El documento presenta los conceptos clave de la mejora de procesos en las organizaciones. Explica que los procesos bien definidos y gestionados son fundamentales para alinear las actividades de una empresa con sus objetivos de negocio, capturar conocimiento y reducir riesgos. También describe las buenas prácticas de la industria como CMMI, ITIL y TOGAF, y cómo éstas pueden integrarse para crear un marco de procesos integral. Finalmente, analiza los pasos necesarios para iniciar un proyecto de mejora continua y optimizar
2. Optimizando procesos
Las empresas están enfrentando cambios dramáticos durante esta
década, provenientes de múltiples frentes en transformación acelerada:
economía internacional, tecnología, globalización, cambio cultural, entre
otros. Los modelos de negocios que fueron exitosos hasta hace poco
necesitan revisarse para adaptarlos este rápidamente cambiante entorno.
Hay nuevos competidores, diferentes mercados y mayores oportunidades
nuevas. Solamente una cosa no cambia: para ser una empresa con éxito
(un sobreviviente) hay que optimizar continuamente la productividad,
mejorar la calidad y siempre estar un paso adelante de competidores para
satisfacer las necesidades de los clientes.
Procesos maduros son un base solida que permite construir la
arquitectura empresarial , optimizar la inversión en tecnología y reclutar al
mejor talento humano. Procesos bien implementados son una herramienta
poderosa para sustentar los objetivos del negocio, capturar know-how y
reducir el riesgo de la rotación de personal altamente calificado.
Procesix 2012
Se necesita percibir el proceso desde la perspectiva del cliente, integrando
a equipos y áreas funcionales para producir servicios y productos de alta
calidad. La industria parece estar adoptando marcos de procesos
integrados, basados en multi-modelos, pragmáticos y orientados a
resultados medibles.
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 2
3. Agenda
Optimizando procesos
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 3
4. Preguntas frecuentes sobre Mejora de Procesos
Optimizando procesos
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 4
5. Optimizando procesos
QUIENES SOMOS
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 5
6. Optimizando procesos
Propuesta de Expertise dando Presencia y
valor a clientes servicio desde 1999 excelencia
Consultoría en Business Consultoría, Capacitación y Presencia regional a través
Process Management (BPM) Evaluaciones para implantar de oficinas en:
para mejorar soluciones eficaces a problemas y •Canadá
• La productividad y eficiencia de riesgos comunes que afectan a la
industria TI •Chile
sus procesos
•Brasil
• El alineamiento de sus
procesos TI con los objetivos de •Colombia
negocios •Argentina
• Sus flujos de trabajo en base a Equipo de consultores expertos •Representantes en América
las mejores prácticas de la (SME) en gobernabilidad, gestión de Latina y Europa
industria internacional procesos, gestión de proyectos,
ingeniería de sistemas, desarrollo de
software, servicio, aseguramiento de
calidad y otros componentes
Procesix 2012
centrales de la industria de TI Partnership con organizaciones de
referencia internacional
Líder en la difusión de modelos e
innovaciones de procesos, incluyendo
eSCM, PSP, TSP, C-BOK, CMMI-
SVC y CMMI-DEV, entre otros
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 6
7. Optimizando procesos
Procesos Pasos
Buenas
y para
prácticas
negocio mejorar
Definiendo procesos: ¿Herramienta de poder o “papeleo”?
Optimizar el desempeño de su empresa
1. LOS PROCESOS
Procesix 2012
SUSTENTAN AL NEGOCIO
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 7
8. Desafíos al negocio
Optimizando procesos
Objetivos de
negocios
Gobernabilidad
Competencia
y Control
global
oportuno
Puesta en valor Desafios Oferta de
de inversión
2010’s talento
Procesix 2012
Innovación y Conocimiento
cambio sustentable
Gestión de
amenazas
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 8
9. Visión end-to-end
Optimizando procesos
Perspectiva del cliente
Necesidades Proceso del Satisfacción
del Cliente Proveedor del Cliente
Dirección,
Precio Calidad Disponibilidad Selección Cliente, Equipo
Procesix 2012
Funcionalidad Servicio Marca Partnership
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 9
10. Definiendo procesos
Optimizando procesos
Definición clásica Definición década de 2010
Modelar las actividades con suficiente
detalle para entender lo que hace el
negocio y como se desempeña
Proporcionar control efectivo en lo hace el
negocio
Un flujo de actividades
definidas con el propósito Potenciar innovación, productividad y
de producir productos de sustentabilidad del negocio
trabajo deseados
Una inversión mayor que debe producir
retornos
Procesix 2012
Lo que diferencia a su empresa de los
competidores
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 10
11. Componentes básicas
Optimizando procesos
Gobernabilidad y Organización
arquitectura Captura de
empresarial experiencia
Herramientas y Talento y
soluciones know-how
Procesos
Procesix 2012
Tecnología Personas
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 11
12. Procesos como factor clave para el éxito
Optimizando procesos
Alineamiento con plan de negocios
Gestión del talento
Captura de conocimiento
Capacidad de control del desempeño
Procesix 2012
Oportunidad para introducir cambio
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 12
13. Desmitificando la mejora continua
Optimizando procesos
No es un talismán mágico
Requiere una inversión en patrocinio, tiempo y recursos
El ROI generalmente es positivo
No hay implementaciones “express”
No puede hacerse por silos ni delegarse a terceros
Procesix 2012
Es principalmente para apoyar los objetivos del negocio
No debe ser sinónimo de burocracia o papeleo
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 13
14. Visión de Arquitectura empresarial
Optimizando procesos
Optimizar e integrar a lo largo
de la empresa el conjunto de
procesos
Que responda al cambio
Procesix 2012
Que permita lograr los
objetivos de la estrategia del
negocio
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 14
15. Componentes de la arquitectura empresarial
Optimizando procesos
TOGAF
Finanzas
Cliente
Operación
Conocimiento
Procesos de
la empresa
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 15
16. Características de la madurez
Optimizando procesos
Nivel inicial (ML1)
• Proceso se improvisa
• Dependencia en individuos
• Riesgo elevado al negocio
Nivel de proceso Gestionado (ML2)
• Gestión de proyectos
• Mecanismos de control
• Puede haber silos
• Procesos de ingeniería no necesariamente acordados
Nivel Definido (ML3)
• Proceso estándar compartido
• Guías de adaptación adecuadas
• Procesos de ingeniería concordados
Procesix 2012
Alta Madurez (ML4 y ML5)
• Entendimiento exacto del rendimiento del proceso
• Gestión cuantitativa de proyectos
• Mejora continua de calidad y rendimiento
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 16
17. Mejora continua del desempeño
Optimizando procesos
Entender los Identificar
Identificar los Liderazgo Proyecto de
procesos del metas a
dolores para cambiar mejora
negocio alcanzar
Definiendo
expectativas
Indicadores
Adaptando
Procesix 2012
Resultados
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 17
18. Optimizando procesos
Pasos
Procesos Buenas
para
y negocio prácticas
mejorar
CMMI, ITIL, Togaf, Cobit, etc.: ¿Cuál es el “mejor” modelo para
cada negocio?
Venta interna: ¿Cómo convencer a gerentes, clientes y equipos de
invertir en mejora de procesos?
2. BUENAS PRÁCTICAS DE LA
Procesix 2012
INDUSTRIA
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 18
19. Procesos
Optimizando procesos
Gestión del
Negocio
Gestión de
Proyectos
Desarrollo Servicio
Procesix 2012
Tercerización
Control
Activos Calidad Adquisiciones Procesos Métricas
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 19
21. Marco de procesos integrales
Optimizando procesos
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 21
22. Business drivers para la mejora
Optimizando procesos
Principales razones que motivan a los
directivos para iniciar proyectos de mejora
Ahorro de recursos y bajar costos
Enfrentar mejor los desafíos del mercado
Mejorar desempeño e innovar
Mejorar satisfacción del cliente
Cumplir con regulaciones
Procesix 2012
Respuesta a eventos especiales (mergers)
Adaptado de The State of BPM – 2010, Paul Harmon & Celia Wolf
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 22
23. Caso de negocios
Optimizando procesos
Los costos de la mala calidad son
siempre mayores que invertir en buena
calidad
“Quality is Free”, Philip Crosby, 1979, ISBN 0-451-62247-2
Procesix 2012
Los mejores resultados del desempeño
resultantes de la mejora de procesos
justifica con creces la inversión
necesaria para efectuar el cambio
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 23
24. Valor real que aportan los modelos de la industria
Optimizando procesos
Preguntas a hacer para implantar
modelos en su empresa
Necesidades del negocio que el modelo debe cubrir
Hay necesidades que deben ser complementadas por otros
modelos
En que medida se necesita implementar las prácticas
Procesix 2012
Balance de costos estimados y resultados esperados
La cultura y madurez de la organización son compatibles con
las prácticas
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 24
25. Problemas que entorpecen la mejora continua
Optimizando procesos
Mal entendimiento entre clientes y Diversidad de soluciones o variantes en
proveedores de servicio uso que no tienen justificación
Procesos son realizados por individuos
No hay acuerdo entre los actores del
proceso sobre la forma de implementarlo
Procesos difíciles de transferir o repetir
Predominan personalidades fuertes que
impiden alcanzar consenso
Necesidad de modelar el proceso actual
Procedimientos no satisfacen
Procesos están documentados, pero son necesidades de quienes realizan el
mal utilizados en la práctica trabajo
Procesos son percibidos como Falta de liderazgo para comunicar e
burocráticos o de bajo valor agregado implantar el proceso
Personal no “compra” los procesos
actuales Necesidad de introducir mejoras
importantes, nuevas metodologías o
hacer reingeniería
Gerencia no ve que el proceso apoye a
los objetivos del negocio
Procesix 2012
Necesidad de capacitar
Proceso actual tiene debilidades y
oportunidades de mejora conocidas
Mala comunicación entre gerentes y Necesidad de cambiar la cultura
especialistas organizacional para realizar el proceso
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 25
26. Beneficios reales que puede brindar la mejora
Optimizando procesos
Entendimiento común del proceso por
Procesos funcionan bien todos los stakeholders
independientemente de quien lo aplica
Se aplican criterios establecidos cuando
Procesos se pueden transferir o repetir se necesita adaptar el proceso
Las reglas para implementar el proceso
son entendidas por todos
Se captura el proceso actual
Existe una cultura organizacional que
Procesos están documentados en facilita consenso
forma útil
Procedimientos son una ayuda eficaz a
quienes realizan el trabajo
Procesos son percibidos como
proporcionando valor agregado
Existe liderazgo para comunicar e
implantar el proceso
Personal utiliza el proceso
documentado Las mejoras importantes se realizan en
forma planificada
Gerencia percibe aporte del proceso a
Procesix 2012
los objetivos del negocio Los empleados reciben capacitación
adecuada a sus roles y proyectos
Proceso actual se mejora
oportunamente El proceso disminuye los riesgos, mejora
la calidad y el desempeño
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 26
27. Optimizando procesos
Pasos
Procesos Buenas
para
y negocio prácticas
mejorar
Proyecto de mejora exitoso: ¿Qué hacer para que la mejora se
traduzca en resultados significativos?
Reinventando el modelo de negocios: ¿Cómo establecer procesos
que hagan la diferencia en el negocio del cliente?
3. POSIBILIDADES A
Procesix 2012
DESARROLLAR
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 27
28. Ruta para mejorar procesos
Optimizando procesos
Evaluación de Implementación
Análisis Diseño de
los procesos de nuevo
Process As Is Process To Be
actuales proceso
D Diagnose
M Measure
A Analyze
I Improve
C Control
Procesix 2012
D Define
M Measure
A Analyze
D Design
V Verify
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 28
29. Ruta para mejorar procesos - 1
Optimizando procesos
Evaluación de Implementación
Análisis Diseño de
los procesos de nuevo
Process As Is Process To Be
actuales proceso
Procesix 2012
Inventariar, modelizar, descubrir el proceso actual
de la organización
Qué somos y tenemos ahora
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 29
30. Ruta para mejorar procesos - 2
Optimizando procesos
Evaluación de Implementación
Análisis Diseño de
los procesos de nuevo
Process As Is Process To Be
actuales proceso
Procesix 2012
Identificar la eficiencia de los procesos en forma
sistemática con respecto a los objetivos del negocio
Medir nuestra capacidad y el dolor
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 30
31. Ruta para mejorar procesos - 3
Optimizando procesos
Evaluación de Implementación
Análisis Diseño de
los procesos de nuevo
Process As Is Process To Be
actuales proceso
Procesix 2012
Determinar y diseñar procesos que mejoren
significativamente el desempeño de las capacidades
de la organización
Plan para mejorar como lograr nuestros objetivos
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 31
32. Ruta para mejorar procesos - 4
Optimizando procesos
Evaluación de Implementación
Análisis Diseño de
los procesos de nuevo
Process As Is Process To Be
actuales proceso
Procesix 2012
Implementar soluciones eficaces, eficientes y ágiles
para mantener relaciones ganadoras y sostenidas
entre Clientes y Proveedores
Implantar las soluciones según planificado
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 32
33. Fases de un proyecto de mejora – 8steps
Optimizando procesos
0. Definir marco Plan estratégico de la iniciativa
estratégico y táctico global
general del
proyecto
7. Valoración o Personal capacitado en los temas
1. Capacitación específicos y preparados para
certificación
ejecutar sus tareas
Sitios evaluados oficialmente
•Plan de evaluación en el sitio
6. Ajuste a la realizado 2. Diagnóstico
institucionalización •Modelo de proceso As Is Inicial
•Informe de brecha (gap)
•Plan de Implementación global
•Seguimiento, apoyo experto a
•Arquitectura de procesos establecido
los responsables durante la
•Línea base de Marco de •Plan de Acción establecido por
implantación, correcciones
procesos mejorado (flujos, unidad organizacional
Procesix 2012
procedimientos, artefactos)
5. Análisis de
3. Plan de Acción
resultados
•Verificación de avance en la
implementación con respecto al 4. Implementación
modelo de referencia, por ej. CMMI
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 33
34. Optimizando procesos
RESUMEN
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 34
35. Algunas claves para el éxito
Optimizando procesos
Apoyo a
Patrocinio objetivos del
negocio
La mejora de
procesos es un Gestionar
proyecto de cambio cultural
verdad
Procesix 2012
Involucrar a la
Pragmatismo
organización
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 35
36. Beneficios y desafíos de los proyectos de mejora
Optimizando procesos
Costos y trabas Beneficios
Resistencia al cambio ROI medible
Efectos secundarios en el Eficiencia y apoyo a los
corto plazo objetivos del negocio
Expectativas poco realistas Mejor gestión de riesgos
Iniciativas aisladas de la
Mejores curvas de aprendizaje
estrategia
Procesix 2012
Gobernabilidad, control y
Implementaciones parciales
visibilidad gerencial
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 36
37. Enfoque multimodelo: de estrategia a acción
Optimizando procesos
Identificar objetivos de negocio y dolores
Los modelos solamente son medios para adaptar
• El propósito es mejorar el desempeño
• El modelo no es un fin
Los modelos son mapas de ruta para guiar la
implantación
• No son recetas infalibles
No existe un modelo “universal”
• Cubren aspectos específicos del negocio
Procesix 2012
La mejora debe enfocarse desde una perspectiva
integral del negocio
• Las mejoras del silo no siempre son efectivas
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 37
38. Optimizando procesos
INFORMACIONES ÚTILES
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 338
39. Presencia de Procesix para sus clientes
Optimizando procesos
Procesix Chile
Procesix Brasil
Procesix Chile
Procesix Colombia Av. Pentágono 1100,
Procesix Colombia
Procesix Colombia
Procesix Argentina Procesix Argentina
4/21, Alphaville,
Luis Thayer Ojeda
Bogotá
Medellín
Procesix Brasil 0130 oficina de
Santana 608
Procesix Canadá Av.Procesix Inc.
Parnaíba, SPNo. 7-21N
Calle 113 LeandroAA
Carrera Brasil,
Santiago48 # 25
Torre A Alem 619406,
Sur 70 Oficina 3
06540-900 901,
Oficina
Benoit 16, Kirkland
Partners en México, Costa Rica, (2)Piso (C1001AAB)
Tel: Complex las Vegas,
364-0809
Bogotá
Tel: +55Buenos Aires - H9H
(QC), Canada
(11) 4154-
Envigado
Ecuador, Republica Dominicana, 5H6
PBX +57 Argentina
Tel: 6803 612 8910
(571 332 0381
4)
Rumania, España, EEUU Tel: +011 5554-4444
Ver: www.procesix.com Tel: (514) 426-0960
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 39
40. Webinars ofrecidos por Procesix
Optimizando procesos
Difusión • Que es BPO
• Que es CMMI-SVC
• Entendiendo PSP y TSP
• Que incorpora el modelo CMMI v1.3
• Que es C-BOK (ABPMP)
• Que es BPM
• Soluciones y Servicios de Procesix
Para calendario comunicarse con
info@procesix.com
Cursos • Sesiones de mejora de procesos para ejecutivos
remotos • Revisión de Pares
• Formación de auditores de proceso (QA)
Procesix 2012
• Formación de grupos de Procesos
• Dinámica de Grupos de Mejora (PATs)
• Taller de procesos de servicios
• Taller de prácticas de BPO
• Taller Arquitectura Empresarial
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 40
41. Algunos cursos anunciados para Q1/Q2-2012
Optimizando procesos
Marzo
• Intro to CMMI-DEV, Santiago de Chile
• Intro to CMMI-SVC, Buenos Aires Argentina
• Intro to CMMI-DEV, DF Mexico
Abril
• Intro to CMMI-DEV, Antofagasta Chile
Mayo
Procesix 2012
• Intro to CMMI-DEV, Bucarest, Rumania
Intro to CMMI-SVC, Bogotá, Colombia
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 41
42. Lecturas recomendadas
Optimizando procesos
Guide to BPM Common Body of Knowledge (C- www.abpmp.org
BOK)
ISBN: 1442105666
eSourcing Capability Model for Service Providers www.itsqc.org
(eSCM-SP)
ISBN: 9789087535612
eSourcing Capability Model for Client
Organizations (eSCM-CL)
ISBN: 9789087535599
CMMI for Services: Guidelines for Superior sei.cmu.edu
Service
CMMI-ACQ for Acquisition sei.cmu.edu
CMMI-DEV for Development
Procesix 2012
CMMI-SVC, CMMI for Services, Version 1.3
Materiales de difusion Procesix: http://issuu.com/lguerrero/docs/fun
- Funciones de QA ciones_de_un_grupo_qa_-
_paper_1_introduccion
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 42
43. Preguntas?
Optimizando procesos
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 43
44. Muchas gracias por su asistencia!
Optimizando procesos
Luciano Guerrero, President Procesix Inc.
luciano.guerrero@procesix.com
Jorge Arriagada Gebhard, Procesix Chile
jorge.arriagada@procesix.com
www.procesix.com
Procesix 2012
Copyright Procesix Inc. Cualquier copia u otro uso debe ser autorizado expresamente por Procesix Inc. 44