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LA INFORMATICA EN LA ORGANIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA (II)

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Técnicas informáticas para crear y gestionar eficazmente los papeles de trabajo del auditor.

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LA INFORMATICA EN LA ORGANIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA (II)

  1. 1. A u d i t o r í a La informática en la organización del trabajo de auditoría(y II) ESTEBAN UYARRA Director General de Audinfor En esta segunda parte del trabajo que se publicó en el nº105 de Partida FICHA RESUMEN Doble, nuestro colaborador se centra en los sistemas para mecanizar los Autor: papeles de trabajo, así como en las condiciones necesarias y requisitos para su Esteban Uyarra Título: implementación en los despachos y firmas de auditora. La informática en la organización del trabajo de auditoría (y II) Fuente: Partida Doble, núm. 106, páginas 107 a 112, diciembre 1999 Localización: PD 99.12.07 1. Introducción 2. Los papeles de trabajo Resumen: La aparición de las nuevas en las normas técnicas herramientas informáticas en los as Normas Técnicas de Auditoría L despachos y firmas de auditoría trae consigo la implantación de la (2.6.), obligan al auditor a dis- “auditoría sin papeles”, cuyo poner y conservar la documenta- La norma 2.6.1 establece: objetivo es dar respuesta a los retos de competitividad, calidad y ción probatoria y justificativa de eficacia en los trabajos de su trabajo. Documentación que representa auditoría. la prueba de las evidencias obtenidas en las En esta segunda parte del trabajo que se publicó en el nº que se sustenta la opinión profesional emi- Los papeles de trabajo comprenden la to- 105 de Partida Doble, nuestro tida y que se asocia con el término genéri- talidad de los documentos preparados o colaborador se centra en los co de Papeles de trabajo. recibidos por el auditor, de manera que, sistemas para mecanizar los papeles de trabajo, así como en en conjunto, constituyen un compendio las condiciones necesarias y Sin embargo, el concepto de papeles de de la información utilizada y de las requisitos para su implementación trabajo ha dejado de asimilarse con un de- pruebas efectuadas en la ejecución de su en los despachos y firmas de auditora. terminado soporte físico como es el papel, trabajo, junto con las decisiones que ha Descriptores ICALI: sustituyéndose por otros soportes como debido tomar para llegar a formarse su Auditoría. Informática. el informático, cambio que va revolucio- opinión. Procedimientos de auditoría. nar muchos de los esquemas de los audi- tores profesionales.Diciembre 1999 ~ Número106 PARTIDA DOBLE 107
  2. 2. A u d i t o r í aEl concepto A su vez la 2.6.2 señala: a) Evidencia documental producida y man- tenida por terceros.de “papeles El propósito de los papeles de trabajo es ayu- b) Evidencia documental producida por ter- dar en la planificación y realización de la ceros y en poder de la entidad.de trabajo” auditoría, en la supervisión y revisión de la misma y en suministrar evidencia del c) Evidencia documental producida y man-ha dejado trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor. tenida por la entidad.de asimilarse a los que cabría incluir un cuarto de eviden- cias obtenidas por el propio auditor.con un Por último, en cuanto a la necesidad de Esta distinción permite analizar los dife- conservar la documentación obtenida, la nor- rentes medios que la informática brinda al au-determinado ma 2.6.3 obliga a los auditores a: ditor para sustentar en papeles de trabajo las evidencias obtenidas.soporte físico conservar todos los documentos de trabajo Respecto a las tres primeras, el audi-como es que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su tor obtiene confirmaciones de terceros, verifica la documentación producida porel papel opinión sobre las cuentas anuales que ha- yan examinado. terceros o por la propia entidad, e incluso completa su información mediante la ela- borada tanto por terceros como por la propia entidad. El auditor, de acuerdo a la Siendo cierto lo anterior, y sin entrar en importancia de las pruebas y de los resulta- discusión sobre el objeto y contenido de las dos obtenidos, decidirá conservar la docu- citadas normas, que no hacen mas que re- mentación o simplemente mencionar su flejar una práctica y normativa internacio- revisión. En el supuesto que decida lo pri- nalmente aplicada en la profesión, se ha de mero, la práctica habitual consiste en ob- puntualizar sobre el hecho de que la necesi- tener una copia o bien conservar los origi- dad de disponer de la documentación pro- nales, por ejemplo para las confirmaciones batoria de las actuaciones del auditor no de terceros dirigidas a su atención. En ca- presupone que ésta se materialice de una so contrario, bastará con mencionar en el determinada forma, siendo posible su cum- papel de trabajo el trabajo realizado sobre plimentación a través de otros soportes co- la documentación examinada. mo pueden ser los informáticos. Tal práctica, unida a la numerosa docu- De hecho la legislación mercantil en vigor mentación que elabora el propio auditor, permite este tipo de soportes para determina- obligaba a disponer de gruesos legajos de pa- das documentaciones, como es el caso del peles, unidos por pinchos, arandelas, o sim- depósito de las cuentas anuales en el Registro plemente archivados en carpetas, que reque- Mercantil, razón por la cual no parece lógico rían la utilización de voluminosas carteras e que el auditor esté excluido a la hora de do- incluso, dependiendo del tamaño de la em- cumentar su trabajo en estos soportes. presa, de maletas con las que transportar los papeles. Documentación, que a tenor de la le- 3. Utilización gislación vigente, se ha de conservar, lo que obliga a disponer de espacios habilita- de la informática en la dos a tal efecto en las oficinas de los audi- confección de los papeles tores con el coste inherente que ello su- pone. de trabajo Esta situación está cambiando drástica- mente en muchos despachos y firmas de au- Las Normas Técnicas en su apartado 2.5.25 ditoría, incluidas algunas de las denomina- diferencia tres tipos de evidencias: das grandes.108 PARTIDA DOBLE Número 106 ~ Diciembre 1999
  3. 3. La informática en la organización del trabajo de auditoría (y II) Los sistemas para lograr mecanizar lospapeles de trabajo se basan en la utilización de métodos clásicos. Entre los posibles riesgos podrían enunciarse los siguientes: Existen riesgoslas siguientes herramientas: • De pérdida de pérdida de• Ofimática (Procesadores de texto y Hojas de cálculo) — Por errores voluntarios o fortuitos confidenciali-• Scanners en la manipulación de los soportes informáticos. dad• Aplicaciones específicas de auditoría. — Por pérdida de los soportes, disquet- tes, CDs., etc. Para ilustrar lo anterior en el cuadro 1 semuestran algunos papeles de trabajo, común- — Por infección de virus informáticosmente elaborados por los auditores, así comola forma de confeccionarlos mediante las he- • De manipulación de la información con-rramientas informáticas. tenida Toda la documentación anterior puedeestar contenida en los ordenadores de losauditores para su revisión e impresión pos-terior. El hecho de estar elaborada median- CUADRO 1te estos medios no incumple la normativaestablecida por el Instituto de Contabilidad EVIDENCIAS DOCUMENTALES INFORMATICA APLICADAy Auditoría de Cuentas, siempre y cuando Programas de trabajo • Procesador de Textosse adopten unas especiales medidas que se • Software de auditoríacomentan más adelante. Cuestionarios de control • Procesador de Textos (interno y de calidad) • Software de auditoría3.1. Ventajas Plan Global • Procesador de Textos • Software de auditoría Las ventajas que supone la utilización de Cálculo de la Importancia relativa • Hojas de cálculoestas técnicas para la confección y conserva- Pruebas analíticas • Hojas de cálculoción de los papeles de trabajo podrían resu- • Software de auditoríamirse en las siguientes: Documentación e información • Gestores de bases de datos contable del cliente • Hojas de cálculo• Ahorro de espacio • Software de transferencia y selección de datos• Disponibilidad inmediata Documentación legal, fiscal y de otro • Digitalización de documentos tipo aportada por el cliente• Posibilidad de impresión Documentación general de terceros • Digitalización de documentos Circularizaciones Contestaciones • Digitalización de documentos• Vinculación entre archivos Control • Hojas de cálculo Conciliaciones • Procesador de Textos• Reducción de los posibles errores de cálculo Pruebas de cumplimiento • Hojas de cálculo • Software de selección de muestras• Utilización posterior en auditorías recu- • Digitalización de documentos rrentes Pruebas sustantivas • Hojas de cálculo • Software de selección de muestras • Digitalización de documentos• Automatismos de ciertas operaciones Confección cédulas sumarias y auxiliares • Hojas de cálculo • Software de auditoría• Contribuye a homogeneizar sistemas de Ajustes y reclasificaciones • Hojas de cálculo elaboración de la documentación • Software de auditoría Cuentas anuales auditadas • Hojas de cálculo3.2. Riesgos • Software de auditoría Informes de auditoría y de recomendaciones • Procesador de Textos Sin embargo esta práctica conlleva deter-minados riesgos, que también afectan a los Control de tiempos • Hojas de cálculo • Gestor bases de datosNúmero 106 ~ Diciembre 1999 PARTIDA DOBLE 109
  4. 4. A u d i t o r í aLos sistemas — Mediante la modificación del conte- nido de papeles o cédulas realizadas to o número a un fichero externo y vice- versa, de esta forma no solamente se rela-para lograr y verificadas por el responsable del trabajo cionan ambos, sino que consultando uno puede accederse al otro.mecanizar — Por la alteración de documentación En la imagen de la figura 1 se muestralos papeles externa escaneada un total referenciado a un documento de texto, en que se comenta por ejemplo un • De pérdida de confidencialidad memorándum de conclusiones.de trabajo se — Al tener acceso a los ficheros personas Como puede observarse la cifra conte-basan en la no autorizadas nida en una hoja de cálculo se encuentra relacionada con un documento de texto.utilización — Por la posibilidad de extraer informa- ción confidencial de un cliente para También pueden relacionarse hojas dede la uso no autorizado. cálculo entre sí de igual forma que se rea- liza en los papeles de trabajo clásicosOfimática, mediante las denominadas referencias cru- zadas. Incluso pueden confeccionarse re- 4. Referencias y laciones o índices de papeles vinculados aScanner y vinculación de ficheros ficheros externos, tal y como se muestra en el ejemplo de la figura 2 conteniendoAplicaciones documentación de una circularización de bancos.especificas a confección de los papeles dede auditoría L trabajo mediante herramientas y sistemas informáticos, supone ciertas dificultades a la hora de hacer constar en ellos sus referencias iden- tificativas. No obstante, las nuevas herra- Cada una de las líneas, conteniendo los diferentes documentos (referencias) se en- cuentran vinculados a sus respectivos fiche- ros soporte, de diferente índole, unos de hojas de cálculo (extensión XLS), docu- mientas brindan determinadas opciones mentos de texto (extensión DOC) o sim- tales como la vinculación de cualquier tex- ples documentos digitalizados (extensión BMP). La posibilidad de vinculación entre ar- FIGURA 1 chivos elimina una de las mayores dificulta- des que hasta ahora tenían los auditores en el manejo de ficheros informáticos. 5. Organización de ficheros informáticos FIGURA 2 ara la utilización eficiente de un P sistema de mecanización de los papeles de trabajo se requiere el establecimiento de pautas que fi- jen de forma clara para todos los trabajos, la forma de archivarlos y los directorios en los que ubicar dicha información. Ello permiti- rá, tanto a los usuarios como a los respon- sables de la supervisión, la fácil y rápida lo- calización de los datos y documentación soporte.110 PARTIDA DOBLE Diciembre 1999 ~ Número106
  5. 5. La informática en la organización del trabajo de auditoría (y II)6. Archivo de los La convicción sobre la conveniencia de adoptar el cambio de metodología ha de ser La correctaficheros informáticos general entre todos los socios de la firma o puesta en despacho de auditoría. Ello conllevará la necesidad de modificar determinados esti- los de hacer y supervisar los trabajos de au- marcha de ste nuevo método de realización ditoría.E de los trabajos de auditoría exi- ge, como se verá más adelante, la adopción de medidas estrictasdestinadas a salvaguardar la integridad dela información correspondiente a cada au- 7.2. De carácter técnico La correcta puesta en marcha de la au- ditoría sin papeles, supone el disponer de la “auditoría sin papeles” , suponeditoría. herramientas informáticas suficientes y ade- En algunos despachos y firmas de audi- cuadas, tanto en términos de capacidad y rapidez de los equipos, como de aplicacio- el disponer detoría donde estos métodos han sido ya im-plementados, realizan copias de la docu- nes informáticas tanto estándar como espe- cíficas de auditoría que permitan su fácil herramientasmentación que se materializan en CDs, queno sólo sirven como copias de seguridad de implementación. informáticasla información disponible en los diferentes Medios tales como scanners (digitaliza-ordenadores o en el servidor del despacho, dores de documentos) y grabadoras de suficientessino que permite su utilización por parte de CD- ROMs son otros elementos impres-los auditores en los trabajos de campo. cindibles para su correcto funcionamiento. y adecuadas La capacidad y el reducido coste de es- Por último, y dentro de este punto con-tos nuevos soportes los convierten en una viene mencionar la utilización de Internetherramienta habitual de los profesionales tanto para su utilización en las comunica-de la auditoría. ciones con el cliente (envío de ficheros y documentación), como para aquellas otras entre los auditores y sus oficinas centrales durante los trabajos de campo.7. Condicionesnecesarias para su 7.3. De formación del personalimplimentación El personal encargado de los trabajos y por lo tanto los auténticos elaboradores y gestores de la información, han de disponer de la formación informática adecuada, no a auditoría sin papeles requiere, pa- sólo en cuanto a la utilización de las dife-L ra su correcto y eficiente funciona- miento, de unas condiciones, entre las que pueden destacarse las si-guientes: rentes herramientas disponibles, sino y so- bre todo acerca de los diferentes riesgos que su uso inadecuado puede conllevar, tanto en términos de pérdidas de informa- ción y/o documentación relevante, como7.1. De carácter general sobre sus posibles consecuencias. La adopción de un cambio tan drástico 7.4. De supervisióncomo el propuesto en este artículo, al pasarde la auditoría de manguitos a la del portá- La supervisión y control de calidad detil y documentos escaneados, puede repre- los trabajos realizados mediante estos mé-sentar un auténtico trauma para muchos todos requieren un cambio radical en lasauditores anclados en las viejas prácticas del prácticas hasta ahora utilizadas por los so-“pincho” y de las “anillas engomadas”. Por cios y gerentes responsables de los trabajos.ello el paso primero consiste en la toma de Se han de establecer medidas que impidanla decisión empresarial de asumir este cam- la manipulación o alteración de los papelesbio, con las consecuencias, y porqué no, los posterior a su verificación. También, los sis-riesgos que tal proceder implica. temas que se implementen han de poderNúmero 106 ~ Diciembre 1999 PARTIDA DOBLE 111
  6. 6. A u d i t o r í aLos nuevos papeles de trabajo, diata, de forma que pueda conocerse en to- do momento la situación y grado de avan-confeccionados o almacenados ce, sin esperar, como se realiza con los mé- todos clásicos, a su terminación parcial oen soportes informáticos, han de total. 7.5. De los papeles de trabajocumplir los requerimientos Los nuevos papeles de trabajo, confec-establecidos por las Normas Técnicas cionados o almacenados en soportes infor- máticos, han de cumplir los requerimien- tos establecidos por las Normas Técnicas, y que han sido mencionadas al comienzo de este artículo, para lo cual entendemosLa posibilidad de vinculación de que han de cumplir las siguientes condi- ciones:archivos elimina una de las • Han de ser susceptibles de convertirlosmayores dificultades en el manejo en papel, es decir, que permitan su im- presión cuando se solicite o sea necesa-de ficheros informáticos ria su revisión por persona externa. • La documentación externa, en especial aquella que por su interés o por su ca- rácter probatorio sea necesaria conser- var, no debe ser susceptible de manipu- lación. • Se ha de tener claro la conveniencia de conservar, en determinadas circunstan- cias, ciertos papeles en su formato origi- nal, cuando las circunstancias así lo exi- jan. • Se ha de disponer de sistemas de seguri- dad o de “perfiles” que restrinjan el ac- ceso y/o manipulación de determinados ficheros. 8. Conclusión a aparición de herramientas in- L formáticas en los despachos y fir- mas de auditoría, no ha hecho mas que empezar. Si ya desde el principio de la presente década su incor- poración ha supuesto cambios profundos, el próximo milenio va a modificar radical- ofrecer a los responsables de los trabajos mente la forma de trabajar de los audito- una visión inmediata y completa de la do- res. El papel y el lápiz están cediendo el cumentación pendiente de realización y su- paso a la informática, y los legajos de pa- pervisión. peles desaparecen ante el CD. Las solucio- nes informáticas ofrecen ya respuestas a los El acceso a los trabajos por parte de los retos de competitividad, calidad y eficien- responsables de los mismos ha de ser inme- cia en los trabajos de auditoría.112 PARTIDA DOBLE Diciembre 1999 ~ Número106

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