Tecnologíay ServiciosTecnología y Serviciospara una Gestión de Documentoseficiente, segura y sostenible
¿Por qué esimportante gestionar                       ?los Documentos?                           2
Vivimos en la Sociedadde la Información                         3
La información es un activo vitalpara la Productividadde cualquier organización                                    4
La información “viaja”en Documentos                         5
Para maximizar su productividad, cualquierorganización debe gestionar sus documentoscon Eficiencia                        ...
Una gestión de documentos eficiente,se consigue gracias a unaóptima aplicación de la Tecnología                           ...
La óptima aplicación de la Tecnologíadebe gestionarse con unaperspectiva dinámica en el tiempo                            ...
La perspectiva dinámica en el tiempo, requiere contarcon un Socio Tecnológico que aporte valorañadido en la Gestión de Doc...
RICOH le propone ser susocio tecnológico            … aportando el máximo valor a            su Gestión de Documentos…    ...
¿Qué entendemos por aportarel máximo valor a suGestión de Documentos                              ?                       ...
Máximo valor en la Gestión de Documentos                           Máxima Funcionalidad Tecnológica   Incremento   de la  ...
La Oficina ECOnómicaPartiendo de la máximaFuncionalidad TecnológicaLa innovadora tecnologíaRICOH permite disponer dela máx...
La Oficina ECOnómica      “Green” Office  Sin Optimizar                    Optimizado                        TCO          ...
Máximo valor en la Gestión de DocumentosReducción del Coste Total de Operación                                Ahorro mínim...
Máximo valor en la Gestión de Documentos... con foco en la Reducción de Costes                                  Incrementa...
Máximo valor en la Gestión de Documentos... e incrementando el nivel de Seguridad                                 La infor...
Con un Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua                                            ...
Optimización Continua¿Cómo gobernamos?Optimización continua para mejorar la calidad del servicio, impulsar proyectosde mej...
Con un Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua                                            ...
¿Por qué elegira RICOH comoSocio Tecnológico?                     ?                         21
Una organización global…Cobertura con subsidiarias directasCobertura a través de distribuidores                           ...
… líder en tecnología                               25%                                                                   ...
… con la innovación como prioridadRICOH sustenta su liderazgoen la innovación de soluciones                >5,4%tecnológic...
La sostenibilidad como pilar        fundamental…•    RICOH es miembro de Global 100, reconocida    por octavo año consecut...
La sostenibilidad como pilar        fundamental…•    RICOH obtiene en 2011 el Primer Premio de    reconocimiento de EFQM a...
… y la RSC como pilar estratégico   Respeto                          Armonía   por las                          con el Med...
… y la RSC como pilar estratégicoReciclamos un 30% de nuestros                                           Armoníaequipos co...
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… y la RSC como pilar estratégicoValoración de nuestro servicio al          ArmoníaCliente en 2010 4,3 (escala 1 a 5).    ...
… y la RSC como pilar estratégicoTotal transparencia en nuestras                                         IntegridadFinanza...
Todo ello, confiando en el líder en España 225 millones de € de facturación (2010)  128.000 equipos                       ...
… y con toda Garantía        Primera empresa del sector en obtener el reconocimiento        EFQM “5 Estrellas” a la Excele...
ServiciosDocumentalesGestionadosMDS
Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua                                          36
Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua                                          37
Servicio de Consultoría                          38
Cómo comprendemos                                          Metodología Ricoh                   FASE 1                FASE ...
Cómo mejoramos                                                                                               Metodología R...
Servicio de Gestión del Cambio                                 41
Cómo transformamos                        Metodología basada en Prince 2          FASE 7             FASE 8          FASE ...
Servicio de Consultoría                          43
Cómo operamos                       Metodología ITIL        FASE 12             FASE 13         FASE 14     Operación de l...
Servicio de Mejora Continua                              45
Cómo gobernamos                                              Metodología ITIL                                             ...
Con qué políticas                                      Metodología ITIL                                                   ...
Máximo valor en al Gestión de Documentos……de forma sostenida en el tiempo…                                                48
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  • Ricoh. Tecnología y Servicios para una Gestión de Documentos eficiente, segura y sostenible

    1. 1. Tecnologíay ServiciosTecnología y Serviciospara una Gestión de Documentoseficiente, segura y sostenible
    2. 2. ¿Por qué esimportante gestionar ?los Documentos? 2
    3. 3. Vivimos en la Sociedadde la Información 3
    4. 4. La información es un activo vitalpara la Productividadde cualquier organización 4
    5. 5. La información “viaja”en Documentos 5
    6. 6. Para maximizar su productividad, cualquierorganización debe gestionar sus documentoscon Eficiencia 6
    7. 7. Una gestión de documentos eficiente,se consigue gracias a unaóptima aplicación de la Tecnología 7
    8. 8. La óptima aplicación de la Tecnologíadebe gestionarse con unaperspectiva dinámica en el tiempo 8
    9. 9. La perspectiva dinámica en el tiempo, requiere contarcon un Socio Tecnológico que aporte valorañadido en la Gestión de Documentos 9
    10. 10. RICOH le propone ser susocio tecnológico … aportando el máximo valor a su Gestión de Documentos… …de forma sostenida en el tiempo 10
    11. 11. ¿Qué entendemos por aportarel máximo valor a suGestión de Documentos ? 11
    12. 12. Máximo valor en la Gestión de Documentos Máxima Funcionalidad Tecnológica Incremento de la Seguridad Reducción del Coste Total de la Operación Procesos más Productivos Optimización continua Sostenibilidad Medioambiental 12
    13. 13. La Oficina ECOnómicaPartiendo de la máximaFuncionalidad TecnológicaLa innovadora tecnologíaRICOH permite disponer dela máxima funcionalidad en lagestión de documentos El MFD como “centro” de la Gestión de Documentos 13
    14. 14. La Oficina ECOnómica “Green” Office Sin Optimizar Optimizado TCO TCONº Dispositivos 100 Nº Dispositivos <100Eficiencia 100 CO2 Eficiencia >100 CO2energética energéticaConsumo Papel 100 Consumo Papel <100Volumen 100 Volumen 100 14
    15. 15. Máximo valor en la Gestión de DocumentosReducción del Coste Total de Operación Ahorro mínimo del 10% de los Imprimir por menos costes actuales Optimización de los costes asociados a la Gestión de Documentos Servicio de Consultoría Innovadoras Soluciones Tecnológicas Modelo de Servicios Gestionados 15
    16. 16. Máximo valor en la Gestión de Documentos... con foco en la Reducción de Costes Incrementar la productividad vía Mayor la optimización de los flujos de productividad documentos Optimización de procesos intensivos en Documento Asesoramiento Experto Automatización de procesos mediante la implantación de tecnología Servicios de Outsourcing Documental 16
    17. 17. Máximo valor en la Gestión de Documentos... e incrementando el nivel de Seguridad La información es un activo vital Mayor que merece el máximo esfuerzo Nivel de protección, por ello la de Seguridad tecnología RICOH aporta soluciones de seguridad a 4 niveles Seguridad en el flujo desde el dispositivo Seguridad en el acceso al dispositivo Seguridad en la conexión del dispositivo Seguridad física del dispositivo 17
    18. 18. Con un Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua 18
    19. 19. Optimización Continua¿Cómo gobernamos?Optimización continua para mejorar la calidad del servicio, impulsar proyectosde mejora y asegurar la aplicación de las políticas recomendadas en la solución.Gestión de capacidad de la tecnología, en cuanto a la carga de trabajoy su vida útil.Gestión proactiva de la disponibilidad, para minimizar el número de incidencias y ¿Por qué Ricoh?optimizar el uso de los recursos. • Metodología contrastada para garantizar• Consultorías recurrentes periódicas para analizar el estado del servicio bajo el estado óptimo del entorno documental. metodología consultiva y con seguimiento y evaluación de nuevos planes de mejora. • Equipo experto de Gobierno.• Reporte y reunión de evolución periódica para gestión de: incidencias equipos y Contract Manager servicios (SLA‟s) / Cambios (IMAC-D) / Aplicación de políticas. Planes de mejora. (punto de contacto único)• Gestión de satisfacción a usuario final orientada al incremento de productividad. Report analyst (MDC) Consultores Expertos (MDC)Coste Tiempo Gobernar el nuevo entorno documental permitiendo mantener siempre la solución óptima y garantizando costes mínimos con la mayor productividad, eficiencia y calidad. 19
    20. 20. Con un Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua 20
    21. 21. ¿Por qué elegira RICOH comoSocio Tecnológico? ? 21
    22. 22. Una organización global…Cobertura con subsidiarias directasCobertura a través de distribuidores 109.014 empleados Presencia en 180 países 311 compañías operativas 22
    23. 23. … líder en tecnología 25% 28% Europa 14% Japón 21% 30%América China España 25% Asia Pacífico Cuota Mercado Global: 24% Mercado de Equipos Multifuncionales para Oficina (Fuente: InfoSource) 23
    24. 24. … con la innovación como prioridadRICOH sustenta su liderazgoen la innovación de soluciones >5,4%tecnológicas, invirtiendoanualmente más del 5,4%de su facturación en I+D+iRICOH ha sido pioneroen la comercialización 11 centros de I+Dde las solucionesmás innovadoras 3.500 especialistas 24
    25. 25. La sostenibilidad como pilar fundamental…• RICOH es miembro de Global 100, reconocida por octavo año consecutivo como una de las cien compañías más sostenibles del mundo.• El Grupo RICOH firmó en 2002 el „Pacto Mundial de la ONU‟ para ratificar su compromiso con el desarrollo y fomento de una sociedad sostenible.• RICOH recibe por tercer año consecutivo el reconocimiento al compromiso en la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa „World Most Ethical Companies‟ por el Instituto Ethisphere.• En 2009, Ricoh Europe recibió el „Ruban d’Honneur‟ en los Premios Europeos de la Empresa de 2009, en el apartado de Sostenibilidad Corporativa. 25
    26. 26. La sostenibilidad como pilar fundamental…• RICOH obtiene en 2011 el Primer Premio de reconocimiento de EFQM a la „Competición de Buenas Prácticas en Sostenibilidad‟, gracias a su Programa de Optimización de la Sostenibilidad, cuyo objetivo es reducir el impacto medioambiental y optimizar la gestión documental, a través de créditos de compensación de CO2.• RICOH es reconocida por el Índice „FTSE4Good‟ por octavo año consecutivo. La gestión medioambiental de la compañía ha sido evaluada como „Best Practice‟ y reconocida por realizar el 100% de sus operaciones bajo la ISO14001 – la certificación del sistema de gestión medioambiental.• RICOH ha sido galardonada con la calificación „Prime‟ por Oekom Research, una de las principales agencias a escala mundial de calificación de la inversión sostenible. 26
    27. 27. … y la RSC como pilar estratégico Respeto Armonía por las con el Medio personas Ambiente Armonía Integridad con la en las Sociedad Actividades Empresariales Estatutos de RSC de Ricoh Europe 27
    28. 28. … y la RSC como pilar estratégicoReciclamos un 30% de nuestros Armoníaequipos comercializados en 2010 con el Medioy cumplimos con el objetivo de AmbienteFundación Ecofimática, en elmarco de un sistema integrado degestión de residuos de dispositivoselectrónicos.Conseguimos un ahorro energéticodel 49,03% de media en 193 clientesgracias nuestras soluciones y servicios.Reducimos un 1% las TN de CO2por empleado al año.Nuestros clientes pueden adherirseal Servicio Integral de Recogida Estatutos de RSCde Consumibles colaborando con de Ricoh EuropeRicoh en la gestión ambiental. 28
    29. 29. … y la RSC como pilar estratégicoReducimos un 15% los accidentes Respetode trabajo por empleado desde 2008. por las personasApostamos por la igualdad.85 promociones Internas, el 46%mujeres en el año 2010.Incorporamos 158 nuevosprofesionales titulados Diplomadosy Licenciados en 2010, 43% mujeres.Más del 80% de nuestroscolaboradores reciben anualmentela evaluación del desempeño. Estatutos de RSC de Ricoh Europe 29
    30. 30. … y la RSC como pilar estratégicoValoración de nuestro servicio al ArmoníaCliente en 2010 4,3 (escala 1 a 5). con la SociedadEncuesta de satisfacción al cliente,Competitividad de la marca y encuestassobre soluciones y servicios nos aportanvalor para seguir mejorando.Colaboraciones con ONG‟s en variosproyectos de Acción Social (Càritas,Médicos sin Fronteras y Cruz Roja,Acción Natura, Corazones Atendidos).En 2010-2011 se realizarondonaciones por importe de 44.546 € Estatutos de RSC de Ricoh Europe 30
    31. 31. … y la RSC como pilar estratégicoTotal transparencia en nuestras IntegridadFinanzas, auditorías certificadas en lasy cumplimiento de SOX. Actividades EmpresarialesCertificación de Seguridad de laInformación ISO 27001 por BSI Group.Sistema integrado de Gestión deCalidad, Medioambiente y Seguridady salud certificado por AENOR.54 Acciones de mejora implantadasfruto de las Reclamaciones de nuestrosclientes y de las sesiones de mejoracontinua. Estatutos de RSC de Ricoh Europe 31
    32. 32. Todo ello, confiando en el líder en España 225 millones de € de facturación (2010) 128.000 equipos Nº 1 en instalados Ventas de MFP > 50.000 > 1.300 clientes profesionales 15 > 100 delegaciones distribuidores 32
    33. 33. … y con toda Garantía Primera empresa del sector en obtener el reconocimiento EFQM “5 Estrellas” a la Excelencia en la Gestión en base al Modelo Europeo. El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información está certificado según la norma ISO 27001 a nivel global. El Sistema de Gestión Medioambiental en la sede corporativa está certificado según la norma ISO 14001. El Sistema de Gestión de Calidad del Servicio de Asistencia Técnica está certificado según la norma ISO 9001. El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo está certificado según la norma OHSAS 18001. 33
    34. 34. ServiciosDocumentalesGestionadosMDS
    35. 35. Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua 36
    36. 36. Modelo de Servicios Gestionados……que garantiza la Optimización Continua 37
    37. 37. Servicio de Consultoría 38
    38. 38. Cómo comprendemos Metodología Ricoh FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5 FASE 6 Planificación Toma de datos Análisis Diagnóstico Diseño propuesta Presentación del proyecto en campo de datos situación actual mejora informe global Análisis (conocer, medir e interpretar) Inventario de dispositivos, planimetría, volúmenes, ¿Por qué Ricoh? Funcional funcionalidades y niveles de satisfacción de usuarios. Equipo de Consultores experto en: Impacto medioambiental del modelo de gestiónMedioambiental de documentos (emisiones de CO2, consumo • Optimización de la flota de eléctrico, papel). impresión. Cálculo del Coste Total de Operación (TCO) • Optimización de procesos Económico - costes directos y costes indirectos. intensivos en documentos. Audit de los niveles de seguridad en la gestión • Soluciones Tecnológicas. Seguridad de documentos. • Entornos de Producción . Flujo • Servicios de Outsourcing. Procesos intensivos en documentos. documental 39
    39. 39. Cómo mejoramos Metodología Ricoh FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5 FASE 6 Planificación Toma de datos Análisis Diagnóstico Diseño propuesta Presentación del proyecto en campo de datos situación actual mejora informe global Asesoramiento experto de especialistas Tecnología de impresión para entornos de Oficina Hardware y de Producción. ¿Por qué Ricoh? Software Soluciones de SW para gestión de dispositivos • La garantía del experto y plataformas de gestión documental. en todo tipo de clientes. • Más de 600 consultorías Máxima funcionalidad y seguridad. realizadas.Funcionalidad • 55.000 dispositivos auditados. Servicios gestionados de la flota de dispositivos desde Servicios la operativa hasta la gestión continua en el tiempo. • Ahorro mínimo garantizado del 10%. Servicios gestionados para procesos intensivos en Políticas documentos. 40
    40. 40. Servicio de Gestión del Cambio 41
    41. 41. Cómo transformamos Metodología basada en Prince 2 FASE 7 FASE 8 FASE 9 FASE 10 FASE 11 Planificación Comunicación Implantación Formación Puesta en marcha TRANSFORMAR Implementar de forma ordenada y planificada, minimizando el impacto en el negocio y en los usuarios. • Establecimiento de Project Plan ¿Por qué Ricoh? y Deployment Package • Más de 500 instalaciones superiores a 25 • Gestión de la Comunicación y la Formación equipos. para facilitar el cambio • Más de 40.000 equipos instalados. • Inventario de equipos y acta de instalación • Más de 400.000 usuarios formados en los • Certificaciones de destrucción de equipos últimos 5 años. retirados, en conformidad con políticas medioambientales • Experiencia en proyectos de alta complejidad. • Manuales de usuario y guías rápidas 42
    42. 42. Servicio de Consultoría 43
    43. 43. Cómo operamos Metodología ITIL FASE 12 FASE 13 FASE 14 Operación de la Gestión equipo Entrega del infraestructura humano servicio OPERAR • Servicio de Asistencia Técnica. ¿Por qué Ricoh? • Help Desk para servicios On-line • Líder en servicios documentales. (www.ricoh.es/cac). • Más de 125.000 equipos instalados en España. • Servicios a medida (IMAC-D, retirada de consumibles…). • Más de 65.000 Contratos de Servicios activos. • Operación remota de la flota. • 540 técnicos para asegurar la cobertura del servicio. • Personal técnico in-situ. Excelencia operativa que libera al área de TI de tareas de operación, contribuyendo a incrementar su productividad 44
    44. 44. Servicio de Mejora Continua 45
    45. 45. Cómo gobernamos Metodología ITIL ¿Por qué Ricoh? • Aplicar Políticas de Gestión Documental. • Gestión proactiva de la disponibilidad. FASE 15 FASE 16 FASE 17 Análisis continuo Control niveles Planes de • Reporting periódico con indicadores y y reportes servicio y KPI‟s mejora niveles de servicio. Establecer Políticas para la Mejora Continua • Reunión periódica para evaluación de la operativa.Optimización continua para mejorar la calidad del servicio, impulsar proyectos de mejoray asegurar la aplicación de las políticas recomendadas en la solución. • Consultorías anuales para generar nuevosGestión de capacidad de la tecnología, en cuanto a la carga de trabajo planes de mejora.y su vida útil.Gestión proactiva de la disponibilidad, para minimizar el número de incidencias y • Gestión de satisfacción de usuario final.optimizar el uso de los recursos.• Consultorías recurrentes periódicas para analizar el estado del servicio bajo metodología consultiva y con seguimiento y evaluación de nuevos planes de mejora.• Reporte y reunión de evolución periódica para gestión de: incidencias equipos y servicios (SLA‟s) / Cambios (IMAC-D) / Aplicación de políticas. Planes de mejora. Coste• Gestión de satisfacción a usuario final orientada al incremento de productividad. Tiempo Gobernar el nuevo entorno documental permitiendo mantener siempre la solución óptima y garantizando costes mínimos con la mayor productividad, eficiencia y calidad. 46
    46. 46. Con qué políticas Metodología ITIL ¿Por qué Ricoh? • Definición conjunta de las políticas de gestión documental. • Basadas en las estrategia documental FASE 15 FASE 16 FASE 17 definida en la Organización. Análisis continuo Control niveles Planes de y reportes servicio y KPI‟s mejora • Basadas en el conocimiento experto Establecer Políticas para la Mejora Continua de Ricoh. • Dinámicas en el tiempo, adaptadas Entorno distribución dispositivos, Productividad a las necesidades cambiantes del negocio conectividad, funcionalidades especiales. y de la tecnología. De uso, acceso, confidencialidad y Seguridad seguridad. Niveles de Color, doble clara, • Reporting periódico con indicadores que permitan el control y seguimiento cuotas, perfiles de los KPI‟s. Gobierno, reuniones periódicas deGestión y SLA’s seguimiento de SLA‟s fijación de targets KPI‟s Eficiencia de la tecnología, uso y consumoMedioambiente papel, número de dispositivos, RSC, ,… La gestión experta de las Políticas de Gestión, permitirá, de forma sostenida en el tiempo, incrementar la productividad y controlar los costes operativos 47
    47. 47. Máximo valor en al Gestión de Documentos……de forma sostenida en el tiempo… 48

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