SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

1. 
IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LIDA CONSUELO HERNÁNDEZ ALBARRÁN
Docente:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIDBA
GESTIÓN DOCUMENTAL II-G3
BOGOTÁ
2015

2.  1. INVESTIGUE Y DEFINA QUE ES UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y QUE REQUISITOS SE
DEBEN DE TENER EN CUENTA PARA SU
IMPLEMENTACIÓN.
Se le conoce con el nombre de software o programa
para conservar la documentación electrónica a largo
plazo.

3. No. Requisito Descripción
1. Soportar el CCD El SGDEA tiene que soportar el CCD de la organización y ser compatible
con él.
2. CCD Jerárquico El SGDEA permitirá la ubicación de un CCD en el que los expedientes se
pueden organizar como mínimo una jerarquía de tres niveles.
3. Enunciar. Cuando se configure el sistema se deberían definir los mecanismos para
nombrar los distintos elementos del CCD.
4. Creación previa del
CCD
Crear un cuadro de clasificación en el momento de la configuración de
forma que sea posible proceder a la captura o importación de documentos
electrónicos de archivo.
5. Creación de
elementos
Creación de nuevas clases en cualquier posición del CCD (cuando no están
previamente expedientes).
6. Interfax gráfica Navegación y elaboración de los expedientes y de la estructura del CCD
así como la selección, la recuperación y la presentación de los expedientes
electrónicos y su contenido por medio de tal mecanismo.
7. Reubicar Permitir la reubicación de un expediente en un lugar distinto del cuadro de
clasificación, garantizando que todos los documentos electrónicos de
archivo sigan vinculados con el expediente.
8. Soportar Metadatos Soportar los metadatos de expedientes y los de los documentos que
contiene. Una vez se ha capturado un documento de archivo, el sistema
debe permitir únicamente a los administrativos la capacidad de añadir o
modificar sus metadatos, en el caso que sean erróneos.
9 Editar identificador y
título
Asignar un identificador único a cada expediente. Poder editar el título del
expediente, en el caso que sea erróneo.

4. 2. INDAGUE Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL
DECRETO 2609 DE 2012.
A. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS
INCLUYENDO METADATOS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL: que la documentación como tal ya sea en físico como
digital incluya metadatos.
B. ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN
PARA LA INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO EN LA TRD Y EN LA TVD: tener de antemano presente
los tiempos que se estipulan en las TRD y en las TRV tanto para los
documentos físicos como para los documentos electrónicos.

5. C. EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O
COMPLETA DE ACUERDO CON LOS TIEMPOS
ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD: basarse tanto en la
TRD .
D. GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA INFORMACIÓN
CONEXA (METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA
DEL DOCUMENTO : que por más que se utilicen estos
documentos se garantiza de una u otra forma la autenticidad o
sea que no se puedan alterar.

6. F. PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARTE DE LA
CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO SEAN
REQUERIDOS: que el sistema facilite el acceso y que los
documentos estén disponibles cuando los necesitamos.
G. PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES A LARGO
PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS PROCEDIMIENTOS
TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN: que a
través del sistema se pueda preservar la documentación de
acuerdo a los plazos establecidos en las TRD y TVD.

7. 3. USTED ESTÁ EN UNA ENTIDAD EN LA CUAL SE VA
A IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, Y ES LLAMADO (A) A DAR SU
OPINIÓN SOBRE CUÁLES SON LAS
CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR DICHO
SISTEMA. INDAGUE Y ELABORE UNA TABLA EN LA
CUAL INCLUYA LAS CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS
QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA Y EXPLIQUE EN
QUÉ CONSISTE CADA UNA DE ELLAS.

8. CARACTERÍSTICA EXPLICACIÓN
CONFORMIDAD: A través de procesos administrativos respaldar la
documentación.
INTEROPERABILIDAD Que puedan ser usados en otros sistemas y se puedan
integrar sin ningún problema.
SEGURIDAD: Que la documentación cuente con la seguridad
respectiva para evitar que sea alterada.
METADESCRIPCIÓN Que cuente con metadatos para que pueda respaldar la
información en su momento.
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Que en cualquier momento se le pueda adicionar o
eliminar información.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Qué sea dinámico, funcional, que se pueda operar con
facilidad.
GESTIÓN DISTRIBUIDA: Dicha información se debe importar o exportar a
cualquier sistema.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO:
Que sea de fácil recuperación y acceso a la información
cuando se requiera.
NEUTRALIDAD
TECNOLÓGICA:
No hay problema de utilizar cualquier proveedor de
software.

9. 4. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE
TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA, SI ES
POSIBLE ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES DESDE SU
PROYECTO HASTA LA FASE FINAL DE IMPLANTACIÓN
DEL MISMO.
Visité el área de archivo de la empresa donde trabajo, INSTITUTO
NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES,
quienes implementaron este software hace dos años el cual ha sido de
gran ayuda para todos los usuarios que lo trabajamos.

14. 5. INDAGUE EN LA MISMA ENTIDAD LO SIGUIENTE:
- ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN
CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS?
Los principales criterios por los que se selecciono este software
son velocidad en los procesos de búsqueda, al ser un programa
con una estructura modular, permite depurar la información
haciendo que la administración de los datos almacenados sean
de mas accesibles, lo que hace que para el instituto sea un
programa robusto y eficiente.

15. - ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD
DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?
Debido al nivel de privacidad y de importancia del contenido de la
información que maneja el instituto, la persona encargada de
administrar el software esta monitoreando constantemente los
procesos de ejecución del software, verificando que no sea
atacado, al mismo tiempo de que es la persona que contiene
todas las claves de acceso a los niveles mas profundo de
protección de software.

16. 6. ELABORE UN TRABAJO EN POWERPOINT INDIQUE EN ÉL, EL
NOMBRE DE LA ENTIDAD VISITADA Y PERSONA QUE ATENDIÓ
LA VISITA. DICHO TRABAJO DEBE CONTENER FOTOGRAFÍAS
PROPIAS PRODUCTO DE LA VISITA O IMÁGENES LIBRES DE
DERECHOS DE AUTOR, ACORDES CON LO INVESTIGADO.
Visité el área de archivo de la empresa donde trabajo, INSTITUTO
NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORESSES, aquí en la
ciudad de Bogotá.
La funcionaria que me atendió se llama LUZ NELLY LADINO
(Bibliotecóloga).

17. EVIDENCIA DE FOTOGRAFÍAS

18. EVIDENCIA DE FOTOGRAFÍAS

19. BIBLIOGRAFÍA
Decreto 2609 de 2012. Capítulo III.
Metodología para implantar un Sistema de Gestión Documental en una
Organización.
Tema 4.
VÍDEO:
Las 5 pautas de un proyecto integral de gestión documental.
Los Sistemas de Gestión Documental.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistema