Este documento describe la estructura organizativa de una empresa, incluyendo los diferentes departamentos y funciones. Identifica los roles del Gerente General, Secretaria Administrativa, Asistente Administrativo, Gerencia de Producción, y Gerencia de Ventas. También analiza cómo mejorar la estructura a través de la planificación estratégica y el establecimiento de objetivos claros.

1. República bolivariana de Venezuela
Ministerio del poder popular para la educación superior
Instituto. Universitario. Politécnico
“Santiago Mariño”
Escuela: Ingeniería Industrial (45-S)
Pto.Ordaz; Edo-Bolívar
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
Prof:
Alcides Cádiz
Integrante:
Arias yossein
C.I:20150611
Hernandez yumileth
C.I:23502428

2. Ciudad Guayana, octubre 2013
La importancia de la autoridad administrativa en la organización para la
fijación de objetivo a corto, mediano y largo plazo.
1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la
planeación y la organización.
2. A través de ella se logran las formas de conductamás deseables en los
miembros de la estructura organizacional.
3. La dirección eficientemente es determinante en la moral de los
empleados y, consecuentemente, en la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de
métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
Decimos que la autoridad dentro de toda organización es un tipo
especial de poder. Su característica principal es que la autoridad, se
encuentra en el cargo, rol o función, y no en un individuo particular. En
otras palabras, la autoridad que concede la organización no es el poder
o jerarquía de poder que surge, en forma más o menos natural, del
sistema, sino que es un poder definido y diseñado operacional. La
responsabilidad más importante del administrador es la toma de
decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como
el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de
alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización
para la fijación de los objetivos de corto, mediano y largo plazo.
1. Conocer las diferentes partes de que se compone una estructura
organizativa y su interrelación

3. La importancia de la de la autoridad administrativa es reunir los recursos
físicos y humano en la forma coordinada, combinándolo a una estructura
formal e informal usando adecuadamente por los miembros de una
empresa para alcanzar los objetivos planeados por la organización de
periodo de tiempo cortos mediano y largo plazo
La estructura organizativa cargos y responsables que deben cumplir los
miembros de una organización; es un sistema de roles que han
desarrollados los miembros de una entidad para trabajar en equipos, de
forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico y en
el plan de empresa.
La estructura organizativa se compone en:
Alta dirección. Elemento que representa el papel de la dirección
general de la empresa o la función del empresario.
Dirección intermedia. Elemento que representa el papel de los mandos
intermedios o de los ejecutivos o directivos de la línea jerárquica de la
empresa.
Base operativa. Elemento que recoge los centros operativos de la
empresa y el conjunto de personas (técnicos y trabajadores) que están
directamente relacionados con la producción y venta de los bienes y
servicios.
Tecno estructura. Elemento que representa el papel de los analistas,
especialistas o expertos en las distintas funciones de la dirección y de la
explotación.
Estructura de apoyo. Elemento que integra el papel de los centros y de
los expertos que apoyan logísticamente y asesoran el desarrollo de las
actividades básicas y funciones directivas de la empresa.
Unidades
directivas
jerárquicas.
Centros
con
autoridad
y
responsabilidad sobre los flujos de trabajo, que integran la Alta Dirección
y la Dirección Intermedia.

4. Unidades de gestión funcional. Centros especializados en alguna
función empresarial (directiva o técnica) que apoyan a los flujos de
trabajo. Integran la tecno estructura.
Unidades de apoyo. Centros con funciones de apoyo logístico
(mantenimiento, conservación y suministro) y de asesoramiento para
que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se
desarrollen eficientemente. Integran la Estructura de Apoyo.
Unidades operativas. Centros de actividad económica de la empresa o
en donde se desarrollan las tareas o los flujos de trabajo (plantas,
almacenes, puntos de venta, oficinas, etc.). Integran la Base Operativa.
Lineales o de jerarquía. Relaciones de autoridad entre jefe y
subordinado, que van configurando los distintos niveles jerárquicos de la
organización.
Funcionales o de staff directivo. Relaciones funcionales entre
especialistas y la línea jerárquica. No tienen autoridad directa sobre los
flujos de trabajo, aunque sí son responsables y controlan los objetivos
de su función.
De apoyo y de staff asesor. Relaciones de apoyo y de asesoramiento
sobre la línea jerárquica, con el fin de facilitar el buen desempeño o
equilibrio de los flujos de trabajo.
Escoja un medio, un entorno laboral, real
o ficticio, identifique su
estructura organizativa, y analice su interrelación, es la adecuada,
Permite el flujo de información y de autoridad correctamente, En qué y
cómo lo mejoraría

5. Gerente general:
Entre sus funciones pueden estar:
Designar todas las posiciones gerenciales.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones
de los diferentes departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos
anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de
los gerentes corporativos.
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y
sus análisis se están ejecutando correctamente.
Secretaria administrativa
Funciones:
Facilitar y supervisar los procesos administrativos y logísticos de la Dirección
General;
Conducir y dar seguimiento a nivel institucional, a las estrategias en materia
de innovación y competitividad, al proceso de planeación estratégica,
evaluación del desempeño y el cumplimiento de objetivos, metas e
indicadores
de
gestión,
dando
cuenta
de
Director General y al resto de las áreas de la Institución;
los
resultados
al

6. Proponer mecanismos de coordinación de las unidades administrativas de la
Institución entre sí, a fin de optimizar los recursos, evitar la duplicidad de
funciones, y mejorar la eficiencia administrativa;
Promover y supervisar las políticas y lineamientos institucionales en materia
de gestión de la calidad y acreditaciones relativas, a través de la Gerencia
correspondiente;
Asistente administrativo
Funciones:
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de
trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de
condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios,
Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como:
pagos
a
proveedores,
pagos
de
servicios,
subvenciones,
aportes,
asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos
fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y
otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos
beneficios.
Gerencia de producción:
Funciones:
Organiza y da seguimiento a la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo
de
producción
garantizando
que,
individualmente,
especificaciones establecidas en el sistema de calidad
cumplen
con
las

7. Tiene Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la
empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el
Gerente General y/o el equipo gerencial
Optimiza y planifica los recursos productivos de la empresa para obtener un
crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los
condicionantes y especificaciones de calidad.
Gerencia de ventas:
Funciones:
Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus
acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.
Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo
plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar
ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son
más precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en
el próximo trimestre.
Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital
importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma
que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando
nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho
pronostico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros
compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o
cualquier otro compromiso con acreedores.
Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el
gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como
debe tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.
Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del
gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en

8. muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de
recursos humanos, aunque la forma idónea seria que Rec. Humanos, recluten
y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores
candidatos para ser incorporados a la empresa.
Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares
de desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus
responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para
cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su
equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada
vendedor s sus zonas geográficas, de modo tal, que cada representante
conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de
venta al gerente
Como mejorar:
Para mejorar la empresa debe manejarse a través de planes estratégicos que
le permitan el logro de sus objetivos, a corto, mediano o largo plazo, según su
magnitud.
Para obtener buenos resultados, la empresa debe precisar con exactitud la
misión que va a regir, pues representará el servicio que va a prestar en el
mercado y que suministrará a los consumidores.
La planeación tiene un rol importante, permitirá fijar el curso de acción que ha
de seguirse, estableciendo los principios que lo orientarán, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo para su
realización. Mientras que la dirección empresarial trata de asegurar el
cumplimiento de los objetivos fijados a las diferentes unidades organizativas
(departamentos, divisiones, secciones, etc.), así como de la correcta utilización
de los recursos asignados.
Desempeñar los objetivos organizacionales en forma eficaz y eficiente del
proceso administrativo de la empresa. Establecer medidas de control y tiempo
que permitirán formalizar el proceso general de la organización con el fin de
realizar una excelente gestión gerencial, administrativa y operativa.