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MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
CODIGO: E-GEE-M-01
VERSIÓN: 3
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FECHA: 03/06/2015
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
VERSION CAMBIOS JUSTIFICACIÓN
1 Versión inicial Documentar requisito de la norma ISO 9001.
2
Se agregó el proceso Gestión seguridad del
paciente.
Requisito de Habilitación
3
Se incluyen nuevos cargos de acuerdo a la nueva
versión del manual de perfiles.
La actualización del Manual de perfiles
genera la necesidad de revisar las líneas de
comunicación internas.
AUTORIZACIONES
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Nombre: Equipo de Colaboradores Nombre: Arleys San Martin Bolivar Nombre: German Eduardo Blanco Rojas
Cargo: Líderes y analista de procesos Cargo: Director de Calidad y Mejora Continua Cargo: Gerente General
Fecha: 26/03/2015 Fecha: 26/05/2015 Fecha: 03/06/2015
Firma: Firma: Firma:
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:
QUIEN
MOTIVO
(Qué comunica)
MEDIO REGISTRO
En esta columna se debe relacionar
quién está comunicando. En general
puede ser el junta directiva, gerente,
equipo directivo, directores, el líder
del proceso, coordinador, comité de
administración, Por ejemplo:
Proceso – Dependencia- Cargos
En esta columna se relaciona el tema
o motivo de la comunicación.
Por ejemplo:
Socialización, difusión de una
directriz o política o un
procedimiento.
A través de que medio se efectúa la
comunicación:
- Verbal
- Escrito
- E-mail
- Telefónico
Evidencia de la comunicación.
Ejemplo: Formato – Planillas - Cartas
- Fax
- Recibo
- Informe
- Cartelera
QUIEN – CARGO-
PROCESO
MOTIVO
QUE COMUNICA
CON QUIEN
CARGO- PROCESO
CANAL - MEDIO REGISTRO
JUNTA DIRECTIVA
Aprobación de propuestas y/o
decisiones sobre inversiones. Gerente General A través de las sesiones de
Junta
Acta de Junta Directiva
GERENTE
GENERAL
1. Plataforma Estratégica
2. Promesa y Objetivos de
Calidad
3. Novedades sobre Convenios
4. Requisitos legales
1. Líderes de proceso y
coordinadores
2. Todo el personal
3. Líderes de procesos
Misionales
Asistenciales y Líder
Gestión Financiera y
Contable
4. Líderes de procesos
1. Sesiones de Equipo
Directivo
2. Escrito personalizado
3. Verbal
4. Escrito - Correo
electrónico
1. Actas de Equipo
Directivo
2. Listas de Distribución
3. Clausulado de los
convenios de acuerdo
con el área de interés.
4. Matriz de requisitos
legales
REPRESENTANTE
DE LA DIRECCIÓN
1. Informe de estado del sistema
gestión de la calidad
2. Auditorías internas y externas
Gerente General Escrito Actas, informes y
Correo electrónico
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QUIEN – CARGO-
PROCESO
MOTIVO
QUE COMUNICA
CON QUIEN
CARGO- PROCESO
CANAL - MEDIO REGISTRO
SUBGERENTE
ADMINISTRATIVA
1. Procedimiento sobre gestión de
talento humano
2. Situaciones administrativas de
personal (Licencias,
vacaciones, permisos no
remunerados mayores de tres
días, capacitación, comisiones
de servicio, personal por sede,
rotación de personal.)
1. Líderes de proceso
2. Personal involucrado
con la situación
administrativa
1. Sesiones de equipo
directivo
2. Escrito
1. Actas de sesión de
ED.
2. Carta personalizada
SUBGERENTE
MÉDICO
CIENTÍFICO
1. Directrices operativas sobre
práctica de exámenes
2. Directrices sobre práctica
médica
3. NOVEDADES cambio de
procedimientos.
1. Personal involucrado en
procesos asistenciales
misionales
2. Médicos vinculados
3. Coordinadoras de Sede
y personal asistencial
1. Escrito
2. Reuniones presenciales
o escrito para médicos
remotos
3. Escrito
1. Memorando o circular
2. Directrices y Lista de
participación y/o
distribución
3. E-mail
DIRECTOR DE
SEGURIDAD DEL
PACIENTE
1. Presentación de tema:
Seguridad del Paciente
2. Actividades de capacitación en
seguridad del paciente
3. Presentación de herramientas
propias del Proceso de GSP.
1. Equipo Directivo,
personal de sede
2. Personal de sedes
3. Personal de sedes
1. Verbal
2. Verbal, escrito
3. Verbal, escrito
(documentos)
1. Presentación en Power
Point en archivo virtual del
Proceso
2. Presentación en Power
Point en archivo virtual del
Proceso
3. Documentos del
Proceso
DIRECTOR
SEGURIDAD DEL
PACIENTE
4. Resultados de análisis de caso
5. Formulación de
recomendaciones para la
seguridad de los pacientes
4. Coordinación de sede,
personal involucrado, otros
según el caso
5. Coordinación de sede,
personal involucrado
4. Correo y verbal en
reuniones programadas
para análisis
5. Verbal en visitas de
observación, escrito en
análisis y solicitudes de
planes de mejora enviados
4. Matriz de reporte y
análisis. Actas de visita a
sede y de análisis de caso o
Comité de análisis
5. Formato plan de mejora,
correos electrónicos, actas
de visita
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QUIEN – CARGO-
PROCESO
MOTIVO
QUE COMUNICA
CON QUIEN
CARGO- PROCESO
CANAL - MEDIO REGISTRO
6. Solicitud de planes de mejora
7. Presentación de indicadores del
Proceso GSP
6. Coordinación de sede,
personal involucrado, otros
según el caso
7. Mejora Continua,
Equipo Directivo
vía correo electrónico
6. Verbal (reunión de ED),
vía correo electrónico
7. Verbal, correo electrónico
(formato de indicadores).
6. Formato de Plan de
Mejora, actas de visita
7. Formato de Indicadores,
correos electrónicos
DIRECTOR DE
CALIDAD Y
MEJORA
CONTINUA
1. Programa de Auditorias
2. Auditorias / Informes de
Auditorias
3. Revisión desempeño de los
procesos
4. NCs-Producto-servicio no
conforme
5. Control de Documentos y
Registros
6. Solicitud de Acciones
1. Auditores internos de
calidad/Equipo Directivo
2. Líderes de proceso-
Equipo Directivo
3. Líderes de proceso-
Equipo Directivo
4. Líderes de proceso
5. Líderes de proceso
6. Líderes de proceso
1. Reunión/Magnético
2. Reunión/Magnético
3. Reunión/Magnético
4. Reunión-Magnético
5. Reunión-Magnético
6. Escrito-Magnético
1. Correo electrónico/
Programa de auditoria
2. Plan de Auditorias.
Informe de Auditorias
3. Informe
4. Listados maestros
5. Listados maestros
6. Formato ACyP
LIDER DE
SERVICIO AL
CLIENTE
1. Encuesta de Satisfacción:
Pacientes – Aseguradores –
Profesionales Tratantes
2. Tratamiento FQRS (Buzones)
3. Tratamiento FQRS (Presencial o
telefónica: Casos que pueden
darse en el día a día)
1. Líderes de proceso /
Equipo Directivo / Personal
involucrado, según
resultados
2. Líderes de proceso /
Equipo Directivo / Personal
involucrado
3. Líderes de procesos /
Equipo Directivo / Personal
involucrado
1. Reunión / Magnético /
Presentación Socialización
2. Reunión / Magnético /
Presentación socialización
3. Reunión / Magnético /
Presentación Socialización
1. Correo electrónico
2. Hoja de ruta
3. Actas de Socialización y
Compromiso.
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QUIEN – CARGO-
PROCESO
MOTIVO
QUE COMUNICA
CON QUIEN
CARGO- PROCESO
CANAL - MEDIO REGISTRO
4. Tratamiento de datos y
comportamiento de médicos
frente a análisis cumplimiento
hora/cita.
5. Socialización Derechos y
Deberes del paciente
6. Generación recomendaciones
para mejoras en calidad de atención
y servicio (Servicio al Cliente)
7. Actividades aportantes a la
mejora en calidad de servicio
4. Líderes de procesos /
Equipo Directivo / Personal
involucrado, incluidos
médicos
5. Personal involucrado /
Pacientes
6. Líderes de procesos /
Coordinadoras / Personal
involucrado
7. Personal sedes (Incluye
coordinadoras)
4. Reunión / Magnético /
Presentación socialización
en los casos pertinentes /
individual con c/médico
5. Exposición en salas
espera, adicionando
plegables referentes /
Socialización a funcionarias
MD.
6. Verbal y Escrito
7. Presentaciones verbales
en sede / Complementos
escritos.
5. Planilla relación de
socializaciones.
6. Actas socialización y
compromiso
7. Planilla Registro
Asistencia Socialización
LÍDER DE
PROCESO
1. Cambios en la documentación
del proceso
2. Acciones de mejora
3. Resultado de indicadores del
proceso
1. Mejora continua y
personal involucrado
2. Equipo directivo
1. Escrito
2. Reunión – Escrito
1. E-mail
2. E-mail
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DIRECTORA SERVICIO DE
CARDIOLOGÍA
Cambios en el proceso de
Cardiología – Rehabilitación
Cardiovascular.
Reporte de indicadores
Novedades en el servicio de
cardiología.
Acciones preventivas y
correctivas
Actualización y educación
continuada servicio de
cardiología.
Retroalimentación de
análisis de indicadores de
evento adverso, incidentes,
búsqueda activa
Novedades en el manejo de
agendas de médicos
especialistas de cardiología.
Mejora Continua / Dirección
Científica / Coordinadoras /
Equipo de trabajo/ Líderes
de Proceso.
Coordinadoras y equipos de
trabajo.
Mejora Continua / Equipo
de trabajo.
Equipo de trabajo
Líder Gestión de Seguridad
de paciente:
Md de apoyo
Equipo de trabajo
correspondiente
Analista de Digitado
Coordinación de sedes /
Analista de Call Center
Escrito – Correo Electrónico
Reunión de socializaciones
Escrito / Reunión
socialización
Escrito
Escrito
Escrito
Escrito
Formato de socialización
Correo Electrónico
Correo Electrónico
Correo Electrónico
Correo Electrónico
Correo Electrónico
DIRECTORA GESTIÓN
FINANCIERA Y
CONTABLE
1. Requisitos comerciales y
tributarios para
contratación de servicios
profesionales.
2. Incumplimiento de
requisitos legales y
tributarios de las
facturas o documentos
equivalentes para
causación de cuentas
por pagar.
3. Informe y análisis de
Estados Financieros
4. Devoluciones de cajas
1. Todos los procesos
2. Todos los procesos
3. A la gerencia, Revisoría
Fiscal, Junta Directiva
4. Coordinadoras de Sede
5. Todos los Procesos
6. Analista de Calidad y
Mejora Continua
7. Analistas Contables y
Líderes y responsables
de procesos y
procedimientos
8. Analista de Talento
Humano y Beneficios a
1. Correo electrónico
2. Correo electrónico
3. Correo electrónico,
diapositivas
4. Correo electrónico y
escrito
5. Correo electrónico
6. Escrito
7. Correo electrónico
8. Correo electrónico
1. Correo electrónico
2. Correo electrónico
3. Correo electrónico,
diapositivas Junta
Directiva
4. Correo electrónico
5. Correo electrónico
6. Formato E-MCC-P-03-
F-01
7. Correo electrónico
8. Correo electrónico
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menores por el no lleno
de requisitos.
5. Cambio de normatividad
y nuevas normas legales
y tributarias que
impacten a la empresa.
6. Reporte de acciones
preventivas y
correctivas.
7. Inconsistencias detectas
dentro del proceso GFC
que impactan a la
Compañía.
8. Novedades de Nómina
empleados
DIRECTOR (A)
GESTION DE LA
INFORMACION
1. Reporte de
Indicadores.
2. Informe de avance
de los proyectos en
implementación.
3. Reporte producto y
servicio no conforme.
4. Reporte de
inconsistencias en los
portales de EDX y/o
Teleradiologia.
5. Novedades de
Nómina.
6. Novedades
actualización
Tecnologia.
1. Líder de Proceso
Mejora Continua.
2. Equipo Directivo.
3. Analista de Calidad.
4. Coordinadoras de
sede.
5. Analista de Talento
Humano
6. Coordinación de
sede, personal
involucrado, otros
según el caso
1. Correo electrónico y
físico.
2. Electrónico
3. Correo electrónico
4. Correo electrónico
5. Correo electrónico
6. Correo electrónico /
Personalmente según el
caso.
1. E-mail.
2. Actas de Equipo
Directivo.
3. E-mail.
4. E-mail.
5. E-mail.
6. E-mail. / Actas de
Capacitación.
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COORDINADORAS DE
SEDE
1. Reporte de sucesos
(Número de pacientes
inyectados con medio de
contraste, búsqueda activa
de riesgos y eventos
adversos)
2. Requerimiento de
compras, ordenes de
Servicio y facturas de
proveedores de insumos.
Llegada de médicos nuevos,
Inventarios.
3. Novedades de equipos,
Temperaturas y Humedades
4. Reporte de Productos No
Conformes
5. Segundas opiniones
solicitadas por médicos y
especialistas
6. Apertura y cierre de
agendas
7. Información suministrada
por los diferentes procesos
8. Novedades de nómina
9. Novedades daños en red
10. Solicitud de Reimpresión
de placas y quema de CDS
11. Estadísticas vs
Presupuestos.
12. Planes de Mejora
1. Líder de Proceso
Seguridad del
paciente
2. Analista de
compras.
3. Analista de
Infraestructura y
mantenimiento.
4. Analista de Calidad
5. Director Médico-
científico
6. Analista Call Center
7. Equipos de Trabajo
8. Analista de Talento
Humano y
Beneficios a
empleados
9. Analista de Redes
10. Analista de Flujo de
Trabajo
11. Equipo Directivo
12. Director de Calidad
1. Correo electrónico y
físico
2. Físico y electrónico
3. Físico y electrónico
4. Correo electrónico
5. Físico
6. Correo electrónico
7. Verbal
8. Correo electrónico y
Físico
9. Correo electrónico
10. Correo electrónico
11. Presencial
12. Correo electrónico
1. E-mail y formato
Búsqueda Activa de
Riesgos
2. Formato
Requerimiento de
Bienes y/o Servicios
3. Formato
Novedades de
Equipos y Formato
de Temperaturas y
Humedades
4. Formato Producto o
servicio no
conforme
5. E-mail
6. Email
7. Actas Equipos
Primarios
8. Formato
Novedades de
Personal para
Nómina y formato
Reporte de Trabajo
en Tiempo
Suplementario
9. Email
10. E-mail
11. Presentación
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CODIGO: E-GEE-M-01
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COORDINADORAS DE
SEDE
Indicadores
13.Reembolso cajas
menores, Arqueos Caja
Menor y Caja General
14. Facturas Proveedores,
Servicios Públicos, informe
caja general
15. Informe diario y anexo
informe Diario
16. Reporte Accidentes de
Trabajo, Verificación de
puestos de trabajo.
17. Agendas de médicos
diferentes a los horarios
habituales y apoyo en sedes
18. Plan y seguimiento
frente a riesgos sicosociales
13. Líder Proceso
Gestión Financiera
y contable
14. Analista Contable
15. Analista de
facturación
16. Salud Ocupacional
17. Analista de Digitado
18. Talento Humano,
Salud Ocupacional
y Colaboradores
13. Físico
14. Físico
15. Físico
16. Telefónico
17. Correo electrónico
18. Reuniones y Grupo
Primario
12. Email
13. Formatos
Reembolso Caja
Menor y Arqueos
Caja Menor y Gral
14. Facturas
respectivas
15. Formatos para tal
fin
16. Formato análisis de
caso
17. Email
18. Actas
SALUD OCUPACIONAL
1. Presentación de temas de
interés para directivas.
2. Actividades de
Capacitación en Seguridad y
salud en el trabajo.
3. Informe de Sistemas de
Vigilancia Epidemiológica en
caso de contingencias
negativas.
4. Informe Investigación de
Accidente de Trabajo.
5. Actualización de
1. Equipo directivo, personal
en sede, gerencia.
2. Personal de las sedes.
3. Directivas.
4. Coordinadores de sede.
5. Coordinadores de sede.
1. Verbal, escrito, correo
electrónico.
2. Verbal.
3. Escrito. Correo
electrónico.
4. Escrito. Físico
5. Escrito. Por Correo
1. Presentaciones Power
Point. Informes.
2. Presentación en power
point.
3. Documento de informe y
soporte.
4. Formato institucional para
investigaciones.
5. Planes de emergencia y
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SALUD OCUPACIONAL
documentación básica legal
vigente en Seguridad y
salud en el trabajo.
6. Resultados visitas de
auditoría de seguridad y
adecuado manejo de
residuos.
7. Presentación indicadores
de proceso de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo.
8. Indicadores de Gestión
según el PGIRHS
Institucional.
9. Medición Riesgo
Sicosocial.
Proceso de calidad.
6. Coordinadores de sede.
Proceso de calidad.
7. Coordinadores de sede,
personal involucrado.
8. Gerencia, proceso de
calidad, coordinadores de
sede.
9. Gerencia, coordinadores
de sede
electrónico.
6. Escrito por correo
electrónico y verbal.
7. Escrito.
8. Escrito, virtual
9. Escrito, virtual
desastres, panoramas de
factores de riesgo
ocupacionales.
6. Informe y
recomendaciones.
8. Ficha técnica de
indicadores.
8. Formato pre-establecido
por la secretaria de salud
para informe de
indicadores.
9. Informe y
recomendaciones.
ANALISTA DE
INFRAESTRUCTURA Y
MANTENIMIENTO
1. Hojas de vida de equipos
biomédicos y cómputo.
2. Novedades de
mantenimiento de equipos.
3. Cronogramas de
mantenimientos de la
empresa.
4. Selección de
proveedores.
1. Personal de sedes.
2. Personal de sedes.
3. Líderes de proceso,
Coordinadoras de sede.
4. Analista de compras.
5. Gerencia.
6. Gestión Financiera y
Contable.
7. Mejora continua.
1. Correo electrónico,
intranet.
2. Correo electrónico,
intranet.
3. Correo electrónico,
intranet.
4. Correo electrónico,
reuniones programadas.
5. Correo electrónico y
1. Formato Hoja de Vida de
Equipos.
2. Formato de solicitud de
novedades.
3. Formato de cronogramas
de mantenimiento.
4. Formato de evaluación
de proveedores.
5. Correo electrónico.
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CODIGO: E-GEE-M-01
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ANALISTA DE
INFRAESTRUCTURA Y
MANTENIMIENTO
5. Cotizaciones de
repuestos o equipos
biomédicos.
6. Facturas de repuestos.
7. Reporte de indicadores
del proceso GIM.
8. Medición de servicios
públicos.
8. Subgerencia
administrativa,
Coordinadoras de sede
verbal.
6. Presencial, verbal.
7. Correo electrónico.
8. Correo electrónico y
verbal
6. Factura.
7. Análisis de datos.
8. Correo electrónico
ANALISTA DE
DIGITADO
1. Informe de estudios
pendientes para
subir a CNT.
2. Informes solicitados.
3. Novedades en
actualización de
platillas en CNT y
EDX
4. Reporte novedades
de Nómina
5. Distribución de
estudios para
transcribir
1. Transcriptoras
2. Gerente General y
subgerente médico
cientifico.
3. Transcriptoras
4. Gestión Talento
Humano
5. Transcriptoras
1. Vía correo
electrónico.
2. Vía correo
electrónico
3. Verbal y correo
electrónico.
4. E-mail y Formato
de Novedades de
personal para
nómina
5. Verbal y correo
electrónico
1. Correo electrónico
2. Correo electrónico.
3. Correo electrónico
4. Correo electrónico y
formato físico
5. Correo electrónico y
Sofware Digital
Voice
1. Reportes de productos
no conformes.
2. Análisis productos no
conforme.
1. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo
2. Líder de proceso,
coordinadora sede,
Correo electrónico
2. Reunión/Correo
electrónico.
1. E-MCC-P-02-F-01
Reporte producto no
conforme
2. Informe (presentación)
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ANALISTA DE CALIDAD
Y MEJORA CONTINUA
3. Revisión, Actualización
LMR-LMD
4. Cambio de versión de
documentos y formatos
del SGC.
5. Cambios en la
documentación del proceso
6. Análisis encuestas
7. Análisis FQRS
8. Tratamiento FQRS
9. Solicitud de acciones de
mejora
10. Indicadores SCC
equipo de trabajo
3. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo
4. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo.
5. Líder MCC
6. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo.
7. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo.
8. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo.
9. Líder de proceso,
coordinadora sede,
equipo de trabajo.
10. Líder de MCC
3. Correo electrónico
4. Correo electrónico
5. Correo electrónico
6. Reunión/Correo
electrónico.
7. Reunión/Correo
electrónico.
8.Presencial-verbal-
correo electrónico
9. Correo electrónico
10. Correo electrónico
3. LMR-LMD, informe
4. Intranet carpetas por
proceso.
5. Documento aprobado.
6. Informe (presentación),
blog.
7. Informe (presentación)
8. Manifestación, hoja de
ruta.
9. Acciones correctivas
10. Formato de indicadores
ANALISTA DE
COMPRAS
1. Cargue de Tarjetas
Bigpass
2. Solicitud IBC
Independientes
3. Envió de Planillas de
Pago Seguridad Social
4. Solicitud Pago de
Proveedores
5. Información de Pedidos
de Proveedores a Sedes
6. Evaluación de
proveedores
7. Solicitud de Conteos
8, Solicitud de Información
Datos para tarjetas Bigpass
Coordinadoras-Lideres de
Procesos-Analistas
Líder de Proceso GFC -
Analista de Contabilidad
Líder de Proceso GFC -
Analista de Contabilidad-
Médicos Independientes
Analista de Tesorería
Coordinadoras-Auxiliares de
Líderes y analistas de
procesos
Enfermería-Auxiliares de
Atención al Cliente
Auxiliares de Enfermería
Auxiliar de Talento Humano
Escrito
Escrito
Escrito
Verbal
Escrito
Escrito
Escrito
Escrito
Escrito
E-mail
E-mail
E-mail
E-mail-Orden de Compra
E-mail
E-mail
E-mail
E-mail
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ANALISTA DE REDES Y
COMUNICACIONES
1. Reporte de Indicadores.
2. Reporte Producto no
conforme
3. Reporte Pendientes de
Resultados
4. Informe Redes
1. Líder de Proceso Mejora
Continua, Directora proceso
Gestión de la Información.
2. Líder de Proceso Mejora
Continua
3.Gerente General, Líder
proceso Gestión de la
Información, Coordinadoras,
Analista de transcripción,
Analista exámenes
Diagnósticos
4. Líder proceso Gestión de
la Información, Líder de
proceso talento Humano
1. Correo Electrónico
2. Correo Electrónico
3. Correo Electrónico
4. Correo Electrónico
1.Email, (formato de
indicadores)
2. Email (E-MCC-P-02-F-01
Reporte producto no
conforme)
3.Email, (formato de
pendientes de Resultado)
4. Email (Informe)
ANALISTA CONTABLE
1. Hallazgos de nómina en
el momento de la causación
2. Formato para conteo
físico de inventarios de
insumos médicos.
3. Faltantes de caja
4. Novedades de Cierre
mensual de EF
5. Ingresos bases de
cotización para seguridad
social.
6. Verificación cumplimiento
requisitos para pago de
seguridad social
7. Devolución de facturas
por incumplimiento de
requisitos
8. Reembolso de caja menor
1. Auxiliar de RRHH y
Beneficios a Empleados
2. Auxiliares de Enfermería
y Coordinadoras de cada
una de las sedes
3. Dir. Gestión Contable,
Coordinadoras de Sede y
responsables de caja en
cada sede.
4. Novedades de Cierre
mensual de EF
5. Analista de Compras
6. Analista de Tesorería
7. Líderes de Procesos
8. Dir. Gestión Financiera y
Contable
1. Correo electrónico
2. Correo electrónico
3. Correo electrónico
4. Correo electrónico
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ANALISTA DE
CARTERA E
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2. Dir. Gestión Financiera y
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2. Correo electrónico
3. Correo electrónico
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1. Correo electrónico
2. Correo electrónico
3. Correo electrónico
4.
ANALISTA DE
FACTURACION
1. Novedades sobre
Convenios.
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facturación a crédito.
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mensualmente.
1. Analista Call Center,
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2. Líder Gestión
Financiera y Contable y
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3. Líder Gestión
Financiera y Contable,
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Auxiliar Talento
Humano.
4. Coordinadores de sede
y personal involucrado.
5. Facturadoras y
Analista Glosas.
6. Dir. Gestión Financiera y
Contable
1. E-mail.
2. E-mail.
3. E-mail
4. E-mail.
6. Escrito.
7. En digital
1. Correos electrónicos.
2. Correos electrónicos.
3. Correos electrónicos.
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Indicador GFC
pendientes por facturar.
6. PC Analista
facturación.
7. Un CD mensual
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
CODIGO: E-GEE-M-01
VERSIÓN: 3
PÁGINA: 15 de 16
FECHA: 03/06/2015
ANALISTA CALL
CENTER
1. Informar la oportunidad de
cada una de las agendas.
2. Retroalimentar al equipo
de trabajo de acuerdo a
información suministrada por
diferentes procesos.
3. Información listas de
espera.
4. Supervisión diagnósticos
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5. Velar con el cumplimiento
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6. Reporte de Novedades de
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Diagnósticos y
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2. Auxiliares Call Center,
Auxiliares Servicio al
Cliente.
3. Analista Exámenes
Diagnósticos y
Coordinadores de sede
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Enfermería.
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6. Auxiliar de Talento
Humano.
1. E-mail.
2. E-mail.
3. E-mail.
4. E-mail.
5. E-mail.
6. E-mail y Formato de
Novedades de
personal para nómina.
1. Correos electrónicos.
2. Correos electrónicos.
3. Correos electrónicos.
4. Correos electrónicos.
5. Correos electrónicos.
6. Correo electrónico y
Formato Físico.
ANALISTA DEL
PROCESO DE
EXAMENTES
DIAGNOSTICOS
1. Presentación de
indicadores SGC.
2. Cambios en la
documentación del Proceso
EDD.
3. Nuevas Guías,
Protocolos, Formatos de
EDD
4.Lecturas de Segundas
Opiniones Positivas
1.Director de Calidad y
Coordinadoras de sede
2. Director de Calidad y
Coordinadoras de sede
3. Director de Calidad y
Coordinadoras de sede,
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Coordinadora de sede
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2.Email
3. Email
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1. Formato de Indicadores,
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2.Intranet
3. Correo electrónico, Lista
de distribución
4. Correo electrónico,
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1. Reporte de
inconsistencias en los
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Teleradiología.
2.Glosa Facturación
1. Coordinadoras de sede.
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1. Correo electrónico
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Físico
1. E-mail.
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MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
CODIGO: E-GEE-M-01
VERSIÓN: 3
PÁGINA: 16 de 16
FECHA: 03/06/2015
ANALISTA DE FLUJO
DE TRABAJO
proveedores de portales
3. Informe mensual de CD
Quemados
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facturados en Portales por
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3. Analista de Compras,
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3. Correo Electrónico
4. Correo Electrónico
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ANALISTA DE TALENTO
HUMANO Y
BENEFICIOS A
EMPLEADOS
1. Reporte de productos no
conformes.
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Correo Electrónico
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Físico
Físico
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  • 1. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 1 de 16 FECHA: 03/06/2015 TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS VERSION CAMBIOS JUSTIFICACIÓN 1 Versión inicial Documentar requisito de la norma ISO 9001. 2 Se agregó el proceso Gestión seguridad del paciente. Requisito de Habilitación 3 Se incluyen nuevos cargos de acuerdo a la nueva versión del manual de perfiles. La actualización del Manual de perfiles genera la necesidad de revisar las líneas de comunicación internas. AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Aprobó: Nombre: Equipo de Colaboradores Nombre: Arleys San Martin Bolivar Nombre: German Eduardo Blanco Rojas Cargo: Líderes y analista de procesos Cargo: Director de Calidad y Mejora Continua Cargo: Gerente General Fecha: 26/03/2015 Fecha: 26/05/2015 Fecha: 03/06/2015 Firma: Firma: Firma:
  • 2. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 2 de 16 FECHA: 03/06/2015 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO: QUIEN MOTIVO (Qué comunica) MEDIO REGISTRO En esta columna se debe relacionar quién está comunicando. En general puede ser el junta directiva, gerente, equipo directivo, directores, el líder del proceso, coordinador, comité de administración, Por ejemplo: Proceso – Dependencia- Cargos En esta columna se relaciona el tema o motivo de la comunicación. Por ejemplo: Socialización, difusión de una directriz o política o un procedimiento. A través de que medio se efectúa la comunicación: - Verbal - Escrito - E-mail - Telefónico Evidencia de la comunicación. Ejemplo: Formato – Planillas - Cartas - Fax - Recibo - Informe - Cartelera QUIEN – CARGO- PROCESO MOTIVO QUE COMUNICA CON QUIEN CARGO- PROCESO CANAL - MEDIO REGISTRO JUNTA DIRECTIVA Aprobación de propuestas y/o decisiones sobre inversiones. Gerente General A través de las sesiones de Junta Acta de Junta Directiva GERENTE GENERAL 1. Plataforma Estratégica 2. Promesa y Objetivos de Calidad 3. Novedades sobre Convenios 4. Requisitos legales 1. Líderes de proceso y coordinadores 2. Todo el personal 3. Líderes de procesos Misionales Asistenciales y Líder Gestión Financiera y Contable 4. Líderes de procesos 1. Sesiones de Equipo Directivo 2. Escrito personalizado 3. Verbal 4. Escrito - Correo electrónico 1. Actas de Equipo Directivo 2. Listas de Distribución 3. Clausulado de los convenios de acuerdo con el área de interés. 4. Matriz de requisitos legales REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 1. Informe de estado del sistema gestión de la calidad 2. Auditorías internas y externas Gerente General Escrito Actas, informes y Correo electrónico
  • 3. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 3 de 16 FECHA: 03/06/2015 QUIEN – CARGO- PROCESO MOTIVO QUE COMUNICA CON QUIEN CARGO- PROCESO CANAL - MEDIO REGISTRO SUBGERENTE ADMINISTRATIVA 1. Procedimiento sobre gestión de talento humano 2. Situaciones administrativas de personal (Licencias, vacaciones, permisos no remunerados mayores de tres días, capacitación, comisiones de servicio, personal por sede, rotación de personal.) 1. Líderes de proceso 2. Personal involucrado con la situación administrativa 1. Sesiones de equipo directivo 2. Escrito 1. Actas de sesión de ED. 2. Carta personalizada SUBGERENTE MÉDICO CIENTÍFICO 1. Directrices operativas sobre práctica de exámenes 2. Directrices sobre práctica médica 3. NOVEDADES cambio de procedimientos. 1. Personal involucrado en procesos asistenciales misionales 2. Médicos vinculados 3. Coordinadoras de Sede y personal asistencial 1. Escrito 2. Reuniones presenciales o escrito para médicos remotos 3. Escrito 1. Memorando o circular 2. Directrices y Lista de participación y/o distribución 3. E-mail DIRECTOR DE SEGURIDAD DEL PACIENTE 1. Presentación de tema: Seguridad del Paciente 2. Actividades de capacitación en seguridad del paciente 3. Presentación de herramientas propias del Proceso de GSP. 1. Equipo Directivo, personal de sede 2. Personal de sedes 3. Personal de sedes 1. Verbal 2. Verbal, escrito 3. Verbal, escrito (documentos) 1. Presentación en Power Point en archivo virtual del Proceso 2. Presentación en Power Point en archivo virtual del Proceso 3. Documentos del Proceso DIRECTOR SEGURIDAD DEL PACIENTE 4. Resultados de análisis de caso 5. Formulación de recomendaciones para la seguridad de los pacientes 4. Coordinación de sede, personal involucrado, otros según el caso 5. Coordinación de sede, personal involucrado 4. Correo y verbal en reuniones programadas para análisis 5. Verbal en visitas de observación, escrito en análisis y solicitudes de planes de mejora enviados 4. Matriz de reporte y análisis. Actas de visita a sede y de análisis de caso o Comité de análisis 5. Formato plan de mejora, correos electrónicos, actas de visita
  • 4. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 4 de 16 FECHA: 03/06/2015 QUIEN – CARGO- PROCESO MOTIVO QUE COMUNICA CON QUIEN CARGO- PROCESO CANAL - MEDIO REGISTRO 6. Solicitud de planes de mejora 7. Presentación de indicadores del Proceso GSP 6. Coordinación de sede, personal involucrado, otros según el caso 7. Mejora Continua, Equipo Directivo vía correo electrónico 6. Verbal (reunión de ED), vía correo electrónico 7. Verbal, correo electrónico (formato de indicadores). 6. Formato de Plan de Mejora, actas de visita 7. Formato de Indicadores, correos electrónicos DIRECTOR DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA 1. Programa de Auditorias 2. Auditorias / Informes de Auditorias 3. Revisión desempeño de los procesos 4. NCs-Producto-servicio no conforme 5. Control de Documentos y Registros 6. Solicitud de Acciones 1. Auditores internos de calidad/Equipo Directivo 2. Líderes de proceso- Equipo Directivo 3. Líderes de proceso- Equipo Directivo 4. Líderes de proceso 5. Líderes de proceso 6. Líderes de proceso 1. Reunión/Magnético 2. Reunión/Magnético 3. Reunión/Magnético 4. Reunión-Magnético 5. Reunión-Magnético 6. Escrito-Magnético 1. Correo electrónico/ Programa de auditoria 2. Plan de Auditorias. Informe de Auditorias 3. Informe 4. Listados maestros 5. Listados maestros 6. Formato ACyP LIDER DE SERVICIO AL CLIENTE 1. Encuesta de Satisfacción: Pacientes – Aseguradores – Profesionales Tratantes 2. Tratamiento FQRS (Buzones) 3. Tratamiento FQRS (Presencial o telefónica: Casos que pueden darse en el día a día) 1. Líderes de proceso / Equipo Directivo / Personal involucrado, según resultados 2. Líderes de proceso / Equipo Directivo / Personal involucrado 3. Líderes de procesos / Equipo Directivo / Personal involucrado 1. Reunión / Magnético / Presentación Socialización 2. Reunión / Magnético / Presentación socialización 3. Reunión / Magnético / Presentación Socialización 1. Correo electrónico 2. Hoja de ruta 3. Actas de Socialización y Compromiso.
  • 5. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 5 de 16 FECHA: 03/06/2015 QUIEN – CARGO- PROCESO MOTIVO QUE COMUNICA CON QUIEN CARGO- PROCESO CANAL - MEDIO REGISTRO 4. Tratamiento de datos y comportamiento de médicos frente a análisis cumplimiento hora/cita. 5. Socialización Derechos y Deberes del paciente 6. Generación recomendaciones para mejoras en calidad de atención y servicio (Servicio al Cliente) 7. Actividades aportantes a la mejora en calidad de servicio 4. Líderes de procesos / Equipo Directivo / Personal involucrado, incluidos médicos 5. Personal involucrado / Pacientes 6. Líderes de procesos / Coordinadoras / Personal involucrado 7. Personal sedes (Incluye coordinadoras) 4. Reunión / Magnético / Presentación socialización en los casos pertinentes / individual con c/médico 5. Exposición en salas espera, adicionando plegables referentes / Socialización a funcionarias MD. 6. Verbal y Escrito 7. Presentaciones verbales en sede / Complementos escritos. 5. Planilla relación de socializaciones. 6. Actas socialización y compromiso 7. Planilla Registro Asistencia Socialización LÍDER DE PROCESO 1. Cambios en la documentación del proceso 2. Acciones de mejora 3. Resultado de indicadores del proceso 1. Mejora continua y personal involucrado 2. Equipo directivo 1. Escrito 2. Reunión – Escrito 1. E-mail 2. E-mail
  • 6. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 6 de 16 FECHA: 03/06/2015 DIRECTORA SERVICIO DE CARDIOLOGÍA Cambios en el proceso de Cardiología – Rehabilitación Cardiovascular. Reporte de indicadores Novedades en el servicio de cardiología. Acciones preventivas y correctivas Actualización y educación continuada servicio de cardiología. Retroalimentación de análisis de indicadores de evento adverso, incidentes, búsqueda activa Novedades en el manejo de agendas de médicos especialistas de cardiología. Mejora Continua / Dirección Científica / Coordinadoras / Equipo de trabajo/ Líderes de Proceso. Coordinadoras y equipos de trabajo. Mejora Continua / Equipo de trabajo. Equipo de trabajo Líder Gestión de Seguridad de paciente: Md de apoyo Equipo de trabajo correspondiente Analista de Digitado Coordinación de sedes / Analista de Call Center Escrito – Correo Electrónico Reunión de socializaciones Escrito / Reunión socialización Escrito Escrito Escrito Escrito Formato de socialización Correo Electrónico Correo Electrónico Correo Electrónico Correo Electrónico Correo Electrónico DIRECTORA GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 1. Requisitos comerciales y tributarios para contratación de servicios profesionales. 2. Incumplimiento de requisitos legales y tributarios de las facturas o documentos equivalentes para causación de cuentas por pagar. 3. Informe y análisis de Estados Financieros 4. Devoluciones de cajas 1. Todos los procesos 2. Todos los procesos 3. A la gerencia, Revisoría Fiscal, Junta Directiva 4. Coordinadoras de Sede 5. Todos los Procesos 6. Analista de Calidad y Mejora Continua 7. Analistas Contables y Líderes y responsables de procesos y procedimientos 8. Analista de Talento Humano y Beneficios a 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico 3. Correo electrónico, diapositivas 4. Correo electrónico y escrito 5. Correo electrónico 6. Escrito 7. Correo electrónico 8. Correo electrónico 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico 3. Correo electrónico, diapositivas Junta Directiva 4. Correo electrónico 5. Correo electrónico 6. Formato E-MCC-P-03- F-01 7. Correo electrónico 8. Correo electrónico
  • 7. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 7 de 16 FECHA: 03/06/2015 menores por el no lleno de requisitos. 5. Cambio de normatividad y nuevas normas legales y tributarias que impacten a la empresa. 6. Reporte de acciones preventivas y correctivas. 7. Inconsistencias detectas dentro del proceso GFC que impactan a la Compañía. 8. Novedades de Nómina empleados DIRECTOR (A) GESTION DE LA INFORMACION 1. Reporte de Indicadores. 2. Informe de avance de los proyectos en implementación. 3. Reporte producto y servicio no conforme. 4. Reporte de inconsistencias en los portales de EDX y/o Teleradiologia. 5. Novedades de Nómina. 6. Novedades actualización Tecnologia. 1. Líder de Proceso Mejora Continua. 2. Equipo Directivo. 3. Analista de Calidad. 4. Coordinadoras de sede. 5. Analista de Talento Humano 6. Coordinación de sede, personal involucrado, otros según el caso 1. Correo electrónico y físico. 2. Electrónico 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico 5. Correo electrónico 6. Correo electrónico / Personalmente según el caso. 1. E-mail. 2. Actas de Equipo Directivo. 3. E-mail. 4. E-mail. 5. E-mail. 6. E-mail. / Actas de Capacitación.
  • 8. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 8 de 16 FECHA: 03/06/2015 COORDINADORAS DE SEDE 1. Reporte de sucesos (Número de pacientes inyectados con medio de contraste, búsqueda activa de riesgos y eventos adversos) 2. Requerimiento de compras, ordenes de Servicio y facturas de proveedores de insumos. Llegada de médicos nuevos, Inventarios. 3. Novedades de equipos, Temperaturas y Humedades 4. Reporte de Productos No Conformes 5. Segundas opiniones solicitadas por médicos y especialistas 6. Apertura y cierre de agendas 7. Información suministrada por los diferentes procesos 8. Novedades de nómina 9. Novedades daños en red 10. Solicitud de Reimpresión de placas y quema de CDS 11. Estadísticas vs Presupuestos. 12. Planes de Mejora 1. Líder de Proceso Seguridad del paciente 2. Analista de compras. 3. Analista de Infraestructura y mantenimiento. 4. Analista de Calidad 5. Director Médico- científico 6. Analista Call Center 7. Equipos de Trabajo 8. Analista de Talento Humano y Beneficios a empleados 9. Analista de Redes 10. Analista de Flujo de Trabajo 11. Equipo Directivo 12. Director de Calidad 1. Correo electrónico y físico 2. Físico y electrónico 3. Físico y electrónico 4. Correo electrónico 5. Físico 6. Correo electrónico 7. Verbal 8. Correo electrónico y Físico 9. Correo electrónico 10. Correo electrónico 11. Presencial 12. Correo electrónico 1. E-mail y formato Búsqueda Activa de Riesgos 2. Formato Requerimiento de Bienes y/o Servicios 3. Formato Novedades de Equipos y Formato de Temperaturas y Humedades 4. Formato Producto o servicio no conforme 5. E-mail 6. Email 7. Actas Equipos Primarios 8. Formato Novedades de Personal para Nómina y formato Reporte de Trabajo en Tiempo Suplementario 9. Email 10. E-mail 11. Presentación
  • 9. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 9 de 16 FECHA: 03/06/2015 COORDINADORAS DE SEDE Indicadores 13.Reembolso cajas menores, Arqueos Caja Menor y Caja General 14. Facturas Proveedores, Servicios Públicos, informe caja general 15. Informe diario y anexo informe Diario 16. Reporte Accidentes de Trabajo, Verificación de puestos de trabajo. 17. Agendas de médicos diferentes a los horarios habituales y apoyo en sedes 18. Plan y seguimiento frente a riesgos sicosociales 13. Líder Proceso Gestión Financiera y contable 14. Analista Contable 15. Analista de facturación 16. Salud Ocupacional 17. Analista de Digitado 18. Talento Humano, Salud Ocupacional y Colaboradores 13. Físico 14. Físico 15. Físico 16. Telefónico 17. Correo electrónico 18. Reuniones y Grupo Primario 12. Email 13. Formatos Reembolso Caja Menor y Arqueos Caja Menor y Gral 14. Facturas respectivas 15. Formatos para tal fin 16. Formato análisis de caso 17. Email 18. Actas SALUD OCUPACIONAL 1. Presentación de temas de interés para directivas. 2. Actividades de Capacitación en Seguridad y salud en el trabajo. 3. Informe de Sistemas de Vigilancia Epidemiológica en caso de contingencias negativas. 4. Informe Investigación de Accidente de Trabajo. 5. Actualización de 1. Equipo directivo, personal en sede, gerencia. 2. Personal de las sedes. 3. Directivas. 4. Coordinadores de sede. 5. Coordinadores de sede. 1. Verbal, escrito, correo electrónico. 2. Verbal. 3. Escrito. Correo electrónico. 4. Escrito. Físico 5. Escrito. Por Correo 1. Presentaciones Power Point. Informes. 2. Presentación en power point. 3. Documento de informe y soporte. 4. Formato institucional para investigaciones. 5. Planes de emergencia y
  • 10. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 10 de 16 FECHA: 03/06/2015 SALUD OCUPACIONAL documentación básica legal vigente en Seguridad y salud en el trabajo. 6. Resultados visitas de auditoría de seguridad y adecuado manejo de residuos. 7. Presentación indicadores de proceso de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 8. Indicadores de Gestión según el PGIRHS Institucional. 9. Medición Riesgo Sicosocial. Proceso de calidad. 6. Coordinadores de sede. Proceso de calidad. 7. Coordinadores de sede, personal involucrado. 8. Gerencia, proceso de calidad, coordinadores de sede. 9. Gerencia, coordinadores de sede electrónico. 6. Escrito por correo electrónico y verbal. 7. Escrito. 8. Escrito, virtual 9. Escrito, virtual desastres, panoramas de factores de riesgo ocupacionales. 6. Informe y recomendaciones. 8. Ficha técnica de indicadores. 8. Formato pre-establecido por la secretaria de salud para informe de indicadores. 9. Informe y recomendaciones. ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO 1. Hojas de vida de equipos biomédicos y cómputo. 2. Novedades de mantenimiento de equipos. 3. Cronogramas de mantenimientos de la empresa. 4. Selección de proveedores. 1. Personal de sedes. 2. Personal de sedes. 3. Líderes de proceso, Coordinadoras de sede. 4. Analista de compras. 5. Gerencia. 6. Gestión Financiera y Contable. 7. Mejora continua. 1. Correo electrónico, intranet. 2. Correo electrónico, intranet. 3. Correo electrónico, intranet. 4. Correo electrónico, reuniones programadas. 5. Correo electrónico y 1. Formato Hoja de Vida de Equipos. 2. Formato de solicitud de novedades. 3. Formato de cronogramas de mantenimiento. 4. Formato de evaluación de proveedores. 5. Correo electrónico.
  • 11. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 11 de 16 FECHA: 03/06/2015 ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO 5. Cotizaciones de repuestos o equipos biomédicos. 6. Facturas de repuestos. 7. Reporte de indicadores del proceso GIM. 8. Medición de servicios públicos. 8. Subgerencia administrativa, Coordinadoras de sede verbal. 6. Presencial, verbal. 7. Correo electrónico. 8. Correo electrónico y verbal 6. Factura. 7. Análisis de datos. 8. Correo electrónico ANALISTA DE DIGITADO 1. Informe de estudios pendientes para subir a CNT. 2. Informes solicitados. 3. Novedades en actualización de platillas en CNT y EDX 4. Reporte novedades de Nómina 5. Distribución de estudios para transcribir 1. Transcriptoras 2. Gerente General y subgerente médico cientifico. 3. Transcriptoras 4. Gestión Talento Humano 5. Transcriptoras 1. Vía correo electrónico. 2. Vía correo electrónico 3. Verbal y correo electrónico. 4. E-mail y Formato de Novedades de personal para nómina 5. Verbal y correo electrónico 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico. 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico y formato físico 5. Correo electrónico y Sofware Digital Voice 1. Reportes de productos no conformes. 2. Análisis productos no conforme. 1. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo 2. Líder de proceso, coordinadora sede, Correo electrónico 2. Reunión/Correo electrónico. 1. E-MCC-P-02-F-01 Reporte producto no conforme 2. Informe (presentación)
  • 12. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 12 de 16 FECHA: 03/06/2015 ANALISTA DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA 3. Revisión, Actualización LMR-LMD 4. Cambio de versión de documentos y formatos del SGC. 5. Cambios en la documentación del proceso 6. Análisis encuestas 7. Análisis FQRS 8. Tratamiento FQRS 9. Solicitud de acciones de mejora 10. Indicadores SCC equipo de trabajo 3. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo 4. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo. 5. Líder MCC 6. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo. 7. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo. 8. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo. 9. Líder de proceso, coordinadora sede, equipo de trabajo. 10. Líder de MCC 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico 5. Correo electrónico 6. Reunión/Correo electrónico. 7. Reunión/Correo electrónico. 8.Presencial-verbal- correo electrónico 9. Correo electrónico 10. Correo electrónico 3. LMR-LMD, informe 4. Intranet carpetas por proceso. 5. Documento aprobado. 6. Informe (presentación), blog. 7. Informe (presentación) 8. Manifestación, hoja de ruta. 9. Acciones correctivas 10. Formato de indicadores ANALISTA DE COMPRAS 1. Cargue de Tarjetas Bigpass 2. Solicitud IBC Independientes 3. Envió de Planillas de Pago Seguridad Social 4. Solicitud Pago de Proveedores 5. Información de Pedidos de Proveedores a Sedes 6. Evaluación de proveedores 7. Solicitud de Conteos 8, Solicitud de Información Datos para tarjetas Bigpass Coordinadoras-Lideres de Procesos-Analistas Líder de Proceso GFC - Analista de Contabilidad Líder de Proceso GFC - Analista de Contabilidad- Médicos Independientes Analista de Tesorería Coordinadoras-Auxiliares de Líderes y analistas de procesos Enfermería-Auxiliares de Atención al Cliente Auxiliares de Enfermería Auxiliar de Talento Humano Escrito Escrito Escrito Verbal Escrito Escrito Escrito Escrito Escrito E-mail E-mail E-mail E-mail-Orden de Compra E-mail E-mail E-mail E-mail
  • 13. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 13 de 16 FECHA: 03/06/2015 ANALISTA DE REDES Y COMUNICACIONES 1. Reporte de Indicadores. 2. Reporte Producto no conforme 3. Reporte Pendientes de Resultados 4. Informe Redes 1. Líder de Proceso Mejora Continua, Directora proceso Gestión de la Información. 2. Líder de Proceso Mejora Continua 3.Gerente General, Líder proceso Gestión de la Información, Coordinadoras, Analista de transcripción, Analista exámenes Diagnósticos 4. Líder proceso Gestión de la Información, Líder de proceso talento Humano 1. Correo Electrónico 2. Correo Electrónico 3. Correo Electrónico 4. Correo Electrónico 1.Email, (formato de indicadores) 2. Email (E-MCC-P-02-F-01 Reporte producto no conforme) 3.Email, (formato de pendientes de Resultado) 4. Email (Informe) ANALISTA CONTABLE 1. Hallazgos de nómina en el momento de la causación 2. Formato para conteo físico de inventarios de insumos médicos. 3. Faltantes de caja 4. Novedades de Cierre mensual de EF 5. Ingresos bases de cotización para seguridad social. 6. Verificación cumplimiento requisitos para pago de seguridad social 7. Devolución de facturas por incumplimiento de requisitos 8. Reembolso de caja menor 1. Auxiliar de RRHH y Beneficios a Empleados 2. Auxiliares de Enfermería y Coordinadoras de cada una de las sedes 3. Dir. Gestión Contable, Coordinadoras de Sede y responsables de caja en cada sede. 4. Novedades de Cierre mensual de EF 5. Analista de Compras 6. Analista de Tesorería 7. Líderes de Procesos 8. Dir. Gestión Financiera y Contable 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico 5. Por escrito 6. Por correo electrónico 7. Verbal 8. Escrito 1. Correo electrónico 2. Formato A-GLC-F-06 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico 5. Formato ingreso base de cotización seguridad social médicos independientes. 6. Correo electrónico 7. Registro en el libro de radicación de facturas. 8.Formato A-GFC-P-05-F- 02
  • 14. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 14 de 16 FECHA: 03/06/2015 ANALISTA DE TESORERIA 1.Relación de vencimientos diarios 2. Saldos bancarios 3. Pago a proveedores 4. Analista contable CXP 5. Pagos de nómina y seguridad social 6. Novedades de Cierre mensual de EF 1.Gerente General 2.Gerente General 3. Analista de Compras 4. Programación Pago de honorarios para verificar requisitos 5. Auxiliar de RRHH y Beneficios a Empleados 6. Novedades de Cierre mensual de EF 1.Por escrito 2. Por escrito y verbal 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico 5. Correo electrónico 6. Correo electrónico 1. Formato: A-GFC-P-03-F- 01 2. 3. Correo electrónico 4. Correo electrónico 5. Correo electrónico 6. Correo electrónico ANALISTA DE CARTERA E INFORMACION A TERCEROS 1.Ingresos Sin Identificar 2. Rotación de Cartera 3. Novedades de cierre de Estados Financieros mensuales. 4. Cheques devueltos y cheques pendientes por cobrar 1. Auxiliar de cartera y cobranzas y Dir. Gestión Financiera y Contable. 2. Dir. Gestión Financiera y Contable y Gerente 3. Dir. Gestión Financiera y Contable 4. Analista de Tesorería y al Gerente. 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico 3. Correo electrónico 4. Verbal 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico 3. Correo electrónico 4. ANALISTA DE FACTURACION 1. Novedades sobre Convenios. 2. Información cierre de facturación a crédito. 3. Apertura Convocatorias. 4. Pendientes por facturar. 5. Cronograma de Facturación. 6. Liquidación de Honorarios mensualmente. 1. Analista Call Center, coordinadores de sede y Personal involucrado. 2. Líder Gestión Financiera y Contable y Directora Gestión de la información. 3. Líder Gestión Financiera y Contable, Analista de Compras y Auxiliar Talento Humano. 4. Coordinadores de sede y personal involucrado. 5. Facturadoras y Analista Glosas. 6. Dir. Gestión Financiera y Contable 1. E-mail. 2. E-mail. 3. E-mail 4. E-mail. 6. Escrito. 7. En digital 1. Correos electrónicos. 2. Correos electrónicos. 3. Correos electrónicos. 4. Correo electónico, Indicador GFC pendientes por facturar. 6. PC Analista facturación. 7. Un CD mensual
  • 15. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 15 de 16 FECHA: 03/06/2015 ANALISTA CALL CENTER 1. Informar la oportunidad de cada una de las agendas. 2. Retroalimentar al equipo de trabajo de acuerdo a información suministrada por diferentes procesos. 3. Información listas de espera. 4. Supervisión diagnósticos especializados. 5. Velar con el cumplimiento de metas establecidas en asignación de citas. 6. Reporte de Novedades de Nómina. 1, Analista Exámenes Diagnósticos y Coordinadores de sede. 2. Auxiliares Call Center, Auxiliares Servicio al Cliente. 3. Analista Exámenes Diagnósticos y Coordinadores de sede 4. Auxiliares de Enfermería. 5. Auxiliares Call Center. 6. Auxiliar de Talento Humano. 1. E-mail. 2. E-mail. 3. E-mail. 4. E-mail. 5. E-mail. 6. E-mail y Formato de Novedades de personal para nómina. 1. Correos electrónicos. 2. Correos electrónicos. 3. Correos electrónicos. 4. Correos electrónicos. 5. Correos electrónicos. 6. Correo electrónico y Formato Físico. ANALISTA DEL PROCESO DE EXAMENTES DIAGNOSTICOS 1. Presentación de indicadores SGC. 2. Cambios en la documentación del Proceso EDD. 3. Nuevas Guías, Protocolos, Formatos de EDD 4.Lecturas de Segundas Opiniones Positivas 1.Director de Calidad y Coordinadoras de sede 2. Director de Calidad y Coordinadoras de sede 3. Director de Calidad y Coordinadoras de sede, Analista de Call center 4.Médico Radiólogo y Coordinadora de sede 1. Email 2.Email 3. Email 4.Email, Escrito 1. Formato de Indicadores, correos electrónicos. 2.Intranet 3. Correo electrónico, Lista de distribución 4. Correo electrónico, escrito. 1. Reporte de inconsistencias en los portales de EDX y/o Teleradiología. 2.Glosa Facturación 1. Coordinadoras de sede. 2. Analista Contable 1. Correo electrónico 2. Correo electrónico y Físico 1. E-mail. 2. E-mail. Y Nota Credito
  • 16. MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA CODIGO: E-GEE-M-01 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 16 de 16 FECHA: 03/06/2015 ANALISTA DE FLUJO DE TRABAJO proveedores de portales 3. Informe mensual de CD Quemados 4. Informe detalle estudios facturados en Portales por modalidad. 3. Analista de Compras, Analista contable, Analista de Redes y comunicaciones 4. Líder proceso Gestión de la Información. 3. Correo Electrónico 4. Correo Electrónico 3. E.mail 4. E.mail (Informe) ANALISTA DE TALENTO HUMANO Y BENEFICIOS A EMPLEADOS 1. Reporte de productos no conformes. 2. Reporte de Trabajo en tiempo suplementario 3. Cierre mensual de entrega de novedades de Nómina 4. Reporte de lecturas mensuales de Dosimetría 5. Soportes de pago de Nómina, Bonificaciones, Prima de Servicios. 6. Reporte mensual de incapacidades médicas y reporte de pago de Incapacidades radicadas para cobro. Analista de Calidad y Mejora Continua. Coordinadoras de Sede Lideres de procesos. Coordinadoras de Sede Lideres de procesos. Líder Proceso de Gestión de Talento Humano, Subgerente Administrativa. Trabajadores a quienes se realiza pago por Nomina. Analista Contabilidad, Gestión Financiera y Contable Correo Electrónico Correo Electrónico Correo Electrónico Físico Físico Correo Electrónico Registro Correo Electrónico Registro Correo Electrónico Registro Correo Electrónico Registro reporte de Dosimetría Registro firmado por cada trabajador, archivo hojas de vida. Registro Correo Electrónico