PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Como instrumento archivístico )

1. GESTION
DOCUMENTAL II
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Como instrumento
archivístico

2. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Como instrumento archivístico
MELVA OLARTE CATELLANOS
Grupo 4
PROFESORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Armenia 12 de Septiembre de 2014

3. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de información para la gestión documental se han
convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control,
circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos
que se envían y reciben en una organización, por ende toda entidad
que manejan flujo documental esta en la obligación según la
normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión
Documental que le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento
a toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el
fin de localizarla, recuperarla y compartirla, y si es el caso actualizarla,
permitiendo una gestión más eficaz y eficiente.
Por esta razón con el presente trabajo se pretende ahondar en el
tema con el fin de Conocer aspectos generales acerca del tema
Sistemas de Gestión Documental y Sistema Gestor de Archivos,
dentro de las organizaciones.

4. OBJETIVO GENERAL
 Reconocer los aspectos más importantes en la
implementación de un Sistema de Gestión Documental

5. OBJETIVOS
 Identificar las fases para la implementación
de un Sistema Gestor de Archivos dentro de
una organización.
 Realizar una visita de campo que permita
establecer el sistema de gestión documental
implementado.

6. SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo
tipo en una organización. Deben
ser programas de gestión de
bases de datos que dispongan
de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos,
con el objetivo de racionalizar y
unificar su tratamiento y conseguir
una gestión eficaz y rentable.

7. REQUISITOS PARA SU
IMPLEMENTACIÓN
Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se
deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
 Fundamentales o básicos
 De entrada de documentos en el sistema.
 De indexación de documentos en el sistema.
 De almacenamiento de documentos.
 De búsqueda de documentos.
 De visualización de documentos.
 De modificación de documentos.
 De difusión de documentos.
 De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.

8. REQUISITOS FUNDAMENTALES O
BASICOS
 La escalabilidad: Disposición del sistema de desarrollarse o de crecer
sin alterar la calidad en los servicios ofrecidos.
 La tolerancia a fallos: el sistema debe tener la capacidad de seguir
funcionando aunque se haya producido una avería en alguno de sus
componentes.
 Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos
sistemas operativos: permitiendo su administración local y remota a
través de navegadores web. En este caso se debe evaluar la
seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar en
sistema.
 Que cuente con herramientas de desarrollo: preferiblemente en
estándares abiertos y que cuenten con un excelente soporte técnico.

9. REQUISITOS DE ENTRADA DE
DOCUMENTOS EN EL SISTEMA
 Que el sistema permita distintos
dispositivos de entrada: como
disco duro, CD-ROM, DVD,
escáner -con OCR por zonas-,
fax-módem, entre otros.
 Que soporte distintos formatos
de entrada (incluso multimedia)
el sistema debe estar preparado
para soportar nuevos formatos.
 Que cuente con procedimiento
automático de entrada masiva y
control de errores

10. Requisito de indexación de
documentos en el sistema
el sistema debe permitir
indexación manual o
automática y contar con
capacidad para realizar
resúmenes automáticos
con un alto nivel de nivel de
efectividad. También debe
conocer los distintos criterios
de indexación (pesos,
frecuencias de aparición,
lingüísticas, estadísticas,
tesauros, entre otros).

11. REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO
DE DOCUMENTOS
Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de:
 almacenar documentos digitales por lo menos en su formato original, y en base
a técnicas de comprensión avanzadas.
 Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento.
 que pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad.
 Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo
dimensionar el sistema de ficheros y la base de datos utilizada.
 Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de
datos.
 Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a
criterios de expurgo.

12. REQUISITO DE BUSQUEDA DE
DOCUMENTOS
:
el sistema debe ser de implementar diferentes tipos de búsqueda
como son:
 Simultánea
 Jerarquizada
 Por atributos
 Por Título
 Tema
 Tipo de documento
 Fecha
 Autor
 Texto íntegro
 Lógicas
 Posicionales
 búsqueda por palabras truncadas
 Variaciones singular/plural
 Sensible minúscula/mayúscula
 Tesauros
 Hipertextos
 Difusa (versiones extendidas de un
término),
 Lenguaje natural
 Distintas bases de datos distribuidas.

13. REQUISITOS DE VISUALIZACION DE
DOCUMENTOS
 El sistema debe contar con una
buena visualización de
documentos, que permite su
búsqueda a través de
navegador web, en el formato
original, de forma simultánea por
un gran número de usuarios
 Debe permitir visualizar el
resumen del documento y
convertirlo si es necesario en
otros formatos.

14. REQUISITOS DE MODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
 El sistema debe permitir controlar las versiones de
un documento, las modificaciones que se realicen
en él y quienes lo realicen

15. REQUISITOS DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS
El sistema debe permitir el
control de impresión de
documentos consultados, el
envío de los mismos en distintos
soportes y formas (correo
electrónico, fax-módem), así
como la distribución a través de
conexiones a redes.
(Publicaciones por facebook,
twitter, entre otros)

16. REQUISITOS DE INTEGRACIÓN CON LOS
DEMÁS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA
ENTIDAD.
Puesto que existen muchas integraciones
posibles es importante comprobar que el
Sistema de Gestión Documental sea compatible
con otras aplicaciones, plataformas de la
organización, servidores y sistemas operativos.

17. FASES A TENER EN CUENTA PARA
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE
ARCHIVO
Primera fase: Definición del proyecto
se debe contar con un equipo de trabajo que combine
conocimientos en gestión de archivos y tecnologías de la
información. Implica un estudio detallado de la organización:
estructura orgánica, funciones, producción administrativa, servicios,
entre otros. Del cual saldrá un documento de Análisis funcional en
el cual deben quedar especificados los requerimientos que debe
cumplir el programa.

18. FASES A TENER EN CUENTA PARA
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE
ARCHIVO
Segunda fase: Diseño de la herramienta
En el diseño de la herramienta se deben
seguir uno a uno los parámetros
establecidos en el documento de Análisis
funcional.

19. FASES A TENER EN CUENTA PARA
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE
ARCHIVO
Tercera fase: Implantación
Se partirá de una migración de datos parcial el cual
permitirá hacer un análisis a la herramienta. Es
deseable aplicar un periodo de prueba en puestos
estratégicos de la organización con el fin de
comprobar si efectivamente la aplicación tiene todas
las funcionalidades indicadas en el análisis
funcional
.

20. FASES A TENER EN CUENTA PARA
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE
ARCHIVO
Cuarta fase: Formación de usuarios
Se aconseja que el personal de la
organización, ya que serán quienes en el
futuro harán uso de la herramienta posean
información a cerca del proyecto y
participen activamente con aportes al
respecto, lo que redundará en una mayor
motivación para ellos y muy seguramente se
obtendrá un programa mucho más
completo.

21. FASES A TENER EN CUENTA PARA
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE
ARCHIVO
Quinta fase: Explotación del Sistema
En la fase de implantación del sistema en toda
la organización. Para este momento debe
contar con todas las funcionalidades activadas
e incorporados los fondos administrativos de la
entidad.

22. FASES A TENER EN CUENTA PARA
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE
ARCHIVO
Sexta fase: Acceso web
Esta es la ultima fase que se hará después de
concluidas todas las fases anteriores y consiste
en la Web donde se asegurará el acceso de los
usuarios externos.

23. GENERALIDADES DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
EL Decreto 2609 de 2012 en el Artículo16 Generalidades
del sistema de gestión documental dice que todas as
entidades públicas deben contar con un sistema de
gestión documental que permita.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para
la información y los documentos electrónicos de archivo
en tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).

24. GENERALIDADES DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
ARTICULO 16
 c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD.
 d) Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo
del ciclo de vida del documento.
 e) Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y Subseries.

25. GENERALIDADES DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
ARTICULO 16
 f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de
los documentos de archivo por parte de la
ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
 g) Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y Subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

26. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
 Artículo 17. Características de los sistemas de gestión
documental. La gestión adecuada de los documentos debe
basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades
Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la
normalización de sus procesos, procedimientos y manuales
administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para
lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de
documentos respondan mínimo a las siguientes
características.
 a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los
sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE),
deben respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.

27. GENERALIDADES DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
ARTICULO 17
 b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental
deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de
información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de
neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las
autoridades o instancias competentes.
 c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben
mantener la información administrativa en un entorno
seguro.

28. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
ARTICULO 17
 d) Metadescripción. Se debe procurar la generación de
metadatos normalizados, sean manuales o automatizados,
desde los mismos sistemas y aplicativos.
 e) Adición de contenidos. El sistema de gestión documental
debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los
documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los
documentos.
 f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de
documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los
usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

29. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
ARTICULO 17
 g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental
deben ofrecer capacidades para importar y exportar
masivamente los documentos (series, subseries y
expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros
sistemas de gestión documental).
 h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de
documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los documentos
electrónicos en su contexto original, así como su capacidad
de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

30. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
ARTICULO 17
 i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre
adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en
la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que
usen Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción sea armónica con el
desarrollo ambiental sostenible.

31. TRABAJO DE CAMPO
Se visitaron dos entidades en las que se creía que por ser
entidades estatales, debían cumplir con la normatividad
vigente exigida por el archivo general de la Nación
 Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío.
 Visita Archivo Central de la Alcaldía del municipio de
Armenia Quindío.
.

32. TRABAJO DE CAMPO
Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba
Quindío.
En esta ocasión se tuvo la oportunidad de visitar el
archivo del municipio de Córdoba donde la persona que
nos atendió fue la señora Julieta Londoño, auxiliar de
archivo, encargada de manejar todo el archivo del
municipio.

33. Visita archivo Alcaldía municipio de
Córdoba Quindío
 Durante esta visita se pudo evidenciar que
en la alcaldía de este municipio se maneja
un sistema de gestión documental, basado
mas en la experiencia de la persona que allí
labora, pero que no cumple con la
normatividad vigente establecida.

34. Visita archivo Alcaldía municipio de
Córdoba Quindío
 Están en proceso de digitalización de la
información, pues tienen digitalizados
solamente los documentos que ellos
producen.
 Tienen unas Tablas de Retención
Documental desactualizadas y no manejan
Tablas de Valoración Documental

35. Visita archivo Alcaldía municipio de
Córdoba Quindío
 El manejo de correspondencia lo hacen por
medio de la Ventanilla Única Virtual por medio
del uso de internet, donde el usuario puede
registrarse y consultar en que estado se
encuentra su solicitud.

36. Visita archivo Alcaldía municipio de
Córdoba Quindío
 Para la conservación de documentos digitales
se hacen copias de seguridad.
 La implementación del Sistema General de
Archivo se encuentra en proceso de
establecimiento.

37. VISITA ARCHIVO CENTRAL
ALCALDIA DE ARMENIA
En esta entidad la información la recibí de
parte de la señora Gloria Amparo García
Vélez Coordinadora Archivo Central.
Se realizó una encuesta por medio de la
cual se establece que allí tampoco tienen
un sistema de Gestión Documental
establecido de acuerdo a la normatividad
vigente

38. VISITA ARCHIVO CENTRAL
ALCALDIA DE ARMENIA

39. VISITA ARCHIVO CENTRAL
ALCALDIA DE ARMENIA

40. VISITA ARCHIVO CENTRAL
ALCALDIA DE ARMENIA
 En esta institución se hacen copia de
seguridad con el objetivo de preservar la
documentación digital.
 No se tiene la suficiente conocimiento
acerca del sistema de gestión que
manejan por parte de la persona
encargada del archivo central

41. CONCLUSIONES
 En los departamentos de informática de las
empresas, es muy común que el personal
informático desconozca que existen programas
especialmente diseñados para ese tipo de
documentos y tienden a imponer soluciones que
no proporcionan a los documentalistas los
instrumentos apropidos para su trabajo.

42. BIBLIOGRAFIA/ WEBGRAFIA
 http://www.elprofesionaldelainformacion.co
m/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema
_de_gestin_documental.html
 http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla-
murcia/gestion-documental-empresa.
html
 ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Sistemas de
gestión documental. Guía de estudio
Sistemas de gestión documental II,
Universidad del Quindío, 16 pàgs. 2014