FUNDAMENTOS EN ORGANZAICIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS POR LOS DOCUMENTOS
<ul><li>EL Funcionario es responsable por los documentos desde el punto de vista </li></ul><ul><li>Penal </li></ul><ul><li...
CONSTITUCIÓN NACIONAL <ul><li>Art. 8. Protección de las riquezas culturales y naturales </li></ul><ul><li>Art. 15. Derecho...
<ul><li>Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacióny se dictan otras disposiciones. </li></ul><ul>...
OTRAS NORMAS <ul><li>Acuerdo 060 de2001 del AGN. Establece las pautas y procedimientos para el manejo de las comunicacione...
Código Penal  ARTICULO 286. FALSEDAD IDEOLOGICA EN DOCUMENTO PUBLICO. El servidor público que en ejercicio de sus funcione...
Código Penal ARTICULO 287. FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PUBLICO. El que falsifique documento público que pueda servir de...
Código Penal <ul><li>ARTICULO 288. OBTENCION DE DOCUMENTO PUBLICO FALSO. El que para obtener documento público que pueda s...
Código Penal  ARTICULO 289. FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba,...
Código Penal  ARTICULO 291. USO DE DOCUMENTO FALSO. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de document...
Código Penal  ARTICULO 292. DESTRUCCION, SUPRESION U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PUBLICO. El que destruya, suprima u oculte ...
Código Penal  ARTICULO 293. DESTRUCCION, SUPRESION Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO. El que destruya, suprima u oculte,...
Código Único Disciplinario  Ley 734 de 2002 <ul><li>Incumplir ... Constitución, ... las leyes, los decretos, las ordenanza...
Código Unico Disciplinario  Ley 734 de 2002 <ul><li>Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, c...
Código Único Disciplinario  Ley 734 de 2002 Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones...
Ley 397 de 1997 Cultura Los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura. ARTICULO 4o. Definici...
Ley 397 de 1997 Cultura ARTICULO 12. Del patrimonio ...documental...  El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interio...
GUIA PARA LA APLICACIÓN PARA LA ORGANZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
IMPORTANCIA <ul><li>La organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el establecimiento de un...
GUIA DE APLICACIÓN <ul><li>La guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archiví...
GUIA DE APLICACIÓN <ul><li>Se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y  cumplimiento por parte de quienes tiene...
GUIA DE APLICACIÓN <ul><li>DEBE ENMARCAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS: </li></ul>
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL <ul><li>Se normalizara la estructura o formato de los documentos de producción más frecuente como: M...
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES <ul><li>Para la administración de las comunicaciones oficiales se aplicaran...
APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES   <ul><li>Tomar la  TRD de la respectiva dependencia e identificar las  series y subseries...
APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES   <ul><li>Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad ...
APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES   <ul><li>En cada separador registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie...
SEPARADOR DE SERIE Y SUBSERIE <ul><li>Ejemplo. </li></ul>110-01 ACTAS Separador para la Serie 110-01.01 Actas de Comités S...
<ul><li>Ubicar los separadores en los archivadores, estimando  la cantidad de expedientes que deban  abrirse para cada ser...
IDENTIFICAR ARCHIVADORES <ul><li>Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de  estantería,...
A1 G2 02 10-02 INFORMES 1-.02.01 Informes de Actividades A1 G1 10.01 Actas 10-.01.01 Actas de Comités 10-01.02 Actas de Co...
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL <ul><li>Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una misma serie...
ORDENACIÓN <ul><li>Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas) los documentos, teniendo en cuenta su fech...
ORDENACIÓN <ul><li>Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibi...
RECUERDE SOBRE ORDENACION <ul><li>El sistema de ordenación de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie docume...
¿Cómo identificar los legajos? <ul><li>Sección : ________  Código _____ </li></ul><ul><li>Subsección ______________ Código...
FOLIACIÓN <ul><li>Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada foli...
FOLIACIÓN <ul><li>Solamente se debe anotar un número por folio.  </li></ul><ul><li>El foliar los documentos diariamente ev...
Enero 22  1 Febrero 15  2 Junio 02  3 Octubre 25  4 Carpeta No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24  INF...
UBICACIÓN FISICA DE LOS EXPEDIENTES <ul><li>Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las se...
IDENTIFICACIÓN DE LOS ARCHIVADORES <ul><li>Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de forma que permit...
Identificar Archivadores A1G1 10-01- ACTAS Actas de Comité de Archivo 2001 10-02.01. informes de gestión Informe de Gestió...
INVENTARIO DOCUMENTAL <ul><li>Realice el inventario documental.  </li></ul><ul><li>Para tal fin diligencie el Formato únic...
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE APOYO <ul><li>Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación ...
CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS DE RETENCIÓN <ul><li>Velar por el Cumplimiento de los Tiempos de Retención dados en la TRD para el...
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS <ul><li>Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual la unidad admini...
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
VIGILANCIA <ul><li>El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la...
VIGILANCIA <ul><li>La contraloría tiene en su formato de auditoría. Un capitulo especialmente diseñado en asocio con el Ar...
RECOMENDACIONES <ul><li>Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se desarr...
RECOMENDACIONES <ul><li>No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotacione...
RECOMENDACIONES <ul><li>Coloque dentro de cada carpeta máximo 180 folios </li></ul><ul><li>Organizar los archivos de gesti...
RECOMENDACIONES <ul><li>No envié documentos vigentes al  Archivo Central </li></ul><ul><li>Realizar transferencias documen...
RECOMENDACIONES <ul><li>Identificar las cajas de archivo inactivo de acuerdo a las instrucciones dadas por La unidad admin...
RECOMENDACIONES <ul><li>Para el control interno y localización de documentos, actualice constantemente el formato  “Invent...
RECOMENDACIONES <ul><li>Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y s...
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  • Es muy sencillo, la descargas... arriba está el botón download. Si no lo tienes habilitado es porque no has aportado documentos. Publica información que sea valiosa y ellos te habilitan dicho botón...

    Is very easy, clic on download... there is download button. If you can't do it, you need upload a document into system, after, they give to you a permission.
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  1. 1. FUNDAMENTOS EN ORGANZAICIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
  2. 2. RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS POR LOS DOCUMENTOS
  3. 3. <ul><li>EL Funcionario es responsable por los documentos desde el punto de vista </li></ul><ul><li>Penal </li></ul><ul><li>Disciplinario </li></ul><ul><li>Cultural </li></ul>
  4. 4. CONSTITUCIÓN NACIONAL <ul><li>Art. 8. Protección de las riquezas culturales y naturales </li></ul><ul><li>Art. 15. Derecho a la intimidad, buen nombre, a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en Archivos de entidades públicas y privadas. La correspondencia es inviolable. </li></ul><ul><li>Art. 20. Se garantiza la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial.... </li></ul><ul><li>Art. 23 . Derecho a presentar peticiones de interés general o particular y a obtener pronta resolución ... </li></ul><ul><li>Art. 72 . Protección del Patrimonio Cultural de la Nación. </li></ul><ul><li>Art. 74 . Derecho a acceder a los documentos públicos salvo en los casos que establezca la ley. </li></ul>
  5. 5. <ul><li>Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacióny se dictan otras disposiciones. </li></ul><ul><li>Acuerdo 07 de 1994 del A.G.N. Reglamento General de Archivos. </li></ul><ul><li>Decreto Nal. 1382 de 1995. Ordena la Presentación de las T.R.D. y la Transferencia de la documentación histórica al A.G.N. </li></ul><ul><li>Acuerdos 08 y 09 de 1995 del A.G.N. Transferencia y Presentación de las T.R.D. para los Organismos Nacionales </li></ul><ul><li>Acuerdo 012 de 1995 del A.G.N. Sobre Órganos de Dirección C.D.A </li></ul><ul><li>Ley 594 de 2000. Art. 24. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D. </li></ul><ul><li>Acuerdo 039 del 2002 del AGN. Reglamenta el procedimiento de elaboración y aplicación de las T.R.D . </li></ul>
  6. 6. OTRAS NORMAS <ul><li>Acuerdo 060 de2001 del AGN. Establece las pautas y procedimientos para el manejo de las comunicaciones oficiales en las empresas. </li></ul><ul><li>Acuerdo 038 de 2002 del AGN. Desarrolla el articulo 15 de la ley 594 del 2.000 </li></ul><ul><li>Ley 734 del 2002. Código Único Disciplinario. </li></ul><ul><ul><li>Art. 34. Son deberes de todo servidor publico </li></ul></ul><ul><ul><li>Numeral 1 y 5 </li></ul></ul><ul><li>Ley 594 de 200 0 . Ley General de Archivos </li></ul><ul><ul><li>Articulo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Articulo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo estén los archivos de las entidades públicas. </li></ul></ul>
  7. 7. Código Penal ARTICULO 286. FALSEDAD IDEOLOGICA EN DOCUMENTO PUBLICO. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
  8. 8. Código Penal ARTICULO 287. FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PUBLICO. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena será de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
  9. 9. Código Penal <ul><li>ARTICULO 288. OBTENCION DE DOCUMENTO PUBLICO FALSO. El que para obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. </li></ul>
  10. 10. Código Penal ARTICULO 289. FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.
  11. 11. Código Penal ARTICULO 291. USO DE DOCUMENTO FALSO. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
  12. 12. Código Penal ARTICULO 292. DESTRUCCION, SUPRESION U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PUBLICO. El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término. Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.
  13. 13. Código Penal ARTICULO 293. DESTRUCCION, SUPRESION Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
  14. 14. Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002 <ul><li>Incumplir ... Constitución, ... las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. </li></ul><ul><li>Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. </li></ul>
  15. 15. Código Unico Disciplinario Ley 734 de 2002 <ul><li>Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no esté facultado para hacerlo. </li></ul><ul><li>Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. </li></ul><ul><li>Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. </li></ul>
  16. 16. Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002 Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa.
  17. 17. Ley 397 de 1997 Cultura Los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura. ARTICULO 4o. Definición de patrimonio cultural de la Nación. El patrimonio cultural de la Nación está constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como... El conjunto de bienes ...materiales, muebles ... inmuebles, que poseen un especial interés histórico, estético, ambiental, ecológico, científico, testimonial, documental,
  18. 18. Ley 397 de 1997 Cultura ARTICULO 12. Del patrimonio ...documental... El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior... el Archivo General de la Nación, respectivamente, son las entidades responsables de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio ... documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información. Así mismo, ... los archivos municipales, distritales y departamentales, podrán ser depositarios de su patrimonio ...documental.
  19. 19. GUIA PARA LA APLICACIÓN PARA LA ORGANZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
  20. 20. IMPORTANCIA <ul><li>La organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, toda vez que es a partir de él en donde se empezaran a erradicar los problemas que aquejan hoy día a las entidades del Estado. </li></ul>
  21. 21. GUIA DE APLICACIÓN <ul><li>La guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los archivos de gestión, en atención a lo establecido en la TRD. </li></ul>
  22. 22. GUIA DE APLICACIÓN <ul><li>Se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. </li></ul>
  23. 23. GUIA DE APLICACIÓN <ul><li>DEBE ENMARCAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS: </li></ul>
  24. 24. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL <ul><li>Se normalizara la estructura o formato de los documentos de producción más frecuente como: Memorando, Nota Interna, Circulares, Telefax, Actas, Cartas; lo mismo que, el procedimiento para el envío y recibo de comunicaciones a través de la Oficina de Correspondencia . </li></ul>
  25. 25. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES <ul><li>Para la administración de las comunicaciones oficiales se aplicaran las pautas y procedimientos establecidos en el Acuerdo 060 de 2001 del AGN. </li></ul>
  26. 26. APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES <ul><li>Tomar la TRD de la respectiva dependencia e identificar las series y subseries documentales que le han correspondido . </li></ul>
  27. 27. APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES <ul><li>Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las TRD, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación. </li></ul>
  28. 28. APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES <ul><li>En cada separador registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso. </li></ul>
  29. 29. SEPARADOR DE SERIE Y SUBSERIE <ul><li>Ejemplo. </li></ul>110-01 ACTAS Separador para la Serie 110-01.01 Actas de Comités Separador para la Subserie
  30. 30. <ul><li>Ubicar los separadores en los archivadores, estimando la cantidad de expedientes que deban abrirse para cada serie y subserie dejando el espacio suficiente, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos, así se evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. </li></ul>
  31. 31. IDENTIFICAR ARCHIVADORES <ul><li>Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo. </li></ul>
  32. 32. A1 G2 02 10-02 INFORMES 1-.02.01 Informes de Actividades A1 G1 10.01 Actas 10-.01.01 Actas de Comités 10-01.02 Actas de Consejos Identificar Archivadores Número del Archivador Número de la Gaveta
  33. 33. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL <ul><li>Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una misma serie y subserie. </li></ul><ul><li>Este proceso es el que se conoce como clasificación documental </li></ul>
  34. 34. ORDENACIÓN <ul><li>Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas) los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original. </li></ul>
  35. 35. ORDENACIÓN <ul><li>Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos) cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha) </li></ul>
  36. 36. RECUERDE SOBRE ORDENACION <ul><li>El sistema de ordenación de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental deberá facilitar la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico, geográfico, entre otros. </li></ul>
  37. 37. ¿Cómo identificar los legajos? <ul><li>Sección : ________ Código _____ </li></ul><ul><li>Subsección ______________ Código _____ </li></ul><ul><li>Serie ________________ Código ______ </li></ul><ul><li>Subserie ______________ Código ______ </li></ul><ul><li>Fechas Extremas: inicio______ Fin_____ </li></ul><ul><li>Si tenemos más de 1 legajo del mismo expediente: </li></ul><ul><li>1 de _______ </li></ul>
  38. 38. FOLIACIÓN <ul><li>Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB, B) y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio, en forma legible y sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y así sucesivamente. </li></ul>
  39. 39. FOLIACIÓN <ul><li>Solamente se debe anotar un número por folio. </li></ul><ul><li>El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia. </li></ul>
  40. 40. Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24 INFORMES 300.24.02 Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5 Identificar las carpetas con los siguientes datos
  41. 41. UBICACIÓN FISICA DE LOS EXPEDIENTES <ul><li>Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, cuidando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental de la dependencia. </li></ul>
  42. 42. IDENTIFICACIÓN DE LOS ARCHIVADORES <ul><li>Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de forma que permita la localización física de los expedientes </li></ul>
  43. 43. Identificar Archivadores A1G1 10-01- ACTAS Actas de Comité de Archivo 2001 10-02.01. informes de gestión Informe de Gestións 2001 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 302.01.01 Actas de Comité 302.02.01 Informes de Actividades 10-01.01 Actas de Comités Actas de Comité de Archivo 2002 10-02 INFORMES Informe de Gestións 2002
  44. 44. INVENTARIO DOCUMENTAL <ul><li>Realice el inventario documental. </li></ul><ul><li>Para tal fin diligencie el Formato único de Inventario Documental. Atendiendo a lo dispuesto en el acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación </li></ul>
  45. 45. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE APOYO <ul><li>Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO. </li></ul>
  46. 46. CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS DE RETENCIÓN <ul><li>Velar por el Cumplimiento de los Tiempos de Retención dados en la TRD para el Archivo de Gestión de cada dependencia. </li></ul><ul><li>Los plazos empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina, es decir que han perdido vigencia los expedientes. </li></ul>
  47. 47. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS <ul><li>Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión. </li></ul>
  48. 48. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
  49. 49. VIGILANCIA <ul><li>El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente. </li></ul>
  50. 50. VIGILANCIA <ul><li>La contraloría tiene en su formato de auditoría. Un capitulo especialmente diseñado en asocio con el Archivo General de la Nación, que busca detectar los verificar el cumplimiento de la normatividad, sobre el control documental. </li></ul>
  51. 51. RECOMENDACIONES <ul><li>Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso. </li></ul>
  52. 52. RECOMENDACIONES <ul><li>No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento. </li></ul>
  53. 53. RECOMENDACIONES <ul><li>Coloque dentro de cada carpeta máximo 180 folios </li></ul><ul><li>Organizar los archivos de gestión con fundamentos archivísticos </li></ul><ul><li>Evitar la duplicidad </li></ul>
  54. 54. RECOMENDACIONES <ul><li>No envié documentos vigentes al Archivo Central </li></ul><ul><li>Realizar transferencias documentales en el formato de Inventario Único Documental </li></ul><ul><li>Identificar correctamente los legajos </li></ul>
  55. 55. RECOMENDACIONES <ul><li>Identificar las cajas de archivo inactivo de acuerdo a las instrucciones dadas por La unidad administrativa del Archivo </li></ul><ul><li>Realizar conservación preventiva a los documentos </li></ul>
  56. 56. RECOMENDACIONES <ul><li>Para el control interno y localización de documentos, actualice constantemente el formato “Inventario único de Transferencia Documental”. Este formato es regulado por el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación. </li></ul><ul><li>Diligencie el formato en todos sus campos </li></ul>
  57. 57. RECOMENDACIONES <ul><li>Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato ¨ FICHA DE AFUERA . </li></ul><ul><li>Recuerde realizar la gestión completa del préstamo que va hasta la devolución, archivo y ubicación del documento. </li></ul>
  58. 58. GRACIAS

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