NTIC´S II paralelo C

1. FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TRABAJO DE NTIC´S II
TEMA:
“INTRODUCCIÓN A EXCEL”
FECHA DE PRESENTACION:
28 DE MARZO DEL 2012
INTEGRANTES:
ROBERTO GARCES
CHRISTIAN MAYORGA
SEMESTRE:
SEGUNDO “C”
AMBATO - ECUADOR

2. 1. Consultar 3 definiciones con autores de hoja de cálculo y preparar una del
grupo.
Definimos una hoja de cálculo como un conjunto de matrices An de 2 dimensiones donde se
introducen datos y fórmulas que afectan a los A[i][j] y que se actualiza en tiempo real. A cada
una de estas matrices se las denomina Libros.
Ana María Villar Varela y Ana Riascos Lomanto. Editorial Ideas Propias ISBN: 10: 84-98391633
Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y
que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de
números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos,
estadísticos, técnicos y financieros. La hoja de cálculo es una herramienta muy importante
para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en
las variables ocasionan en el resultado buscado.
Antonio R. Bartolomé. Serie Tecnologías de Información. Editorial Grao de Rif ISBN: 84-7827-216
Excel es un programa denominado Hoja de Cálculo, ya que permite realizar cálculos con datos
colocados en una hoja tabular, además de poder realizar una gráfica representativa de estos.
Francisco Miguel Martínez Pérez. Editorial Club Universitario. Hojas de Calculo.
CONCEPTO PROPIO:
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es
posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de
gráficas
Christian Mayorga. Roberto Garcés
2. Cuáles son los principales usos de las hojas de cálculo en el ámbito de
contable, explicar 5 usos.
1.- Conciliación de información Una de las tareas más repetidas en cualquier departamento
de contabilidad o administración de una empresa es la realización de conciliaciones de datos e
información. Podrían ser, por ejemplo, datos bajados de algún sistema informático de
información o, simplemente, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamos
comparar o mayores de cuentas contables que queramos contrastar, entre otras opciones.
Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de
Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar
valores y aplicar algunas opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro.
Comencemos con una ejemplificación bien simple. Supongamos que tenemos una extracción
de datos de algún sistema de la compañía que debemos comparar con un archivo de Excel
donde se hacen seguimientos manuales de las ventas y queremos contrastar si hemos
registrado en la contabilidad todas las facturas de venta. En primer lugar, contamos con el

3. detalle de la extracción del sistema, donde figura el número de factura que será la clave que
utilizaremos para la comparación de los datos.
Figura 1. Habitualmente, los sistemas de información, ya sean contables o administrativos,
tienen la posibilidad de generar extracciones, en algunos casos directamente a Excel y, en
otros, como archivo de texto.
2.- Las funciones de búsqueda
Dentro de la pestaña Fórmulas, Microsoft Excel 2007 presenta un grupo denominado
Biblioteca de funciones que incluye, divididas en distintos grupos, las fórmulas que podemos
aplicar. Entre estos diferentes grupos encontramos las funciones de Búsqueda y referencia.
Figura 3. Son varias las funciones que nos permitirán realizar comparaciones.
Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Hagamos un rápido
repaso por el contenido de cada uno de los grupos.
• Autosuma: además de la función Suma (que nos permite realizar sumatorias de valores
incluidos en celdas y rangos), este grupo contiene otras funciones sencillas que nos permitirán
calcular promedios (Promedio), obtener los valores mínimos (Mín) y máximos (Máx), y realizar
diferentes formas de conteos.
• Usadas recientemente: este grupo irá mostrando las últimas funciones utilizadas y nos
permitirá un fácil acceso a las que utilizamos con más frecuencia.
• Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilitarán realizar
cálculos financieros. El cálculo de intereses y tasas, de pagos, y la amortización de créditos son
algunas de las cuestiones que podremos resolver con estas funciones.
Lógicas: aquí encontraremos algunas funciones que nos resultarán de gran utilidad al elaborar
construcciones condicionales complejas. Por ejemplo, con la función SI podremos analizar una
determinada condición que, de cumplirse, nos permitirá realizar un cálculo o una acción. Si
arroja como resultado un valor falso, podremos realizar algo diferente.
• Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numéricos. Para poder hacerlo,
en este grupo hallaremos funciones que nos permitirán trabajar más fácilmente con este tipo
de datos.

4. • Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas al manejo de
fechas y su composición. Es posible determinar días, meses y años, como así también horas,
minutos y segundos.
3.- Tablas y tablas dinámicas
Nos servirán para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados.
Con la opción Tabla, incluida dentro del grupo Tablas de la ficha de opciones Insertar, tenemos
la posibilidad de convertir un rango de datos en una tabla. En nuestro ejemplo podríamos
seleccionar cualquiera de las planillas (tanto la extracción del sistema contable como el
seguimiento
del departamento de ventas) y convertirla en una tabla.
Figura 13. Es posible ampliar el rango de la tabla
a voluntad, según lo que necesitemos en cada momento.
La tabla nos permitirá ajustar el diseño de los datos, incorporar filtros en las
Diferentes columnas, e incluir, por ejemplo, una fila con totales donde podremos
seleccionar, desde una lista desplegable, la operación que deseemos realizar.
Existe otro tipo de tablas más interesante, que veremos a continuación.
4.- Las validaciones de datos
Una validación nos permite asegurar un ingreso de datos válidos por parte de un usuario.
Muchas veces, dentro de las tareas de administración o de contabilidad necesitamos que se
realice un ingreso de datos de forma manual.
Este tipo de tareas pueden ir desde la generación, a través de Excel, de una interfaz de datos
que luego introduciremos en nuestro sistema contable o un seguimiento de las operaciones
por vendedor que realiza algún departamento, hasta la registración de gastos de un fondo fijo.
Por ejemplo, imaginemos que debemos registrar todos los movimientos en la administración
de un fondo fijo (también conocido muchas veces como caja chica). Para facilitar tareas
posteriores es necesario que, con cada movimiento, se identifique claramente el concepto de
la operación y, por ende, la cuenta contable sobre la cual debe realizarse la imputación. Para
esto podemos utilizar la herramienta de validaciones de Excel, que nos permitirá ingresar
siempre datos válidos y, así, eliminar la posibilidad de errores. Es importante que todos los
movimientos cuenten con un único criterio (por ejemplo, no es lo mismo indicar Dto. de
ventas que Dto. Ventas) con el fin de que luego se puedan aplicar funciones, tablas dinámicas,
etcétera, para resumir la información o establecer estadísticos. Como veremos, las
validaciones se encargarán de ayudarnos a resolver esto.

5. Figura 18. Podremos apoyarnos en una tabla auxiliar para incluir los valores que serán
restringidos a través de la validación.
5.- Los estados contables
Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips
anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables
básicos. Las opciones serán muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de
base. La mayoría de los sistemas contables nos permite definir una estructura de balance y
cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al
menos, como un archivo de texto.
En muchas ocasiones tendremos que utilizar algunas de las herramientas de Excel para poder
visualizar correctamente los datos, ya que es habitual que los sistemas de información, al
exportarlos, representen la información como texto en lugar de valores, o se copien espacios,
filas y columnas vacías en muchos lugares. Para resolver esto podremos acudir a algunas de las
facilidades que nos provee Excel: desde funciones como TEXTO, VALOR, ESPACIOS, etcétera,
hasta las herramientas de búsqueda y reemplazo.
3. Que tipos de hojas de cálculo existen en el mercado citar y caracterizar cada una.
LOTUS 1-2-3
Lotus es el primer programa de hoja de cálculo en introducir rangos de celdas, macros para las
planillas y celdas con nombres. Con Lotus 1-2-3 es más fácil la utilización de planillas de cálculo
y agrega la posibilidad de hacer gráficos y bases de datos.
Lotus 1-2-3 es aún uno de los paquetes de aplicaciones más vendido de todos los tiempos.
Lotus 1-2-3 estableció el software de planillas de cálculo como un paquete de presentación de
datos importantes así como una herramienta de cálculo compleja.
Ofrece a los usuarios herramientas que les permiten alcanzar el trabajo realizado rápidamente
y con mayor eficiencia.
Auto Total permite sumar una serie de números con sólo tipiar la palabra "Total",
automáticamente se abre la más amplia función de planilla de cálculo.
Lotus InfoBox es una herramienta de tarea sensitiva que ofrece a los usuarios información
sobre cualquier selección de objeto y les permite fácil y rápidamente cambiar la selección de
propiedades. Toda la edición es dinámica para brindar a los usuarios una respuesta
instantánea de sus elecciones.
Impresión dinámica previa permite a los usuarios editar simultáneamente y pre-ver sus hojas
de trabajo. Con esta función los usuarios pueden ver instantáneamente el efecto de los
cambios que realizaron en el rango de impresión de su hoja de trabajo antes de imprimir.
Outlining ofrece la opción de realizar rápidamente un sumario de los datos de la hoja de
trabajo dentro del formato outline. Los usuarios pueden focalizarse en los detalles para
proveer un sumario visual top-line de su trabajo, que pueden imprimir con cualquier hoja de
trabajo 1-2-3.
Lotus Chart simplifica la creación de los más complejos cuadros. Debido a que éste es un
componente compartido en SmartSuite, los usuarios pueden aprovechar esta capacidad
con integración entre 1-2-3 y otras aplicaciones SmartSuite. La aplicación Lotus Chart ofrece la

6. posibilidad a los usuarios de facilitar la creación de cuadros adaptados, un nuevo rango de
nuevos cuadros 3D, múltiples tipos y tabulados y mejorar la edición, formato y manipulación
de todos los elementos del cuadro.
Títulos de hojas de trabajo pueden ahora ser saeteadas a través de un paso rápido. Los
usuarios pueden modificar el tamaño o el contenido de los títulos de la hoja simplemente
chicleando y trasladando dentro del cuadro de la hoja de trabajo hacia una columna donde el
titulo finaliza.
Aplicaciones SmartSuite 1-2-3 son diseñadas para trabajar juntas y hacerles más fácil a los
usuarios completar las tareas de aplicación comunes. Todas las aplicaciones SmartSuite de 32
bits comparten los mismos elementos de la interface de usuario, así como también
herramientas comunes tales como Lotus Chart, y SmartCenter.
1-2-3 y Lotus Approach ahora pueden trabajar mejor en conjunto para ofrecer a los usuarios
todo el poder de la base de datos de Approach en 1-2-3. Los usuarios pueden acceder a la
poderosa funcionalidad de Approach para conducir datos, crear formatos, niveles de mail y
reportes directamente desde 1-2-3.
Una característica importante de Lotus 1-2-3 es que es compatible casi al 100 % con
el sistema operativo UNIX.
EXCEL
Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es una de
las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la
capacidad de chiclear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla de
cálculo Excel era para mucha gente más fácil que usar que el comando de interfaz de línea de
los productos de PC-DOS.
Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja es
como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas
que guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas que
calculan valores basados en referencias a otros números del libro.
La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.
Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser
una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las
comisiones, los pagos, etc.
Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo
contrario son exactos - en Excel son muy precisos.
Excel incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los técnicos
llaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas restricciones -o
a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las que calcula las
soluciones es asombrosa.
Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes
ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...
Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos
Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.
Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando
las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la
consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.
Puede en Excel sumar filas y columnas.
Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas,
o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto
de valores.
La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma función con
diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta

7. En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos
manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si
necesitáramos una fila o una columna.
Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel
dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos
formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de
trabajo.
CONCLUSIÓN
En el mercado existen y han existido muchas hojas de cálculo y programas. En la historia de
este tipo de programas se ha ido configurando un estereotipo de programa del que se
pueden extraer diferentes propiedades que resultan deseables.
Las utilidades fundamentales de una consisten en la facilidad de re calcular e interpretar
rápidamente datos numéricos. MS Excel es el programa ideal para la introducción e
interpretación de los datos necesarios para llevar un control adecuado de la empresa, es
capaz de gestionar de forma inteligente las nóminas, contabilidad, gastos extras, y demás
aplicaciones financieras.
4. Explicar las ventajas de Excel 2010 vs. Excel 2007.
Con Excel 2010 se pueden crear mini-gráficos que ocupan nada más una celda,
especialmente para medir estadísticas donde se necesitan muchos gráficos por usuario.
Además de esto se ha mejorado un poco el interfaz y también ya no solo se puede guardar
2 GB de archivo ahora es ilimitada.
En fin no hay un gran cambio entre los dos Excel, así que se creó con fines comerciales;
podemos utilizar office Excel 2007 ya que es casi similar con el office Excel 2010
5. ¿Qué es una celda, la barra de fórmulas, las hojas, funciones en Excel?
Celda
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener
texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar
el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
Barra de fórmulas
Es la barra de Excel, donde puedes realizar los cambios a una celda. Puedes hacer los
cambios directamente en la celda, pero por la dificultad que esta causa, los cambios se
hacen mejor en la barra de formula.
Hojas en Excel
La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo, como ya hemos dicho. En el
caso de Excel 97, ésta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256
columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV.
Funciones en Excel
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores
(argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda
donde se introdujo la formula.