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Elaborara papeles de trabajo integrando y clasificando información
financiera y operativa que permita presentar de forma clara observaciones
conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado.

Clasifica información documental financiera y operativa de la organización
mediante el uso de índices y marcas de auditoria.

   A. Descripción de los papeles de trabajo.
            Reglas generales para la elaboración de papeles de trabajo.
            Cédulas
                Sumarias
                De detalle
                Analíticas
            Claves

Papeles de Trabajo
Concepto

Por papeles de trabajo debe entenderse el conjunto de cédulas y documentación
fehaciente que contiene los datos e información obtenidos por el auditor en su
examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados en los
que se sustenta la opinión que emite al suscribir su informe o dictamen.

Objetivo

Documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoria que
proporcionan evidencia de que el trabajo se llevo a cabo de acuerdo con las
normas de auditoria generalmente aceptadas. Dicha documentación esta
constituida por los propios papeles de trabajo preparados por el auditor y los que
le fueron suministrados por la entidad auditada o por terceras personas, los
cuales debe conservar para soportar el trabajo realizado.

Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son
una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y
los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe
de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
- Facilitar la preparación del informe.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el
informe.
- Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e
informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
- Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados.
- Servir de guía en revisiones subsecuentes.
- Cumplir con las disposiciones legales.



Importancia de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo representan uno de los elementos más importantes a
considerar por el auditor, toda vez que:

    Constituyen la prueba del trabajo realizado por el auditor.
    Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor.
    Constituye una fuente de aclaraciones o ampliaciones de información y
     son única prueba que tiene el auditor respecto a la solidez y calidad
     profesional de su trabajo.
    Constituyen el eslabón que une los registros, operaciones y administración
     de la entidad auditada con el dictamen o informe final del auditor.
    Proveen la evidencia de la naturaleza y extensión en la aplicación de las
     técnicas y procedimientos de auditoria, y son la prueba de cuidado y
     diligencias con la que el auditor realizo su examen.
    Consignan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así
     como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones
     relevantes.
    Reflejan hábitos de orden, limpieza, imaginación, visión e ingenio del
     auditor para hacer bien, regular o mal su trabajo.
    Constituyen el medio más importante a través del cual se lleva a cabo el
     proceso de supervisión de la auditoria en sus diferentes niveles.
    Sirven para calificar la calidad de planeación de la auditoria y el avance
     entre tiempos estimados y tiempos reales de ejecución atendiendo a la
     calidad de los resultados.
    Constituyen una fuente básica de información para la confirmación,
     preparación y soporte del dictamen o informe de auditoria.
    Constituyen una buena fuente de información para presentar y soportar
     recomendaciones o sugerencias al responsable de la entidad auditada.
    Sirven para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.
    Constituyen un registro histórico permanente de la información examinada
     y de las técnicas, procedimientos y alcances de auditoria aplicados.
    Constituyen una útil guía y fuente de información para la planeación de
     auditorias subsecuentes.
Información básica que deben contener

Antes de comenzar la preparación y/ o formulación de los papeles de trabajo el
auditor deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

    Determinar la necesidad de elaboración de tales papeles en función de los
     objetivos que se persiguen con la auditoría.
    Planear su diseño de acuerdo con la información a obtener y las pruebas a
     realizar. En esta etapa vale la pena recurrir a los papeles de trabajo de
     auditorias anteriores, si se tuvieran la mano, a efecto de evaluar su
     utilidad y adoptarlos o adaptarlos a la auditoria a practicar con el fin de
     usar esas herramientas de manera mas eficiente.
    Determinar la eventualidad de que las pruebas de auditoria se lleven a
     cabo directamente en la documentación proporcionada por la entidad
     auditada e indicar en el programa de auditoria, o en memorándum de
     auditoría (que hará las veces de papel de trabajo), la naturaleza y alcance
     del trabajo realizado.
    Evaluar la posibilidad de que la entidad auditada prepare la información
     que contendrá la cedula de auditoria (papel de trabajo) diseñada por el
     auditor en aras de ahorrarle tiempo.
    Identificar que documentación, preparada en forma regular por la entidad
     auditada, puede hacer las veces de papeles de trabajo, con las
     adaptaciones (mínimas) del caso.
    En caso de auditoria de estados financieros para fines fiscales, considerar
     la revisión de este aspecto en el diseño de los papeles de trabajo con el fin
     de evitar duplicidad en la preparación de estos documentos (es decir, de
     evitar que se haga una cedula para efectos de auditoria de estados
     financieros y otra para la revisión fiscal de un mismo rubro, ya que ambos
     aspectos pueden quedar cubiertos en una misma cedula).
    Tener en mente al diseñar las cedulas la información que será transferida
     al archivo de referencia permanente.
    Determinar con oportunidad la clave de identificación de los papeles de
     trabajo (indización) y las marcas de auditoria a ocupar de manera que
     estos se estructuren y crucen debidamente entre ellos y el programa de
     auditora en turno y el plan de trabajo de la auditoria en su conjunto.

Respecto a la información básica que deben contener los papeles de trabajo
se puede citar, de manera enunciativa, los siguientes datos:

    Nombre de la entidad sujeta a examen.
    Tipo de auditoria a practicar.
    Fecha en se esta efectuando la revisión y, en su caso, el periodo que esta
     abarcando.
    Fecha en que se efectuó la revisión.
    Nombre de la cuenta, rubro, área u operación sujeta a auditar.
 Nombre especifico a asignar a la cedula.
    Clave de identificación o índice asignado a la cedula de auditoria.
    Firma, nombre o iniciales del nombre (perfectamente legibles para poder
     identificar a quien las puso) que permitan saber quién efectuó el trabajo,
     quien lo superviso y quien lo aprobó señalando, en cada instancia, la fecha
     ha lugar.
    Identificación clara y completa de la fuente de información básica para
     efectuar la revisión, nombre y posición del empleado que la suministro o
     fue entrevistado, así como descripción de los registros y/o documentación
     consultados.
    Métodos de verificación utilizados con notas y explicaciones detalladas de
     auditoria que se realizo, así como razones que asistieron al auditor para
     aplicar ciertos procedimientos de auditoria y omitir otros.
    Marcas de auditoria utilizadas y su significado.
    Conclusión o conclusiones a las que llego el auditor sobre la cuenta, rubro,
     área u operación que reviso y cuyo resultado se encuentra consignado en
     la misma cedula.


¿A quien pertenecen los papeles de trabajo?

Debido a la importancia de los papeles de trabajo para el auditor de estados
financieros, ya que en ellos se basa su opinión, es conveniente señalar que tales
documentos son propiedad absoluta de este profesional, condicionando su uso
únicamente para los propósitos de su revisión y como apoyo de los resultados
obtenidos; por lo que la información que estos contengan debe quedar
salvaguarda como secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad
que se la confió. Existen casos de excepción a lo anterior, un ejemplo de estos es
cuando los papeles de trabajo son solicitados por alguna autoridad legalmente
constituida, como en los procedimientos de auditoria fiscal, en los que estos
auditores en una de las etapas de su revisión, requieren de la presencia del
contador publico que dictamino para efectos fiscales los estados de su cliente,
junto con sus papeles de trabajo, para satisfacer los cuestionamientos
presentados por esta autoridad fiscal- hacendaria.

Otro caso son las auditorias, que no son necesariamente de estados financieros,
por ejemplo las de operaciones o administrativas, que son contratadas con un
profesional externo ajeno a la administración de la entidad requirente, en que los
papeles de trabajo pasan a ser propiedad del auditor en los términos del párrafo
precedente. En las mismas condiciones se encuentran los auditores fiscales cuyo
trabajo es ordenado por una autoridad con capacidad para ordenar la ejecución
de una auditoria de esta naturaleza y los papeles de trabajo que se deriven de sus
intervenciones pasan a la guarda y custodia de la autoridad emisora de la orden.
En aquellos tipos de auditoria en que existe una relación laboral entre entidad
auditada y auditor (trátese de auditores internos o gubernamentales) los papeles
de trabajo son propiedad de la entidad, pero en virtud de que contiene
información confidencial en la mayoría de los casos, y además evidencia que
soporta las opiniones y recomendaciones del auditor, su uso debe quedar
restringido a este profesional o exclusivamente a los altos niveles de la
organización. En el caso de los auditores gubernamentales, sus papeles de
trabajo pueden ser también requeridos por autoridad competente.

Cualquiera que sea el destino final de los papeles de trabajo, estos
invariablemente deberán quedar debida y adecuadamente resguardados y
archivados en lugar seguro y con acceso limitado a determinadas personas –
claramente identificadas-, ya que la perdida, alteración (recuérdese que por lo
general se elaboran a lápiz) o mal uso de estos documentos puede acarrear un
sinfín de problemas, en algunos casos impredecibles.



CLASIFICACION

Se acostumbra clasificar los papeles de trabajo desde dos puntos de vista:

   1. Por su uso
      a) Papeles de uso continuo.
      b) Papeles de uso temporal.
   2. Por su contenido
      a) Hoja de trabajo.
      b) Cedulas sumarias o de resumen.
      c) Cedulas de detalle o descriptivas.
      d) Cedulas analíticas o de comprobación.

Por su uso: los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios
ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos,
cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos,
etcétera). Por su utilidad más o menos permanente, se acostumbra conservar ese
tipo de papeles en un expediente especial, en particular cuando los servicios del
auditor son requeridos para varios ejercicios contables.

De la misma manera, los papeles de trabajo pueden contener información útil
solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha
determinada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias,
etcétera); en ese caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la
auditoria del ejercicio a que se refieran.

Por su contenido: aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan
variados como la propia imaginación, en la secuela del trabajo de auditoria
existen papeles clave cuyo contenido esta más o menos definido y que los hace
característicos:

   a) La hoja de trabajo es la cedula que muestra los grupos o rubros que
      integran los estados financiero.
   b) Las cedulas sumarias muestran las cuentas de mayor que forman un
      rubro de los estados financieros.
   c) Las cedulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta
      de mayor de la balanza de comprobación.
   d) Las cedulas analíticas o de comprobación contienen el trabajo efectuado
      para verificar el grado de corrección de una partida u operación.

Cédula Sumaria

Resumen los saldos de mayor en que se descomponen las partidas de las cuentas
anuales. Se preparan para cada grupo de cuentas del balance y de la cuenta de
pérdidas y ganancias.

Se preparan detallando:

-Descripción de cada cuenta.
-Saldos del año anterior y del año actual para cada cuenta.
-Realizando las referencias cruzadas a los diferentes documentos de origen y
destino de los saldos.
Cedula de Detalle

Contienen los análisis y pruebas efectuadas para obtener evidencia en que
soportar la opinión de auditoria. Relacionan las partidas que componen una
cuenta de mayor o un saldo cualquiera.

Se preparan detallando:

-Descripción de cada cuenta.
-Saldos del año anterior y del año actual para cada cuenta.
- Realizando las referencias cruzadas a los diferentes documentos de origen y
destino de los saldos.

Cédulas analíticas o de comprobación
 Son aquellas en las cuales se detallan los renglones que aparecen en las cédulas
sumarias.
En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y
contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos
aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio
de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas.

En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio,
aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se
hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. Las
analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en
estas cédulas y en las sub-analíticas se plasma el trabajo del auditor y son las
que sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo
general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica
o sub-analítica). Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo
particular (la cédula analítica o sub-analítica) para llegar a lo general (los estados
financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en
conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores
obtenidos en las sub-analíticas con las analíticas, los de las analíticas con las
sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el
trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se
termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo
de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el
dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el
auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de
un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la
cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede.
Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia
cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:
Cédulas sub- analíticas


En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para
examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con
la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben
obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de
auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan
documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica
adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada.
Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-
765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la
reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el
índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como
índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes
documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el
índice variará en el número consecutivo que le corresponda.

Esquema de una cédula sub-analítica del Banco Andino:
Estructura de las cédulas de auditoría
Las cédulas de auditoría muestran en su estructura tres partes claramente
diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.
1. Encabezado
En él se asientan el logotipo de la empresa, las siglas de esta entidad de
fiscalización y el nombre de la Firma de Auditoría y de la Dirección de Área
encargada de la revisión. Se ubicará en la parte superior de la cédula, así como
los siguientes datos:
a) Razón social o denominación del sujeto fiscalizado.
b) Clave de la auditoría.
c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
d) Período o ejercicio presupuestal sujeto a revisión.
e) Clase o tipo de cédula.
f) Descripción de la información que se presenta en la cédula.
g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cédula y su firma o
rúbrica, a fin de deslindar responsabilidades.
h) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades
en caso de que, en el transcurso de la auditoría, se presenten sucesos que
modifiquen lo asentado en dicho documento.
i) Clave o índice de la cédula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que
permitirá ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitará su inmediata
localización en el expediente.
2. Cuerpo o contenido principal
Es la parte más importante de la cédula; en ella se asientan los resultados y la
información obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.
b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los
elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado.
c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
d) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento
de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado.
e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades
detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos,
así como determinación del monto de dichos hechos e irregularidades.
f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada
las pruebas realizadas e identificarlas con otras cédulas que guarden relación o
complementen los procedimientos que en ella se consignen.
3. Pie o calce
Se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan principalmente los
siguientes datos:
a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún
concepto asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar o ampliar
información o señalar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o
irregularidades y fallas de control interno.
b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula.
c) Descripción de las marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se
elabora una cédula especial para ello).
d) Número de hojas que integran la cédula.
Características de las cédulas
El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo o contenido principal,
ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o
calce derivan de la ejecución de las pruebas de auditoría.
Para el diseño de las cédulas, es preciso considerar las necesidades de la revisión,
en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se
pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para
estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.
Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de los papeles de
trabajo, a continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula
para cumplir su cometido:
1. Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial y suficientemente
amplia para que el lector pueda formarse una opinión.
2. Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara y
sencilla.
3. Que esté completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo
de auditoría realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y
recomendaciones.
4. Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas),
se correlacionen fácilmente, de tal manera que contengan suficientes índices y
marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.
5. Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria
para cumplir el objetivo propuesto.
Reglas para la elaboración de cédulas de auditoría
A efecto de que las cédulas que integran los papeles de trabajo reúnan las
características enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida
se establecen de manera enunciativa, más no limitativa, algunas reglas
o principios para su diseño y elaboración:
1. Adoptar, según el tipo de auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo,
concepto o partida) o subfunción.
2. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y
procedimientos aplicados.
3. Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente
mediante computadora.
4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto
fiscalizado.
5. Anotar los datos en columnas.
6. Asentar en la cédula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que
estén completos.
7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al
mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor
que elaboró la cédula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos
contenidos en la cédula con los asentados en otras cédulas.
9. Para efectos de corrección, en las cédulas elaboradas manualmente, las
palabras o números incorrectos se tacharán y los correctos se escribirán en la
parte superior con la rúbrica de quien elaboró o supervisó la cédula.
10. Una vez elaborada una cédula en forma manual, ésta no deberá desecharse
ni pasarse en limpio, por lo que se deberá trabajar siempre con limpieza y
precisión.
11. Los datos y cifras de las cédulas que se elaboren manualmente, se escribirán
con letra legible o de molde y con tinta negra.
12. En caso de que las cédulas se elaboren mediante computadora, éstas se
deberán imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localización
e identificación en los legajos.
Claves de Auditoría

ORDENAMIENTOS Y ARCHIVOS – INDICES

Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que
señalan con claridad la sección del expediente en el que deben ser archivados y,
donde podrán localizarse, para el caso de que se les necesitara después.

En términos generales, el orden que se les da en el expediente es el mismo que
presentan las cuentas en el estado financiero. Así, los papeles relativos a caja
estarán primero, después los relativos a las cuentas por cobrar, luego las cuentas
de pasivo y de capital, hasta concluir con los que se refieren a las cuentas de
gastos y de cuentas de orden.
Los índices se asignan con base en el criterio anterior y para este fin pueden
utilizarse números, letras o la combinación de ambos.

A continuación se presenta un ejemplo de índices utilizados en el método alfa-
numérico, por ser el de uso mas generalizado en la práctica de auditoria. En este
sistema las letras simples indican cuentas de activo, las letras dobles para
cuentas de pasivo y capital, y las decenas para cuentas de resultados, como
sigue:

         LA LETRA O NUMERO           PARA LAS CUENTAS DE
                    A                Caja y bancos
                    B                Cuentas por cobrar
                    C                Inventarios
                    U                Activo fijo
                    W                Cargos diferidos y otros
                    AA               Documentos por pagar
                   BB                Cuentas por pagar
                   EE                Impuestos por pagar
                   HH                Pasivo a largo plazo
                    LL               Reservas de pasivo
                   RR                Créditos diferidos
                   SS                Capital y reservas
                   10                Ventas
                   20                Costo de ventas
                   30                Gastos generales
                   40                Gastos y productos financieros
                   50                Otros gastos y productos

 De igual manera, y siempre de forma piramidal a la cedula sumaria, cedulas de
detalle y cedulas de comprobación del grupo caja y bancos, por ejemplo, se les
asignan los siguientes índices:

INDICE                                   PARA LA CEDULA
A                                        Sumaria de caja y bancos
A-1                                      Detalle de fondos de caja
A-1-1                                    Arqueo de los fondos de caja
A-1-2                                    Estudio de movimientos
                                         Anormales en el ejercicio


INDICE                                   PARA LA CEDULA
A-2                                      Detalle de bancos
A-2-1                                    Conciliación bancaria
A-2-2                                    Confirmación bancaria
A-2-3                                    Corte de chequeras
De este modo el índice permite archivar ordenadamente los papeles y se vuelven
un instrumento de localización altamente eficaz.

Además, los índices permiten referenciar (o cruzar) fácilmente las cedulas que,
pro contener datos comunes, al ser verificados en una, obviamente están
comprobados en la otra. Por ejemplo, al revisar el incremento de la depreciación
acumulada se verifica, de manera simultanea, el cargo a resultados por este
concepto, y en estos, para no duplicar el trabajo, bastara con anotar: “vea caculos
en la cedula U.2.1” (que corresponderá al índice de la cedula de cálculos
comentada).

Marcas de trabajo realizado

 Para facilitar la transacción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria
se acostumbra, por lo general, utilizando marcas que permiten transcribir de
forma practica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo, la
actividad de cotejar las cifras que provienen de los documentos contabilizadores
origínales contra dicho documento, se puede dejar transcrita en los papeles de
trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera, precisamente, el de haber
verificado la cifra correspondiente contra el relativo. Vea, como ejemplo, las
marcas utilizadas en la cedula modelo que se incluye en este capitulo.

En la practica, la utilización de marcas del trabajo realizando es de lo mas común
y facilita extraordinariamente, por un lado, la transcripción del trabajo que
realiza el auditor ejecutante y, por otro, la interpretación de dicho trabajo por
parte del supervisor que revisa.

Se han definido también ciertos trabajos repetitivos, más o menos constantes, y
por los cuales se decide, con frecuencia, establecer una marca estándar, es decir,
una que signifique siempre lo mismo, aunque se utilice en papeles de trabajo
muy distintos o en empresas diferentes. La definición de marcas estándar, con el
mismo significado, acelera siempre de forma importante tanto el proceso de
ejecución del trabajo como la revisión y supervisión del mismo.

A continuación se listas algunos de los trabajos repetitivos mas comunes que
pueden estandarizarse y transcribirse por medio de una marca estándar:

      Sumas, multiplicaciones y demás cálculos aritméticos verificados y
       encontrados correctos.
      Cifra cotejada contra el auxiliar o registro electrónico y encontrada
       correcta.
      Cifra cotejada contra el libro mayor o reporte electrónico y encontrado
       correcto.
      Verificación física realizada con resultados satisfactorios.
      Documento original verificado y encontrado correcto y con requisitos
       fiscales.
   Operación o documento encontrado con la autorización adecuada.

Las formas de las marcas debe ser mas sencilla posible, pero a la vez distintiva,
de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se utilicen en
el trabajo. Por lo regular, las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul,
de tal suerte que mediante el color se logre su inmediata identificación.

 MARCAS DE TRABAJO EFECTUADO QUE DEBEN USARSE EN PAPELES DE TRABAJO
            µ                          Negro              Sumas o restas verificadas
                                       Negro              Multiplicación o división
             
                                                          verificadas
             ^                          rojo              Cotejado contra libro mayor
                                        rojo              Cotejado contra papeles de
            @                                             trabajo de auditoria
                                                          anterior
                                        azul              Cotejado contra libros
             ^
                                                          auxiliares
                                       rojo              Comprobado físicamente
                                        rojo              Solicitud de conformidad
             S
                                                          enviada (primera)
                                        azul              Solicitud de conformidad
             S
                                                          enviada (segunda)
            CO                          rojo              Conformidad recibida
             I                          rojo              Inconformidad recibida
            IA                          rojo              Inconformidad aclarada
                                        rojo              Solicitud de conformidad no
            NC                                            recibida, trabajada por
                                                          procedimientos alternos
                                        rojo              Ajuste de auditoria
           A/A
                                                          (numerar del 1 al 99)
                                        rojo              Reclasificación para estados
           A/R                                            financieros (numerar del
                                                          101 en adelante)
Bibliografía

       Elementos de auditoria, sexta edición. Víctor Manuel Mendivil Escalante
       L
       L
       http://es.scribd.com/doc/61083421/NIA-230-Documentacion
       http://www.monografias.com/trabajos88/papeles-trabajo/papeles-trabajo.shtml
       http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html
Conclusión General

La auditoria es una actividad de mucha responsabilidad e importancia, ya que
requiere cumplir con estrictas normas y procedimientos, para realizar la revisión
de la entidad en la cual incluye diferentes elementos para poder hacer un
correcto trabajo, tenemos que tener en cuenta que las normas deben de ser desde
las personales, del auditor, así como su trabajo que llevara a cabo y el informe
que debe emitir, ya que tiene un compromiso con la empresa, debe ser una
persona responsable y capaz, y por lo tanto todo lo respecto a su actividad, desde
la planeación, revisión y emisión de informes debe cumplir de acuerdo a las
normas y principios que rigen la profesión y la actividad.

Para poder realizar la auditoria se necesita cumplir con todos los procedimientos
necesarios, llevando un control y orden respecto a lo que se va a auditar,
definiendo perfectamente que tipo de auditoria será, que ese punto se tomara en
cuenta para llevar acabo los procedimientos necesarios para llegar al punto
exacto, teniendo en cuenta que la opinión del auditor debe ser clara, concisa y
veraz, tocando la realidad por ello las normas indican y sirven de guía al auditor,
recordando que debe tener presente que por cada punto, proceso debe recabar
evidencias que al final, para emitir su informe final pueda comprobar los
resultados del trabajo antes realizado.

Las evidencias fundamentales y necesarias parten desde los papeles de trabajo,
teniendo en cuenta los diferentes tipos y clases que existen. Son la prueba
esencial en donde están los registros o anotaciones, que comprueban los puntos
revisados.

Entonces podemos decir, que los papeles de trabajo son los documentos en donde
se reúne la información que son evidencia de los procedimientos que el auditor
aplica para cada área.

Para ello las normas de auditoria tienen establecidos los modelos de tipo de
cedulas de auditoria, pero recordemos que las principales normas de auditoria
que son las personales, de trabajo e información nos explican que el auditor debe
utilizar su propia experiencia y capacidad laboral para tener un juicio propio,
entonces deducimos que el auditor se tiene que apegar a las normas de auditoria
establecidas sin embargo no es necesario que se cumplan estrictamente si no,
diseñe, elabore, dichos papeles para poder cumplir con los objetivos de acuerdo a
su juicio personal.

Tenemos que tener en cuenta que los papeles de trabajo son documentos que le
pertenecen por tipo profesional al auditor, pero su uso es de interés profesional
tanto como para personal de la empresa y entidades publicas. Por lo tanto al
momento de realizar los papeles de trabajo deben de ser con estricto cuidado y
responsabilidad, cumplir con todas las reglas para realizarlos, y con los datos
obtenidos llenarlos correctamente, verificando cada punto para evitar todos los
errores posibles. Así como tener en cuenta que debe tener cuidado con el
resguardo de los papeles de trabajo.

La importancia de que los papeles de trabajo se resguarden y que estén en un
correcto archivo es porque en ellos se como se ha mencionado contienen la
evidencia necesaria para corroborar el informe final de la auditoría, es el
fundamento de donde parte la emisión de la opinión del profesional, así como
reflejan los hábitos con los que se llevo a cabo los procedimientos de la auditoria,
constituyen la principal evidencia de la opinión profesional y calidad de trabajo.

El auditor debe tener definido con que tipos de papeles de trabajo va a trabajar,
conociendo el concepto de cada uno para hacer el correcto llenado de los mismos.

Entre la clasificación de los papeles de trabajo tenemos la clasificación por su
contenido entre los cuales están:

      La   hoja de trabajo
      La   cedula sumaria o de resumen
      La   cedula de detalle o descriptivas
      La   cedula analítica o de comprobación.

La hoja de trabajo consiste en mostrar los rubros que contiene los estados
financieros, comprobando correctamente los cargos y abonos correspondientes,
como un paso hacia su análisis.

La cedula sumaria muestra los saldos de mayor, que para efectos de la auditoria
se integran en forma agrupada los saldos correspondientes.

La cedula de detalle muestra las partidas o cuentas que conforman cada uno de
los grupos o rubros que se encuentran en la cedula sumaria.

La cedula analítica contienen los detalles de las cuentas que se reflejan las
cedulas de detalle, en donde se comprueban los saldos que reúne cada una de
éstas, por lo tanto mediante estas se pueden corregir partidas que pueden haber
sido mal registradas y poder hacer una buena corrección.

Los papeles de trabajo deben adaptarse a cada departamento o área que se va a
auditar, antes de iniciar la misma auditoria o la revisión para cada una de las
áreas se necesita que el profesional a cargo lleve a cabo o realice una solicitud de
requisición o permiso para poder realizar su trabajo en dicha área, para que
pueda obtener los recursos necesarios y colaboración para poder emitir una
opinión respecto a los métodos, procedimientos y técnicas que tienen establecidos
para manejar dicha área. Contando con los permisos para poder obtener dichos
documentos se le permite al auditor llevar a fondo y cumplir con el alcance de la
auditoría.
El auditor debe cumplir correctamente con el llenado de las cedulas, desde lo que
compone cada parte de la cedula, el encabezado, cuerpo y pie. Así como tener en
cuenta de que forma será el llenado, el tipo de tinta y color.

El encabezado se compone de: nombre de la empresa, rubro del ejercicio, fecha
en que se prepara. El cuerpo contiene: cifras y conceptos sujetos a revisar,
vaciado de declaraciones o comprobaciones, entre otros. El pie o calce: notas
aclaratorias, fuentes de donde se obtuvo la información, descripción de las
marcas de auditoria utilizadas, entre otros.

Entre las principales reglas para la elaboración de las cedulas se requiere:
adoptar la cedula de acuerdo al tipo de auditoria, decidir di es necesario formular
la cedula de acuerdo al aspecto a revisar, efectuar un diseño previo de acuerdo al
juicio del auditor, anotar los datos correctamente en cada columna
correspondiente, anotar los datos de forma comprensible, que cualquier usuario
de dicha información pueda comprender y llegar al mismo punto que quiere dar a
conocer el auditor, para efectos de corrección al elaborar manualmente las
cedulas los errores se tacharan y se escribirán nuevamente, la corrección que se
haga debe de ser en el momento que se esta registrando y no cuando ya se han
terminado de revisar dichas áreas o rubros, debe de haber responsabilidad para
realizar las cedulas y responsabilidad profesional del auditor. Debemos tener en
cuenta que ahora con la tecnología que existe para manejar la información se
puede procesar de forma electrónica, si los papeles se hacen de manera
electrónica en ese mismo momento se puede corregir, recordemos que la forma en
que se entreguen dichos documentos si cuenta con la limpieza correcta y orden,
reflejan el trabajo personal del auditor, entre otras reglas.

Tener en cuenta estas dichas reglas no significa que sean limitativas ya que
recordemos las normas, la auditoria no puede ser estrictamente establecida para
una entidad como para otra, si no de acuerdo a los conocimientos del auditor y
sus experiencias plantearan los procedimientos a seguir, solo deberán apegarse a
las normas para cumplir con los requisitos de la auditoria, teniendo en cuenta
que los papeles de trabajo deben tener como característica ser: detallados,
contener cada una de las cuentas revisadas, concisos, cumplir con los objetivos
antes planteados de la auditoria y claros, que pueda ser manejables para
cualquier usuario de dicha información.

Las claves de la auditoría son gráficos que nos permiten simplificar lo que
queremos dar a entender con los resultados, tanto pueden ser los índices como
las marcas que se utilizan para fines de auditoria.

Los índices de auditoria nos permiten identificar con que tipo de cuentas estamos
tratando en cada una de las cedulas, por ejemplo cuando se maneja de forma
alfabética sin repetir dos veces la letra (A, B, C, D,..), se entiende que se maneja
cuentas de activo; cuando las letras de duplican (AA, BB, CC,..) se aplican para
cuentas de pasivo y los numéricos (10, 20, 30,…) es para las cuentas de
resultados, esto para el auditor nos permite identificar que tipo de cuentas nos
referimos, así como también el hecho de indicar cuantas hojas ocupamos para
realizar las cedulas para saber e identificar la hoja en la que se esta trabajando,
por ejemplo (1/2, se refiere a que estamos en la primera hoja de dos que
conforman la cedula).

 Ahora tenemos que tener en cuenta las marcas de auditoria que se pueden
utilizar para comprender mejor los resultados que en ocasiones son repetitivos
para efectos de la revisión de auditoria, como por ejemplo, verificar sumas,
multiplicaciones u otras operaciones aritméticas para cuestiones de
comprobación de datos, cotejar con cuentas de libros de mayor, diario, auxiliares,
etc., verificación física de algunos saldos, como por ejemplo en los casos de
arqueos de caja o inventarios en el almacén, o bien cuando se revisa la
documentación que conforma la obtención de los saldos.

Es importante utilizar las marcas correctas, tener claro el significado de cada una
de ellas y además saber en que color se representa para no confundir lo que se
quiere dar a conocer o interpretar.

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  • 1.
  • 2. Elaborara papeles de trabajo integrando y clasificando información financiera y operativa que permita presentar de forma clara observaciones conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado. Clasifica información documental financiera y operativa de la organización mediante el uso de índices y marcas de auditoria. A. Descripción de los papeles de trabajo. Reglas generales para la elaboración de papeles de trabajo. Cédulas  Sumarias  De detalle  Analíticas Claves Papeles de Trabajo Concepto Por papeles de trabajo debe entenderse el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contiene los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados en los que se sustenta la opinión que emite al suscribir su informe o dictamen. Objetivo Documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoria que proporcionan evidencia de que el trabajo se llevo a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Dicha documentación esta constituida por los propios papeles de trabajo preparados por el auditor y los que le fueron suministrados por la entidad auditada o por terceras personas, los cuales debe conservar para soportar el trabajo realizado. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios. Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son: - Facilitar la preparación del informe. - Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. - Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. - Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
  • 3. - Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados. - Servir de guía en revisiones subsecuentes. - Cumplir con las disposiciones legales. Importancia de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo representan uno de los elementos más importantes a considerar por el auditor, toda vez que:  Constituyen la prueba del trabajo realizado por el auditor.  Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor.  Constituye una fuente de aclaraciones o ampliaciones de información y son única prueba que tiene el auditor respecto a la solidez y calidad profesional de su trabajo.  Constituyen el eslabón que une los registros, operaciones y administración de la entidad auditada con el dictamen o informe final del auditor.  Proveen la evidencia de la naturaleza y extensión en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria, y son la prueba de cuidado y diligencias con la que el auditor realizo su examen.  Consignan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.  Reflejan hábitos de orden, limpieza, imaginación, visión e ingenio del auditor para hacer bien, regular o mal su trabajo.  Constituyen el medio más importante a través del cual se lleva a cabo el proceso de supervisión de la auditoria en sus diferentes niveles.  Sirven para calificar la calidad de planeación de la auditoria y el avance entre tiempos estimados y tiempos reales de ejecución atendiendo a la calidad de los resultados.  Constituyen una fuente básica de información para la confirmación, preparación y soporte del dictamen o informe de auditoria.  Constituyen una buena fuente de información para presentar y soportar recomendaciones o sugerencias al responsable de la entidad auditada.  Sirven para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.  Constituyen un registro histórico permanente de la información examinada y de las técnicas, procedimientos y alcances de auditoria aplicados.  Constituyen una útil guía y fuente de información para la planeación de auditorias subsecuentes.
  • 4. Información básica que deben contener Antes de comenzar la preparación y/ o formulación de los papeles de trabajo el auditor deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:  Determinar la necesidad de elaboración de tales papeles en función de los objetivos que se persiguen con la auditoría.  Planear su diseño de acuerdo con la información a obtener y las pruebas a realizar. En esta etapa vale la pena recurrir a los papeles de trabajo de auditorias anteriores, si se tuvieran la mano, a efecto de evaluar su utilidad y adoptarlos o adaptarlos a la auditoria a practicar con el fin de usar esas herramientas de manera mas eficiente.  Determinar la eventualidad de que las pruebas de auditoria se lleven a cabo directamente en la documentación proporcionada por la entidad auditada e indicar en el programa de auditoria, o en memorándum de auditoría (que hará las veces de papel de trabajo), la naturaleza y alcance del trabajo realizado.  Evaluar la posibilidad de que la entidad auditada prepare la información que contendrá la cedula de auditoria (papel de trabajo) diseñada por el auditor en aras de ahorrarle tiempo.  Identificar que documentación, preparada en forma regular por la entidad auditada, puede hacer las veces de papeles de trabajo, con las adaptaciones (mínimas) del caso.  En caso de auditoria de estados financieros para fines fiscales, considerar la revisión de este aspecto en el diseño de los papeles de trabajo con el fin de evitar duplicidad en la preparación de estos documentos (es decir, de evitar que se haga una cedula para efectos de auditoria de estados financieros y otra para la revisión fiscal de un mismo rubro, ya que ambos aspectos pueden quedar cubiertos en una misma cedula).  Tener en mente al diseñar las cedulas la información que será transferida al archivo de referencia permanente.  Determinar con oportunidad la clave de identificación de los papeles de trabajo (indización) y las marcas de auditoria a ocupar de manera que estos se estructuren y crucen debidamente entre ellos y el programa de auditora en turno y el plan de trabajo de la auditoria en su conjunto. Respecto a la información básica que deben contener los papeles de trabajo se puede citar, de manera enunciativa, los siguientes datos:  Nombre de la entidad sujeta a examen.  Tipo de auditoria a practicar.  Fecha en se esta efectuando la revisión y, en su caso, el periodo que esta abarcando.  Fecha en que se efectuó la revisión.  Nombre de la cuenta, rubro, área u operación sujeta a auditar.
  • 5.  Nombre especifico a asignar a la cedula.  Clave de identificación o índice asignado a la cedula de auditoria.  Firma, nombre o iniciales del nombre (perfectamente legibles para poder identificar a quien las puso) que permitan saber quién efectuó el trabajo, quien lo superviso y quien lo aprobó señalando, en cada instancia, la fecha ha lugar.  Identificación clara y completa de la fuente de información básica para efectuar la revisión, nombre y posición del empleado que la suministro o fue entrevistado, así como descripción de los registros y/o documentación consultados.  Métodos de verificación utilizados con notas y explicaciones detalladas de auditoria que se realizo, así como razones que asistieron al auditor para aplicar ciertos procedimientos de auditoria y omitir otros.  Marcas de auditoria utilizadas y su significado.  Conclusión o conclusiones a las que llego el auditor sobre la cuenta, rubro, área u operación que reviso y cuyo resultado se encuentra consignado en la misma cedula. ¿A quien pertenecen los papeles de trabajo? Debido a la importancia de los papeles de trabajo para el auditor de estados financieros, ya que en ellos se basa su opinión, es conveniente señalar que tales documentos son propiedad absoluta de este profesional, condicionando su uso únicamente para los propósitos de su revisión y como apoyo de los resultados obtenidos; por lo que la información que estos contengan debe quedar salvaguarda como secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se la confió. Existen casos de excepción a lo anterior, un ejemplo de estos es cuando los papeles de trabajo son solicitados por alguna autoridad legalmente constituida, como en los procedimientos de auditoria fiscal, en los que estos auditores en una de las etapas de su revisión, requieren de la presencia del contador publico que dictamino para efectos fiscales los estados de su cliente, junto con sus papeles de trabajo, para satisfacer los cuestionamientos presentados por esta autoridad fiscal- hacendaria. Otro caso son las auditorias, que no son necesariamente de estados financieros, por ejemplo las de operaciones o administrativas, que son contratadas con un profesional externo ajeno a la administración de la entidad requirente, en que los papeles de trabajo pasan a ser propiedad del auditor en los términos del párrafo precedente. En las mismas condiciones se encuentran los auditores fiscales cuyo trabajo es ordenado por una autoridad con capacidad para ordenar la ejecución de una auditoria de esta naturaleza y los papeles de trabajo que se deriven de sus intervenciones pasan a la guarda y custodia de la autoridad emisora de la orden.
  • 6. En aquellos tipos de auditoria en que existe una relación laboral entre entidad auditada y auditor (trátese de auditores internos o gubernamentales) los papeles de trabajo son propiedad de la entidad, pero en virtud de que contiene información confidencial en la mayoría de los casos, y además evidencia que soporta las opiniones y recomendaciones del auditor, su uso debe quedar restringido a este profesional o exclusivamente a los altos niveles de la organización. En el caso de los auditores gubernamentales, sus papeles de trabajo pueden ser también requeridos por autoridad competente. Cualquiera que sea el destino final de los papeles de trabajo, estos invariablemente deberán quedar debida y adecuadamente resguardados y archivados en lugar seguro y con acceso limitado a determinadas personas – claramente identificadas-, ya que la perdida, alteración (recuérdese que por lo general se elaboran a lápiz) o mal uso de estos documentos puede acarrear un sinfín de problemas, en algunos casos impredecibles. CLASIFICACION Se acostumbra clasificar los papeles de trabajo desde dos puntos de vista: 1. Por su uso a) Papeles de uso continuo. b) Papeles de uso temporal. 2. Por su contenido a) Hoja de trabajo. b) Cedulas sumarias o de resumen. c) Cedulas de detalle o descriptivas. d) Cedulas analíticas o de comprobación. Por su uso: los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etcétera). Por su utilidad más o menos permanente, se acostumbra conservar ese tipo de papeles en un expediente especial, en particular cuando los servicios del auditor son requeridos para varios ejercicios contables. De la misma manera, los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha determinada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etcétera); en ese caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. Por su contenido: aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, en la secuela del trabajo de auditoria
  • 7. existen papeles clave cuyo contenido esta más o menos definido y que los hace característicos: a) La hoja de trabajo es la cedula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financiero. b) Las cedulas sumarias muestran las cuentas de mayor que forman un rubro de los estados financieros. c) Las cedulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta de mayor de la balanza de comprobación. d) Las cedulas analíticas o de comprobación contienen el trabajo efectuado para verificar el grado de corrección de una partida u operación. Cédula Sumaria Resumen los saldos de mayor en que se descomponen las partidas de las cuentas anuales. Se preparan para cada grupo de cuentas del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias. Se preparan detallando: -Descripción de cada cuenta. -Saldos del año anterior y del año actual para cada cuenta. -Realizando las referencias cruzadas a los diferentes documentos de origen y destino de los saldos.
  • 8. Cedula de Detalle Contienen los análisis y pruebas efectuadas para obtener evidencia en que soportar la opinión de auditoria. Relacionan las partidas que componen una cuenta de mayor o un saldo cualquiera. Se preparan detallando: -Descripción de cada cuenta. -Saldos del año anterior y del año actual para cada cuenta. - Realizando las referencias cruzadas a los diferentes documentos de origen y destino de los saldos. Cédulas analíticas o de comprobación Son aquellas en las cuales se detallan los renglones que aparecen en las cédulas sumarias. En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas. En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. Las analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las sub-analíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado. En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o sub-analítica). Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula analítica o sub-analítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las sub-analíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada. Esquema de una cédula analítica de Bancos:
  • 9. Cédulas sub- analíticas En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada. Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987- 765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda. Esquema de una cédula sub-analítica del Banco Andino:
  • 10. Estructura de las cédulas de auditoría Las cédulas de auditoría muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce. 1. Encabezado En él se asientan el logotipo de la empresa, las siglas de esta entidad de fiscalización y el nombre de la Firma de Auditoría y de la Dirección de Área encargada de la revisión. Se ubicará en la parte superior de la cédula, así como los siguientes datos: a) Razón social o denominación del sujeto fiscalizado. b) Clave de la auditoría. c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado. d) Período o ejercicio presupuestal sujeto a revisión. e) Clase o tipo de cédula. f) Descripción de la información que se presenta en la cédula. g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cédula y su firma o rúbrica, a fin de deslindar responsabilidades. h) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditoría, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento. i) Clave o índice de la cédula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que permitirá ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitará su inmediata localización en el expediente. 2. Cuerpo o contenido principal Es la parte más importante de la cédula; en ella se asientan los resultados y la información obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente: a) Cifras y conceptos sujetos a revisión. b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado. c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas. d) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado. e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, así como determinación del monto de dichos hechos e irregularidades. f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cédulas que guarden relación o complementen los procedimientos que en ella se consignen.
  • 11. 3. Pie o calce Se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan principalmente los siguientes datos: a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar o ampliar información o señalar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno. b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula. c) Descripción de las marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para ello). d) Número de hojas que integran la cédula. Características de las cédulas El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecución de las pruebas de auditoría. Para el diseño de las cédulas, es preciso considerar las necesidades de la revisión, en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados. Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de los papeles de trabajo, a continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido: 1. Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión. 2. Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara y sencilla. 3. Que esté completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. 4. Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas), se correlacionen fácilmente, de tal manera que contengan suficientes índices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad. 5. Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto. Reglas para la elaboración de cédulas de auditoría A efecto de que las cédulas que integran los papeles de trabajo reúnan las características enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, más no limitativa, algunas reglas o principios para su diseño y elaboración:
  • 12. 1. Adoptar, según el tipo de auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción. 2. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados. 3. Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora. 4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado. 5. Anotar los datos en columnas. 6. Asentar en la cédula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estén completos. 7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula. 8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la cédula con los asentados en otras cédulas. 9. Para efectos de corrección, en las cédulas elaboradas manualmente, las palabras o números incorrectos se tacharán y los correctos se escribirán en la parte superior con la rúbrica de quien elaboró o supervisó la cédula. 10. Una vez elaborada una cédula en forma manual, ésta no deberá desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deberá trabajar siempre con limpieza y precisión. 11. Los datos y cifras de las cédulas que se elaboren manualmente, se escribirán con letra legible o de molde y con tinta negra. 12. En caso de que las cédulas se elaboren mediante computadora, éstas se deberán imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localización e identificación en los legajos. Claves de Auditoría ORDENAMIENTOS Y ARCHIVOS – INDICES Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que señalan con claridad la sección del expediente en el que deben ser archivados y, donde podrán localizarse, para el caso de que se les necesitara después. En términos generales, el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así, los papeles relativos a caja estarán primero, después los relativos a las cuentas por cobrar, luego las cuentas de pasivo y de capital, hasta concluir con los que se refieren a las cuentas de gastos y de cuentas de orden.
  • 13. Los índices se asignan con base en el criterio anterior y para este fin pueden utilizarse números, letras o la combinación de ambos. A continuación se presenta un ejemplo de índices utilizados en el método alfa- numérico, por ser el de uso mas generalizado en la práctica de auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activo, las letras dobles para cuentas de pasivo y capital, y las decenas para cuentas de resultados, como sigue: LA LETRA O NUMERO PARA LAS CUENTAS DE A Caja y bancos B Cuentas por cobrar C Inventarios U Activo fijo W Cargos diferidos y otros AA Documentos por pagar BB Cuentas por pagar EE Impuestos por pagar HH Pasivo a largo plazo LL Reservas de pasivo RR Créditos diferidos SS Capital y reservas 10 Ventas 20 Costo de ventas 30 Gastos generales 40 Gastos y productos financieros 50 Otros gastos y productos De igual manera, y siempre de forma piramidal a la cedula sumaria, cedulas de detalle y cedulas de comprobación del grupo caja y bancos, por ejemplo, se les asignan los siguientes índices: INDICE PARA LA CEDULA A Sumaria de caja y bancos A-1 Detalle de fondos de caja A-1-1 Arqueo de los fondos de caja A-1-2 Estudio de movimientos Anormales en el ejercicio INDICE PARA LA CEDULA A-2 Detalle de bancos A-2-1 Conciliación bancaria A-2-2 Confirmación bancaria A-2-3 Corte de chequeras
  • 14. De este modo el índice permite archivar ordenadamente los papeles y se vuelven un instrumento de localización altamente eficaz. Además, los índices permiten referenciar (o cruzar) fácilmente las cedulas que, pro contener datos comunes, al ser verificados en una, obviamente están comprobados en la otra. Por ejemplo, al revisar el incremento de la depreciación acumulada se verifica, de manera simultanea, el cargo a resultados por este concepto, y en estos, para no duplicar el trabajo, bastara con anotar: “vea caculos en la cedula U.2.1” (que corresponderá al índice de la cedula de cálculos comentada). Marcas de trabajo realizado Para facilitar la transacción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria se acostumbra, por lo general, utilizando marcas que permiten transcribir de forma practica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo, la actividad de cotejar las cifras que provienen de los documentos contabilizadores origínales contra dicho documento, se puede dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera, precisamente, el de haber verificado la cifra correspondiente contra el relativo. Vea, como ejemplo, las marcas utilizadas en la cedula modelo que se incluye en este capitulo. En la practica, la utilización de marcas del trabajo realizando es de lo mas común y facilita extraordinariamente, por un lado, la transcripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante y, por otro, la interpretación de dicho trabajo por parte del supervisor que revisa. Se han definido también ciertos trabajos repetitivos, más o menos constantes, y por los cuales se decide, con frecuencia, establecer una marca estándar, es decir, una que signifique siempre lo mismo, aunque se utilice en papeles de trabajo muy distintos o en empresas diferentes. La definición de marcas estándar, con el mismo significado, acelera siempre de forma importante tanto el proceso de ejecución del trabajo como la revisión y supervisión del mismo. A continuación se listas algunos de los trabajos repetitivos mas comunes que pueden estandarizarse y transcribirse por medio de una marca estándar:  Sumas, multiplicaciones y demás cálculos aritméticos verificados y encontrados correctos.  Cifra cotejada contra el auxiliar o registro electrónico y encontrada correcta.  Cifra cotejada contra el libro mayor o reporte electrónico y encontrado correcto.  Verificación física realizada con resultados satisfactorios.  Documento original verificado y encontrado correcto y con requisitos fiscales.
  • 15. Operación o documento encontrado con la autorización adecuada. Las formas de las marcas debe ser mas sencilla posible, pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se utilicen en el trabajo. Por lo regular, las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que mediante el color se logre su inmediata identificación. MARCAS DE TRABAJO EFECTUADO QUE DEBEN USARSE EN PAPELES DE TRABAJO µ Negro Sumas o restas verificadas Negro Multiplicación o división  verificadas ^ rojo Cotejado contra libro mayor rojo Cotejado contra papeles de @ trabajo de auditoria anterior azul Cotejado contra libros ^ auxiliares  rojo Comprobado físicamente rojo Solicitud de conformidad S enviada (primera) azul Solicitud de conformidad S enviada (segunda) CO rojo Conformidad recibida I rojo Inconformidad recibida IA rojo Inconformidad aclarada rojo Solicitud de conformidad no NC recibida, trabajada por procedimientos alternos rojo Ajuste de auditoria A/A (numerar del 1 al 99) rojo Reclasificación para estados A/R financieros (numerar del 101 en adelante)
  • 16. Bibliografía  Elementos de auditoria, sexta edición. Víctor Manuel Mendivil Escalante  L  L  http://es.scribd.com/doc/61083421/NIA-230-Documentacion  http://www.monografias.com/trabajos88/papeles-trabajo/papeles-trabajo.shtml  http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html
  • 17. Conclusión General La auditoria es una actividad de mucha responsabilidad e importancia, ya que requiere cumplir con estrictas normas y procedimientos, para realizar la revisión de la entidad en la cual incluye diferentes elementos para poder hacer un correcto trabajo, tenemos que tener en cuenta que las normas deben de ser desde las personales, del auditor, así como su trabajo que llevara a cabo y el informe que debe emitir, ya que tiene un compromiso con la empresa, debe ser una persona responsable y capaz, y por lo tanto todo lo respecto a su actividad, desde la planeación, revisión y emisión de informes debe cumplir de acuerdo a las normas y principios que rigen la profesión y la actividad. Para poder realizar la auditoria se necesita cumplir con todos los procedimientos necesarios, llevando un control y orden respecto a lo que se va a auditar, definiendo perfectamente que tipo de auditoria será, que ese punto se tomara en cuenta para llevar acabo los procedimientos necesarios para llegar al punto exacto, teniendo en cuenta que la opinión del auditor debe ser clara, concisa y veraz, tocando la realidad por ello las normas indican y sirven de guía al auditor, recordando que debe tener presente que por cada punto, proceso debe recabar evidencias que al final, para emitir su informe final pueda comprobar los resultados del trabajo antes realizado. Las evidencias fundamentales y necesarias parten desde los papeles de trabajo, teniendo en cuenta los diferentes tipos y clases que existen. Son la prueba esencial en donde están los registros o anotaciones, que comprueban los puntos revisados. Entonces podemos decir, que los papeles de trabajo son los documentos en donde se reúne la información que son evidencia de los procedimientos que el auditor aplica para cada área. Para ello las normas de auditoria tienen establecidos los modelos de tipo de cedulas de auditoria, pero recordemos que las principales normas de auditoria que son las personales, de trabajo e información nos explican que el auditor debe utilizar su propia experiencia y capacidad laboral para tener un juicio propio, entonces deducimos que el auditor se tiene que apegar a las normas de auditoria establecidas sin embargo no es necesario que se cumplan estrictamente si no, diseñe, elabore, dichos papeles para poder cumplir con los objetivos de acuerdo a su juicio personal. Tenemos que tener en cuenta que los papeles de trabajo son documentos que le pertenecen por tipo profesional al auditor, pero su uso es de interés profesional tanto como para personal de la empresa y entidades publicas. Por lo tanto al momento de realizar los papeles de trabajo deben de ser con estricto cuidado y responsabilidad, cumplir con todas las reglas para realizarlos, y con los datos
  • 18. obtenidos llenarlos correctamente, verificando cada punto para evitar todos los errores posibles. Así como tener en cuenta que debe tener cuidado con el resguardo de los papeles de trabajo. La importancia de que los papeles de trabajo se resguarden y que estén en un correcto archivo es porque en ellos se como se ha mencionado contienen la evidencia necesaria para corroborar el informe final de la auditoría, es el fundamento de donde parte la emisión de la opinión del profesional, así como reflejan los hábitos con los que se llevo a cabo los procedimientos de la auditoria, constituyen la principal evidencia de la opinión profesional y calidad de trabajo. El auditor debe tener definido con que tipos de papeles de trabajo va a trabajar, conociendo el concepto de cada uno para hacer el correcto llenado de los mismos. Entre la clasificación de los papeles de trabajo tenemos la clasificación por su contenido entre los cuales están:  La hoja de trabajo  La cedula sumaria o de resumen  La cedula de detalle o descriptivas  La cedula analítica o de comprobación. La hoja de trabajo consiste en mostrar los rubros que contiene los estados financieros, comprobando correctamente los cargos y abonos correspondientes, como un paso hacia su análisis. La cedula sumaria muestra los saldos de mayor, que para efectos de la auditoria se integran en forma agrupada los saldos correspondientes. La cedula de detalle muestra las partidas o cuentas que conforman cada uno de los grupos o rubros que se encuentran en la cedula sumaria. La cedula analítica contienen los detalles de las cuentas que se reflejan las cedulas de detalle, en donde se comprueban los saldos que reúne cada una de éstas, por lo tanto mediante estas se pueden corregir partidas que pueden haber sido mal registradas y poder hacer una buena corrección. Los papeles de trabajo deben adaptarse a cada departamento o área que se va a auditar, antes de iniciar la misma auditoria o la revisión para cada una de las áreas se necesita que el profesional a cargo lleve a cabo o realice una solicitud de requisición o permiso para poder realizar su trabajo en dicha área, para que pueda obtener los recursos necesarios y colaboración para poder emitir una opinión respecto a los métodos, procedimientos y técnicas que tienen establecidos para manejar dicha área. Contando con los permisos para poder obtener dichos documentos se le permite al auditor llevar a fondo y cumplir con el alcance de la auditoría.
  • 19. El auditor debe cumplir correctamente con el llenado de las cedulas, desde lo que compone cada parte de la cedula, el encabezado, cuerpo y pie. Así como tener en cuenta de que forma será el llenado, el tipo de tinta y color. El encabezado se compone de: nombre de la empresa, rubro del ejercicio, fecha en que se prepara. El cuerpo contiene: cifras y conceptos sujetos a revisar, vaciado de declaraciones o comprobaciones, entre otros. El pie o calce: notas aclaratorias, fuentes de donde se obtuvo la información, descripción de las marcas de auditoria utilizadas, entre otros. Entre las principales reglas para la elaboración de las cedulas se requiere: adoptar la cedula de acuerdo al tipo de auditoria, decidir di es necesario formular la cedula de acuerdo al aspecto a revisar, efectuar un diseño previo de acuerdo al juicio del auditor, anotar los datos correctamente en cada columna correspondiente, anotar los datos de forma comprensible, que cualquier usuario de dicha información pueda comprender y llegar al mismo punto que quiere dar a conocer el auditor, para efectos de corrección al elaborar manualmente las cedulas los errores se tacharan y se escribirán nuevamente, la corrección que se haga debe de ser en el momento que se esta registrando y no cuando ya se han terminado de revisar dichas áreas o rubros, debe de haber responsabilidad para realizar las cedulas y responsabilidad profesional del auditor. Debemos tener en cuenta que ahora con la tecnología que existe para manejar la información se puede procesar de forma electrónica, si los papeles se hacen de manera electrónica en ese mismo momento se puede corregir, recordemos que la forma en que se entreguen dichos documentos si cuenta con la limpieza correcta y orden, reflejan el trabajo personal del auditor, entre otras reglas. Tener en cuenta estas dichas reglas no significa que sean limitativas ya que recordemos las normas, la auditoria no puede ser estrictamente establecida para una entidad como para otra, si no de acuerdo a los conocimientos del auditor y sus experiencias plantearan los procedimientos a seguir, solo deberán apegarse a las normas para cumplir con los requisitos de la auditoria, teniendo en cuenta que los papeles de trabajo deben tener como característica ser: detallados, contener cada una de las cuentas revisadas, concisos, cumplir con los objetivos antes planteados de la auditoria y claros, que pueda ser manejables para cualquier usuario de dicha información. Las claves de la auditoría son gráficos que nos permiten simplificar lo que queremos dar a entender con los resultados, tanto pueden ser los índices como las marcas que se utilizan para fines de auditoria. Los índices de auditoria nos permiten identificar con que tipo de cuentas estamos tratando en cada una de las cedulas, por ejemplo cuando se maneja de forma alfabética sin repetir dos veces la letra (A, B, C, D,..), se entiende que se maneja cuentas de activo; cuando las letras de duplican (AA, BB, CC,..) se aplican para
  • 20. cuentas de pasivo y los numéricos (10, 20, 30,…) es para las cuentas de resultados, esto para el auditor nos permite identificar que tipo de cuentas nos referimos, así como también el hecho de indicar cuantas hojas ocupamos para realizar las cedulas para saber e identificar la hoja en la que se esta trabajando, por ejemplo (1/2, se refiere a que estamos en la primera hoja de dos que conforman la cedula). Ahora tenemos que tener en cuenta las marcas de auditoria que se pueden utilizar para comprender mejor los resultados que en ocasiones son repetitivos para efectos de la revisión de auditoria, como por ejemplo, verificar sumas, multiplicaciones u otras operaciones aritméticas para cuestiones de comprobación de datos, cotejar con cuentas de libros de mayor, diario, auxiliares, etc., verificación física de algunos saldos, como por ejemplo en los casos de arqueos de caja o inventarios en el almacén, o bien cuando se revisa la documentación que conforma la obtención de los saldos. Es importante utilizar las marcas correctas, tener claro el significado de cada una de ellas y además saber en que color se representa para no confundir lo que se quiere dar a conocer o interpretar.