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GESTION 
DOCUMENTAL II 
PROGRAMA DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL 
Como instrumento 
archivístico
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 
Como instrumento archivístico 
MELVA OLARTE CATELLANOS 
Grupo 4 
PROFESORA: 
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ 
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO 
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES 
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, 
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA 
Armenia 12 de Septiembre de 2014
INTRODUCCIÓN 
Los sistemas de información para la gestión documental se han 
convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, 
circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos 
que se envían y reciben en una organización, por ende toda entidad 
que manejan flujo documental esta en la obligación según la 
normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión 
Documental que le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento 
a toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el 
fin de localizarla, recuperarla y compartirla, y si es el caso actualizarla, 
permitiendo una gestión más eficaz y eficiente. 
Por esta razón con el presente trabajo se pretende ahondar en el 
tema con el fin de Conocer aspectos generales acerca del tema 
Sistemas de Gestión Documental y Sistema Gestor de Archivos, 
dentro de las organizaciones.
OBJETIVO GENERAL 
 Reconocer los aspectos más importantes en la 
implementación de un Sistema de Gestión Documental
OBJETIVOS 
 Identificar las fases para la implementación 
de un Sistema Gestor de Archivos dentro de 
una organización. 
 Realizar una visita de campo que permita 
establecer el sistema de gestión documental 
implementado.
SISTEMA DE GESTION 
DOCUMENTAL 
Conjunto de normas, técnicas y 
prácticas usadas para administrar 
el flujo de documentos de todo 
tipo en una organización. Deben 
ser programas de gestión de 
bases de datos que dispongan 
de una tecnología idónea para el 
tratamiento de documentos 
científicos, culturales y técnicos, 
con el objetivo de racionalizar y 
unificar su tratamiento y conseguir 
una gestión eficaz y rentable.
REQUISITOS PARA SU 
IMPLEMENTACIÓN 
Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se 
deben tener en cuenta los siguientes requisitos: 
 Fundamentales o básicos 
 De entrada de documentos en el sistema. 
 De indexación de documentos en el sistema. 
 De almacenamiento de documentos. 
 De búsqueda de documentos. 
 De visualización de documentos. 
 De modificación de documentos. 
 De difusión de documentos. 
 De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.
REQUISITOS FUNDAMENTALES O 
BASICOS 
 La escalabilidad: Disposición del sistema de desarrollarse o de crecer 
sin alterar la calidad en los servicios ofrecidos. 
 La tolerancia a fallos: el sistema debe tener la capacidad de seguir 
funcionando aunque se haya producido una avería en alguno de sus 
componentes. 
 Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos 
sistemas operativos: permitiendo su administración local y remota a 
través de navegadores web. En este caso se debe evaluar la 
seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar en 
sistema. 
 Que cuente con herramientas de desarrollo: preferiblemente en 
estándares abiertos y que cuenten con un excelente soporte técnico.
REQUISITOS DE ENTRADA DE 
DOCUMENTOS EN EL SISTEMA 
 Que el sistema permita distintos 
dispositivos de entrada: como 
disco duro, CD-ROM, DVD, 
escáner -con OCR por zonas-, 
fax-módem, entre otros. 
 Que soporte distintos formatos 
de entrada (incluso multimedia) 
el sistema debe estar preparado 
para soportar nuevos formatos. 
 Que cuente con procedimiento 
automático de entrada masiva y 
control de errores
Requisito de indexación de 
documentos en el sistema 
el sistema debe permitir 
indexación manual o 
automática y contar con 
capacidad para realizar 
resúmenes automáticos 
con un alto nivel de nivel de 
efectividad. También debe 
conocer los distintos criterios 
de indexación (pesos, 
frecuencias de aparición, 
lingüísticas, estadísticas, 
tesauros, entre otros).
REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO 
DE DOCUMENTOS 
Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de: 
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a técnicas de comprensión avanzadas. 
 Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento. 
 que pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad. 
 Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo 
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 Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de 
datos. 
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REQUISITO DE BUSQUEDA DE 
DOCUMENTOS 
: 
el sistema debe ser de implementar diferentes tipos de búsqueda 
como son: 
 Simultánea 
 Jerarquizada 
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 Por Título 
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 Fecha 
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 Posicionales 
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 Lenguaje natural 
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REQUISITOS DE VISUALIZACION DE 
DOCUMENTOS 
 El sistema debe contar con una 
buena visualización de 
documentos, que permite su 
búsqueda a través de 
navegador web, en el formato 
original, de forma simultánea por 
un gran número de usuarios 
 Debe permitir visualizar el 
resumen del documento y 
convertirlo si es necesario en 
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REQUISITOS DE MODIFICACIÓN DE 
DOCUMENTOS 
 El sistema debe permitir controlar las versiones de 
un documento, las modificaciones que se realicen 
en él y quienes lo realicen
REQUISITOS DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS 
El sistema debe permitir el 
control de impresión de 
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electrónico, fax-módem), así 
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twitter, entre otros)
REQUISITOS DE INTEGRACIÓN CON LOS 
DEMÁS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA 
ENTIDAD. 
Puesto que existen muchas integraciones 
posibles es importante comprobar que el 
Sistema de Gestión Documental sea compatible 
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organización, servidores y sistemas operativos.
FASES A TENER EN CUENTA PARA 
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE 
ARCHIVO 
Primera fase: Definición del proyecto 
se debe contar con un equipo de trabajo que combine 
conocimientos en gestión de archivos y tecnologías de la 
información. Implica un estudio detallado de la organización: 
estructura orgánica, funciones, producción administrativa, servicios, 
entre otros. Del cual saldrá un documento de Análisis funcional en 
el cual deben quedar especificados los requerimientos que debe 
cumplir el programa.
FASES A TENER EN CUENTA PARA 
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE 
ARCHIVO 
Segunda fase: Diseño de la herramienta 
En el diseño de la herramienta se deben 
seguir uno a uno los parámetros 
establecidos en el documento de Análisis 
funcional.
FASES A TENER EN CUENTA PARA 
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE 
ARCHIVO 
Tercera fase: Implantación 
Se partirá de una migración de datos parcial el cual 
permitirá hacer un análisis a la herramienta. Es 
deseable aplicar un periodo de prueba en puestos 
estratégicos de la organización con el fin de 
comprobar si efectivamente la aplicación tiene todas 
las funcionalidades indicadas en el análisis 
funcional 
.
FASES A TENER EN CUENTA PARA 
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE 
ARCHIVO 
Cuarta fase: Formación de usuarios 
Se aconseja que el personal de la 
organización, ya que serán quienes en el 
futuro harán uso de la herramienta posean 
información a cerca del proyecto y 
participen activamente con aportes al 
respecto, lo que redundará en una mayor 
motivación para ellos y muy seguramente se 
obtendrá un programa mucho más 
completo.
FASES A TENER EN CUENTA PARA 
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE 
ARCHIVO 
Quinta fase: Explotación del Sistema 
En la fase de implantación del sistema en toda 
la organización. Para este momento debe 
contar con todas las funcionalidades activadas 
e incorporados los fondos administrativos de la 
entidad.
FASES A TENER EN CUENTA PARA 
IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE 
ARCHIVO 
Sexta fase: Acceso web 
Esta es la ultima fase que se hará después de 
concluidas todas las fases anteriores y consiste 
en la Web donde se asegurará el acceso de los 
usuarios externos.
GENERALIDADES DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
EL Decreto 2609 de 2012 en el Artículo16 Generalidades 
del sistema de gestión documental dice que todas as 
entidades públicas deben contar con un sistema de 
gestión documental que permita. 
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, 
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de 
clasificación documental. 
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para 
la información y los documentos electrónicos de archivo 
en tablas de retención documental (TRD) y tablas de 
valoración documental (TVD).
GENERALIDADES DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
ARTICULO 16 
 c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa 
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o 
TVD. 
 d) Garantizar la autenticidad de los documentos de 
archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo 
del ciclo de vida del documento. 
 e) Mantener la integridad de los documentos, mediante 
agrupaciones documentales, en series y Subseries.
GENERALIDADES DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
ARTICULO 16 
 f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de 
los documentos de archivo por parte de la 
ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean 
requeridos. 
 g) Preservar los documentos y sus agrupaciones 
documentales, en series y Subseries, a largo plazo, 
independientemente de los procedimientos 
tecnológicos utilizados para su creación.
CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
 Artículo 17. Características de los sistemas de gestión 
documental. La gestión adecuada de los documentos debe 
basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades 
Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la 
normalización de sus procesos, procedimientos y manuales 
administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para 
lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de 
documentos respondan mínimo a las siguientes 
características. 
 a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los 
sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), 
deben respaldar la gestión de la información a partir de los 
procesos administrativos de las entidades.
GENERALIDADES DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
ARTICULO 17 
 b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental 
deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de 
información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de 
neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y 
estándares nacionales o internacionales adoptados por las 
autoridades o instancias competentes. 
 c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben 
mantener la información administrativa en un entorno 
seguro.
CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
ARTICULO 17 
 d) Metadescripción. Se debe procurar la generación de 
metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, 
desde los mismos sistemas y aplicativos. 
 e) Adición de contenidos. El sistema de gestión documental 
debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los 
documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la 
autenticidad, valor evidencial e integridad de los 
documentos. 
 f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de 
documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los 
usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
ARTICULO 17 
 g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental 
deben ofrecer capacidades para importar y exportar 
masivamente los documentos (series, subseries y 
expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros 
sistemas de gestión documental). 
 h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de 
documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la 
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, 
interpretación y comprensión de los documentos 
electrónicos en su contexto original, así como su capacidad 
de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL 
DECRETO 2609 DE 2012 
ARTICULO 17 
 i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre 
adopción de tecnologías, teniendo en cuenta 
recomendaciones, conceptos y normativas de los 
organismos internacionales competentes e idóneos en 
la materia, que permitan fomentar la eficiente 
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que 
usen Tecnologías de la Información y las 
Comunicaciones y garantizar la libre y leal 
competencia, y que su adopción sea armónica con el 
desarrollo ambiental sostenible.
TRABAJO DE CAMPO 
Se visitaron dos entidades en las que se creía que por ser 
entidades estatales, debían cumplir con la normatividad 
vigente exigida por el archivo general de la Nación 
 Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío. 
 Visita Archivo Central de la Alcaldía del municipio de 
Armenia Quindío. 
.
TRABAJO DE CAMPO 
Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba 
Quindío. 
En esta ocasión se tuvo la oportunidad de visitar el 
archivo del municipio de Córdoba donde la persona que 
nos atendió fue la señora Julieta Londoño, auxiliar de 
archivo, encargada de manejar todo el archivo del 
municipio.
Visita archivo Alcaldía municipio de 
Córdoba Quindío 
 Durante esta visita se pudo evidenciar que 
en la alcaldía de este municipio se maneja 
un sistema de gestión documental, basado 
mas en la experiencia de la persona que allí 
labora, pero que no cumple con la 
normatividad vigente establecida.
Visita archivo Alcaldía municipio de 
Córdoba Quindío 
 Están en proceso de digitalización de la 
información, pues tienen digitalizados 
solamente los documentos que ellos 
producen. 
 Tienen unas Tablas de Retención 
Documental desactualizadas y no manejan 
Tablas de Valoración Documental
Visita archivo Alcaldía municipio de 
Córdoba Quindío 
 El manejo de correspondencia lo hacen por 
medio de la Ventanilla Única Virtual por medio 
del uso de internet, donde el usuario puede 
registrarse y consultar en que estado se 
encuentra su solicitud.
Visita archivo Alcaldía municipio de 
Córdoba Quindío 
 Para la conservación de documentos digitales 
se hacen copias de seguridad. 
 La implementación del Sistema General de 
Archivo se encuentra en proceso de 
establecimiento.
VISITA ARCHIVO CENTRAL 
ALCALDIA DE ARMENIA 
En esta entidad la información la recibí de 
parte de la señora Gloria Amparo García 
Vélez Coordinadora Archivo Central. 
Se realizó una encuesta por medio de la 
cual se establece que allí tampoco tienen 
un sistema de Gestión Documental 
establecido de acuerdo a la normatividad 
vigente
VISITA ARCHIVO CENTRAL 
ALCALDIA DE ARMENIA
VISITA ARCHIVO CENTRAL 
ALCALDIA DE ARMENIA
VISITA ARCHIVO CENTRAL 
ALCALDIA DE ARMENIA 
 En esta institución se hacen copia de 
seguridad con el objetivo de preservar la 
documentación digital. 
 No se tiene la suficiente conocimiento 
acerca del sistema de gestión que 
manejan por parte de la persona 
encargada del archivo central
CONCLUSIONES 
 En los departamentos de informática de las 
empresas, es muy común que el personal 
informático desconozca que existen programas 
especialmente diseñados para ese tipo de 
documentos y tienden a imponer soluciones que 
no proporcionan a los documentalistas los 
instrumentos apropidos para su trabajo.
BIBLIOGRAFIA/ WEBGRAFIA 
 http://www.elprofesionaldelainformacion.co 
m/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema 
_de_gestin_documental.html 
 http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla- 
murcia/gestion-documental-empresa. 
html 
 ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Sistemas de 
gestión documental. Guía de estudio 
Sistemas de gestión documental II, 
Universidad del Quindío, 16 pàgs. 2014
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  • 1. GESTION DOCUMENTAL II PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Como instrumento archivístico
  • 2. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Como instrumento archivístico MELVA OLARTE CATELLANOS Grupo 4 PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Armenia 12 de Septiembre de 2014
  • 3. INTRODUCCIÓN Los sistemas de información para la gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización, por ende toda entidad que manejan flujo documental esta en la obligación según la normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión Documental que le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento a toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el fin de localizarla, recuperarla y compartirla, y si es el caso actualizarla, permitiendo una gestión más eficaz y eficiente. Por esta razón con el presente trabajo se pretende ahondar en el tema con el fin de Conocer aspectos generales acerca del tema Sistemas de Gestión Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las organizaciones.
  • 4. OBJETIVO GENERAL  Reconocer los aspectos más importantes en la implementación de un Sistema de Gestión Documental
  • 5. OBJETIVOS  Identificar las fases para la implementación de un Sistema Gestor de Archivos dentro de una organización.  Realizar una visita de campo que permita establecer el sistema de gestión documental implementado.
  • 6. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Deben ser programas de gestión de bases de datos que dispongan de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
  • 7. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:  Fundamentales o básicos  De entrada de documentos en el sistema.  De indexación de documentos en el sistema.  De almacenamiento de documentos.  De búsqueda de documentos.  De visualización de documentos.  De modificación de documentos.  De difusión de documentos.  De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.
  • 8. REQUISITOS FUNDAMENTALES O BASICOS  La escalabilidad: Disposición del sistema de desarrollarse o de crecer sin alterar la calidad en los servicios ofrecidos.  La tolerancia a fallos: el sistema debe tener la capacidad de seguir funcionando aunque se haya producido una avería en alguno de sus componentes.  Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos: permitiendo su administración local y remota a través de navegadores web. En este caso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar en sistema.  Que cuente con herramientas de desarrollo: preferiblemente en estándares abiertos y que cuenten con un excelente soporte técnico.
  • 9. REQUISITOS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA  Que el sistema permita distintos dispositivos de entrada: como disco duro, CD-ROM, DVD, escáner -con OCR por zonas-, fax-módem, entre otros.  Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia) el sistema debe estar preparado para soportar nuevos formatos.  Que cuente con procedimiento automático de entrada masiva y control de errores
  • 10. Requisito de indexación de documentos en el sistema el sistema debe permitir indexación manual o automática y contar con capacidad para realizar resúmenes automáticos con un alto nivel de nivel de efectividad. También debe conocer los distintos criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros).
  • 11. REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de:  almacenar documentos digitales por lo menos en su formato original, y en base a técnicas de comprensión avanzadas.  Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento.  que pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad.  Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo dimensionar el sistema de ficheros y la base de datos utilizada.  Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.  Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.
  • 12. REQUISITO DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS : el sistema debe ser de implementar diferentes tipos de búsqueda como son:  Simultánea  Jerarquizada  Por atributos  Por Título  Tema  Tipo de documento  Fecha  Autor  Texto íntegro  Lógicas  Posicionales  búsqueda por palabras truncadas  Variaciones singular/plural  Sensible minúscula/mayúscula  Tesauros  Hipertextos  Difusa (versiones extendidas de un término),  Lenguaje natural  Distintas bases de datos distribuidas.
  • 13. REQUISITOS DE VISUALIZACION DE DOCUMENTOS  El sistema debe contar con una buena visualización de documentos, que permite su búsqueda a través de navegador web, en el formato original, de forma simultánea por un gran número de usuarios  Debe permitir visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros formatos.
  • 14. REQUISITOS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS  El sistema debe permitir controlar las versiones de un documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo realicen
  • 15. REQUISITOS DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS El sistema debe permitir el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismos en distintos soportes y formas (correo electrónico, fax-módem), así como la distribución a través de conexiones a redes. (Publicaciones por facebook, twitter, entre otros)
  • 16. REQUISITOS DE INTEGRACIÓN CON LOS DEMÁS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA ENTIDAD. Puesto que existen muchas integraciones posibles es importante comprobar que el Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.
  • 17. FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO Primera fase: Definición del proyecto se debe contar con un equipo de trabajo que combine conocimientos en gestión de archivos y tecnologías de la información. Implica un estudio detallado de la organización: estructura orgánica, funciones, producción administrativa, servicios, entre otros. Del cual saldrá un documento de Análisis funcional en el cual deben quedar especificados los requerimientos que debe cumplir el programa.
  • 18. FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO Segunda fase: Diseño de la herramienta En el diseño de la herramienta se deben seguir uno a uno los parámetros establecidos en el documento de Análisis funcional.
  • 19. FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO Tercera fase: Implantación Se partirá de una migración de datos parcial el cual permitirá hacer un análisis a la herramienta. Es deseable aplicar un periodo de prueba en puestos estratégicos de la organización con el fin de comprobar si efectivamente la aplicación tiene todas las funcionalidades indicadas en el análisis funcional .
  • 20. FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO Cuarta fase: Formación de usuarios Se aconseja que el personal de la organización, ya que serán quienes en el futuro harán uso de la herramienta posean información a cerca del proyecto y participen activamente con aportes al respecto, lo que redundará en una mayor motivación para ellos y muy seguramente se obtendrá un programa mucho más completo.
  • 21. FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO Quinta fase: Explotación del Sistema En la fase de implantación del sistema en toda la organización. Para este momento debe contar con todas las funcionalidades activadas e incorporados los fondos administrativos de la entidad.
  • 22. FASES A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA GENERAL DE ARCHIVO Sexta fase: Acceso web Esta es la ultima fase que se hará después de concluidas todas las fases anteriores y consiste en la Web donde se asegurará el acceso de los usuarios externos.
  • 23. GENERALIDADES DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 EL Decreto 2609 de 2012 en el Artículo16 Generalidades del sistema de gestión documental dice que todas as entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
  • 24. GENERALIDADES DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTICULO 16  c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.  d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.  e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y Subseries.
  • 25. GENERALIDADES DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTICULO 16  f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.  g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y Subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
  • 26. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012  Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características.  a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
  • 27. GENERALIDADES DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTICULO 17  b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.  c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.
  • 28. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTICULO 17  d) Metadescripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.  e) Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.  f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
  • 29. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTICULO 17  g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).  h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
  • 30. CARACTERISTICAS DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTICULO 17  i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
  • 31. TRABAJO DE CAMPO Se visitaron dos entidades en las que se creía que por ser entidades estatales, debían cumplir con la normatividad vigente exigida por el archivo general de la Nación  Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío.  Visita Archivo Central de la Alcaldía del municipio de Armenia Quindío. .
  • 32. TRABAJO DE CAMPO Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío. En esta ocasión se tuvo la oportunidad de visitar el archivo del municipio de Córdoba donde la persona que nos atendió fue la señora Julieta Londoño, auxiliar de archivo, encargada de manejar todo el archivo del municipio.
  • 33. Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío  Durante esta visita se pudo evidenciar que en la alcaldía de este municipio se maneja un sistema de gestión documental, basado mas en la experiencia de la persona que allí labora, pero que no cumple con la normatividad vigente establecida.
  • 34. Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío  Están en proceso de digitalización de la información, pues tienen digitalizados solamente los documentos que ellos producen.  Tienen unas Tablas de Retención Documental desactualizadas y no manejan Tablas de Valoración Documental
  • 35. Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío  El manejo de correspondencia lo hacen por medio de la Ventanilla Única Virtual por medio del uso de internet, donde el usuario puede registrarse y consultar en que estado se encuentra su solicitud.
  • 36. Visita archivo Alcaldía municipio de Córdoba Quindío  Para la conservación de documentos digitales se hacen copias de seguridad.  La implementación del Sistema General de Archivo se encuentra en proceso de establecimiento.
  • 37. VISITA ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE ARMENIA En esta entidad la información la recibí de parte de la señora Gloria Amparo García Vélez Coordinadora Archivo Central. Se realizó una encuesta por medio de la cual se establece que allí tampoco tienen un sistema de Gestión Documental establecido de acuerdo a la normatividad vigente
  • 38. VISITA ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE ARMENIA
  • 39. VISITA ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE ARMENIA
  • 40. VISITA ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE ARMENIA  En esta institución se hacen copia de seguridad con el objetivo de preservar la documentación digital.  No se tiene la suficiente conocimiento acerca del sistema de gestión que manejan por parte de la persona encargada del archivo central
  • 41. CONCLUSIONES  En los departamentos de informática de las empresas, es muy común que el personal informático desconozca que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y tienden a imponer soluciones que no proporcionan a los documentalistas los instrumentos apropidos para su trabajo.
  • 42. BIBLIOGRAFIA/ WEBGRAFIA  http://www.elprofesionaldelainformacion.co m/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema _de_gestin_documental.html  http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla- murcia/gestion-documental-empresa. html  ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Sistemas de gestión documental. Guía de estudio Sistemas de gestión documental II, Universidad del Quindío, 16 pàgs. 2014