Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre los diferentes tipos de archivos como el de gestión, central e histórico. Esto permite garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos y asegurar el control ordenado de la documentación. Se explican los requisitos y preparación física necesarios para realizar las transferencias de manera adecuada.

2. ANYI NAVIA POLO

3. TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
Remisión de
documentos entre las
diferentes etapas del
Archivo, del archivo
central al archivo de
gestión y de gestión al
histórico.

4. PERMITE:
 Garantizar a los
ciudadanos el
acceso a la
información.
 Evitar la producción y
acumulación
irracional de
documentos.
 Asegurar y facilitar el
control efectivo y
ordenado de la
documentación

5.  Solucionar, a nivel físico y
funcional, el problema
de la acumulación de
documentos en las
dependencias e
instituciones productoras.
 Concentrar la
información útil, ya sea
para la toma de
decisiones
administrativas o para el
conocimiento del
desarrollo histórico
institucional.

6. ARCHIVO DE GESTIÓN
 Contienen los
documentos
que se generan
en el proceso
de gestión
Administrativa, y
que están en
constante
consulta.

7.  Se debe transferir las
series y subseries que
hayan cumplido con el
tiempo estipulado en las
TRD correspondiente.
 Todas la transferencias
deben ir acompañadas
de un inventario en el
que se relacionan las
series documentales.

8. ARCHIVO CENTRAL
 Al recibirse los
documentos en el
archivo central se
debe constatar que
las series y subseries
documentales
transferidas
concuerden con el
inventario.

9. Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su estado
semiactivos, ósea que su consulta no es tan
frecuente.

10. ARCHIVO HISTÓRICO
La documentación transferida al
archivo histórico es la que pose un
valor investigativo, cultural o para la
ciencia.

11. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS
TRANSFERENCIAS
 Existencia del
Comité de Archivo
en la entidad.
 Tablas de Retención
Documental
debidamente
avaladas por el
Comité de Archivo
entidad y
aprobadas por el
Consejo Directivo
del AGN.

12. PREPARACION FISICA DE LA
DOCUMENTACION
 Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados
para la limpieza son : overol, gorra,
mascarilla y guantes.

13. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
 Eliminar el material metálico: clips,
ganchos de cosedora, legajadores,
etc. procurando no ocasionar
deterioros de tipo físico a la
documentación.

14.  Identificación del material
afectado por biodeterioro.
 Revisión y Foliación: Utilizar un
lápiz de mina negra y blanda
para numerar desde uno (1) en
adelante.
 Unidades de conservación y
de almacenamiento.

15. Amarre: se realiza
mediante el empleo de
una cinta de faya o
hiladillo de 2,5 cm. de
ancho que abrace la
unidad en sentido
vertical y horizontal, a
modo de paquete,
anudado hacia la parte
superior.
Embalaje: Utilizar cajas
que cumplan las
especificaciones
mínimas sugeridas por el
Archivo General de la
Nación.

16. GRACIAS