Este documento describe los diferentes aspectos del diseño de archivos. Explica la terminología básica de archivos como campo, registro y archivo. También describe los diferentes tipos de archivos como maestro, transacciones y de reportes. Además, explica los métodos de organización de archivos como secuencial, de acceso directo e indexado. Por último, brinda detalles sobre los medios de almacenamiento como cinta magnética y disco magnético.

1. DISEÑO
DE
ARCHIVOS

2. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN II
LINNA ESPERANZA CASTILLO
PAULA ANDREA LÓPEZ ALZATE
NUBIA YANED SALAZAR GIRALDO
NAYIVE LASSO NAVARRETE
JONH HAROLD RODRIGUEZ MARTINEZ
DOCENTE
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
QUINDÍO 2012

3. CONTENIDO
• Introducción
• objetivos
• Terminología básica de archivos
• Diagrama de estructura de datos
• Tipos de archivos
• Métodos de organización de archivos
• Cinta magnética
• Discos magnéticos
• Conclusión
• Bibliografía

4. INTRODUCIÓN
El diseño de archivos es la forma en que se crean los
archivos de una manera sistematizada para darle un
orden a los datos que se encuentran en cada uno de
ellos. La forma en que se van creando los datos que en
algún momento vamos a utilizar es necesario tener en
cuenta la forma en que están los archivos de nuestro
sistema de información o en nuestro uso de usuario de
informática.

5. OBJETIVOS
• Identificar los diferentes tipos de archivos que se
pueden manejar en un sistema de información.
• Analizar la forma de diseñar un archivo.
• Conceptualizar los diferentes métodos de
organización de archivo para un sistema de
información.
• Mostrar la forma en que se encuentra organizada la
estructura de datos dentro de un sistema.

6. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE
ARCHIVOS
CAMPO: (Field) es el elemento de datos básico. Un campo
individual contiene un valor único. Esta caracterizado por su
longitud y por el tipo de datos. Dependiendo del diseño del
archivo, los campos pueden ser de tamaño fijo o variable. Un
campo puede contener un subcampo.
Registro (Record) es una colección de campos relacionados que
pueden tratarse como una única unidad por un programa de
aplicación. Por ejemplo:, un registro de empleados va contener
campos como nombre, numero de seguridad social, etc.
También dependiendo del diseño, los registros pueden ser de
longitud fija o de longitud variable. Un registro va a tener una
longitud variable si algunos de los campos son de tamaños
variables o si el numero de campos es variable. Cada campo tiene
un nombre de campo.

7. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE
ARCHIVOS
Archivo (File) es una colección de
registros similares. El archivo es
tratado como una entidad individual
por los usuarios y las aplicaciones y
puede ser referenciada por el nombre.
Los archivos tienen nombres únicos y
pueden crearse y borrarse. En un
sistema compartido, los usuarios y los
programas tienen garantizado o
denegado el acceso a archivos
completos. En algunos sistemas más
complejos, dicho control se aplica a los
registros o a los campos.

8. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Los datos son realidades concretas en su estado primario. Para
representar esas realidades es posible usar varios tipos de datos.
Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en forma
significativa, se convierten en información.
La Jerarquía de los datos:
Por lo general, los datos se organizan en una jerarquía que se
inicia con la pieza de datos más pequeña que utilizan las
computadoras (un bit), y se desplaza a través de esa escala hasta
una base de datos.
Un bit (un digito binario) representa un circuito que puede estar
encendido o apagado. Los bits se pueden organizar en unidades
denominadas bytes.

9. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Por lo común un byte consiste en ocho bits. Cada
byte representa un carácter, que es la unidad de
construcción de información básica. Un carácter
puede consistir de letras mayúsculas (A, B, C,…Z),
letras minúsculas (a, b, c,…z), dígitos numéricos (0,1,
2,…9), o símbolos especiales (.![+][-]/…).

10. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Jerarquía de datos
Archivos de personal
(Base de datos del proceso)
Base de datos Archivo de departamento
Archivos de personal
098-40-1370 Fiske, Steven 05-01-1985 (Archivo de personal)
Archivos 549-77-1001 Buckley, Bill 17-02-1979
005-10-6321 Johns, Francine10-07-1997
Registros 098 -40–1370 Fiske, Steven 05-01-1985 (Reg. Que contiene el NSS,
apellido y nombre, fecha de
contratación)
(Campo de apellido)
Campos Fiske
Caracteres (Letra F en ASCI)
1000100
(bytes)

11. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Los caracteres se reúnen para formar un campo. Un campo
por lo general es un nombre, un número o una combinación
de caracteres que describen un aspecto de un objeto de
negocio o una actividad. Un grupo de campos relacionados
representan un registro. Al combinar descripciones de varios
aspectos de un objeto o actividad, se obtiene una descripción
más completa de éstos . Por ejemplo, el registro de un
empleado es una compilación de campos referentes a ese
individuo. El nombre del empleado, su dirección, su número
telefónico, tasa de sueldo, ingresos obtenidos hasta la fecha,
etc., representan cada uno un campo.

12. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Un conjunto de registros relacionados representan un archivo,
por ejemplo, el archivo de empleados de la compañía. De
igual forma, un archivo de inventario es la suma de todos los
registros de inventario para una compañía u organización en
particular. El software de base de datos para las
computadoras personales, a menudo se refiere a los archivos
como tablas.
En el nivel más alto del diagrama se encuentra la base de datos,
una recopilación de archivos integrados y relacionados. Bits,
caracteres, campos, registros, archivos y bases de datos
forman juntos el diagrama de estructura de datos. Los
caracteres se combinan para formar un campo, los campos
para hacer un registro.

13. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Los registros para hacer un archivo y los archivos
para dar origen a una base de datos. Esta última no
sólo contiene todos estos niveles de datos, sino las
relaciones entre ellos.

14. TIPOS DE ARCHIVOS
• Los sistemas de archivos pueden ser clasificados en
tres categorías:
• Sistemas de archivo de disco
• Sistemas de archivos de red
• Sistemas de archivos de propósito especial

15. Tipos de archivos
Archivo Maestro:
Es un conjunto de registros acerca de un aspecto de
las actividades de una organización. Puede contener
datos que describan el estado actual de eventos
específicos o indicadores de la empresa. Estos son
permanentes y duran mientras exista el sistema. Sin
embargo, los contenidos de los archivos cambian
como resultado del procesamiento y actualización.

16. TIPOS DE ARCHIVOS
Archivos de Transacciones:
Es un archivo temporal con dos propósitos: acumular
datos acerca de los eventos al momento que ocurran
y actualizar los archivos maestros para reflejar los
resultados de las transacciones actuales. En algún
momento ya no son necesarios y se borran o se
destruyen, dependiendo del método utilizado para
almacenar los datos. Los archivos de transacciones
pueden retenerse por meses, a veces incluso por
años, después de que han sido creado, dependiendo
de las necesidades legales y de la organización.

17. TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo de tablas:
Los archivos de tablas contienen datos de referencia
utilizados en el procesamiento de transacciones,
actualización de los archivos maestros o producción
de salida.
Estos conservan el espacio de almacenamiento y
facilitan el mantenimiento del programa guardado en
un archivo de datos que, de otro modo, se incluirán
en los programas de los archivo maestro.

18. TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo de Reporte:
Son archivos temporales que se utilizan cuando el
tiempo de impresión no esta disponible para todos
los reportes producidos, situación que surge con
frecuencia en el procesamiento sobrepuesto. La
computadora escribe el reporte o documento a un
archivo en disco o en cinta magnética, donde
permanece hasta que pueda imprimirse. Estos se
pueden utilizar con muchos otros dispositivos de
salida, tales como los graficadotes, unidades de
microfilm y microficha o sistemas topográficos
comerciales.

19. MÉTODOS DE
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
La Organización de un Archivo es la colección de registros
lógicos en el archivo y la percepción que tiene el usuario
(programador) de aplicaciones acerca de la disposición
lógica de los registros almacenados en el archivo; una
organización de archivo soporta algún(os) método de
acceso mediante el cual estos registros pueden ser
accedidos.

20. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Existen tres formas de almacenamiento y Recuperación de
registros en un archivo:
Secuencial y el directo ---- Están disponibles en todas las
computadores
Indexado---- Esta disponible solo con software
especiales.

21. ORGANIZACIÓN
SECUENCIAL
Archivo Secuencial es la forma más simple de almacenar y
recuperar registros de un archivo. En un archivo secuencial, se
almacenan los registros uno tras otro. El primer registro
almacenado se coloca al principio del archivo. El segundo se
almacena inmediatamente después (no existe posición sin uso), el
tercero después del segundo… este orden nunca cambia en la
organización secuencial. Para eso los registros están organizados
en forma de una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de
principio a fin.
Al finalizar un archivo secuencial se denota con una marca de fin
de archivo. (End end-of-file).

22. ORGANIZACIÓN ACCESO
DIRECTO
Los archivos de acceso directo son archivos con llave.
Asocian un registro con un valor llave especifico y un
lugar particular de almacenamiento. Todos los registros
se almacenan bajo la llaves en las direcciones en vez de
por posiciones; si el programa conoce la llave del
registro, puede determinar la dirección de localización y
lo recupera independientemente de los demás registros
del archivo.
La característica atractiva de la organización directa, es
que los registros se recuperan mucho mas rápido que
cuando la búsqueda se hace desde el inicio del archivo.

23. ORGANIZACIÓN
INDEXADA
 Otra forma de acesar los registros es por medio del Índice. Esto
permite que la búsqueda de un registro sea mas fácil si se usa el
índice, ya que toma menos tiempo buscar un índice que un
archivo completo de datos.
 Un indicie es un archivo aparte del archivo maestro. (índice
separado)Cada registro en el índice contiene únicamente dos
datos: una llave de registro y una de almacenamiento.
 Para encontrar un registro por el método de la organización
indexada, se busca primero el índice para hallar la llave del
registro deseado. El índice ayuda hacer mas rápida la búsqueda
en comparación con un archivo secuencial, pero es mas lento que
el direccionamiento directo.

24. IDEAS PARA RECORDAR SOBRE
METODOS Y ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVO
 El método mas simple, la organización secuencial, es la
única forma en que los registros se pueden guardar en una
cinta magnética.
 Con los dispositivos de acceso directo, tales como el disco
magnético, los registros se pueden almacenar
secuencialmente o bajo acceso directo u organizaciones
indexadas.
 Los métodos de acceso directo e indexados usan las
direcciones de almacenamiento para identificar la
localización especifica de los registros o bloques de datos

25. CINTA MAGNÉTICA
La cinta magnética es un tipo de
medio o soporte de
almacenamiento de datos que
se graba en pistas sobre una
banda plástica con un material
magnetizado, generalmente
óxido de hierro o algún cromato.
El tipo de información que se
puede almacenar en las cintas
magnéticas es variado, como
vídeo, audio y datos.

26. CINTA MAGNÉTICA
Hay diferentes tipos de cintas, tanto en sus medidas
físicas, como en su constitución química, así como
diferentes formatos de grabación, especializados en
el tipo de información que se quiere grabar.
Los dispositivos informáticos de almacenamiento
masivo de datos de cinta magnética son utilizados
principalmente para respaldo de archivos y para el
proceso de información de tipo secuencial.

27. MÉTODOS DE GRABACIÓN CINTA
MAGNÉTICA
Grabación Lineal:
Con la grabación de señales análogas y digitales que se
registran en la cinta magnética como audio o
datos codificados, se puede observar en las primeras
cintas la traza de la señal en forma de línea horizontal, de
acuerdo a las necesidades de ingenieros en audio video o
datos, hubo variantes como la grabación en pistas que
comprenden múltiples trazas horizontales grabadas con
diferentes cabezas que podían ser reproducidas al mismo
tiempo o el Lineal serpentine que al momento de llegar
al final de la cinta la cabeza grabada en dirección opuesta
trazando una segunda línea paralela lo que dio inicio a la
necesidad a mayor capacidad de almacenamiento.

28. MÉTODOS DE GRABACIÓN CINTA
MAGNÉTICA
Grabación Transversal:
Para aprovechar la superficie grabable de la cinta
magnética se diseñó un tambor giratorio con cuatro
cabezas de grabación para almacenar video el cual
requiere mayor cantidad información almacenada a
lo ancho de la cinta, mientras las cinta estaba en
constante movimiento cada pista está ligeramente
inclinada, muy pocos equipos utilizaron este método
de grabación como las grabadoras Mark I y Mark II
de Ampex nombraron esta tecnología de grabación
como “Quádruplex”.

29. MÉTODOS DE GRABACIÓN CINTA
MAGNÉTICA
Grabación Helical:
Para perfeccionar el modo de grabación transversal
se redujeron de cuatro cabezas a dos que rotan en
diferentes ángulos hacia la dirección en la que la
cinta se transporta, para lograr una secuencia de
grabación continua y mayor superficie de cinta
aprovechada, se pueden apreciar las trazas de la
cinta grabadas diagonalmente a lo largo de esta.

30. DISCO MAGNÉTICO
Un disco magnético es una pieza
metálica a la que se ha aplicado
por ambos lados una película
magnética que permite
almacenar información. Para
poder grabar y leer la
información, se necesitan
unas cabezas, que se mueven
por las distintas partes del disco
mediante brazos. Estas cabezas
pueden leer y grabar,
dependiendo de las órdenes
recibidas por la CPU.

31. TIPOS DE DISCOS MAGNÉTICOS
Dentro de los discos magnéticos existen varios
tipos:
Discos flexibles.
Discos intercambiables.
Discos duros o fijos.

32. DISCOS FLEXIBLES
Un disco flexible
(en inglés floppy disk o diskette)
es un medio de
almacenamiento o soporte de
almacenamiento de datos
formado por una pieza circular
de material magnético, fina y
flexible (de ahí su
denominación) encerrada en
una cubierta de plástico,
cuadrada o rectangular, que se
puede utilizar en una
computadora o laptop.

33. DISCOS INTERCAMBIABLES
Es una pequeña oblea de
plástico flexible, con sensibilidad
magnética encerrada en un
paquete de plástico que puede
ser rígido o flexible. Es
económico, práctico y confiable,
pero no tiene la capacidad de
almacenamiento ni la velocidad
necesaria para trabajos de gran
magnitud. Estos discos se
pueden almacenar fuera de
línea y cargarlos según sea
necesario.

34. DISCOS DUROS O FIJOS
Los discos duros o fijos son
un dispositivo de almacenamiento
de la información de gran velocidad
y capacidad de tipo magnético por
lo que pueden grabarse y
borrarse los datos tantas veces
como queramos. Aunque podemos
encontrar discos fijos y extraíbles (o
removibles), realmente
estamos hablando de los mismo, ya
que los extraíbles son discos fijos
introducidos en un soporte que
permite cambiar los de ordenador
sin tener que abrirla caja del mismo.

35. CONCLUSIÓN
• Tener el conocimiento sobre cada uno de los
conceptos y elementos que componen el diseño de
archivos dentro de un sistema de información, es
necesario para nosotros los futuros profesionales en
Ciencia de la Información ya que tendremos la
responsabilidad de salvaguardar y difundir la
información en los diferentes medios de
almacenamiento, por consiguiente debemos saber
cual es el tipo de archivo que se maneja en cada uno
de los dispositivos del sistema.

36. BIBLIOGRAFÍA
Diseño de sistemas de archivo. [en línea]. Alegsa. Santafé, Argentina .[consultado
Noviembre de 2012]. Disponible en internet:
http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20de%20archivos.php
Diseño de sistemas. [en línea]. Tripod. Copyright © 2012. [consultado noviembre de
2012]. Disponible en internet: http://une-
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Senn, James. Análisis y diseño de sistemas de información. 2ed. Mc Graw Hill,
México, 1992.
Cinta magnética. [en linea]. Wikipedia. [consultado noviembre de 2012].
Disponible en internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Cinta_magn%C3%A9tica
Lander Iker, Roberto. Los discos magneticos. [en línea]. Blog. [consultado
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http://infoevolucion.blogspot.com/2009/01/los-discos-magneticos.html

37. BIBLIOGRAFÍA
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