2. Objetivo: Definir el Rol del AP
Entender la separación de los procesos
propios de la actividad y de los procesos de
administración de proyectos
Producto PAP
2
3. ¿Cuántos proyectos tienen éxito?
Estudio: Chaos, Standish Group
www. Standishgroup.com
•Resolution Type 1, or project success: The project is completed on-time and on-budget,
with all features and functions as initially specified.
•Resolution Type 2, or project challenged: The project is completed and operational but
over-budget, over the time estimate, and offers fewer features and functions than originally
specified.
•Resolution Type 3, or project impaired: The project is canceled at some point during the
development cycle. 3
4. Proyectos de Informática
Según StandishGroup:
En los EU se aplican 250Billones de dólares anuales
a proyectos de desarrollo de sistemas
El total de proyectos es superior a 175,000
El costo promedio es de $434,000 dls de un proyecto
en empresas pequeñas
En el 52% de los proyectos el costo será superior
189% al presupuesto
4
5. Diferencias de los Proyectos de TI y de
otras disciplinas
Propósito: difusos
Alcance: fronteras
Trabajo en Paralelo
Interfases entre proyectos
Dependencia en la tecnología
Expectativas de los directivos y usuarios
Impacto acumulativo: Efecto Domino
5
6. Definiciones
PMI: Un proyecto es algo temporal y único
Industrial Society (Inglaterra):
“ Un conjunto de actividades ligadas, ejecutadas de
una manera organizada, con puntos de inicio y
terminación claramente definidos, para lograr
resultados específicos, que satisfagan las estrategias
de la organización en un tiempo delimitado”
6
7. Proyecto: Definición
Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene
un inicio y un final; un objetivo especificado con
claridad; un presupuesto establecido y una
organización (quizá temporal y que puede ser
desmantelada al término del proyecto)
7
8. La administración de proyectos
“ Es un proceso dinámico que utiliza recursos
adecuados de la organización de un modo
estructurado y controlado, para lograr unos objetivos
definidos claramente; y que fueron identificados
como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta
bajo un conjunto de restricciones.”
8
9. Ciclo de Vida de Administración de
Proyectos (PMI)
Inicio Planeación
Control Ejecución
Cierre
9
10. Niveles de Madurez del PAP
Nivel 0 : Inexistencia del concepto de AP
Nivel 1: Aplicación empírica por las personas en forma
individual
Nivel 2: Se sigue una metodología (institucionalización)
Nivel 3: Se monitorea el cumplimiento del proceso
Nivel 4: Existe un proceso de mejora continua
10
12. Proceso de Project Management
Iniciación Planeación Ejecución Control Cierre
Core Core Processes Core Processes
Scope Project Plan
Planning Activity Execution
Secuence
Schedule
Activity Develop.
Definition
Duration Overall
Performance Contact Administrative
Scope Estimating Cost Change
Reporting Close-out Closure
Definition Budgeting Control
Resource
Quality
Initiation Planning
Information Assurance
Distributes
Cost
Estimating Project Plan
Dev. Team
Development
Scope Facilitating
Facilitating Solicitation Verification
Source
Risk Risk Selection
Quality Comm.
Identifica- Quantifica-
Planning Planning
tions tion
Scope
Schedule Cost
Change
Contract Control Control
Control
Response Administrative
Development
Risk
Quality
Response
Control
Organiza- Control
Staff Procurement Solicitation
tional
Acquisition Planning Planning
Planning
12
13. La diferencia entre METODOLOGIA y
metodología
METODOLOGIA: es una teoría de sistemas de como
un tipo de trabajo debe ejecutarse; esta
documentada en un libro (grueso) que especifíca un
detalle de lo que se tiene que hacer
metodología: es un enfoque básico conceptual que
reside en la mente de la gente y tiene dos partes:
una plan y el conjunto de habilidades necesarias
para ejecutar las tareas y se va mejorando con la
práctica.
14. Problemas de la METODOLOGIA
Promueva que la gente prepare documentos en lugar
se hacer el trabajo
Trata de estandarizar lo que en realidad es diferente
Responsabilidad: si las cosas fallan, es culpa de la
METODOLOGIA
Motivación: el imponer una METODOLOGIA implica
que las personas no saben hacer el trabajo
Menor productividad al aplicarla al pie de la letra
15. Desventajas de la metodología
No hay estandarización documentada
Es una limitación si se desea obtener una
certificación ( ej. CMM, ISO..)
Se debe cuidar el proceso de diseminación
Se deben evitar las mal-intepretaciones de los
conceptos
El riesgo de generación de versiones de la
metodología
15
16. Etapa 0 (Inicio) Procedimiento de Trabajo
Definición e
Integración del
Especif.
Grupo de Definición
de
Tecnología
Modelo Versión
Documento de Versión Versión
de Datos Final
Definición Beta Pre-Release
y Prototipo
Definición y Roll-out Roll-Out
Diseño Comp. Construcción Pruebas
Análisis Piloto Masivo
area de riesgo
El Usuario participa como Actor, no como Crítico 16
17. Características de una metodología
Logros medibles: entregables
Participativa-colaborativa
Fácil de aprender y aplicar
Adaptable-evolutiva
Mejorable
Aplicar el paralelismo
Tiene inicio y término
Permite el uso de herramientas Case
17
20. Los elementos del sistema de
administración de proyectos
Humano:
Negociación Técnicas y Información:
Comunicación Metodologías: Desempeño
Motivación Modelación Dinero
Liderazgo Costeo Planeación: Tiempo
Trabajo en equipo Programación Objetivos
Metas
Estrategias
Organización: Cultura: Control:
Autoridad Valores Estándares
Responsabilidad Actitudes Sensores
Creencias Comparativos
Tradiciones Acciones
20
21. Marco de Referencia de APTIC
A
Ciclo de Vida de Productos
DC
Integración de equipo
MO
M Línea de Proceso A
C Definición de alcance
DU O
E N N Definición de WBS
Línea de Proceso B
I
T
CC R Elaboración de plan
A A Línea de Proceso C
O
MC Autorización Proyecto
L
B I
I O Ejecución
ON
Cierre
S
Project
P.Manager 21
Office
22. Los 3 modelos de APT
BRB RATq
¿Cuál modelo
Aplica a mi organización? CQJ
22
23. El éxito es:
Lograr el objetivo
Estar a tiempo
Apegarse a la “VISIÓN”
Un usuario satisfecho
Mantener el trabajo( el puesto, la posición)
Hacer el mejor esfuerzo
23
24. ¿Y en mi organización.........
¿Cuál es un proyecto exitoso?
¿Cómo podemos reconocer un proyecto
exitoso?
24
25. Ciclo de Vida de Proyectos
Inicio Planeación
Control Ejecución
Ref.PmBok Cap. 1,
Project Management Institute
Cierre
25
26. Fase de Iniciación
Kick off
Initiation
Documento de Iniciación
INI-ddmmyy
26
27. Junta de Bautizo del Proyecto
Antecedentes del problema a solucionar
Intencionalidad y Concepto
Resultados Esperados: Objetivo
Metodología de Trabajo
Participación del usuario
Comunicación de Avances
Control y Comunicación de Cambios
Organización
Roles
Plan General de Implementación 27
28. La intencionalidad de un proyecto
Hay dos tipos de requerimientos: explícitos e
implícitos
Explícitos: aquellos que son claramente definidos por
el cliente
Implícitos: aquellos que son identificados como
“obvios” por alguna de las partes (cliente o analistas)
El problema se da con los implícitos
28
29. ¿Qué es el concepto de un proyecto?
Es lo que define el propósito, el alcance y el marco
de referencia para un proyecto
Es importante definirlo al inicio: porque muchos
proyectos de tecnología inician con necesidades
difusas, poco claras
Esta etapa corresponde al análisis de factibilidad de
un proyecto y nos permite un análisis organizado de
la idea del proyecto
29
30. Concepto de la TI: Ejemplo
¨The Pipe Concept”
Accounting Translator Accounting Info Repository
Business
Information
Transaction
Business Policies
Operational Data Repository
30
31. Definición de Objetivos de un Proyecto
Actualizar el software y hw de las pc´s de los
empleados : GENERICO
Implementar sw de productividad en las pc´s de los
empleados, asegurando su uso:¿BENEFICIO?
Implementar software de productividad en las pc´s,
para proveer nuevas capacidades e incrementar la
productividad de cada empleado
31
32. Definición de Objetivos de ...
Instalar y probar SW y HW de “ Document
Management”
Implementar un sistema completo de “document
management” como “Front-End” del sistema actual
Implementar un sistema de digitalización de fichas de
firmas , integrado al sistema de cheques para
mejorar el proceso de validación y control
32
33. Ciclo de Vida de Proyectos
Inicio Planeación
Control Ejecución
Ref.PmBok Cap. 1,
Project Management Institute
Cierre
33
34. El Círculo Vicioso
No hay tiempo
para planear
Porque estoy Porque estoy
apagando fuegos ocupado
Apagafuegos
34
35. Una ideas importantes
“Los planes son inútiles, pero planear lo es todo”
Dwight Eisenhower
“Si no tenemos un plan, el control es imposible”
James Lewis
“No sabemos a donde vamos, pero estamos yendo
muy rápido”
35
36. Planeación :
Es la definición clara y precisa de objetivos ( y las
actividades que se ejecutarán para lograrlos), de
manera que se logre una meta final. La meta puede
ser la solución de un problema o el logro de un
estado o condición diferente al estado actual.
36
37. Fase de Planeación
Core Activity Schedule
Scope Activity Develop.
Secuence
Planning Definition
Duration Cost
Scope Estimating Budgeting
Resource
Definition
Planning
Cost Project Plan
Estimating Dev.
Facilitating Risk
Risk Quantificatio
Quality Comm. n
Identification
Planning Planning
s
Response
Development
Organizationa
Staff Procurement Solicitation
l
Acquisition Planning Planning
Planning 37
38. Planear es:
Identificar las actividades del proyecto: WBS
Estimar el tiempo y costo
Definir la secuencia de las actividades del proyecto
Identificar las actividades críticas
Preparar la propuesta del proyecto (SDD-Plan)
38
39. Estructura del WBS
Proyecto
T B
O O
P Fases T
T
D O
O Unidades M
W De Trabajo
N U
P
Tareas
39
40. WBS Proyecto Digitalización de firmas
Proyecto Imagen
Proyecto Digitalización de
Firmas de cuentas de Cheques
Plan Detallado Diseño de los Implementación de Desarrollo e Desarrollo de Implementación
del Proyecto flujos nuevos Sw y Hw Implementacion Interfase con del nuevo
de proceso de Digitalización de cambios en Sist Cheques proceso y
Sist Cheques sistema
Definicion de Autorizacion
Concepto Analisis Diseño
Recopilacion Análisis de Documentar
Info Impacto cambios
requeridos
Impacto Impacto Impacto
Procesos Politicas Estructura
Organizacional
40
41. Work Breakdown Structure
Chart Title
Proyecto
Migración win95
Generar Inventario Preparar Hacer la
de Equipo Actual Equipo instalación
Preparar Realizar Identificar Adquirir Instalar Hacer Instalar
Formato Inventario Necesidades Equipo Equipo y Respaldo Win 98
de equipam. Congfigurar
41
42. Diagrama de Red
Link to
Project servers
Launch Configure
Exchange Mailbox
W2k Policies Test Policies
Rules
Install Client Develop
Exchange Installation Install
Install W2k Packages Procedures
Servers
Create Test
User Accounts
Test Install Create CD
Create
Workbook
Test CD
Host Pilot
Users Class
Image to Pilot User Pilot User Finalize and
Pilot Users 10 day lag Forum Analysis Test Image
User Training 42
Final Management
Sessions Roll-out Reserve
43. Características
Estatus medible
Eventos de inicio y conclusión claramente definidos
Estimación de tiempo y costo fácilmente estimada o
calculada
Tareas administrables, medibles, integrables e
independientes
43
44. Calendario: tiempos y recursos
Proyecto : Baseline 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Requerim ientos 01-01 al 19-01
1.1 juntas de recopilación de información JuPe
1.2 Preparación de especificaciones JuPe
1.3 Revisión con usuario JuPe
2. Análisis 22-01 al 16-02
2.1 Definición de "features" LuGo
2.2 Cálculo del costo-beneficio JuPe
3. Diseño 19-02 al 9-03
3.1 Diseño de Interfases LuGo
3.2 Diseño de Programas MaGa
3.3 Diseño de Base de Datos PeTo
4. Desarrollo (program ación) 12-03 al 06-04
4.1 Programación de módulos MaGa
4.2 Programación de interfases RoGo
4.2 Programación de Bases de Datos PeTo
5. Pruebas 2-04 al 13-04
5.1 Pruebas de módulos Calidad
5.2 Pruebas de Interfases Calidad
5.3 Pruebas de Integración Operación
6. Debugging 16-04 al 27-0
6.1 Debugging de módulos MaGa
6.2 Debugging de Interfases RoGo
6.3 Debugging de Integración PeTo
44
45. Fallas en la estimación : Efecto
Bertha/Abelardo
Distribución del tiempo de los desarrolladores
Definición de tareas de un desarrollador
Enfoque “Optimista”
Enfoque SUPERMAN
Supuestos: las personas dedican el 100% de su
tiempo en la oficina al trabajo
46. Ejemplo de estimación fallida
Proyecto Típico:
Capacidad de producción individual: 8 hrs/día
Capac. Mensual: 8hrs/dia * 22 días hábiles= 176 hrs /mes
Proyecto que requiere 704horas= 704 hrs/176 hrs/mes:4
meses
Pero si la distribución de tiempo de la persona es:
65% proyecto, 25% tareas admintvas, 10% activ.
“sociales”
Entonces:
Tiempo P704= 704 hrs/ 176hrs/mes * 0.65 = 6.2 Meses
Paradoja: Se estima correctamente y al mismo esta
equivocado
47. Estimación de tiempos
Generalmente será basado en la experiencia
Las variaciones en la estimación pueden ser debido
a:
– El nivel de habilidades y conocimientos de las personas
– Disponibilidad de los recursos materiales
– Eventos inesperados
47
49. Estrategia: Escenarios
Estimación Optimista : enfoque sobresaliente
Estimación Pesimista: enfoque al riesgo
Estimación Satisfactoria: considerando un nivel de
riesgos moderado
49
50. Planeación Efectiva: Definir la estrategia
Métodos orientados
a la Planeación
Métodos orientados Métodos orientados
Métodos orientados a la visibilidad: a los riesgos:
a la velocidad: Puede verse el Evitar retrasos en la
Entrega anticipada avance y disipar planeación y
del producto la impresión de ejecución del
lentitud proyecto
52. Ciclo de Vida de Proyectos
Inicio Planeación
Control Ejecución
Ref.PmBok Cap. 1,
Project Management Institute
Cierre
52
53. Fase de Ejecución
Core Processes
Project Plan
Execution
Information Quality
Distributes Team Assurance
Development
Scope
Verification
Solicitation
Source
Selection
Contract
Administrative
53
54. Fase de Control
Core Processes
Performance Overall
Reporting Change Control
Facilitating
Scope Change Schedule Cost
Control Control Control
Quality Risk Response
Control Control
54
55. El significado de “Control”
Dominio, Poder, Jerarquía
Estudio entre directivos de alto nivel
“El tener la autoridad y nivel garantiza que las
personas obedezcan?”: NO
Para que sirve la autoridad?: Derecho de aplicar
sanciones a.....
Qué asegura que las personas obedezcan?: que
deseen hacer el trabajo
55
56. El enfoque en la Administración de
Proyectos
Control: es el comparar los avances/resultados con
respecto a los planes, de manera que se tomen
acciones correctivas, cuando haya desviaciones
Control = f ( planes, resultados, información,
motivación)
No es un enfoque orientado al ejercicio del poder
56
57. La confusión
Monitoreo vs Control
Monitoreo es obtener la información relevante para
tener una “foto” del estado del proyecto
Control es :EJERCER ACCIONES OPORTUNAS,
derivadas del monitoreo
57
58. Los niveles del control
Mega-control: Sobre un programa o grupo de
proyectos
Macro-Control: el que debe ejercer el líder del
proyecto, concentrándose en los primeros niveles del
WBS (programa, proyecto, tarea)
Micro-control: el que debe ejercer cada persona del
equipo del trabajo, a partir del plan estratégico
Cuidado: que el líder no caiga en la micro-
administración...
58
59. WBS Ejemplo
Mega-Control Chart Title
Proyecto
Arquitectura TI
Diseño de arq. Diseño de Diseño de arq. de Diseño de arq. de
de proc. de negocio Arquitectura HW aplicaciones Comunicaciones
Macro-control Definición del Definición de Diseño de Investigación
Modelo Interfases Modelo de de campo
Conectividad
Definición de Selección de Diseño de la Selección
Micro-control Funcionalidad
de Aplicaciones
HDDS Red de Comm de Tecnología
de Comm
Desarrollo de
c/aplicacion
59
60. ¿Qué nivel de control ejerció el Líder del
Proyecto?
¿Qué nivel de control ejercieron los miembros
del equipo?
60
61. ¿Cómo ejercer el monitoreo?
Preguntar como va el proyecto y los problemas que
han enfrentado
Traduzca la información en términos del impacto en el
plan y concepto
Pregunte que falta por hacer ( NO QUE HAN
HECHO)
Pregunte que recursos requieren y cuando
Identifique si se están comunicando
61
62. Proyecto Tipo
Proyecto : Baseline 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
1. Requerim ientos 01-01 al 19-01
1.1 juntas de recopilación de información
1.2 Preparación de especificaciones
1.3 Revisión con usuario
2. Análisis 22-01 al 16-
2.1 Definición de "features"
2.2 Cálculo del costo-beneficio
3. Diseño
3.1 Diseño de Interfases
3.2 Diseño de Programas
3.3 Diseño de Base de Datos
62
63. Reporte de Avance de Proyectos: Inicio
Es un proyecto con duración de 17 Semanas y un esfuerzo total de 18 semanas ( Programación y Pruebas son en Paralelo
PM RESPONSABLE GRUPO STATUS Iniciando el Proyecto
APLICACION Versatility ESTIMADO REAL
SEM.
SEM. SEM.
SEM. REALES Fecha Fecha
ETAPA COMPROM ACUMULA Fecha Fin Fecha Fin
REALES ACUMULA Inicio Inicio
ISO DAS
DAS
Requerimientos 3 3 01-Ene 19-Ene
Análisis 4 7 22-Ene 16-Feb
Diseño 3 10 19-Feb 09-Mar
Programación/Pruebas 5 15 12-Mar 13-Abr
Debugging 2 17 16-Abr 27-Abr
63
64. Revisión en la semana 6
Proyecto : 1ra revisión y ajustes : Semana 6 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Requerim ientos 01-01 al 19-01
1.1 juntas de recopilación de información
1.2 Preparación de especificaciones
1.3 Revisión con usuario
2. Análisis
2.1 Definición de "features"
2.2 Cálculo del costo-beneficio
3. Diseño
3.1 Diseño de Interfases
3.2 Diseño de Programas
3.3 Diseño de Base de Datos
64
Retraso en las actividades 2.1 y 2.2
65. 1er. Reporte de Avance: semana 6
PM RESPONSABLE GRUPO STATUS 1ra revisión de avance
APLICACION Versatility ESTIMADO REAL
SEM.
SEM. SEM. SEM.
REALES Fecha Fecha
ETAPA COMPROM ACUMULA REALES Fecha Fin Fecha Fin
ACUMULA Inicio Inicio
ISO DAS Nuevas
DAS
Requerimientos 3 3 3 3 01-Ene 19-Ene 01-Ene 19-Ene
Análisis 4 7 5 8 22-Ene 16-Feb 22-Ene 23-Feb
Diseño 3 10 3 11 19-Feb 09-Mar 26-Feb 16-Mar
Programación/Pruebas 5 15 5 16 12-Mar 13-Abr 19-Mar 20-Abr
Debugging 2 17 2 18 16-Abr 27-Abr 23-Abr 04-May
Activ idad 2.1 : estatus : No Terminada, Tiempo Requerido para concluir: 2 semanas ( 1+ de la comprometida)
Activ idad 2.1 Av ance Comprometido (Sem 6) = Semanas aplicadas / semanas totales = 3/4 = 75% av ance comprometido
Av ance Real (Sem 6) = Semanas aplicadsa / semanas reales nuev as = 3 / 5 = 60% av ance real activ idad:
Retraso activ idad : en % = 75% -60% = 15%, en semanas = 5 semanas-4 semanas = 1 semana
Retraso del Proyecto: Semanas reales nuevas Totales - Semanas Comprometidas Totales = 18 semanas - 17 semanas = 1 semana
65
Retraso en % = Retraso total (semanas) / semanas totales comprometidas = 1 semana/ 17 Semanas = 5.9%
66. Reporte Directivo
Retraso del Proyecto: Semanas reales nuevas Totales - Semanas Comprometidas Totales = 18 semanas - 17 semanas = 1 semana
Retraso en % = Retraso total (semanas) / semanas totales comprometidas = 1 semana/ 17 Semanas = 5.9%
Reporte al Directivo
Proyecto : X, Líder del Proyecto : Juan X
Status a la semana: 6
Actividad en curso: Análisis, Responsible de la etapa: Jorge M
Retraso en % de proyecto: 5.9%
Retraso en tiempo del proyecto: 1 semana
Fecha estimada Comprometida de finiquito: 27-Abril
Fecha estimada de finiquito nueva: 4 de Mayo
Observaciones: en el proceso de análisis se requiere una
semana adicional para definir la funcionalidad del proyecto 66
67. Determinación del Valor Devengado
Presupuesto
Valor Devengado Esperado
Al término del Proyecto
Valor Devengado
Esperado
Valor Devengado Real
Conclusión
Revisión Del proyecto 67
68. Conceptos del Modelo
CV= diferencia del costo presupuestado y el costo
del trabajo realizado
SV= diferencia entre el trabajo realizado vs el trabajo
planeado
BCWS : Costo presupuestado del trabajo planeado
BCWP : Costo presupuestado del trabajo ejecutado
ACWP : Costo real del trabajo ejecutado
68
71. Pizarra de Proyectos (Project Slate)
Proceso de
Estrategia
Negocio
Proyecto2
Plan:
ppto,
Staff
calend.
Arquitectura
Recursos
Proyecto 1
Proyecto3
71
72. La persona adecuada
Lo importante de cualquier función es:
– Definir quién hace el trabajo
– Definir como se hace el trabajo
El enfoque debe ser:
– Conseguir las personas adecuadas
– Hacerlas felices
– Darles libertad
73. Principios de selección de personal
No basarse en la apariencia, sino en la CAPACIDAD
y LA EXPERIENCIA
Experiencia significa haber hecho en la práctica, es
muy diferente a tomar cursos o trabajos escolares
Capacidad es el talento de la persona para aprender
y aplicar lo aprendido
La edad no debe ser un factor de peso para las
tareas de desarrollo de sistemas
74. Fomente la integridad y el profesionalismo
( los tipos de personas)
Las que desean que otros hagan el trabajo
Las que hablan mucho y hacen poco
Las que destruyen lo que hacen los demás
Las que no saben hacer el trabajo
Las que hacen el trabajo
74
75. Entorno del A.P.
Demostrar la habilidad de liderazgo efectivo
Cumplir con las prácticas establecidas
Trabajar con lo desconocido e impredecible
Demostrar las habilidades para aplicar las
herramientas, métodos y técnicas de adm,. de
proyectos
Apego al calendario establecido
Limitado en su autoridad
75
76. Características deseables
Flexibilidad y adaptabilidad a entornos dinámicos
Con iniciativa
Asertivo
Entusiasta y creativo sobre el proyecto
Bien organizado y disciplinado en el manejo del
tiempo
76
77. Características deseables
Ambición : energía, empuje, compromiso
Un generalista, pero consciente de la tecnología
Capaz de facilitar la solución de problemas y conflictos
Tomar decisiones
Capacitado en las técnicas y metodologías de
administración de proyectos
77
78. La selección del administrador de
proyectos
Elementos de evaluación:
Habilidad para resolver problemas
Curva de aprendizaje
Constancia-Compromiso
Trabajo colaborativo-cooperativo
Experiencia y visión de negocios
Experiencia técnica
Experiencia de admin. de proyectos
Experiencia administrativa
78
79. El AP de un equipo exitoso
Es integrador y facilitador
Usa la autoridad natural, por influencia
Toma la responsabilidad por los problemas del
equipo
Tiene confianza en las personas
Toma riesgos con su equipo
Es creativo, innovador