1. Documentos Comerciales
Carolina Restrepo Osorio

2. Documentos Comerciales
Los documentos comerciales son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan
en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la
ley. Estos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresas. Se originan
por una transacción mercantil, desde el punto de
vista contable sirven como base para la anotación
en los libros o requisitos de contabilidad.

3. • Por lo tanto, constituyen un medio de prueba
para demostrar la realización de los actos de
comercio
• Constituyen también el elemento
fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
• Permiten el control de las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y
la comprobación de los asientos de
contabilidad.

4. Utilidad
Son una constancia de las operaciones
realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las
operaciones realizadas.
Clasificación:
• Externos
• Internos De uso interno

5. De uso externo
• Los comprobantes externos son aquellos
emitidos fuera de la empresa y luego recibidos
y conservados en la empresa. Ej.: facturas de
compras, recibos de pagos efectuados, etc.
• Los comprobantes internos son los
documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

6. Cotización
Una carta de cotización es donde se detalla el
precio de algún producto o servicio, en el cual
detallas las condiciones de tal y el tiempo de
entrega.
Además de venir acompañado con los detalles
de pagos y /o financiamiento. Con los datos
para que si están interesados puedan
comunicarse con la persona correspondiente

7. La carta de cotización se estructura de la
siguiente manera:
• Respuesta a una consulta.
• Señalar precios y condiciones de pago.
• Forma y fecha de envío.
• Estimular la compra.
• Despedida.

8. Pedido
Es un documento mediante el cual una persona
o empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no
obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos
ejemplares: uno que queda en poder del que
lo suscribió (comprador) y otro, que es el que
se entrega o envía al vendedor.

9. El componente Pedido abierto comercial es un
componente centralizador de Trading Business.
Incluye pedidos de cliente, pedidos y documentos
de facturación de proveedor para gastos
adicionales. Los usuarios pueden supervisar el
status de tratamiento de todas las actividades
posteriores asociadas con el pedido abierto
comercial, mediante el flujo de documentos
extendido.
También proporciona un preciso informe de
simulación de beneficios, incluidas todas las
clases de costes y de ingreso, cuando registra
entradas en el pedido abierto comercial.

10. Remisión
Se utiliza este comprobante para ejecutar la
entrega o remisión de los bienes vendidos. En
él, la persona que recibe esos bienes deja
constancia de su conformidad, y con ello
queda concretado el derecho del vendedor a
cobrar y la obligación del comprador a pagar.
Sirve de base para la preparación de la
factura.

11. El remito se extiende por triplicado: el original
firmado por el vendedor se entrega al
adquirente; el duplicado, con la conformidad
del comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del vendedor y se
destina ala sección facturación para que
proceda ala emisión de la factura. Por último
el triplicado permanece en la sección depósito
par constancia de las mercaderías salidas.

12. Factura de Venta
Es la relación escrita que el vendedor entrega al
comprador detallando las mercancías que le
ha vendido, indicando cantidades, naturaleza,
precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y
se contabiliza su deuda a favor del vendedor.
Para el comprador es el documento que
justifica la copra y con su contabilización
queda registrado su compromiso de pago.

13. Como mínimo la factura debe extenderse por
duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el
vendedor y con el se contabiliza la venta y el
cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la
operación de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operación y es un
documento de contabilidad y medio de
prueba legal

14. Cheque
Se le llama cheque a una orden de pago pura y
simple librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos depositados a su orden en
cuenta corriente bancaria o autorización para
girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago,
no una promesa de pago como el caso del
pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse
por el banco a la presentación del documento
con las modalidades particulares establecidas
para cada tipo de cheque.

15. Modos de extender un cheque
• Al portador
• A favor de una persona determinada, con la
cláusula "a la orden o sin ella".
• A favor de una persona determinada, con la
cláusula "no a la orden u otra equivalente".

16. Otra definición de cheque:
Es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraer dinero de
una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo
de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurídicamente el cheque es un título valor a la
orden o al portador y abstracto en virtud del cual
una persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de crédito,
que es librado, el pago a la vista de una suma de
dinero determinada a favor de una tercera
persona llamada beneficiario

17. Tipos De Cheques
Hay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo
se da para ser cobrado; dígase, 180 días.
Cheque cruzado. Si un cheque está cruzado
diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas,
el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que
tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto
se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.
Cheque para abono en cuenta. Insertando la cláusula
“para abono en cuenta” produce la consecuencia de
que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá
ser abonado en la cuenta del portador.

18. Cheque certificado. El librado exige al librador que lo
certifique haciendo constar que tiene en su poder
fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con
palabras como “acepto” “visto” o “bueno” escritas por
el librado.
Cheque de caja. Es un cheque expedido por una
institución de crédito a sus propias dependencias.
Representa una garantía y no suele tener fecha de
caducidad. En la práctica funciona como dinero líquido,
ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en la
fecha de expedición en lugar de la de cobro y el
librador es el director de la oficina bancaria. En España
y otros países se le denomina cheque bancario,
impropiamente ya que todos los cheques son de algún
modo bancarios y suele provocar ambigüedades y
errores.

19. Es "el título de crédito o de valor formal y completo
que contiene una orden incondicionada y abstracta
de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su
orden una suma de dinero en un lugar determinado,
vinculando solidariamente a todos los que en ella
intervienen."

20. O factura comercial es un documento mercantil que
refleja toda la información de una operación de
compraventa. La información fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de
un producto o la provisión de un servicio, junto a
la fecha de devengo, además de indicar la cantidad
a pagar.
Además, en la factura deben aparecer los datos del
expedidor y del destinatario, el detalle de los
productos y servicios suministrados, los precios
unitarios, los precios totales, los descuentos y los
impuestos.

21. La factura se considera como el justificante fiscal de la
entrega de un producto o de la provisión de un
servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el
vendedor) y al obligado tributario receptor (el
comprador). La factura es el único justificante
fiscal, que da al receptor el derecho de deducción
del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los
documentos sustitutivos de factura, recibos o
tickets.
También llamada la factura necia es un documento
que refleja la entrega de un producto o la provisión
de un servicio, junto a la fecha de devengo,
además de indicar la cantidad a pagar como
contraprestación.

22. La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en
donde el deudor autoriza a su entidad empleadora
a descontar de su nomina mensual o quincenal una
suma determinada para aplicar a la cancelación de
sus obligaciones ante una entidad financiera, y la
entidad empleadora se compromete a entregar
dichas sumas a la entidad financiera en un plazo
previamente convenido. Para el adecuado
desarrollo del esquema de libranza es de suma
importancia que la entidad financiera cuente con la
autorización de descuento de nómina del deudor-
empleado y el convenio de recaudo debidamente
suscrito con la entidad empleadora en donde estén

23. DESCRIPCION GENERAL:
También llamado Recibo de Caja. Documento
contable de control interno y por ello se sugiere
que sea impreso en una sola tinta sin afectar la
imagen corporativa.
Tips: Pueden ser original y copia (o de acuerdo a
la necesidad del cliente) En papeles bond o en
papeles químicos (autocopiante)

24. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el
cual constan los ingresos en efectivo recaudados por
la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales
o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que
para ellas el soporte es la factura.

25. Comprobante de pago o egreso
Llamado también orden de pago, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un
cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda
copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario. Los soportes contables deben asentarse
en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se
realizan en una empresa

26. Pagaré
El pagaré es una promesa escrita por la cual una persona
obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada,
cierta suma de dinero.
Al momento de su emisión debemos:
- Número de pagaré
- La cláusula "a la orden" inserta en el propio texto
- La suma determinada de dinero en números y en letras
- El nombre de la persona, o a la orden de quién debe
efectuarse el pago
- El concepto por la cual se adeuda el pago
- La firma y la dirección del Deudor
- La firma y la dirección del Co-deudor (si el deudor no
cuenta con referencias suficientes)

27. Vale
Es un documento comercial, para pagar un producto,
ya sea bien o servicio. Puede representar el pago
total o parcial (descuento inmediato en el momento
de la compra por la cantidad que aparece en el vale).
Lo más habitual es que los establecimientos
comerciales proporcionen vales a sus clientes para
fidelizarlos.
También sirve para darse a conocer a clientes nuevos,
ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En
otros casos forma parte del proceso de devolución, el
comercio extiende un vale que permite cambiar un
producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

28. Nota Débito
Es el documento que se emite a otro comerciante o
persona, para notificarle que se ha debitado o
cargado en su cuenta cierta suma o valor, por
conceptos que en ella se especifican. La Nota de
Debito se emite en los siguientes casos:
1- Rectificación de errores u omisión.
2- Pago de gastos en conceptos de fletes, sellados u
otra erogación similar.
3- Cargos por intereses o comisiones.

29. Al momento de su emisión debemos:
- Lugar y fecha en que se extiende
- Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y
de aquel a quien se remite
- Detalle del cargo
- Importe
- Número de individualización
En conclusión es el comprobante que envía el
proveedor al comprador, comunicándole que
aumento su deuda por motivos que en el se
especifica.

30. Nota crédito
Es el documento por el cual un comerciante declara haber
acreditado en cuenta de otro, cierta cantidad, en
concepto de devolución de mercadería, bonificaciones o
descuentos, averías, certificaciones de errores u otras
causas.
Al momento de su emisión debemos:
- Lugar y fecha en que se extiende
- Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a
quien va remitida
- Detalle del motivo que origina el descargo o crédito
- Importe que se acredita
- Número de individualización

31. Kárdex
Las empresas que adoptan el sistema de inventario
permanente deben implantar un procedimiento de rutina
que permita controlar con exactitud el movimiento de las
mercancías. Para visualizar claramente esta información se
requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está
formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades
y los costos de las entradas y salidas de un artículo
determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier
momento sin necesidad de realizar un inventario físico.
Cada tarjeta de kárdex constituye un auxiliar de la cuenta
mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma
de los saldos de las tarjetas representa el total de las
mercancías en existencia, a precio de costo.

32. Comprobante de Contabilidad
Previamente al registro del hecho económico en
los libros de primera entrada o resumen, debe
elaborarse un comprobante de contabilidad, el
cual se debe elaborar con base en los soportes de
orden interno o externo, en idioma español en
forma manual o informatizada. El comprobante
de contabilidad debe tener numeración
consecutiva dejándose constancia de las
personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha,
origen, descripción, cuantía de las operaciones,
cuentas afectadas con el registro con su código y
nombre correspondiente en el PUC.

33. CONSIGNACIÓN BANCARIA
Este es un comprobante que elaboran los bancos y
suministran a sus clientes para que lo diligencien al
consignar. El original queda en el banco y una
copia con el sello del cajero o el timbre de la
máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar
efectivo y cheques de bancos locales y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad
se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exija.

34. CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite
confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o
corriente, con los valores que el banco suministra
por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en
el cual registra cada uno de los movimientos
hechos en una cuenta bancaria, como son el giro
de cheques, consignaciones, notas debito, notas
crédito, anulación de cheques y consignaciones,
etc.

35. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva
cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de
cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su
cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto
en el que se muestran todos esos movimientos que
concluyen en un saldo de la cuenta al último día del
respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca
coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros
auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias
y las causas por las que esos valores no coinciden.

36. RECIBO DE CAJA MENOR
Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad
pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa
para gastos en aquellas situaciones en que
desembolsos por cheque son inconvenientes
debido al costo de escribirlos, firmarlos y
convertirlos en efectivo.
La forma más común de contabilizar gastos es el
uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se
crea mediante la emisión de un cheque por la
cantidad deseada. La entrada para este fondo
inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.

37. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería
suficiente para las necesidades de los pequeños
negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen
varios miles de pesos a discreción como fondos para la
caja menor. y o son varios Cuando los gastos se hacen,
el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y
emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento
el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la
cantidad inicial del fondo

38. LA REMUNERACIÓN
De la remuneración.
Es un derecho del trabajador y una obligación
ineludible del empleador de brindar una
contraprestación económica por la actividad que el
empleado desarrolla. La remuneración o Salario
puede ser en efectivo o en especie, caso en el cual
el Salario en especie no puede superar el 50% del
total del Salario, y tratándose del Salario mínimo,
máximo se puede pagar en especie hasta un 30%.
La remuneración denominada Salario, puede
pagarse en periodos diarios, semanales,
quincenales y como máximo mensuales.