y de la
recuperación optima de los
documentos y de la información.

4. Archivo de
gestión.
En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestión
administrativa.

5. ARCHIVO CENTRAL.
A este archivo son transferidos los
documentos de los archivos de gestión
cuya consulta no
es tan frecuente.

6. ARCHIVO HISTÓRICO.
Es aquel al cual se transfiere la documentación
del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del correspondiente comité de
archivos.

7. LIMPIEZA
Disponer un espacio con buena
ventilación, e iluminación tapabocas,
guantes, overol o bartola gafas
transparentes, jabón antibacterial,
dependiendo el volumen de los
documentos a preparar.

8. ELIMINACIÓN DE
MATERIALES
Se debe retirar materiales metálicos
como: clips, grapas, ganchos metálicos y
remplazarlo por elementos plásticos.

9. FOLIACION
Si ya existe numeración, o si se comete un error
en la foliación, no se debe corregir o borrar, se
traza una línea sobre el error y se remplaza. con
un numero correcto , ejemplo:

10. Archivo acumulado.
No se admitirá documentación
fragmentada, ni suelta ni en grandes
contenedores.

11. CAJAS.
Las cajas deben ser elaboradas en
cartón corrugado cubierto en su cara
interna cada caja tendrá dos
fuelles elaborados en el mismo cartón.

12. IDENTIFICACIÓN.
Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas
laterales, con los siguientes
datos generales:
CODIGO (de la entidad)_____________________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

13. CARPETAS.
Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su
defecto, cartulina bond (blanca).
Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la
esquina superior derecha, con los
siguientes datos:
FONDO ________________________________________
SECCION ______________ SUBSECCION____________
SERIE _________________ SUBSERIE________________
N° DE FOLIOS ___________
N° DE CARPETA _________
N° DE CAJA _____________

14. AMARRE
Este proceso es importante para
reforzar estructuralmente las
unidades de conservación a
transferir y a la vez facilitar su
traslado.

15. EMBALAJE.
Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas
por el Archivo
General de la Nación.