ditoría informática requiere: - Contar con los recursos informáticos ade- sin papeles" El documento describe los sistemas para mecanizar los papeles de trabajo de auditoría mediante el uso de herramientas informáticas como procesadores de texto, hojas de cálculo y escáneres. Explica cómo estas herramientas pueden usarse para crear y vincular diferentes tipos de documentos de auditoría e ilustra algunos ejemplos. También discute los riesgos potenciales como la pérdida o manipulación

1. A u d i t o r í a
La informática en
la organización del
trabajo de auditoría(y II)
ESTEBAN UYARRA
Director General de Audinfor
En esta segunda parte del trabajo que se publicó en el nº105 de Partida
FICHA RESUMEN
Doble, nuestro colaborador se centra en los sistemas para mecanizar los
Autor: papeles de trabajo, así como en las condiciones necesarias y requisitos para su
Esteban Uyarra
Título:
implementación en los despachos y firmas de auditora.
La informática en la
organización del trabajo
de auditoría (y II)
Fuente:
Partida Doble, núm. 106,
páginas 107 a 112, diciembre
1999
Localización: PD 99.12.07 1. Introducción 2. Los papeles de trabajo
Resumen:
La aparición de las nuevas en las normas técnicas
herramientas informáticas en los
as Normas Técnicas de Auditoría
L
despachos y firmas de auditoría
trae consigo la implantación de la (2.6.), obligan al auditor a dis-
“auditoría sin papeles”, cuyo poner y conservar la documenta- La norma 2.6.1 establece:
objetivo es dar respuesta a los
retos de competitividad, calidad y ción probatoria y justificativa de
eficacia en los trabajos de su trabajo. Documentación que representa
auditoría. la prueba de las evidencias obtenidas en las
En esta segunda parte del
trabajo que se publicó en el nº que se sustenta la opinión profesional emi- Los papeles de trabajo comprenden la to-
105 de Partida Doble, nuestro tida y que se asocia con el término genéri- talidad de los documentos preparados o
colaborador se centra en los co de Papeles de trabajo. recibidos por el auditor, de manera que,
sistemas para mecanizar los
papeles de trabajo, así como en en conjunto, constituyen un compendio
las condiciones necesarias y Sin embargo, el concepto de papeles de de la información utilizada y de las
requisitos para su implementación trabajo ha dejado de asimilarse con un de- pruebas efectuadas en la ejecución de su
en los despachos y firmas de
auditora.
terminado soporte físico como es el papel, trabajo, junto con las decisiones que ha
Descriptores ICALI: sustituyéndose por otros soportes como debido tomar para llegar a formarse su
Auditoría. Informática. el informático, cambio que va revolucio- opinión.
Procedimientos de auditoría.
nar muchos de los esquemas de los audi-
tores profesionales.
Diciembre 1999 ~ Número106 PARTIDA DOBLE 107

2. A u d i t o r í a
El concepto A su vez la 2.6.2 señala: a) Evidencia documental producida y man-
tenida por terceros.
de “papeles El propósito de los papeles de trabajo es ayu- b) Evidencia documental producida por ter-
dar en la planificación y realización de la ceros y en poder de la entidad.
de trabajo” auditoría, en la supervisión y revisión de
la misma y en suministrar evidencia del c) Evidencia documental producida y man-
ha dejado trabajo llevado a cabo para respaldar la
opinión del auditor.
tenida por la entidad.
de asimilarse a los que cabría incluir un cuarto de eviden-
cias obtenidas por el propio auditor.
con un Por último, en cuanto a la necesidad de Esta distinción permite analizar los dife-
conservar la documentación obtenida, la nor- rentes medios que la informática brinda al au-
determinado ma 2.6.3 obliga a los auditores a: ditor para sustentar en papeles de trabajo las
evidencias obtenidas.
soporte físico conservar todos los documentos de trabajo Respecto a las tres primeras, el audi-
como es que puedan constituir las debidas pruebas
de su actuación, encaminadas a formar su
tor obtiene confirmaciones de terceros,
verifica la documentación producida por
el papel opinión sobre las cuentas anuales que ha-
yan examinado.
terceros o por la propia entidad, e incluso
completa su información mediante la ela-
borada tanto por terceros como por la
propia entidad. El auditor, de acuerdo a la
Siendo cierto lo anterior, y sin entrar en importancia de las pruebas y de los resulta-
discusión sobre el objeto y contenido de las dos obtenidos, decidirá conservar la docu-
citadas normas, que no hacen mas que re- mentación o simplemente mencionar su
flejar una práctica y normativa internacio- revisión. En el supuesto que decida lo pri-
nalmente aplicada en la profesión, se ha de mero, la práctica habitual consiste en ob-
puntualizar sobre el hecho de que la necesi- tener una copia o bien conservar los origi-
dad de disponer de la documentación pro- nales, por ejemplo para las confirmaciones
batoria de las actuaciones del auditor no de terceros dirigidas a su atención. En ca-
presupone que ésta se materialice de una so contrario, bastará con mencionar en el
determinada forma, siendo posible su cum- papel de trabajo el trabajo realizado sobre
plimentación a través de otros soportes co- la documentación examinada.
mo pueden ser los informáticos.
Tal práctica, unida a la numerosa docu-
De hecho la legislación mercantil en vigor mentación que elabora el propio auditor,
permite este tipo de soportes para determina- obligaba a disponer de gruesos legajos de pa-
das documentaciones, como es el caso del peles, unidos por pinchos, arandelas, o sim-
depósito de las cuentas anuales en el Registro plemente archivados en carpetas, que reque-
Mercantil, razón por la cual no parece lógico rían la utilización de voluminosas carteras e
que el auditor esté excluido a la hora de do- incluso, dependiendo del tamaño de la em-
cumentar su trabajo en estos soportes. presa, de maletas con las que transportar los
papeles.
Documentación, que a tenor de la le-
3. Utilización gislación vigente, se ha de conservar, lo
que obliga a disponer de espacios habilita-
de la informática en la dos a tal efecto en las oficinas de los audi-
confección de los papeles tores con el coste inherente que ello su-
pone.
de trabajo
Esta situación está cambiando drástica-
mente en muchos despachos y firmas de au-
Las Normas Técnicas en su apartado 2.5.25 ditoría, incluidas algunas de las denomina-
diferencia tres tipos de evidencias: das grandes.
108 PARTIDA DOBLE Número 106 ~ Diciembre 1999

3. La informática en la organización
del trabajo de auditoría (y II)
Los sistemas para lograr mecanizar los
papeles de trabajo se basan en la utilización de
métodos clásicos. Entre los posibles riesgos
podrían enunciarse los siguientes:
Existen riesgos
las siguientes herramientas:
• De pérdida
de pérdida de
• Ofimática (Procesadores de texto y Hojas
de cálculo) — Por errores voluntarios o fortuitos confidenciali-
• Scanners
en la manipulación de los soportes
informáticos. dad
• Aplicaciones específicas de auditoría. — Por pérdida de los soportes, disquet-
tes, CDs., etc.
Para ilustrar lo anterior en el cuadro 1 se
muestran algunos papeles de trabajo, común- — Por infección de virus informáticos
mente elaborados por los auditores, así como
la forma de confeccionarlos mediante las he- • De manipulación de la información con-
rramientas informáticas. tenida
Toda la documentación anterior puede
estar contenida en los ordenadores de los
auditores para su revisión e impresión pos-
terior. El hecho de estar elaborada median- CUADRO 1
te estos medios no incumple la normativa
establecida por el Instituto de Contabilidad EVIDENCIAS DOCUMENTALES INFORMATICA APLICADA
y Auditoría de Cuentas, siempre y cuando Programas de trabajo • Procesador de Textos
se adopten unas especiales medidas que se • Software de auditoría
comentan más adelante. Cuestionarios de control • Procesador de Textos
(interno y de calidad) • Software de auditoría
3.1. Ventajas Plan Global • Procesador de Textos
• Software de auditoría
Las ventajas que supone la utilización de Cálculo de la Importancia relativa • Hojas de cálculo
estas técnicas para la confección y conserva- Pruebas analíticas • Hojas de cálculo
ción de los papeles de trabajo podrían resu- • Software de auditoría
mirse en las siguientes: Documentación e información • Gestores de bases de datos
contable del cliente • Hojas de cálculo
• Ahorro de espacio • Software de transferencia
y selección de datos
• Disponibilidad inmediata Documentación legal, fiscal y de otro • Digitalización de documentos
tipo aportada por el cliente
• Posibilidad de impresión Documentación general de terceros • Digitalización de documentos
Circularizaciones Contestaciones • Digitalización de documentos
• Vinculación entre archivos Control • Hojas de cálculo
Conciliaciones • Procesador de Textos
• Reducción de los posibles errores de cálculo Pruebas de cumplimiento • Hojas de cálculo
• Software de selección de muestras
• Utilización posterior en auditorías recu- • Digitalización de documentos
rrentes Pruebas sustantivas • Hojas de cálculo
• Software de selección de muestras
• Digitalización de documentos
• Automatismos de ciertas operaciones
Confección cédulas sumarias y auxiliares • Hojas de cálculo
• Software de auditoría
• Contribuye a homogeneizar sistemas de
Ajustes y reclasificaciones • Hojas de cálculo
elaboración de la documentación • Software de auditoría
Cuentas anuales auditadas • Hojas de cálculo
3.2. Riesgos • Software de auditoría
Informes de auditoría y de recomendaciones • Procesador de Textos
Sin embargo esta práctica conlleva deter-
minados riesgos, que también afectan a los Control de tiempos • Hojas de cálculo
• Gestor bases de datos
Número 106 ~ Diciembre 1999 PARTIDA DOBLE 109

4. A u d i t o r í a
Los sistemas — Mediante la modificación del conte-
nido de papeles o cédulas realizadas
to o número a un fichero externo y vice-
versa, de esta forma no solamente se rela-
para lograr y verificadas por el responsable del
trabajo
cionan ambos, sino que consultando uno
puede accederse al otro.
mecanizar — Por la alteración de documentación En la imagen de la figura 1 se muestra
los papeles externa escaneada un total referenciado a un documento de
texto, en que se comenta por ejemplo un
• De pérdida de confidencialidad memorándum de conclusiones.
de trabajo se
— Al tener acceso a los ficheros personas Como puede observarse la cifra conte-
basan en la no autorizadas nida en una hoja de cálculo se encuentra
relacionada con un documento de texto.
utilización — Por la posibilidad de extraer informa-
ción confidencial de un cliente para También pueden relacionarse hojas de
de la uso no autorizado. cálculo entre sí de igual forma que se rea-
liza en los papeles de trabajo clásicos
Ofimática, mediante las denominadas referencias cru-
zadas. Incluso pueden confeccionarse re-
4. Referencias y laciones o índices de papeles vinculados a
Scanner y vinculación de ficheros ficheros externos, tal y como se muestra
en el ejemplo de la figura 2 conteniendo
Aplicaciones documentación de una circularización de
bancos.
especificas a confección de los papeles de
de auditoría L trabajo mediante herramientas
y sistemas informáticos, supone
ciertas dificultades a la hora de
hacer constar en ellos sus referencias iden-
tificativas. No obstante, las nuevas herra-
Cada una de las líneas, conteniendo los
diferentes documentos (referencias) se en-
cuentran vinculados a sus respectivos fiche-
ros soporte, de diferente índole, unos de
hojas de cálculo (extensión XLS), docu-
mientas brindan determinadas opciones mentos de texto (extensión DOC) o sim-
tales como la vinculación de cualquier tex- ples documentos digitalizados (extensión
BMP).
La posibilidad de vinculación entre ar-
FIGURA 1
chivos elimina una de las mayores dificulta-
des que hasta ahora tenían los auditores en
el manejo de ficheros informáticos.
5. Organización de
ficheros informáticos
FIGURA 2
ara la utilización eficiente de un
P sistema de mecanización de los
papeles de trabajo se requiere el
establecimiento de pautas que fi-
jen de forma clara para todos los trabajos, la
forma de archivarlos y los directorios en los
que ubicar dicha información. Ello permiti-
rá, tanto a los usuarios como a los respon-
sables de la supervisión, la fácil y rápida lo-
calización de los datos y documentación
soporte.
110 PARTIDA DOBLE Diciembre 1999 ~ Número106

5. La informática en la organización
del trabajo de auditoría (y II)
6. Archivo de los La convicción sobre la conveniencia de
adoptar el cambio de metodología ha de ser
La correcta
ficheros informáticos general entre todos los socios de la firma o
puesta en
despacho de auditoría. Ello conllevará la
necesidad de modificar determinados esti-
los de hacer y supervisar los trabajos de au- marcha de
ste nuevo método de realización ditoría.
E de los trabajos de auditoría exi-
ge, como se verá más adelante,
la adopción de medidas estrictas
destinadas a salvaguardar la integridad de
la información correspondiente a cada au-
7.2. De carácter técnico
La correcta puesta en marcha de la au-
ditoría sin papeles, supone el disponer de
la “auditoría
sin papeles” ,
supone
ditoría. herramientas informáticas suficientes y ade-
En algunos despachos y firmas de audi-
cuadas, tanto en términos de capacidad y
rapidez de los equipos, como de aplicacio-
el disponer de
toría donde estos métodos han sido ya im-
plementados, realizan copias de la docu-
nes informáticas tanto estándar como espe-
cíficas de auditoría que permitan su fácil herramientas
mentación que se materializan en CDs, que
no sólo sirven como copias de seguridad de
implementación.
informáticas
la información disponible en los diferentes Medios tales como scanners (digitaliza-
ordenadores o en el servidor del despacho, dores de documentos) y grabadoras de suficientes
sino que permite su utilización por parte de CD- ROMs son otros elementos impres-
los auditores en los trabajos de campo. cindibles para su correcto funcionamiento. y adecuadas
La capacidad y el reducido coste de es- Por último, y dentro de este punto con-
tos nuevos soportes los convierten en una viene mencionar la utilización de Internet
herramienta habitual de los profesionales tanto para su utilización en las comunica-
de la auditoría. ciones con el cliente (envío de ficheros y
documentación), como para aquellas otras
entre los auditores y sus oficinas centrales
durante los trabajos de campo.
7. Condiciones
necesarias para su 7.3. De formación del personal
implimentación El personal encargado de los trabajos y
por lo tanto los auténticos elaboradores y
gestores de la información, han de disponer
de la formación informática adecuada, no
a auditoría sin papeles requiere, pa- sólo en cuanto a la utilización de las dife-
L ra su correcto y eficiente funciona-
miento, de unas condiciones, entre
las que pueden destacarse las si-
guientes:
rentes herramientas disponibles, sino y so-
bre todo acerca de los diferentes riesgos
que su uso inadecuado puede conllevar,
tanto en términos de pérdidas de informa-
ción y/o documentación relevante, como
7.1. De carácter general sobre sus posibles consecuencias.
La adopción de un cambio tan drástico 7.4. De supervisión
como el propuesto en este artículo, al pasar
de la auditoría de manguitos a la del portá- La supervisión y control de calidad de
til y documentos escaneados, puede repre- los trabajos realizados mediante estos mé-
sentar un auténtico trauma para muchos todos requieren un cambio radical en las
auditores anclados en las viejas prácticas del prácticas hasta ahora utilizadas por los so-
“pincho” y de las “anillas engomadas”. Por cios y gerentes responsables de los trabajos.
ello el paso primero consiste en la toma de Se han de establecer medidas que impidan
la decisión empresarial de asumir este cam- la manipulación o alteración de los papeles
bio, con las consecuencias, y porqué no, los posterior a su verificación. También, los sis-
riesgos que tal proceder implica. temas que se implementen han de poder
Número 106 ~ Diciembre 1999 PARTIDA DOBLE 111

6. A u d i t o r í a
Los nuevos papeles de trabajo, diata, de forma que pueda conocerse en to-
do momento la situación y grado de avan-
confeccionados o almacenados ce, sin esperar, como se realiza con los mé-
todos clásicos, a su terminación parcial o
en soportes informáticos, han de total.
7.5. De los papeles de trabajo
cumplir los requerimientos
Los nuevos papeles de trabajo, confec-
establecidos por las Normas Técnicas cionados o almacenados en soportes infor-
máticos, han de cumplir los requerimien-
tos establecidos por las Normas Técnicas,
y que han sido mencionadas al comienzo
de este artículo, para lo cual entendemos
La posibilidad de vinculación de que han de cumplir las siguientes condi-
ciones:
archivos elimina una de las • Han de ser susceptibles de convertirlos
mayores dificultades en el manejo en papel, es decir, que permitan su im-
presión cuando se solicite o sea necesa-
de ficheros informáticos ria su revisión por persona externa.
• La documentación externa, en especial
aquella que por su interés o por su ca-
rácter probatorio sea necesaria conser-
var, no debe ser susceptible de manipu-
lación.
• Se ha de tener claro la conveniencia de
conservar, en determinadas circunstan-
cias, ciertos papeles en su formato origi-
nal, cuando las circunstancias así lo exi-
jan.
• Se ha de disponer de sistemas de seguri-
dad o de “perfiles” que restrinjan el ac-
ceso y/o manipulación de determinados
ficheros.
8. Conclusión
a aparición de herramientas in-
L formáticas en los despachos y fir-
mas de auditoría, no ha hecho
mas que empezar. Si ya desde el
principio de la presente década su incor-
poración ha supuesto cambios profundos,
el próximo milenio va a modificar radical-
ofrecer a los responsables de los trabajos mente la forma de trabajar de los audito-
una visión inmediata y completa de la do- res. El papel y el lápiz están cediendo el
cumentación pendiente de realización y su- paso a la informática, y los legajos de pa-
pervisión. peles desaparecen ante el CD. Las solucio-
nes informáticas ofrecen ya respuestas a los
El acceso a los trabajos por parte de los retos de competitividad, calidad y eficien-
responsables de los mismos ha de ser inme- cia en los trabajos de auditoría.
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