comunicaciones internas y externas

1. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
1. OBJETIVO:
Establecer canales de comunicación tanto de carácter interno entre los
diferentes niveles de APOYO LOGISTICO A&L S.AS. Como de carácter
externo que permitan mantener control permanente sobre todo lo relacionado
con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y las inquietudes
que surjan de las partes interesadas. Así mismo Apoyar la cultura de
prevención y reporte de condiciones y actos inseguros que APOYO
LOGISTICO A&L SAS requiere implementar.
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones que hagan parte del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y que involucren a los
trabajadores, contratistas, visitantes, proveedores, las partes interesadas y
comunidad. Los canales, responsables y gestión de las comunicaciones
deberán divulgarse a todos los trabajadores, así mismo se notificara a las
unidades de trabajo el mecanismo para su cumplimiento.
3. RESPONSABLES:
 Alta dirección: Es la encargada de suministrar los recursos necesarios,
entre los que se encuentran los humanos, económicos, físicos y
tecnológicos.
 Responsable del SGSST: Es el encargado de identificar las
comunicaciones externas e internas de su proceso y los canales de
comunicación que establecerá para estas comunicaciones.
 Jefes de áreas: son los encargados de realizar la divulgación de las
comunicaciones y los canales de comunicación, participación y consulta
que tiene definido APOYO LOGISTICO A&L S.A.S para el personal
encargado.
 COPASST: Es el encargado de realizar seguimiento a las
comunicaciones que se dirigen a los trabajadores asociadas a temas de
seguridad y salud en el trabajo.

2. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
4. REFERENCIAS NORMATIVAS:
Decreto 1072 del 2015, articulo 2.2.4.6.14 comunicación.
5. DEFINICIONES:
 Comunicación interna: Es toda la documentación existente entre los
diferentes niveles de APOYO LOGISTICO A&L SAS, generada para la
difusión, aclaración, trasmisión de información y asignación de
responsabilidades.
 Comunicación externa: Son las directrices, regulaciones, peticiones e
inquietudes emitidas por terceras partes como son el gobierno,
comunidad, contratistas, administradoras de riesgos laborales (ARL),
entidades promotoras de salud (EPS), las entidades, clientes, o
proveedores de APOYO LOGISTICO A&L SAS y que deben llevar un
proceso de recepción, control, resolución y acciones preventivas y
correctivas si es el caso.
 Consulta: Es el acto de tratar un asunto con una o varias personas.
 Participación: Mecanismo establecido al interior de la compañía que
tiene como finalidad involucrar a las partes interesadas en la toma de
decisiones y en el desarrollo del sistema.
 Partes interesadas: persona o grupo que tiene interés o está afectado
por el desempeño de una empresa.
 Elemento del programa: Tipo de documento o medio por utilizar para el
proceso de comunicación.
 Emisor: Persona que informa o comunica.
 Receptor: Persona o personal a quien va dirigida y recibe la
comunicación.

3. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
 Responsable: Persona encargada de vigilar y coordinar el proceso de
comunicación.
 Periodicidad: Frecuencia de emisión de la comunicación.
 Actividad o reporte: Tipo de información por comunicar por parte del
emisor.
6. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTIICPACIÓN Y
CONSULTA
DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO
INICIO DEL PROCESO
1. Identificar la necesidad de comunicaciones:
El responsable del SGSST, es el encargado de identificar las necesidades de
comunicación, participación y consulta que pueden surgir de las siguientes fuentes:
 Identificación de peligros
 Identificación de requisitos legales.
 Directrices emitidas por la gerencia y líderes de los procesos.
 Requerimientos de los entes reguladores y de las entidades públicas.
2. Definir los canales de comunicación:
Se identificara como, cuando, donde, porque, se divulgara la información y quien sea
responsable de dar respuesta oportunamente o que se dé a conocer los principales
acontecimientos que afecten directamente a APOYO LOGISTICO A&L SAS, así como
las actividades externas en las que se pueda participar.
La gerencia de A&L, dispone los siguientes mecanismos de comunicación, escritos:
 Cartas, memorandos, folletos.
 Vía correo electrónico.
 Verbales o telefónicas.
 Comités.
 Carteleras.
Una vez se divulga el mensaje por cualquiera de los canales, de requerirse, se refuerza el
tema con nuevos mensajes o visitas a cada uno de los receptores.

4. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
3. Definir canales de participación y consulta:
La gerencia pondrá a disposiciones los siguientes mecanismos de participación y
consulta:
 El reporte de las condiciones inseguras de trabajo se podrá realizar de forma
verbal al encargado de SST, o si lo prefieren mediante carta o correo electrónico.
 Carta formal de reporte de quejas de posibles casos de acoso laboral.
Así mismo a través de correo electrónico podrán los trabajadores, contratistas o
visitantes manifestar Sugerencias, quejas, felicitaciones, etc. al área de SST.
Correo electrónico saludocupacionalceta-ayl@hotmail.com
Estos correos serán revisados por el responsable del SGSST y el COPASST, para dar
trámite.
Otros canales son:
 Carteleras
 Folletos
 Email
 WhatsApp
4. Informar a las partes interesadas los mecanismos definidos:
El responsable del SGSST, Informará a las partes interesadas los mecanismos de
participación, comunicación y consulta, con el fin de garantizar que el personal
involucrado los conozca y se involucre de forma activa del proceso, dentro de la
inducción o reinducción.
5. Implementar los mecanismos de comunicación, participación y consulta:
Una vez definido los mecanismos de participación y consulta se pondrán a disposición
de las partes interesadas y se les comunicara la forma de acceso y forma de uso de los
mecanismos definidos.

5. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
6. Recepción, de las comunicaciones externas:
Todas las comunicaciones o consultas, referentes al tema del Sistema de Gestión,
procedentes de las partes interesadas externas se remitirán directamente a la gerencia
con copia al coordinador de seguridad y salud en el trabajo, para darle dirección y
registrar aquellas que considere relevantes, además responde a las solicitudes de
información o comunicaciones de las partes externas interesadas, siempre que sean
relevantes:
 Denuncias.
 Quejas o reclamaciones.
 Posibles No Conformidades del Sistema.
 Auditorias.
 Notificaciones de entes de control o de la ARL
7. Gestión de las comunicaciones:
Comunicación Interna:
El responsable del SGSST, informará internamente sobre las actividades de Apoyo
Logístico A&L SAS, con relación al sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo, al personal de la compañía, con el objetivo de:
 Dar a conocer el comportamiento de A&L SAS en temas de Seguridad y salud en
el trabajo, mejoras conseguidas, programa de objetivos y metas,...etc.
 Atender las inquietudes o dudas sobre las actividades de A&L SAS, en la
prestación de servicios.
 Dar a conocer las Políticas y mostrar el compromiso de la Alta Dirección.
 Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre actividades
desarrolladas por Apoyo Logístico.
Comunicaciones externas:
Las comunicaciones externas de partes interesadas y que se relacionan con información
general del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, deben ser remitidas al
responsable del SGSST o a la Alta Dirección, según aplique o quien coordina su
respuesta. Copia de estas comunicaciones deben ser archivadas en la carpeta
(evidencia de SG -SST).
8. Realizar el Seguimiento al proceso de comunicaciones, participación y consulta:
Las medidas que resulten del proceso de comunicaciones, se consideran cerradas
cuando:
 Se ha dado respuesta y no es necesaria ninguna otra acción, se han
implementado las acciones requeridas, se desarrolla una actividad preventiva y

6. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
correctiva en su totalidad.
9. Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora:
Si se detectan desviaciones en el proceso de comunicación, participación y consulta se
deberá implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora, según sea el caso,
seguir las directrices definidas en el procedimiento de gestión de acciones.
FIN

7. PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION COMUNICACIÓN Y CONSULTA
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE CREACION
O MODIFICACION
TIPO DE
CAMBIO
VERSION RESPONSABLE
09/02/2018 00 Coordinador SST