Este documento presenta los conceptos y requisitos fundamentales de un sistema de gestión documental. Explica que estos sistemas organizan y preservan documentos físicos y electrónicos a largo plazo mediante metadatos y tablas de retención. También destaca la importancia de implementar estos sistemas siguiendo las fases correctas y cumpliendo con los estándares y características establecidos en el Decreto 2609 de 2012.

2. PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS G.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3. CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
2014
BOGOTÁ D.
C.

4. INTRODUCCIÓN
LA BASE FUNDAMENTAL PARA LOGRAR EL ÓPTIMO FUNCIONAMIENTO
DEL ARCHIVO ES TENER UNA ORGANIZACIÓN Y HERRAMIENTAS
COMPLETAS PARA PODER OFRECER UN BUEN DESEMPEÑO EN
CUANTO A GESTIÓN DOCUMENTAL SE TRATA.
EL MOTIVO DE ESTE TRABAJO ES PRESENTAR UNA APLICACIÓN DE
CONOCIMIENTOS Y PODER APLICARLOS CON CONCEPTOS Y TÉRMINOS
NECESARIOS , DEFINIDOS, PODER PRESTAR UN SERVICIO CON
CALIDAD APORTE Y MEJORAMIENTO EN LAS FUNCIONES ASIGNADAS A
UN ARCHIVISTA PROFESIONAL

5. •Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de
tener en cuenta para su implementación.
Por Lluís Codina
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de
gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para
la gestión de documentos administrativos(…)
En los últimos años se ha producido una serie de innovaciones en la tecnología
documental que, sin negar el modelo clásico, lo extienden y complementan. Veamos
estas innovaciones a partir de los siguientes parámetros: el modelo de registro, el
sistema de recuperación y la combinación con el modelo relacional.

6. • Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación
del Sistema de Gestión de Archivos.
REQUISITOS FUNDAMENTALES O BÁSICOS
LA ESCALABILIDAD: capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo sin perder
calidad en los servicios ofrecidos.
TOLERANCIA: o fallos, es decir, seguir funcionando aunque presente fallas.
Disponibilidad en múltiples plataformas permitiendo su administración local y remota a
través de navegadores web.
HERRAMIENTAS DE DESARROLLO: preferentemente en estándares abiertos y se tenga un
excelente soporte técnico.
ENTRADAS: permita distintos dispositivos de entrada, y soporte distintos formatos de
entradas.
INDEXACIÓN: Si es necesario, que el sistema pueda indexar manual o automáticamente y
que tenga gran capacidad para conocer los distintos criterios de indexación.
ALMACENAMIENTO: Un sistema con capacidad de almacenar documentos digitales, que
permita almacenar gran volúmenes de datos, que permita backups o copias se seguridad.
Por último que cumpla con un personal instruido y especializado en las herramientas de
gestión documental, que aporte ideas y soluciones ante cualquier eventualidad.

7. •Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto
2609 de 2012.
•Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a través de CCD. Se deben,
crear, mantener, difundir, administrar.
•Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. Se deben guardar
también los documentos originales ya que no se tiene el 100% de seguridad en cuanto a medios
tecnológicos.

8. •Establecer plazos de conservación y
eliminación par la información y los
documentos electrónicos de archivos en
tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valor documental (TVD).
Clasificar los documentos y conocer su
vida útil para conservarlos o llevarlos a
su destrucción.
•Ejecutar procesos de eliminación
parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.
Cuando el documento ya cumplió su
ciclo vital se debe destruir o guardar
según su tiempo de conservación.

9. •Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo
de vida del documento. Conservar
siempre los documentos originales para
mayor credibilidad.
•Ejecutar procesos de eliminación
parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.
Cuando el documento ya cumplió su
ciclo vital se debe destruir o guardar
según su tiempo de conservación.

10. •Mantener la integridad de los
documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries. Los
documentos deben ser conservados
ordenadamente contando con un orden
específico.
•Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de
la propia entidad, cuando sean
requeridos. Los documentos deben estar
a disposición de toda la ciudadanía pero
sólo si es permitido acceder a ellos.

11. •Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de
ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17.
ARTÍCULO 17 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de las
entidades.
INTEROPERABILIDAD
Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad
con los otros sistemas de información a lo largo del tiempo, basado en el
principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o
instancias competentes.
SEGURIDAD
Los sistemas de gestión documental deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
METADESCRIPCIÓN
Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
ADICCIÓN DE CONTENIDOS
El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados
nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin
que se altere la autenticidad, valor evidenciar e integridad de los
documentos.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil
manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible
GESTIÓN DISTRIBUIDA
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades
para importar y exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros
sistemas de gestión documental
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar
la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así
como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier
momento.
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
El estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en
cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia,
que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y
la Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

12. •Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible
algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de
implantación del mismo.
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en
ambientes electrónicos?
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?

13. Aspectos importantes:
Se evidencia la necesidad de administrar y controlar los documentos
administrativos y técnicos de la empresa.
Diagnosticar su implementación con base al registro de documentos
por estar certificados en la norma ISO 9001-2008.
Al finalizar el proyecto y salir en vivo se logra el objetivo principal de
tener los documentos controlados y a disposición cuando se requieren.
R/: Para preservar los documentos en el ambiente electrónico se tuvo en
cuenta los perfiles de acceso, su tiempo de retención, sus valores primarios
o secundarios, los documentos vitales y la infraestructura tecnológica que
garantice su acceso y preservación.
R/: Para elegir la Herramienta de Gestión Documental tuvimos en cuenta
que cumpliera con la seguridad de acceso, caracterización según nuestras
necesidades, lo amigable y fácil operación y que cumple con la
normatividad dispuesta en el decreto 2609-2012.
R/: La integridad del sistema se garantiza particularmente de dos formas:
El sistema esta configurado para que la información contenida no sea
modificada.
Se realizan respaldo a diario de la información del todo sistema y se
custodia en una bóveda de seguridad en un sitio diferente de donde
esta instalada la herramienta.

17. http://www.buenastareas.com/ensayos/Taller-Gestion-
Documental/1116079.html. buenas tareas.
http://www.imaginar.org/gestion-documental.html. Centro de Investigación para
la sociedad de la información.
Tandem S. A. Centro de Gestión documental y Tecnología. Av cc 68 No. 81 81.
Entre ríos tel. 3111099 ext 128.