Manual de gestion ver12

Manual del Sistema
de Gestión de
Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio
Ambiente
FECHA DE APROBACION REVISION APROBADO POR
02/08/2012 12
GERENTE HSE

M-HSE-SSMA Revisión : 12
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y
MEDIO AMBIENTE
Aprobación 02/08/2012
Elaborado Jefe SIG-HSE
Revisado Gerente HSE
Aprobado Gerente HSE
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2.0 TABLA DE CONTENIDO
Sección Descripción Página
1.0 Hoja de Revisión 01
2.0 Tabla de Contenido 02
3.0 Introducción 03
4.0 Requisitos del sistema 03
4.1 Requerimientos Generales 03
4.2 Política del sistema 04
4.3 Planificación 06
4.3.1 Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos
Ambientales 06
4.3.2 Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y
Evaluación de controles 06
4.3.3 Requisitos Legales y Otros 06
4.3.4 Objetivos y Programas 07
4.4 Implementación y Operación 07
4.4.1 Recursos, Roles, Responsabilidades, Responsabilidad
Laboral y Autoridad 07
4.4.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia 08
4.4.3 Comunicación, Participación y Consulta 09
4.4.4 Documentación 09
4.4.5 Control de la Documentación 09
4.4.6 Control Operacional 10
4.4.7 Preparación y Respuesta ante Emergencias 10
4.5 Verificación 10
4.5.1 Seguimiento y Medición 10
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal 11
4.5.3 Investigación de Incidentes / Accidentes, No Conformidad,
Acción Correctiva, Acción Preventiva 11
4.5.3.1 No conformidad, acciones correctivas y acciones preventivas 11
4.5.3.2 Investigación de incidentes / accidentes 11
4.5.4 Control de Registros 12
4.5.5 Auditoria Interna 12
4.6 Revisión por la Dirección 13

MEDIO AMBIENTE
3. INTRODUCCION
Sodexo Perú S.A.C., es una empresa comprometida con la excelencia y el liderazgo en
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, para mantener la integridad física y
salud de sus trabajadores, proveedores y contratistas, conservando los recursos
propios y de sus clientes; así mismo viene aplicando buenas prácticas ambientales en
los lugares donde realiza sus actividades, dentro del criterio de desarrollo sustentable.
4. REQUISITOS DEL SISTEMA
4.1. REQUERIMIENTOS GENERALES
El Manual de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ha
sido preparado por Sodexo Perú S.A.C. de acuerdo a los requerimientos de las
Normas internacionales ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, definiendo la
Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y los requisitos del
Sistema de Gestión Integrado, así como la responsabilidad y el alcance de la
certificación.
Alcance de la certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional:
Pluspetrol Malvinas Operaciones: Servicio de alimentación, hospedaje,
lavandería, recreación, mantenimiento, manejo de residuos sólidos,
tratamiento de efluentes líquidos y agua potable.
Pluspetrol Malvinas Construcciones: Servicio de alimentación,
hospedaje, lavandería, recreación, mantenimiento, acondicionamiento
de residuos sólidos, tratamiento de efluentes líquidos y agua potable.
Antamina: Servicio de alimentación, hospedaje, lavandería, recreación,
mantenimiento y tratamiento de agua residual y agua potable.
Lagunas Norte (Barrick): Servicio de alimentación, hospedaje,
lavandería, recreación y mantenimiento.
Rio Tinto (La Granja): Servicio de alimentación, hospedaje, lavandería,
mantenimiento, manejo de residuos sólidos, tratamiento de agua
potable.
Procter & Gamble: Servicio de mantenimiento de equipos, instalaciones
y servicios generales (control de plagas, jardinerías y pintados de
estructuras en general y facilities)
Oficinas Lima: Procesos administrativos como compras y logística,
recursos humanos, aseguramiento de la calidad y tecnología de la
comunicación.

MEDIO AMBIENTE
4.2. POLITICA DEL SISTEMA
POLITICA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
Sodexo Perú S.A.C. establece la Política de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente (SSOMA), la misma que se aplica a todas las actividades que
desarrolla.
La implementación y mantenimiento de la Política de SSOMA es responsabilidad
de la Alta Dirección de la Organización, es por ello que es firmada por el Gerente
General quien representa a la Organización
La Política de SSOMA refleja los compromisos que tiene la empresa a fin de
obtener la excelencia y el liderazgo en seguridad y salud ocupacional.
La Política de SSOMA, se mantendrá difundida a todas las personas que
trabajan para la organización o en nombre de ella a través de capacitaciones y
entrega impresa de la misma solicitando la firma correspondiente de cada
colaborador en el registro de Entrega de la Política SSOMA, así también se
publica en lugares visibles de la Organización a través de periódicos murales,
cuadros u otros.
La Revisión de la Política de SSOMA se realiza como mínimo una vez al año.

MEDIO AMBIENTE

MEDIO AMBIENTE
4.3. PLANIFICACION
4.3.1. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTOS
AMBIENTALES
En el procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales
P-HSE-IEAA se establece las responsabilidades para la aplicación del mismo,
la metodología para la identificación de los aspectos ambientales, los criterios
para la evaluación de sus impactos, el registro y la determinación de los
aspectos ambientales significativos, así como el tratamiento para los mismos
a través de programas de gestión ambiental.
La revisión de los aspectos ambientales se realizará una vez al año y en caso
de modificación del proceso, nuevas instalaciones u otras actividades que
afecten el ambiente, se deberá realizar una nueva evaluación y registro.
4.3.2. IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION DE RIESGOS Y
DETERMINACION DE CONTROLES.
La Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos para las diferentes
actividades que realiza la Organización se realizara en la Matriz de
Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos R-HSE-IPER de cada
contrato. La metodología de identificación de los peligros, evaluación de
riesgos, determinación de riesgos intolerables, y el tratamiento de los mimos
se encuentra establecido en el procedimiento Identificación de Peligros y
Evaluación de Riesgos P-HSE-IPER. La Matriz deberá ser revisada y
actualizada por lo menos una vez al año o cuando se produzcan cambios en
los procesos realizados en el contrato. De igual forma se contempla realizar
por lo menos una vez al año la evaluación residual de riesgos de los
considerados como significativos, a fin de verificar la eficacia de los controles
establecidos.
En base a la identificación de peligros realizada en cada contrato se deberá
elaborar los mapas de riesgo para cada área de trabajo.
4.3.3. REQUISITOS LEGALES Y OTROS
Dentro del sistema de gestión se define el marco legal aplicable según las
actividades desarrolladas los cuales se registran en el Requisitos Legales y
Otros R-HSE-RL de en los diferentes contratos. Mediante el procedimiento
Identificación y Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros P-
HSE-RL, se establece la forma de identificar, acceder, mantener actualizada y
difundir oportunamente toda la información referida a los requisitos legales
aplicables y otros requisitos a los que la organización se suscriba
voluntariamente relacionada a la Gestión Ambiental, de Seguridad y Salud
Ocupacional, de Sodexo Perú S.A.C..

MEDIO AMBIENTE
4.3.4. OBJETIVOS Y PROGRAMA (S)
La definición de objetivos y metas específicos para los contratos, recae
directamente sobre los Jefes o Supervisores de HSE de los contratos en base
a los aspectos ambientales significativos y peligros y riesgos significativos,
la revisión será realizada por las Jefaturas de QHSE o Sub gerencias de HSE
según corresponda y la aprobación de los mismos por el Jefe o encargado
del contrato.
Se procederá a redactar los Programas de Gestión: Programa de Gestión
Ambiental R-HSE-PGA y Programa de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional R-HSE-PGSS, en base de los objetivos y metas considerando para
ello lo siguiente:
- Responsable por cada objetivo y meta
- Recursos necesarios para alcanzar los objetivos y metas
- Plazo de implementación de las actividades para alcanzar los objetivos y metas
En caso de proyectos, desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos y/o
modificados, los objetivos y metas podrán ser modificados en caso se determine un
riesgo o aspecto ambiental significativo y la organización determine controlarlos a
través de objetivos y metas.
Los objetivos y metas a nivel empresa se establecen en el Plan Anual HSE
4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.4.1. RECURSOS, ROLES, RESPONSABILIDADES, RESPONSABILIDAD
LABORAL Y AUTORIDAD
Las responsabilidades y autoridades sobre el Sistema de Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente se establecen en el procedimiento
Estructura y Responsabilidad P-HSE-ER.
Los puestos de trabajo que conforman la organización del Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, en base a sus
responsabilidades se representan en el siguiente organigrama:

MEDIO AMBIENTE
También se han definido en los diferentes procedimientos del Sistema de
Gestión HSE las responsabilidades específicas para el desarrollo de los
mismos.
4.4.2. COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA
Dentro de la documentación del sistema se cuenta con el procedimiento
Capacitación y Entrenamiento P-HSE-CE, en el cual se establecen los niveles
de capacitación y formación, la elaboración de los Programas y/o planes de
capacitación, los requerimientos de inducción para personal nuevo, para lo
cual se considera:

MEDIO AMBIENTE
(1) Inducción a personal nuevo.- Es aquella que se orienta a facilitar la
integración del nuevo colaborador, en relación a los temas de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA).
(2) Inducción Especifica HSE.- Todo personal nuevo deberá recibir la
Inducción Especifica proporcionada por el encargado del área para la que
desempeñara el trabajo, considerándose los peligros, riesgos y controles
a implementarse relacionados a su actividad de trabajo.
4.4.3. COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA
En el procedimiento de Comunicaciones y Consulta P-HSE-CCIE, se establece
la forma de administrar la comunicación interna y externa con el fin de lograr
una óptima comprensión de la información que requiera ser transmitida, así
también la adecuada participación de los colaboradores en lo que se refiere al
Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y así
asegurar una buena percepción de la imagen de Sodexo. En cuanto a la
Consulta y Participación, los trabajadores tienen representación en el Comité de
Seguridad y Salud en el Trabajo a fin de participar de manera activa en el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Empresa.
4.4.4. DOCUMENTACION
SODEXO, define su plataforma documentaria para establecer y mantener
información formal en medios físicos y electrónicos con el nivel de detalle
suficiente para:
- Describir los elementos del Sistema de Gestión, así como sus
interrelaciones.
- Proveer a la Gerencia General y a quienes el sistema designe la información
detallada de la operación específica de cada elemento del Sistema de
Gestión, con toda la documentación relativa así como información sobre
procesos, cuadros organizacionales, procedimientos, planes de emergencia
y cualquier registro o instrucción que sea necesario.
4.4.5. CONTROL DE LA DOCUMENTACION
El control de la documentación de la organización se describe en el procedimiento
Control de Documentos y Registros P-HSE-CD y se basa en lo siguiente:
- Elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema de
Gestión.
- Codificación de los documentos
- Conservacion de los documentos
- Modificación de la documentación
- Control de cambios

MEDIO AMBIENTE
- Distribución de los documentos
- Documentos de origen externo
4.4.6. CONTROL OPERACIONAL
Sodexo Perú S.A.C., establece su plataforma de Control Operacional buscando
establecer y mantener procesos documentados para hacer frente a situaciones
en las que su ausencia podría distorsionar tanto la Política, los Objetivos y Metas
del Sistema de Gestión.
Se establece criterios operacionales en las Matrices de Control Operativo y en los
procedimientos operativos.
Todos los procedimientos, e instrucciones de trabajo, son debidamente
comunicados y difundidos al personal involucrado en la realización de tareas
relacionadas a los riesgos principalmente altos y aspectos ambientales
significativos definidos por la organización con la finalidad de controlarlos o
eliminarlos.
4.4.7. PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
Se establecen los criterios a ser considerados en el procedimiento P-HSE-RE
Respuesta a Emergencias.
Se consideran:
- Las responsabilidades en los diferentes niveles en todos los contratos dentro
del alcance del Sistema de Gestión.
- Cada contrato deberá identificar las potenciales situaciones de emergencia de
acuerdo a las actividades y las condiciones en las que las realiza.
- Las capacitaciones y entrenamientos para emergencias serán considerados
dentro de los planes o programas de capacitación.
- Los simulacros de emergencia se realizarán de acuerdo al Programa de
Simulacros establecido en cada contrato.
- Los planes de emergencias serán adecuados considerando lo establecido
por el cliente.
4.5. VERIFICACION
4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION
Se establece el seguimiento y medición del desempeño, por medio del
procedimiento P-HSE-SM Seguimiento y Medición, mediante:
- Cumplimiento del Programa Anual de Seguridad, Salud y Medio Ambiente.
- Seguimiento de incidentes y enfermedades ocupacionales.
- Reporte Mensual HSE
- PREAXION

MEDIO AMBIENTE
- Inspecciones
- Cumplimiento de los requisitos legales y otros
- Monitoreo de Agentes Físicos, Químicos y Biológicos
4.5.2. EVALUACION DE CUMPLIMIENTO LEGAL
La evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros es realizada por el
Coordinador General del SIG HSE y Coordinadores de los contratos, tomando
como referencia el Registro de Requisitos Legales y Otros R-HSE-RL aplicable a
cada contrato, lo cual se establece en el procedimiento Identificación y
Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros P-HSE-RL.
El incumplimiento de un requisito legal u otro constituye una No Conformidad con
lo cual, dado el caso se procederá a levantar una Solicitud de Acción Correctiva a
fin de dar cumplimiento a dicho requisito.
4.5.3. INVESTIGACION DE INCIDENTES / ACCIDENTES, NO
CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA
4.5.3.1. No conformidad, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.
El mecanismo para implementar las acciones correctivas y preventivas se
establecen en el procedimiento P-HSE-ACAP Acciones Correctivas y
Preventivas.
Dentro de este procedimiento se establecen:
1. Detección de las No Conformidades o Potenciales No Conformidades
2. Registro de No Conformidades o Potenciales No Conformidades
3. Emisión y cierre de una Acción Correctiva y/o Acción Preventiva, en este se
incluyen:
• Identificación y análisis de las causas de la No Conformidad o Potencial
No Conformidad.
• Revision del registro de SAC y SAP antes de su implementación.
• Implementación de las Acciones Correctivas o Acciones Preventivas
• Evaluar y controlar los peligros y riesgos que puedan resultar de las
acciones correctivas, así como el control o mitigación de aspectos
ambientales que pudieran generarse de estas acciones.
• Verificación de la eficacia.
4.5.3.2. Investigación de Incidentes / Accidentes.
Es realizada de acuerdo al procedimiento Reporte e Investigación de
Incidentes / Accidentes P-HSE-RIIA, donde se establece las
responsabilidades y mecanismo a seguir para el reporte e investigación de
los incidentes y accidentes laborales, así como la identificación y análisis
de las causas que los originan, a fin de evitar la ocurrencia o recurrencia

MEDIO AMBIENTE
del evento a partir de la implementación de acciones preventivas y
preventivas.
Se debe seguir obligatoriamente:
Asistir al accidentado: Brindar los primeros auxilios si es posible, de
requerirse asistencia médica, se deberá realizar el traslado del
accidentado hacia el centro de salud más cercano con los formatos
correspondientes de SCTR (valido sólo dentro de las primeras 24 horas
de ocurrido el accidente).
Reportar el evento: Todo incidente / accidente deberá ser reportado por
el encargado del contrato al área HSE lo antes posible para que se siga
el canal de comunicaciones establecido.
Investigar: se deberá mantener todo tipo de evidencia y testimonios que
ayuden a identificar las causas del incidente / accidente de manera
objetiva, el Supervisor HSE encargado del contrato asesorara durante
todo el proceso de investigación, siendo el encargado del contrato el
responsable de este proceso y de establecer e implementar las
acciones correctivas y/o preventivas necesarias en relación a las
causas que originaron el accidente.
4.5.4. CONTROL DE LOS REGISTROS
Los Registros del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente, serán estructurados de acuerdo a las necesidades de cada
procedimiento, instrucción o requerimiento del sistema, identificándose cada
registro por un nombre único o código si lo tuviera.
En el procedimiento P-HSE-CD Control de Documentos y Registros se establece
el control que deberán tener los registros del Sistema de Gestión.
4.5.5. AUDITORIA INTERNA
Para el proceso de auditoría interna se establece el procedimiento P-HSE-AI
Auditoría Interna establece:
Planificación de las Auditorías Internas
Se elabora el Programa Anual de Auditorias se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Se deben auditar los procesos y requisitos de las normas del Sistema de Gestión,
por lo menos una vez al año.
El equipo auditor debe preparar el “Itinerario de Auditoria” (R-HSE-IDA) y
enviárselo al auditado antes de la auditoria.
De la Designación de auditores
El equipo de auditores puede estar conformado por personal interno o externo
que tengan calificación apropiada para realizar auditorias y que además no
tengan compromiso directo con la actividad a auditar, este equipo auditor es
designado por el Coordinador General del SIG-HSE.

MEDIO AMBIENTE
Los requisitos para la calificación de auditores internos se definen en el
Procedimiento de Auditorias Internas
De la Ejecución de la auditoria interna.
La auditoria se inicia con una reunión de apertura, en la que se hace una
presentación formal de los auditores y explicar la metodología de la auditoria,
para luego proceder a recoger evidencias de auditoria con la finalidad de verificar
la implementación de los sistemas y su efectividad. Luego de esto el equipo de
auditores prepara su Informe de Auditoria con los hallazgos encontrados por los
que se levantaran las respectivas SAC.
4.6. REVISION POR LA DIRECCION
La responsabilidad de la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) recae sobre la Alta Dirección, en el cargo
del Director de QHSE.
El Gerente de HSE, Representante de la Alta Dirección, es quien presenta los
reportes de desempeño del Sistema de Gestión a la Alta Dirección o Director de
QHSE para su revisión.
El Director de QHSE revisa el Sistema de Gestión SSOMA, por lo menos una vez al
año para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua, determinando
si fuera el caso oportunidades de mejoras o la necesidad de efectuar cambios.
Se establece para la Revisión por la Dirección los siguientes elementos de entradas:
Los resultados de las auditorias internas y evaluación de cumplimiento con los
requisitos legales y otros requisitos que la organización tenga suscrito.
Los resultados del proceso de consulta o participación
Comunicaciones relevantes con las partes interesadas externas, incluidas las
quejas.
Los indicadores del desempeño del Sistema de Gestión de SSOMA.
El grado de cumplimiento de los objetivos y metas.
El estado de la investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas.
El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones llevadas a cabo.
Cambio de las circunstancias, incluyendo evolución de los requisitos
legales y otros requisitos relacionados a SSOMA
Las recomendaciones para la mejora continúa.
Los resultados de la Revisión por la Dirección se registran en el Formato de
Revisión por la Dirección y se enviará al Coordinador General del SIG-HSE para
el seguimiento de las acciones recomendadas por ésta revisión.

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