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Presentación Sistemas de Gestión Documental

Este documento presenta información sobre sistemas de gestión documental. Introduce los términos gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental. Explica las fases para la implantación de un sistema de gestión de archivos. También describe requisitos fundamentales de un sistema como escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples plataformas. Finalmente, detalla una visita realizada a una entidad para investigar su implementación de un sistema de gestión documental.

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GESTIÓN DOCUMENTAL 
II
2
3
INTRODUCCIÓN 
En el desarrollo de esta unidad temática, vamos a estudiar los 
materiales suministrados por la docente con respecto a todo lo que 
tiene que ver con los Sistemas de Gestión Documental. 
Definiendo desde el aprendizaje obtenido con el estudio y análisis 
del material los siguientes términos: Gestión Documental, Programa 
de Gestión documental y Sistema de Gestión Documental. 
Identificando sus fases, generalidades y características. 
Tomando el aprendizaje obtenido se propone una visita a una 
entidad la cual tenga implementado un Sistema de Gestión 
Documental, en donde vamos a investigar todo lo relacionado con el 
sistema e identificaremos unos aspectos importantes en concreto. 
4
OBJETIVO 
OBJETIVO GENERAL 
Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión 
Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las 
organizaciones. 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un 
Sistema de Gestión Documental. 
2.Identificar las fases para la implantación de un sistema Gestor de 
Archivos dentro de una organización. 
5
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Presentación Sistemas de Gestión Documental

  • 2. 2
  • 3. 3
  • 4. INTRODUCCIÓN En el desarrollo de esta unidad temática, vamos a estudiar los materiales suministrados por la docente con respecto a todo lo que tiene que ver con los Sistemas de Gestión Documental. Definiendo desde el aprendizaje obtenido con el estudio y análisis del material los siguientes términos: Gestión Documental, Programa de Gestión documental y Sistema de Gestión Documental. Identificando sus fases, generalidades y características. Tomando el aprendizaje obtenido se propone una visita a una entidad la cual tenga implementado un Sistema de Gestión Documental, en donde vamos a investigar todo lo relacionado con el sistema e identificaremos unos aspectos importantes en concreto. 4
  • 5. OBJETIVO OBJETIVO GENERAL Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las organizaciones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un Sistema de Gestión Documental. 2.Identificar las fases para la implantación de un sistema Gestor de Archivos dentro de una organización. 5
  • 7. CONCEPTO Cuando hablamos de Gestión documental, nos referimos al conjunto de técnicas y prácticas que son utilizadas para administrar el volumen documental que generan las organizaciones, con estas técnicas podemos recuperar la información, establecer el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes archivos (Gestión, Central o Histórico), se eliminan los que ya no tiene valor documental y se conservan de manera indefinida los que son valiosos para la organización. A medida que han pasado los años la Gestión Documental ha ido evolucionando, estando a la vanguardia de las nuevas tecnologías de la información e incorporándolas para ofrecer un servicio con excelencia a los usuarios de las organizaciones. 7
  • 8. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8
  • 9. CONCEPTO Como Instrumento Archivístico: Es un documento estratégico del área de Gestión Documental, en donde se establecen estrategias e instrucciones en donde se detallan todas las operaciones para el desarrollo de los procesos en la gestión documental dentro de una entidad. Con la aplicación de un PGD se proyecta alcanzar los siguientes objetivos: Reducir. Administrar la información. Apoyar la gestión. Brindar lineamientos. Mayor aprovechamiento de tecnologías. Cumplir los requisitos. Prestar servicios. Salvaguardar la memoria de la entidad. 9
  • 10. SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 11. CONCEPTO Hoy día es de gran importancia que la empresas cuenten con un sistema de gestión documental, ya que con el se puede almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar, realizar seguimiento a los documentos de la organización y compartir la información de una manera eficaz y oportuna. Es por esta razón que se define un Sistema de gestión Documental como: Todas las operaciones técnicas, que son integradas a la gestión administrativa en donde se realiza un análisis de la producción, tramites y valoración de los documentos, los cuales de se destinan a la planificación, control, uso, conservación y eliminación o transferencia documental a un archivo, todo esto con el propósito de racionalizar y unificar su tratamiento y administrar la documentación de una forma eficaz y rentable para los usuarios y la organización. 11
  • 12. 12
  • 13. 13
  • 14. 1. Requisitos Fundamentales o Básicos Escalabilidad: es la capacidad que debe tener el sistema para crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios ofrecidos. Tolerancia: en esta parte se refiere que aunque hayan fallos o averías en algunos componentes, el sistema debe seguir funcionando. Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos: se permite la administración local y remota a través de navegadores web. Se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar el sistema. Herramientas de desarrollo: se debe contar con estas herramientas preferiblemente en estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte técnico. 14
  • 15. 2. Requisitos de Entrada de documentos en el sistema. Permitir distintos dispositivos de entrada como: disco duro, CD-ROM, DVD, escáner con OCR por zonas, fax-módem, entre otros. Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia), de esta manera se previene para que el sistema soporte nuevos formatos. Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores. 15
  • 16. 3. Requisitos de INDEXACIÓN de documentos en el sistema. Investigar si el sistema que se va a implantar permite la indexación manual o automática y si cuenta con la capacidad de realizar resúmenes automáticos y su nivel de efectividad. Conocer los distintos criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros). 16
  • 17. 4. Requisitos de ALMACENAMIENTO de documentos. Comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de almacenar documentos digitales. Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento (carpetas, etc), y que pueda configurarse par ser ajustada a la estructura de la organización. Que permita almacenar un gran volumen de datos y que se dimensione el sistema de ficheros y la base de datos que se utiliza. Realizar backup o copias de seguridad periódicos de la base de datos. Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a los criterios de expurgo. 17
  • 18. 5. Requisito de BÚSQUEDA de documentos. Debe contar con un motor de búsqueda eficiente y completo, en donde se puedan buscar los documentos dependiendo de los criterios que se establezcan o sean de gran importancia para la organización y que se ajuste a la necesidad de los usuarios para acceder a la información. La búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en internet, completando la información de la entidad con la información en red. Debe soportar gran número de búsquedas en simultaneo. 18
  • 19. 6. Requisitos de VISUALIZACIÓN de documentos El sistema debe contar con una buena visualización de los documentos, la cual permite realizar a través de un navegador web, en formato original, de forma simultánea en gran número de usuarios. Permite visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros formatos. 7.Requisitos de MODIFICACIÓN de documentos El sistema debe permitir el control de las versiones del documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo realicen. 19
  • 20. 8. Requisitos de DIFUSIÓN de documentos El sistema debe permitir la impresión de los documentos que se consultan, el descargar los documentos para el envío en distintos soportes y formas (E-mail, fax-módem), de igual manera la distribución a través de conexiones a redes. 9. Requisitos de INTEGRACIÓN con los demás tecnológicos de la entidad. El sistema de gestión documental debe ser compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos. 20
  • 21. FASES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
  • 22. Definición del Proyecto. Diseño de la Herramienta. Implantación. Formación de Usuarios. Explotación del Sistema. Acceso Web. 22
  • 23. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 23
  • 24. 24
  • 25. 25
  • 26. CARACTERISTICAS DEL SITEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 27. CARACTERÍSTICAS DEFINICIÓN CONFORMIDAD Se entiende por conformidad el respaldo a la gestión de la información partir de los procesos administrativos de las entidades. INTEROPERABILIDAD El sistema debe operar con los otros sistemas de información a lo largo tiempo, tomando como base el principio de neutralidad tecnológica, uso formatos, estándares, etc. SEGURIDAD La información administrativa de la entidad dentro del sistema, tiene estar en un entorno completamente seguro. METADESCRIPCIÓN Generar metadatos normalizados ya sean manuales o automatizados, desde el mismo sistema y aplicativo. ADICIÓN DE CONTENIDOS Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos que se altere la autenticidad, valor e integridad de los documentos. DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Debe ser de fácil manejo para los usuarios la creación y captura de documentos en el sistema, haciendo de esta manera lo mas simple posible GESTIÓN DISTRIBUIDA Se debe ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente documentación (series, subseries, expedientes y metadatos) desde y hacia otros sistemas. DISPONIBILIDAD Y ACCESO Debe asegurar autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación, comprensión de los documentos electrónicos y reutilización. NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA Se refiere a la libre adopción de tecnologías teniendo en cuenta respectivas recomendaciones, con el fin de prestar un servicio 27 integro eficaz.
  • 28. VISITA ENTIDAD ENTIDAD: Visión Mundial Colombia ENTREVISTADO: Mauricio Rincón Hernández CARGO: Coordinador Gestión Documental 28
  • 29. DESARROLLO Se realizo la visita a la empresa Visión Mundial Colombia, en donde se entrevisto a la persona que se encuentra encargada del área de Gestión documental la cual tiene el cargo de Coordinador de Gestión Documental. Actualmente el área maneja los archivos de gestión de Finanzas, Gente y Cultura, Dirección Nacional, Jurídica y el archivo Central e Histórico de la organización. Cada archivo de gestión esta dentro de las responsabilidades de los auxiliares quienes se encargan de la recepción de la documentación, aplicar los procesos archivísticos, junto con la atención a los requerimiento de dichas áreas. 29
  • 30. Dentro del equipo de trabajo se encuentran las personas encargadas de los archivos de gestión que son 3 personas, también están los auxiliares que están encargados del proceso de digitalización de los documentos de la organización los cuales están desempeñando las siguientes funciones: Dos Digitalizadores. Una persona encargada de verificación y control de calidad. Tres personas en el proceso de alistamiento. El Proceso de digitalización es nuevo en la organización con un excelente resultado, la persona encargada me comento algunos aspectos importantes sobre el sistema que se esta implementando. Comparto a continuación sus respuestas: 30
  • 31. 1. Aspectos Generales del Sistema. La implementación del sistema de gestión documental, se ha ido incluyendo en la organización a medida que se van identificando cada uno de los procesos de las unidades, ya que no se tenia elaborado en su totalidad los procesos. De acuerdo al levantamiento de algunos procesos, se ha generado un mapa mas general de las series documentales que son producidas en pro de las responsabilidades. En estos momentos se tiene identificado un 70% del flujo documental integrando los diferentes pasos que conlleva programa de gestión documental. El sistema nos a permitido conocer la trazabilidad, autenticidad e integridad que tienen los documentos por sus diferentes etapas, a la vez se tiene establecido el tiempo de retención y su disposición final de cada serie documental, permitiendo conservar la documentación que tiene valor primario. 31
  • 32. 2. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos electrónicos, se ha ido identificando que documento electrónico se genera por cada proceso y a su vez se realiza la valoración documental para determinar la importancia de la información para la organización y a su vez, que cumpla con la normatividad colombiana. Adicionalmente se garantiza que el documento es auténtico, la fiabilidad y que conserva las características en que fue creado el documento. Todos los documentos electrónicos se conservan en un repositorio documental (servidor) y a la vez se generan copias de seguridad, con el fin de conservar un respaldo si se llega a presentar algún inconveniente y así poder restaurar la información. Como política de la organización los documentos deben estar en formato PDF, debido a que es un formato universal y puede ser leído por cualquier equipo tecnológico 32
  • 33. 3. Cuales son los criterios que han tenido en cuenta para la selección del SGD. En estos momentos se esta evaluando la opción de adquirir una herramienta que nos permita administrar la documentación física y electrónica generada por la organización, los requerimientos funcionales y no funcionales se encuentra en las siguientes especificaciones: 33
  • 34. Requerimientos Funcionales  Modulo de Radicación.  Modulo de digitalización en Radicación.  Modulo de Gestión Documental.  Modulo de Transferencia Documental.  Modulo de Archivo Físico y Prestamos.  Modulo de Consultas.  Modulo de Estadísticas y Reportes.  Modulo de Expedientes Virtuales.  Modulo de Work Flow.  Modulo de TRD.  Modulo de Administrador. Requerimientos No Funcionales  Disponibilidad.  Cuantas conexiones simultaneas soporta la herramienta.  Seguridad.  Autenticidad.  Perfiles.  Encriptamiento.  Integración.  Portabilidad.  Desempeño.  Cumplimiento de estándares referente a la normatividad archivística, estándares de integración. 34
  • 35. 35
  • 36. 4. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? 36
  • 37. CONCLUSIONES Con la realización del trabajo se lograron obtener aprendizajes significativos, frente a lo que es y lo que implica en una organización la implementación y adopción de un Sistema de Gestión Documental. Se identificaron los aspectos importantes que se deben de tener en cuenta a la hora de implantar un SGD, analizando cada uno de los documentos suministrados por la docente y la información consultada por cuenta propia. La visita a la entidad fue de gran ayuda, ya que se pudo ver mas de cerca todo lo que implica el adoptar el sistema y como funciona en realidad, junto con los grandes beneficios que le trae a una entidad y a sus usuarios el adoptarlo. 37
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