Con esta presentación se busca socializar el uso adecuado de las TRD (Tablas de retención documental ) .

1. LAS TABLAS DE
RETENCION
DOCUMENTAL

2. TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
 DEFINICION: Las TDR son un listado de series y sus
correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las
cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase de
Archivo. (Acuerdo AGN 039 de 2002. Procedimiento para la
elaboración y aplicación de las TRD)
 FINALIDAD E IMPORTANCIA: Remisión de los documentos del
Archivo de Gestión al Central y de éste al Archivo Histórico de
cada una de las dependencias de la CVP.

3. IMPORTANCIA DE LA TRD
 Contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
 Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitar el control y acceso a los documentos a través
de los tiempos de retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente.

4. TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
METODOLOGIA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TRD
 Recopilación de información institucional
 Análisis de la información copilada
 Entrevista a Productores de la Documentación (Aplicada de Formatos)
 Análisis de la información compilada
 Establecimientos de series y tipos documentales
 Primera propuesta de TRD a productores
 Presentación de TRD ante Comité de Archivo de la entidad
 Ajuste de las TRD productos de análisis en comité
 Presentación al Comité de Archivos para su aprobación
 Capacitación para su Aplicación

5. TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL