Este documento presenta información sobre sistemas de gestión documental. Introduce los términos gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental. Explica las fases para la implantación de un sistema de gestión de archivos. También describe requisitos fundamentales de un sistema como escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples plataformas. Finalmente, detalla una visita realizada a una entidad para investigar su implementación de un sistema de gestión documental.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
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4. INTRODUCCIÓN
En el desarrollo de esta unidad temática, vamos a estudiar los
materiales suministrados por la docente con respecto a todo lo que
tiene que ver con los Sistemas de Gestión Documental.
Definiendo desde el aprendizaje obtenido con el estudio y análisis
del material los siguientes términos: Gestión Documental, Programa
de Gestión documental y Sistema de Gestión Documental.
Identificando sus fases, generalidades y características.
Tomando el aprendizaje obtenido se propone una visita a una
entidad la cual tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental, en donde vamos a investigar todo lo relacionado con el
sistema e identificaremos unos aspectos importantes en concreto.
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5. OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL
Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión
Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las
organizaciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un
Sistema de Gestión Documental.
2.Identificar las fases para la implantación de un sistema Gestor de
Archivos dentro de una organización.
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6. GESTIÓN DOCUMENTAL

7. CONCEPTO
Cuando hablamos de Gestión documental, nos referimos al conjunto
de técnicas y prácticas que son utilizadas para administrar el
volumen documental que generan las organizaciones, con estas
técnicas podemos recuperar la información, establecer el tiempo de
permanencia de los documentos en los diferentes archivos (Gestión,
Central o Histórico), se eliminan los que ya no tiene valor
documental y se conservan de manera indefinida los que son
valiosos para la organización.
A medida que han pasado los años la Gestión Documental ha ido
evolucionando, estando a la vanguardia de las nuevas tecnologías
de la información e incorporándolas para ofrecer un servicio con
excelencia a los usuarios de las organizaciones.
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8. PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
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9. CONCEPTO
Como Instrumento Archivístico:
Es un documento estratégico del área de Gestión Documental, en
donde se establecen estrategias e instrucciones en donde se detallan
todas las operaciones para el desarrollo de los procesos en la gestión
documental dentro de una entidad. Con la aplicación de un PGD se
proyecta alcanzar los siguientes objetivos:
Reducir.
Administrar la información.
Apoyar la gestión.
Brindar lineamientos.
Mayor aprovechamiento de tecnologías.
Cumplir los requisitos.
Prestar servicios.
Salvaguardar la memoria de la entidad.
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10. SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

11. CONCEPTO
Hoy día es de gran importancia que la empresas cuenten con un
sistema de gestión documental, ya que con el se puede almacenar,
recuperar, gestionar, actualizar, localizar, realizar seguimiento a los
documentos de la organización y compartir la información de una
manera eficaz y oportuna.
Es por esta razón que se define un Sistema de gestión Documental
como:
Todas las operaciones técnicas, que son integradas a la gestión
administrativa en donde se realiza un análisis de la producción, tramites
y valoración de los documentos, los cuales de se destinan a la
planificación, control, uso, conservación y eliminación o transferencia
documental a un archivo, todo esto con el propósito de racionalizar y
unificar su tratamiento y administrar la documentación de una forma
eficaz y rentable para los usuarios y la organización.
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14. 1. Requisitos Fundamentales o Básicos
Escalabilidad: es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios ofrecidos.
Tolerancia: en esta parte se refiere que aunque hayan fallos o
averías en algunos componentes, el sistema debe seguir
funcionando.
Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con
distintos sistemas operativos: se permite la administración local y
remota a través de navegadores web. Se debe evaluar la seguridad
para evitar que otras personas puedan acceder y operar el sistema.
Herramientas de desarrollo: se debe contar con estas
herramientas preferiblemente en estándares abiertos y que se tenga
un excelente soporte técnico.
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15. 2. Requisitos de Entrada de documentos en el
sistema.
Permitir distintos dispositivos de entrada como: disco duro,
CD-ROM, DVD, escáner con OCR por zonas, fax-módem,
entre otros.
Que soporte distintos formatos de entrada (incluso
multimedia), de esta manera se previene para que el sistema
soporte nuevos formatos.
Contar con un procedimiento automático de entrada masiva
y control de errores.
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16. 3. Requisitos de INDEXACIÓN de documentos en
el sistema.
Investigar si el sistema que se va a implantar permite la
indexación manual o automática y si cuenta con la
capacidad de realizar resúmenes automáticos y su nivel de
efectividad.
Conocer los distintos criterios de indexación (pesos,
frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas,
tesauros, entre otros).
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17. 4. Requisitos de ALMACENAMIENTO de
documentos.
Comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de
almacenar documentos digitales.
Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento
(carpetas, etc), y que pueda configurarse par ser ajustada a la
estructura de la organización.
Que permita almacenar un gran volumen de datos y que se
dimensione el sistema de ficheros y la base de datos que se utiliza.
Realizar backup o copias de seguridad periódicos de la base de
datos.
Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a
los criterios de expurgo.
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18. 5. Requisito de BÚSQUEDA de documentos.
Debe contar con un motor de búsqueda eficiente y
completo, en donde se puedan buscar los documentos
dependiendo de los criterios que se establezcan o sean de
gran importancia para la organización y que se ajuste a la
necesidad de los usuarios para acceder a la información.
La búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la
búsqueda en internet, completando la información de la
entidad con la información en red.
Debe soportar gran número de búsquedas en simultaneo.
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19. 6. Requisitos de VISUALIZACIÓN de documentos
El sistema debe contar con una buena visualización de los
documentos, la cual permite realizar a través de un navegador
web, en formato original, de forma simultánea en gran número de
usuarios. Permite visualizar el resumen del documento y
convertirlo si es necesario en otros formatos.
7.Requisitos de MODIFICACIÓN de documentos
El sistema debe permitir el control de las versiones del
documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo
realicen.
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20. 8. Requisitos de DIFUSIÓN de documentos
El sistema debe permitir la impresión de los documentos que se
consultan, el descargar los documentos para el envío en distintos
soportes y formas (E-mail, fax-módem), de igual manera la
distribución a través de conexiones a redes.
9. Requisitos de INTEGRACIÓN con los demás
tecnológicos de la entidad.
El sistema de gestión documental debe ser compatible con otras
aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y
sistemas operativos.
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21. FASES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

22. Definición del Proyecto.
Diseño de la Herramienta.
Implantación.
Formación de Usuarios.
Explotación del Sistema.
Acceso Web.
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23. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
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26. CARACTERISTICAS DEL SITEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

27. CARACTERÍSTICAS DEFINICIÓN
CONFORMIDAD Se entiende por conformidad el respaldo a la gestión de la información
partir de los procesos administrativos de las entidades.
INTEROPERABILIDAD El sistema debe operar con los otros sistemas de información a lo largo
tiempo, tomando como base el principio de neutralidad tecnológica, uso
formatos, estándares, etc.
SEGURIDAD La información administrativa de la entidad dentro del sistema, tiene estar en un entorno completamente seguro.
METADESCRIPCIÓN Generar metadatos normalizados ya sean manuales o automatizados, desde
el mismo sistema y aplicativo.
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos
que se altere la autenticidad, valor e integridad de los documentos.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Debe ser de fácil manejo para los usuarios la creación y captura de
documentos en el sistema, haciendo de esta manera lo mas simple posible
GESTIÓN
DISTRIBUIDA
Se debe ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente
documentación (series, subseries, expedientes y metadatos) desde y hacia
otros sistemas.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Debe asegurar autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación, comprensión de los documentos electrónicos y
reutilización.
NEUTRALIDAD
TECNOLÓGICA
Se refiere a la libre adopción de tecnologías teniendo en cuenta
respectivas recomendaciones, con el fin de prestar un servicio 27
integro
eficaz.

28. VISITA ENTIDAD
ENTIDAD:
Visión Mundial Colombia
ENTREVISTADO:
Mauricio Rincón Hernández
CARGO:
Coordinador Gestión Documental
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29. DESARROLLO
Se realizo la visita a la empresa Visión Mundial Colombia, en
donde se entrevisto a la persona que se encuentra encargada del
área de Gestión documental la cual tiene el cargo de Coordinador
de Gestión Documental.
Actualmente el área maneja los archivos de gestión de Finanzas,
Gente y Cultura, Dirección Nacional, Jurídica y el archivo Central
e Histórico de la organización.
Cada archivo de gestión esta dentro de las responsabilidades de
los auxiliares quienes se encargan de la recepción de la
documentación, aplicar los procesos archivísticos, junto con la
atención a los requerimiento de dichas áreas.
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30. Dentro del equipo de trabajo se encuentran las personas
encargadas de los archivos de gestión que son 3 personas,
también están los auxiliares que están encargados del proceso
de digitalización de los documentos de la organización los cuales
están desempeñando las siguientes funciones:
Dos Digitalizadores.
Una persona encargada de verificación y control de calidad.
Tres personas en el proceso de alistamiento.
El Proceso de digitalización es nuevo en la organización con un
excelente resultado, la persona encargada me comento algunos
aspectos importantes sobre el sistema que se esta
implementando. Comparto a continuación sus respuestas:
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31. 1. Aspectos Generales del Sistema.
La implementación del sistema de gestión documental, se ha ido
incluyendo en la organización a medida que se van identificando
cada uno de los procesos de las unidades, ya que no se tenia
elaborado en su totalidad los procesos. De acuerdo al
levantamiento de algunos procesos, se ha generado un mapa
mas general de las series documentales que son producidas en
pro de las responsabilidades.
En estos momentos se tiene identificado un 70% del flujo
documental integrando los diferentes pasos que conlleva
programa de gestión documental. El sistema nos a permitido
conocer la trazabilidad, autenticidad e integridad que tienen los
documentos por sus diferentes etapas, a la vez se tiene
establecido el tiempo de retención y su disposición final de cada
serie documental, permitiendo conservar la documentación que
tiene valor primario.
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32. 2. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación
de documentos en ambientes electrónicos
Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos
electrónicos, se ha ido identificando que documento electrónico
se genera por cada proceso y a su vez se realiza la valoración
documental para determinar la importancia de la información para
la organización y a su vez, que cumpla con la normatividad
colombiana. Adicionalmente se garantiza que el documento es
auténtico, la fiabilidad y que conserva las características en que
fue creado el documento.
Todos los documentos electrónicos se conservan en un
repositorio documental (servidor) y a la vez se generan copias de
seguridad, con el fin de conservar un respaldo si se llega a
presentar algún inconveniente y así poder restaurar la
información. Como política de la organización los documentos
deben estar en formato PDF, debido a que es un formato
universal y puede ser leído por cualquier equipo tecnológico
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33. 3. Cuales son los criterios que han tenido en cuenta
para la selección del SGD.
En estos momentos se esta
evaluando la opción de
adquirir una herramienta que
nos permita administrar la
documentación física y
electrónica generada por la
organización, los
requerimientos funcionales y
no funcionales se encuentra
en las siguientes
especificaciones:
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34. Requerimientos Funcionales
 Modulo de Radicación.
 Modulo de digitalización en
Radicación.
 Modulo de Gestión Documental.
 Modulo de Transferencia
Documental.
 Modulo de Archivo Físico y
Prestamos.
 Modulo de Consultas.
 Modulo de Estadísticas y
Reportes.
 Modulo de Expedientes Virtuales.
 Modulo de Work Flow.
 Modulo de TRD.
 Modulo de Administrador.
Requerimientos No Funcionales
 Disponibilidad.
 Cuantas conexiones simultaneas
soporta la herramienta.
 Seguridad.
 Autenticidad.
 Perfiles.
 Encriptamiento.
 Integración.
 Portabilidad.
 Desempeño.
 Cumplimiento de estándares
referente a la normatividad
archivística, estándares de
integración.
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36. 4. ¿De qué manera logran garantizar la
integridad de la información en el sistema?
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37. CONCLUSIONES
Con la realización del trabajo se lograron obtener aprendizajes
significativos, frente a lo que es y lo que implica en una
organización la implementación y adopción de un Sistema de
Gestión Documental.
Se identificaron los aspectos importantes que se deben de tener
en cuenta a la hora de implantar un SGD, analizando cada uno
de los documentos suministrados por la docente y la información
consultada por cuenta propia.
La visita a la entidad fue de gran ayuda, ya que se pudo ver mas
de cerca todo lo que implica el adoptar el sistema y como
funciona en realidad, junto con los grandes beneficios que le trae
a una entidad y a sus usuarios el adoptarlo.
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