3. INTRODUCCION
El estudio de transferencia
documental veremos a fondo
como son los pasos y las
definiciones para mejorar la
organización y clasificación a
los documentos al transferirlos.
4. OBJETIVOS
El objetivo de estas diapositiva
es conocer las operaciones de
transferencia documentales
hechas por ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION el cual rige
todas las normas archivísticas y
de Gestión Documental.
5. Remisión de
documentos entre
las diferentes
etapas del Archivo,
del archivo central
al archivo de
gestión y de gestión
al histórico.
TRANFERENCIAS
DOCUMENTALES
6. Garantizar a los
ciudadanos el
acceso a la
información.
Evitar la producción y
acumulación
irracional de
documentos.
Asegurar y facilitar el
control efectivo y
ordenado de la
documentación
LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
PERMITEN:
7. Solucionar, a nivel físico y
funcional, el problema
de la acumulación de
documentos en las
dependencias e
instituciones productoras.
Concentrar la
información útil, ya sea
para la toma de
decisiones administrativas
o para el conocimiento
del desarrollo histórico
institucional.
8. Contienen los
documentos
que se generan
en el proceso de
gestión
Administrativa, y
que están en
constante
consulta.
ARCHIVO DE GESTIÓN
9. Se debe transferir las
series y subseries que
hayan cumplido con el
tiempo estipulado en las
TRD correspondiente.
Todas la transferencias
deben ir acompañadas
de un inventario en el que
se relacionan las series
documentales.
10. Al recibirse los
documentos en el
archivo central se
debe constatar que las
series y subseries
documentales
transferidas
concuerden con el
inventario.
La documentación
permanecerá en el
archivo el tiempo
estipulado por las TRD.
ARCHIVO CENTRAL
11. ARCHIVO CENTRAL
Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su
consulta no es tan frecuente.
12. ARCHIVO HISTÓRICO
La documentación transferida al
archivo histórico es la que pose un
valor investigativo, cultural o para la
ciencia.
13. Existencia del
Comité de Archivo
en la entidad.
Tablas de Retención
Documental
debidamente
avaladas por el
Comité de Archivo
entidad y aprobadas
por el Consejo
Directivo del AGN.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS
TRANSFERENCIAS
14. PREPARACION FISICA DE LA
DOCUMENTACION
Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados
para la limpieza son : overol, gorra,
mascarilla y guantes.
15. Limpieza de la documentación:
equipo como: aspiradora, brochas,
telas de algodón, bayetilla
16. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
Eliminar el material metálico: clips,
ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de
tipo físico a la documentación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por
materiales desacidificados o de cartulina
blanca.
17. Identificación del material
afectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar un
lápiz de mina negra y blanda
para numerar desde uno (1) en
adelante.
Unidades de conservación y
re almacenamiento:
18. La documentación
empastada o
encuadernada cuyos
lomos están
desprendidos o
deteriorados deberá
someterse al proceso
de empaste o refuerzo
del lomo utilizando
materiales y
procedimientos
adecuados.
La documentación que
no está encuadernada
ni empastada deberá
almacenarse en cajas y
carpetas.
19. Cajas: rótulos
CODIGO (de la
entidad)________________
FONDO_________________
SECCION________________
SUBSECCION____________
NUMERO DE
CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _____
N° CORRELATIVO _______
FECHAS EXTREMAS DEL
_________
21. Amarre: se realiza
mediante el empleo
de una cinta de faya
o hiladillo de 2,5 cm.
de ancho que
abrace la unidad en
sentido vertical y
horizontal, a modo de
paquete, anudado
hacia la parte
superior.
Embalaje: Utilizar
cajas que cumplan
las especificaciones
mínimas sugeridas por
el Archivo General de
la Nación.
22. CONCLUSIONES
Entendemos que el Archivo es una de
las labores que implica estudio y
esfuerzo, en ello nos documentamos
de la guía Transferencia documentales
en el cual nos aporto un concepto
más claro y definiciones precisas para
el buen manejo de transferencias
documentales con conocimientos
profundos de Gestión Documental
