Gestión Documental

1. gestión documental
El secreto de ahorrar
costes en la distribución
de documentos
Independientemente de la época que nos ha tocado vivir,
en las empresas necesitamos “ahorrar”. Y, este ahorro
puede lograrse desde muchos puntos de vista. Lo que
está claro, es que el despilfarro nunca tiene sentido.
Aunque tengamos una cuenta corriente muy saneada,
nuestro sistema productivo siempre debe ser sostenible.
En la actualidad, estamos viviendo un período, en el parado alguna vez a pensar cuánto le cuesta el man-
que se nos bombardea con mensajes en los que tenimiento de las líneas telefónicas asociadas al fax,
se nos insiste en la necesidad de ponernos al día y el cableado, el tóner, el papel consumido?, ¿cuánto
adoptar sistemas modernos y eficaces de gestión de gasta en imprimir aquellos faxes que van directa-
documentos, en la eficacia de la oficina sin papeles, mente a la papelera?, ¿tiene sentido imprimir un do-
en la importancia de ser más productivos… Y la ver- cumento fax que luego ha de introducirse en nues-
dad, es que no acabamos de despegar. Quizá, el tra carpeta corporativa, que está en la red, o
problema radique en la falta de tiempo para planifi- mandarse como documento adjunto a una direc-
car estrategias, lo que nos hace pasar por alto que ción de correo electrónico?
tan sólo un pequeño esfuerzo podría generar gran- Según un estudio sobre la Industria del fax rea-
des resultados. En este sentido, la tecnología está a lizado por The Kauffman Group: una empresa con
nuestro alcance, pero no le estamos sacando el má- 25 personas enviando manualmente 30 faxes al día
ximo partido. de dos páginas cada uno, está despilfarrando 1.000
horas de trabajo al año. Si esta cifra la traducimos
Importancia de las Redes de Nueva a euros, el dato resultante es considerable y muy a
Generación tener en cuenta, si queremos ahorrar.
En el mundo de las comunicaciones empresariales, Los siguientes conceptos ya los hemos repetido
tenemos una gran oportunidad gracias a la Red de en varias ocasiones, pero son sumamente impor-
Nueva Generación, más conocida como NGN. El tantes: ¿Cómo podemos controlar los documentos
ahorro de costes ya no es un sueño, sino una reali- que entran y salen por fax desde nuestra empresa?,
zad tangible que está a nuestro alcance. ¿acaso tenemos a alguien encargado de enviar y
Pero, ¿en qué nos puede favorecer dentro del distribuir la documentación para mantener la confi-
entorno de las comunicaciones empresariales, con- dencialidad y evitar que se envíe información “deli-
cretamente en el área de la distribución de la docu- cada” sin dejar rastro?
mentación? Lo cierto, es que emplear una persona para es-
Para responder a esta cuestión, es importante te tipo de tareas no es rentable, a lo que hay que
que hagamos un ejercicio práctico, sólo hay que con- añadir el hecho de que no siempre se consigue en-
Manuel Rosado Gamir, testar mentalmente a cada una de las siguientes pre- tregar la documentación a tiempo, bien por que el
Director Comercial, guntas: ¿Cuántas máquinas de fax tradicionales tie- destinatario está ocupado, porque no se encuentra
Comunycarse ne en su oficina?, ¿y en sus delegaciones?, ¿se ha en su puesto de trabajo o, incluso, porque se ha
12 ContactCenter

2. extraviado el documento. En definitiva, estamos asumiendo de-
...
masiados errores en una tarea tan rutinaria como es el envío y la Una empresa con 25 personas enviando
recepción de documentación. manualmente 30 faxes al día de dos páginas
Es difícil evaluar el coste por la pérdida de un documento que, cada uno, está despilfarrando 1.000 horas de
como todo, depende de la importancia del mismo. Por supues-
to qué podemos pensar: “A mí esto nunca me va a pasar”, pe- trabajo al año.
ro, ¿y sí pasa? A día de hoy, no conozco a nadie que conduzca
su coche sin seguro y no por ello salimos a la carretera pensan- diferentes canales de comunicación, no de sustituir unos por
do que vamos a tener un accidente. otros.
Asimismo, habría que destacar otro punto fundamental: se
Automatización de la entrega de documentos comparte la infraestructura. Esto es muy importante, pues una
La solución a todo lo anterior pasaría por automatizar la en- empresa con varias delegaciones puede disponer de un servidor
trega de documentos a través de lo que se conoce como un con múltiples destinos remotos sin tener que cambiar sus núme-
servidor de fax. De esta manera, tendremos un punto de ad- ros de fax y, por tanto, sin tener que emplear dinero y recursos
ministración y control del sistema centralizado, así como tra- en notificarlo a sus clientes. Gracias a las redes NGN, es posible
zabilidad de la información que fluye por la empresa, todo ello la portabilidad de los números.
cumpliendo con los imperativos de la LOPD. Con esto, vamos A todo lo anterior añadiremos que una empresa que decida
a conseguir consolidar las líneas de fax, gracias a lo cual será sustituir las máquinas tradicionales de fax por un servidor cor-
posible ahorrar en consumibles, reducir el coste del manteni- porativo, lo va a poder hacer sin que el proceso de cambio per-
miento de las máquinas de fax y unificar el mantenimiento de judique, en ningún caso, la comunicación con sus clientes.
los servicios. ¿Se imagina las ventajas que supone el tener todas las co-
Otra de las ventajas de la automatización, es que se podrán municaciones integradas?
compartir recursos, el número de canales concurrentes que re- Gracias a la interfaz entre las MFP’s y el Servidor de Fax, el
quiere su empresa se adjuntará a sus requerimientos reales y no usuario no notará la diferencia al enviar o recibir un fax, sin em-
estará mediatizado por las barreras geográficas, con lo que dis- bargo, podremos ahorrar la línea analógica, el módem o máqui-
minuirá drásticamente el gasto en líneas telefónicas. na de fax y, además, en la misma operación podremos incluir los
El usuario percibirá, además, la comodidad de trabajar des- documentos en nuestro gestor documental sin trabajo extra.
de su escritorio, con aplicaciones que le son familiares, como Y todo ello con tres premisas esenciales: transparencia fren-
Word o Excel, entre otras, o incluso, desde la bandeja de su te al método tradicional, seguridad y confidencialidad. ¡Ah¡ Y
correo electrónico. Se trata de complementar e integrar los orden y ahorro. Nos lo agradecerán los árboles. cc
ı
nº48 diciembre 2009 13