SIGED, Sistema de Gestión Documental para el área de archivo.

1. TRABAJO DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL II
Sistema de
Gestión
Documental
SANDRO SALAZAR PINEDA
Docente:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIDBA
GESTIÓN DOCUMENTAL II-G3
BUCARAMANGA
2015

2. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se
deben de tener en cuenta para su
implementación.
Un Sistema de Gestión Documental (SGD),
es básicamente un software encargado de
gestión los documentos electrónicamente
con el fin único de conservación a largo
plazo.

4. 2. Indague y explique cada una de las generalidades
del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 2609 de 2012.
A. Organizar los documentos físicos y electrónicos
incluyendo metadatos de cuadros de clasificación
documental: en esa organización que se haga a estos
documentos se debe incluir claves de metadatos para
ubicarlos con más facilidad.
B. Establecer plazos de conservación y eliminación
para la información y los documentos electrónicos de
archivo en la TRD y en la TVD: tomar muy en cuenta los
tiempos estipulados en estas dos tablas para llevar a
cabo una correcta conservación y eliminación de
documentos.

5. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 2609 de 2012.
C. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD: hacer el proceso de eliminación de la
documentación que haya perdido el valor primario y
secundario respectivamente.
D. Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo
del ciclo de vida del documento : que estos documentos
sean auténticos, que no se pueda alterar esa
documentación ya que perdería su esencia.

6. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 2609 de 2012.
F. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de
la propia entidad, cuando sean requeridos: que en
cualquier momento que se necesite un documento o se
requiera para alguna diligencia administrativa se pueda
utilizar sin ningún problema.
G. Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación : que en forma indistinta del
medio tecnológico que se utilice, se debe preservar toda
la documentación que tiene valor primario y secundario
tanto en series como en subseries.

7. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a
implementar un Sistema de Gestión Documental, y es
llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las
características que debe reunir dicho Sistema.
Indague y elabore una tabla en la cual incluya las
características mínimas que debe reunir el sistema y
explique en qué consiste cada una de ellas.
Desde mi punto de vista referiría de una vez al
Decreto 2609 de 2012, dando todos mis puntos de
vista para que el montaje de ese SGD sea el más
óptimo al igual que les colaboraría en todo lo que
estuviese a mi alcance para tal fin.

8. Característica Explicación
Conformidad: Se debe respaldar la gestión mediante procesos
administrativos.
Interoperabilidad Que se puedan integrar y operar con otros sistemas
informáticos para una mejor gestión.
Seguridad: Deben prestar la seguridad de la documentación
para evitar la alteración de los mismos.
Metadescripción Que tenga sus respectivos para poder orientar los
procesos no interesa que sean automatizados.
Adición de
Contenidos
Que sea permisivo en cuando a la adición de cierta
documentación a través de metadatos.
Diseño y
Funcionamiento
Que sea funcional y básico, lo más simple posible
para que el usuario pueda darle un manejo acorde.
Gestión Distribuida: Que se pueda importar y exportar la documentación
a gran escala no interesa que sea a otros sistemas.
Disponibilidad y
Acceso:
Conservar todas las características del documento
electrónico y pueda ser fácil recuperación.
Neutralidad
Tecnológica:
Se puede utilizar cualquier tecnología, pero
conservando las normas establecidas para el caso.

9. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con
dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes
desde su proyecto hasta la fase final de implantación del
mismo.
La empresa que visité es la EMAB (Empresa Municipal de
Aseo de Bucaramanga), actualmente acabaron de
implementar el Sistema de Gestión Documental al interior de
la empresa, llamado SIGED (Sistema de Gestión Documental),
el cual cuenta con un módulo muy oportuno para la unidad
de Correspondencia y/o Ventanilla Única, así mismo para la
captura de la información y alimentación del software, el
cual puede hacer búsquedas por diferentes parámetros.

14. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para
la selección del sistema de Gestión de documentos?
Los criterios que se tuvieron en cuenta para la selección de
este sistema, SIGED, es porque la ingeniera que lo vendió es
profesional en Ciencias de la Información y a la vez es
Ingeniera de Sistemas, por lo tanto ella tiene un
conocimiento más amplio respecto del tema y se consideró
era la persona más idónea para facilitar el software, el cual
es entregado con licencia e instalado en diez puntos de la
empresa.

15. - ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?
La persona encargada comenta que a pesar que no tienen
mucho tiempo con el software, la ingeniera que proveyó
dicho sistema, le tiene claves de acceso a todos los
documentos para que no se puedan alterar, así mismo
cada usuario de los diez puntos instalados, tienen la
viabilidad de ver la información más no poder alterarla, ello
con el fin que esa información un sufra ningún cambio que
vaya a estar en contra de las políticas de la empresa e
incumpliendo parámetros que tienen que ver con el tema
de archivo.

16. 6. Elabore un trabajo en PowerPoint indique en él, el nombre
de la entidad visitada y persona que atendió la visita. Dicho
trabajo debe contener fotografías propias producto de la
visita o imágenes libres de derechos de autor, acordes con lo
investigado.
La entidad visitada fue la EMAB (Empresa Municipal de Aseso
de Bucaramanga).
La funcionaria que me atendió se llama BELCY NIÑO, es
Técnica en Asistencia en Administración Documental del
Sena, Regional Santander.
NOTA: no se pudo tomar fotografías al interior de la EMAB,
debido a que por reglamento interno está prohibido llevar a
cabo esa actividad (solo me facilitaron la foto de la entrada
a la empresa. La información que me suministraron lo hicieron
porque mostré el carnet de identificación como estudiante
del programa CIDBA.

17. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

18. BIBLIOGRAFÍA
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-
aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-
de-documentos-v1.pdf
Decreto 2609 de 2012. Capítulo III.
Metodología para implantar un Sistema de
Gestión Documental en una Organización.
Tema 4. Unidad 4.