"No hay profesión en el mundo más orientada a objetivos que el Project Management. Un Project Manager debe creerse el rol y jugarlo bien, veamos algunas reglas del juego".

1. Jugar bien el rol de
Project Manager
Jose Barato

2. 1 Jugar bien el rol de Project Manager
• No hay profesión en el mundo más orientada a objetivos que el Project Management.
• Es esta una profesión muy poco agradecida: Si los objetivos se consiguen nadie nos
felicitará, pero si no se consiguen, entonces la culpa es sólo nuestra.
• Muchos dicen que el Project Management tiene mucho que ver con la actitud.
• Un Project Manager debe creerse el rol y jugarlo bien. Veamos algunas reglas del juego
en forma de preguntas y respuestas:
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3. 2 Comprometerse con el Proyecto
• Regla del juego Nº1
– Me colocan al mando de un proyecto crítico. Me asignan
equipo, objetivos, presupuesto, plazos, pero también me
asignan muchas responsabilidades. ¿Esto es bueno o
malo?
– Esto es algo bueno: Mi empresa confía en mí. Tengo un
reto por delante y mucho que aprender demostrar.
• Regla del juego Nº2
– Empiezo a ver muchas barreras. ¿Qué hago?
– Como dijo Randy Paush : “Los muros están ahí por una
razón. No están para dejarnos fuera, sino para darnos la
oportunidad de demostrar lo mucho que queremos algo.
Los muros están ahí para detener a las personas que no
quieren algo lo suficiente ¡Están ahí parar detener a los
demás!”.
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4. 3 Hacer que las cosas se hagan
• Regla del juego Nº3
– Hay muchas cosas que caen fuera de mi zona de
control. ¿Qué hago?
– Aquí hay que tener en cuenta que en algo tan Queremos ser
indeterminado como un proyecto, es natural que no como Rowan
haya fronteras de autoridad firmes. Muchas veces,
como Project Manager hay que cuestionar los
límites, a fin de conseguir que las cosas se hagan
en un ambiente de incertidumbre. En beneficio del
proyecto, el resto de interesados comprenden que
Project Manager se salte ciertos niveles de
autoridad, o no lo haga todo siguiendo todos los
procedimientos al pie de la letra. En esta profesión,
muchas veces el fin justifica los medios (siempre
dentro de un orden, claro está).
Recordemos la Carta a García. La expresión
“llevarle una carta a García” se usa mucho como
ejemplo cuando hay que conseguir que las cosas
se hagan en un ambiente de incertidumbre,
actuando fuera de nuestro círculo de influencia.
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5. 4 Planificar Progresivamente
• Regla del juego Nº4
– Después de analizar lo que se ha prometido al cliente, me parece
imposible cumplir los objetivos.
– Hagamos una planificación realista, propongamos alternativas,
involucremos a los demás en el problema y busquemos juntos la
solución.
• Regla del juego Nº5
– Hay demasiadas cosas que todavía no sé. Me parece imposible
estimar detalladamente plazos, presupuestos, recursos, etc. ¿Qué
debo hacer?
– Hago planificación incremental, y sobre lo que no conozca, tomo
supuestos: Suponiendo que el proveedor entrega el servidor tal
fecha, suponiendo que los técnicos tienen esta tasa de
productividad, suponiendo que el cliente asigna a este personal
clave que necesito para validar los requisitos a partir de tal fecha,
suponiendo… entonces puedo estimar como fecha de entrega entre
el 20 de abril y el 15 de mayo, con una confianza del 65%. Estos
supuestos los monitorizo continuamente. Mantengo actualizada la
planificación a medida que voy descubriendo nueva información del
proyecto.
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6. 5 Gestionar Riesgos
• Regla del juego Nº6
– Este proyecto tiene multitud de riesgos. No hago otra cosa
que hablar de ellos, pero todo el mundo parece ignorarlos.
¿Cómo hago para que cuando los problemas se
materialicen no me echen la culpa a mí?
– Las palabras se las lleva el viento. Mejor mantengo un
registro de riesgos actualizado. Gestión de riesgos es lo
contario a gestión de crisis. Es la única forma de
anticiparnos a los problemas. Como Director de Proyectos,
quiero problemas, no sustos. Cuando los problemas
aparezcan, daré una imagen profesional si los veía venir y
ya tenía preparada la respuesta. En cada reunión de
seguimiento dedico una sección monográfica para
gestionar los riesgos (quizá sea suficiente revisar los más
importantes). Presento cada riesgo indicando el nivel de
exposición que supone, en euros. Si la respuesta es
asumir, anoto fecha y decisor en el registro de riesgos.
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7. 6 Comunicación Eficaz
• Regla del juego Nº7
– El jefe de mi jefe quiere estar al tanto de todo lo que pasa, pero
no viene a ninguna reunión de seguimiento. Un día le va a llamar
el cliente con alguna queja, no va a saber qué responder, y habrá
una cascada de reprimendas hasta mí. ¿Cómo evito esto?
– Es normal que los altos ejecutivos no tengan tiempo para ir a las
reuniones de seguimiento, pero no es la única manera de
informarles. La comunicación hay que adaptarla al receptor. En
estos casos viene muy bien enviar periódicamente un informe de
situación resumido, publicar cuadros de mandos con indicadores
semafóricos, cronogramas de hitos..
• Regla del juego Nº8
– Me parece que el cliente no sabe lo que quiere, lo que pide es
demasiado general y ambiguo. Cuando entreguemos, va a decir
que no a todo ¿qué puedo hacer?
– Practicar iteraciones, entregando una parte cada vez, primero las
más importantes, que puedan ir validando progresivamente: Los
clientes puede que no sepan lo que quieren, pero siempre saben
lo que no quieren. Quizá la primera entrega la rechacen, habrá
retrabajo, se corregirán los defectos. Con toda probabilidad, la
segunda entrega no será rechazada por entero y quizá sirva para
validar la primera entrega al 100%. Esta dinámica de
validaciones sucesivas le permite también al cliente ir modelando
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su visión del producto.

8. 7 Comprometerse con el Proyecto
• Regla del juego Nº9
– El cliente quiere introducir cambios continuamente.
– Esto no hay que permitirlo. Si el alcance cambia todos los
días, entonces no hay manera de gestionar el proyecto. Es
lo que se conoce como degradación del alcance (scope
creep, en inglés). La técnica más efectiva contra el scope
creep es un sistema de gestión de cambios.
• Regla del juego Nº10
– Los miembros del equipo asignados no tienen mucha
experiencia en algo parecido, nunca han trabajado juntos,
¿voy a tener que hacerlo yo todo?
– Por supuesto que no. Es recomendable un liderazgo
situacional, adaptado a la madurez del equipo, primero
habrá que dirigirles estrechamente, luego habrá que
asignar roles y que entiendan el por qué de las actividades
(dejar que se equivoquen), luego me necesitarán sólo de
vez en cuando y a partir de cierto momento serán
autosuficientes. Se han convertido en un verdadero activo
dentro de la organización.
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