Este documento presenta una tabla de retención documental para la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Explica que una tabla de retención documental clasifica los documentos de un fondo documental y especifica su permanencia en los archivos de gestión, central y disposición final. Además, detalla la estructura orgánica de la universidad y las funciones de la División Financiera.

1. TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Nicole Arias y Carolina Rodríguez Culma

2. ESTRUCTURA ORGANICA
El es esquema de jerarquización de las dependencias de
una organización
(Fondo Documental).

3. ESTRUCTURA
ORGANICA
UCMC

4. CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANICAS
IDENTIFICACIÓN DE NIVELES
Nivel 1 100 Código
Nivel 2 ____+ 10
Nivel 3 ____+ 1
Nivel 4 DIGITO CONSECUTIVO 1

5. UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA
RECTORIA
VICERRECTORIA DE
GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
COMITÉ DE
CONTROL
DOCUMENTAL
DIVISIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
VICERRECTORÍA
ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN
FINANCIERA

6. FUNCIONES DE LA DIVISIÓN FINANCIERA
a) Organizar, supervisar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades de
presupuesto, contabilidad y tesorería
b) Presentar los informes periódicos financieros y económicos de la
universidad
c) Llevar los registros relacionados con la caja menor

8. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

9. QUÉ ES UNA TDR?
Es un listado de series y subseries en el cual se clasifican los
documentos que se producen en el fondo documental y
especifica su permanencia en cada fase del archivo.

10. PARTES DE UNA TDR
Encabezado:
1) Fondo Documental
2) Superior Jerárquico de la oficina que se encarga de dirigir la organización técnica de los documentos
3) Oficina que se encarga de dirigir la organización técnica de los documentos
4) Identificación del documento / TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
5) Ubicación dentro de la Estructura Orgánica Código
6) Oficina Productora Código
7) Esta Tabla de Retención Documental fue aprobada por el Comité de __________ mediante ACTA ______ Fecha: _________

11. ENCABEZADO

12. CUERPO

13. RETENCIÓN:
• Archivo de Gestión: En este archivo se encuentran los documentos
generados en los procesos de gestión administrativa (activos). El
tiempo de permanencia es de 2 a 5 años.
• Archivo Central :Son los documentos transferidos del archivo de
gestión cuya consulta no es tan frecuente (semiactivos). El tiempo de
permanencia es de 10 a 8 años

14. DISPOCISIÓN FINAL:
• Conservación Total- CT: Se aplica a los documentos con valor
permanente; ya sea por disposición final o porque su
contenido informan sobre e origen, desarrollo, estructura,
procedimientos, y políticas de la entidad productora
evidenciando su actividad y transcendencia. También los de
valor para la investigación , ciencia o cultural.

15. • Eliminación-E: Es proceso mediante el cual se destruyen los
documentos que han perdido su valor: administrativo, legal, etc.
• Selección-S: Proceso en el cual se determina la disposición final de la
documentación bien sea para su eliminación , conservación total.
También, para re-evaluar su utilidad después de cumplir el tiempo
fijado en el archivo.
• Microfilmación-M: es una Técnica fotográfica de registrar en película
de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de
acuerdo al equipo utilizado permiten superar muchas veces su
tamaño original y su conservación hasta por 500 años.

16. CUERPO

17. PARTE FINAL DE LA TDR
Convenciones y firmas

18. PARTE FINAL DE LA TDR

19. EN LA PRÁCTICA…