Gestion de riesgos

Matriz de Gestión de Riesgos
Fecha Clasificación Prob Impact Exp Fecha
ID Titulo del riesgo Efecto Mitigación planeación Responsable Acciones Evidencias
mitigación
Trimestral a Planeación de las labores de
Datacenter principal Informe de
Percepción de Lentitud en operación de Ejecutar actividades de afinamiento y partir del 24 de afinamiento de la BD.
1 Falta de afinamiento en la BD de SIR 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 ETB actividades de
usuarios finales SIR y caídas del servicio SIR administración de la base de datos. julio de 2012. Ejecución de las actividades
SIR afinamiento
24 de octubre de afinamiento
La oficina no sale a producción dentro de Las partes cumplan los de 2012, 24 al
De acuerdo Planeación de la migración Cronograma de
Fallas en el proceso de migración de
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 SIR procedimientos y los tiempos cronograma de ETB / SNR (SNR), ejecución de las migración, actas de
oficinas
Impacto negativo en el servicio acordados entre las partes migración migraciones migración
definido por Planeación del
De acuerdo a Planeación de despliegues,
Demoras en el proceso de pruebas Demora en la implemementación de nuevos Formar equipos de pruebas despliegue 2.7.7,
3 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50 prioridad fijada ETB / SNR ejecución de puesta a
funcionales a los desarrollos requerimientos Seguir plan de pruebas 2.7.8, 2.7.9., Actas de
por SNR producción despliegues
despliegue
Realizar recomendaciones de acuerdo Planeación del
Fallas en la plataforma computacional a los hallazgos encontrados durante Reuniones de mantenimiento preventivo,
4 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio ETB/SNR Inventario parcial
y eléctrica de las ORIPS la ejecución del mantenimiento seguimiento ejecución del
preventivo. mantenimiento preventivo
Incumplimiento de los tiempos de Gestión de los proveedoress
5 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio SNR
garantía de los terceros Pólizas de cumplimiento
Aumento en el volumen de llamadas Degradación del servicio e incumplimiento Disposición de hasta 2 personas
6 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 5 0,85 ETB En ejecución
por ingreso de nuevas ORIPS de ANS adicionales
Falta de integración de los
Definir plan de trabajo Planeación de desarrollo de
requerimientos de portal con los
7 03-ago-12 Hosting de portal 50% 9 4,50 No lograr la certificación GEL 3.1 Realizar verificaciones de avance cada SNR requerimientos, desarrollo Informes de avance
requerimientos de agenda de
15 días de requerimientos
conectividad.

Campañas de mejoramiento de uso
de correo
Realizae un diagnostico desde el
servidor de aplicaciones y hacia las
bases de datos, para saber que
usuarios no estan utilizando el correo
Cronograma
La no utilización del servicio de correo No cumplir con las políticas establecidas en y de esta forma poder solicitar a Planeación de la ORIPS a
8 03-ago-12 Hosting de correo 50% 5 2,50 ETB Informe de las visitas
corporativo el manejo de correo corporativo quien corresponda oficie a dichos visitar
realizadas
funcionarios, sobre la utilizacion del
correo institucional y de ser necesario
ofrecer nuevamente capacitacion de
la siguiente manera si es local
(Bogota) personalizada y si es
nacional de manera remota.

Depuración de cuentas de correo
Implementar nuevo procedimiento
para administracion de usuarios (el
Definición de políticas de
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 50% 5 2,50 Degradación del servicio cual debe incluir lo que la SNR ETB / SNR
depuración (SNR)
dispone para el bloqueo o eliminacion
de estas cuentas)

pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS.xlsx 1 of 6

mitigación

Divulgación de las políticas de correo
Formalizar documento para que los
usuarios conozcan las politicas de
Incumplimiento de las políticas para el
10 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio correo institucional, e intensificar la SNR
uso de correo
restriccion por el proxy de la entidad
de correos como hotmail, gmail,
yahoo etc.

Cronograma
Plan de pruebas de vulnerabilidad Planeación de las labores de
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio ETB Informe pruebas de
para el nuevo portal análisis de vulnerabilidades
vulnerabilidad
Daños en la infraestructura de Activación de los celulares
12 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio ETB En ejecución
comunicaciones de la mesa de ayuda Correo electrónico

Falta de suministro de energía eléctrica UPS por dos horas
en instalaciones de la mesa de ayda Traslado al DC con celular y correo

Indisponibilidad del personal por Activación de los celulares
alteraciones del orden público Correo electrónico
Indisponibilidad de infraestructura por
Datacenter principal Contratación de un DCP y DCA con
desastres naturales (Sismos,
15 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio especificaciones que mitigan estos ETB / SNR Ejecutado
Terremotos, Inundaciones, Descargas
SIR eventos
eléctricas)
Datacenter principal Planeación de la ejecución
Indisponibilidad de infraestructura por
16 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Ejecución de un simulacro ETB / SNR de simulacros, ejecución del Plan del simulacro
fallas de hardware
SIR simulacro
Demoras en la ejecución de las actividades Planes de transferencia de
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0,85 ETB / SNR En ejecución
propias del proyecto conocimiento

Realizar sesiones SNR/ETB para
aclarar o ampliar la información sobre
el requerimiento. Formatos de
Falta de clarida en la definición de los Demoras en la implementación Definición de
18 16-ago-12 SIR 17% 9 1,53 Revisar los requerimientos afectados, ETB / SNR definición de
requerimientos Diseño erroneo requerimientos
así como toda la documentación y requerimientos
código derivado de los mismos hasta
el punto de aparición del cambio

Herramienta de
Pérdida de documentación y/o otros Pérdida de Conocimiento o Información Publicar el Conocimiento o
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 ETB Publicar CoI gestión de
artefactos crítica de la operación de SNR Información en la herramienta de KM
conocimiento

Reuniones de seguimiento
20 Falta de seguimiento al proyecto 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Incumplimiento de la planeación Realizar reuniones de seguimiento ETB / SNR Actas de seguimiento
por línea


mitigación

Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Equipo de alto desempeño de las tres
partes (ETB, SNR, Nuevo operador)
Interrupción en la prestación del SIR a
Indisponibilidad del servicio Tiempo (Optimo para ejecutar el plan,
nivel nacional ocasionado por un plan
Impacto negativo en el servicio priorización de actividades de la Definición plan de
21 de transferencia articulado 28-sep-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 ETB / SNR Plan de transferencia
Calificación inadecuada en plan gobierno operación) transferencia
inadecuadamente con el nuevo
en línea Alcance (Detallado , especifico y
operador.
documentado en las lineas críticas)

Monitoreo y control de la ejeución del
plan de transferencia

Plan de transferencia se encuentre Equipo de alto desempeño de las tres
dimensionado inadecuadamente en lo partes (ETB, SNR, Nuevo operador)
referente a: Tiempos, documentación a Indisponibilidad del servicio Tiempo (Optimo para ejecutar el plan,
entregar, precisión y completitud en la Impacto negativo en el servicio priorización de actividades de la Definición plan de
22 29-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 ETB Plan de transferencia
información a entregar al nuevo Calificación inadecuada en plan gobierno operación) transferencia
operador, personal involucrado en el en línea Alcance (Detallado , especifico y
proceso, oportunidad de entrega por documentado en las lineas críticas)
parte de ETB

Plan de transferencia se encuentre
dimensionado inadecuadamente en lo
Indisponibilidad del servicio Tiempo (Optimo para ejecutar el plan,
referente a: Tiempos, documentación
Impacto negativo en el servicio priorización de actividades de la Definición plan de
23 requerida, infraestructura adeacuada y 29-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 ETB / SNR Plan de transferencia
Calificación inadecuada en plan gobierno operación) transferencia
completa para recibir, personal idóneo
en línea Alcance (Detallado , especifico y
y competente para ejecutar las labores
de la operación del nuevo operador.

Pérdida de la información almacenada Herramienta de
Pérdida de Conocimiento o Información Publicar el Conocimiento o
24 en la base de datos de conocimiento 29-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 ETB Publicar CoI gestión de
crítica de la operación de SNR Información en la herramienta de KM
(tácito y explícito) del proyecto conocimiento


mitigación
Asegurar que la operación del servicio
sea ejecutada por el equipo de alto
Fallas en el inicio de la operación con el desempeño del nuevo operador que Definición plan de
25 28-sep-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 Indisponibilidad del servicio ETB / SNR Plan de transferencia
nuevo operador. participo en el proceso de transferencia
transferencia.

Realizar seguimiento puntual y
frecuente a los terceros (proveedores
Incumplimiento de las actividades de de ultimas millas) que realizan los Seguimiento a proveedores Saturaciones de los
26 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio ETB
traslados traslados y realizar seguimiento de UM canales
ETB/SNR quincenalmente.

Realizar seguimiento a los terceros
Incumplimiento de las visitas
Mesa de ayuda de que realizan los mantenimientos en Actas de seguimiento
27 programadas en los mantenimientos 04-oct-12 50% 5 2,50 Impacto negativo en el servicio ETB Seguimiento al cronograma
ofimática las ORIPS y realizar seguimiento Entregas parciales
preventivos.
ETB/SNR semanalmente.

En las reuniones de seguimientos con
Falta de correspondencia de los Mesa de ayuda de una frecuencia quincenal se revisaran Seguimiento en las Actas de seguimiento
28 04-oct-12 17% 3 0,51 Impacto negativo en el servicio ETB
diagnósticos con los tiquetes. ofimática los reportes de diagnostico reuniones Entregas parciales
enfocandose en las recomendaciones

En las reuniones de seguimientos con
Falta de disponibilidad de los
Mesa de ayuda de una frecuencia quincenal se revisaran Entrega de diagnósticos Actas de seguimiento
29 diagnosticos de los mantenimientos 04-oct-12 50% 5 2,50 Impacto negativo en el servicio ETB
ofimática los reportes de diagnostico parciales Entregas parciales
preventivos.
enfocandose en las recomendaciones

Mejorar el proceso de migración,
No coincidencia de los datos de origen
incluyendo una verificación del Ajustar procedimiento de Procedimiento de
30 con la data creada en SIR de la 04-oct-12 SIR 84% 9 7,56 Indisponibilidad del servicio ETB
nombre de los circulos creados en SIR migración migración
información básica.
.
Seguimiento al tercero en la entrega
Entrega tardía del export de parte de Indisponibilidad del servicio de la información.
31 04-oct-12 SIR 50% 9 4,50 SNR Entrega de exports Actas de entrega
SNR a ETB. Mala calidad del servicio Verificar calidad de la información
antes de ser enviada a ETB.


mitigación

Tiempo (Optimo para ejecutar el plan,
priorización de actividades de la
No contar con un tercero (interventor) Indisponibilidad del servicio operación)
32 04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 SNR
que avale el proceso de transferencia. Retrasos en el proceso de transferencia Alcance (Detallado , especifico y

Sugerir a la SNR iniciar proceso de
interventoría

SIR
Analizar y asegurar que el 100% de Actas de seguimiento
Mesa de Ayuda Funcional Indisponibilidad del servicio Entrega listado de PC
33 Virus en la red 11-oct-12 84% 9 7,56 los PC están siendo cubiertos por la ETB / SNR Comparación PC vs
Mesa de Ayuda Ofimática Mala calidad del servicio cubiertos a SNR
consola de antivirus PC protegidos
Conectividad

SIR Analizar de las sedes principales que
Actas de seguimiento
Mesa de Ayuda Funcional Indisponibilidad del servicio usuarios tienen instalado software Entrega listado de PC con
34 Software prohibido en los PC 11-oct-12 84% 9 7,56 ETB / SNR Informes de
Mesa de Ayuda Ofimática Mala calidad del servicio como el Ultrasurf software prohibido
diagnóstico
Conectividad Definir políticas de uso de software

SIR
Falta de legalización del licenciamiento Indisponibilidad del servicio Actas de seguimiento
35 06-nov-12 DCP 84% 9 7,56 Legalizar el licenciamiento de Linux SNR
Linux Mala calidad del servicio Oficio
DCA
Indisponibilidad del servicio
Mal uso de la disponibilidad de la Mala calidad del servicio
Correo Definición y aplicación de políticas de
36 capacidad de almacenamiento de 30-nov-12 84% 9 7,56 Encolamientos de correo, alto SNR Oficio
Conectividad uso de correo
correo procesamiento en las máquinas y
saturación de los canales del cliente.
Incumplimiento de obligaciones Definición plan de trabajo de choque Reuniones de seguimiento, Oficio
37 Falta de definición de fechas de hitos 10-dic-12 Todas las líneas 9 ETB / SNR
contractuales entre las partes establecimiento de fechas Actas de seguimiento
Incumplimiento de obligaciones
Falta de disponibilidad de recursos por
contractuales Definición plan de trabajo de choque Definición plan de
38 parte de SNR para las pruebas de 18-dic-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 SNR Actas de seguimiento
NO actualización de SIR de acuerdo a las entre las partes transferencia
requerimientos de SIR
necesidades de SNR
Interrupción en la prestación del SIR a Indisponibilidad del servicio Planeación del proceso de
nivel nacional ocasionado por un plan Impacto negativo en el servicio transferencia que involucre: Definición plan de
39 de transferencia articulado 31-ene-13 Todas las líneas 84% 9 7,56 Calificación inadecuada en plan gobierno Equipo de alto desempeño de las tres SNR
transferencia
inadecuadamente con el nuevo en línea partes (ETB, SNR, Nuevo operador).
operador. Tiempo (Optimo para ejecutar el plan,
Asignación de personal con
habilidades en la transmisión de Definición plan de
conocimiento, con experiencia en los ETB
transferencia
temas objeto de la transferencia de
conocimiento.
No asignación de personal idóneo en el
Fallas en la transmisión y aprendizaje del
40 proceso de transmisión y recepción de 31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4,50
nuevo conocimiento.
conocimiento


mitigación

No asignación de personal idóneo en el
Fallas en la transmisión y aprendizaje del Solicitud de personal con Definición plan de
40 proceso de transmisión y recepción de 31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4,50 SNR
nuevo conocimiento. conocimientos especializados. transferencia
conocimiento

Asignación de personal cumpliendo NUEVO Definición plan de
con lo solicitado por SNR. OPERADOR transferencia

Monitoreo y control de la ejecución
Retrasos en las actividades acordadas Estar fuera del tiempo de contrato entre del plan de transferencia. Definición plan de
41 31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4,50 Seguimiento semanal a la ejecución ETB
en el plan de transferencia ETB y SNR. transferencia
del plan.
El funcionamiento de las Líneas de
Servicio entregadas al nuevo operador, Indisponibilidad del servicio
Definición plan de
42 no coincide con la documentación, 31-ene-13 Todas las líneas 17% 9 1,53 Retrasos en la ejecución del plan Revisión previa de la documentación ETB
transferencia,
manuales y demás elementos técnicos
de consulta socializados al nuevo
Operación del servicio afectada por la del plan de transferencia. Definición plan de
43 ejecución de la fase de Transferencia y 31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Seguimiento semanal a la ejecución ETB
transferencia
Transición a nuevo operador del plan.

La información entregada al nuevo
operador es insuficiente para arrancar Indisponibilidad del servicio
Definición plan de
44 con la operación de las líneas y el 31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4,50 Retrasos en la ejecución del plan Revisión previa de la documentación ETB
transferencia
funcionamiento de la PMO y la
gerencia del proyecto.
Algún elemento, aplicación o producto del plan de transferencia. Definición plan de
45 31-ene-13 Todas las líneas 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Seguimiento semanal a la ejecución ETB
no se entregue al nuevo operador. transferencia
del plan.


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