Pequeño seminario o recopilacióno de varias fuentes sobre productividad, scrum, kanban, pomodoro y gtd

1. Metodologías Ágiles y Productividad
Autor: Juan Carlos Rubio Pineda

2. Creative Commons

3. Referencias
Este curso se realizó a partir de estos recursos:
● “Flexibilidad con Scrum”, Juan Palacio
● “Scrum Manager: Gestión de proyectos, v1.3”,
autores: Juan Palacio, Claudia Ruata
● “The new New product development Game”, artículo de Takeuchi & Nonaka
● “Kanban VS Scrum”: Henrik Kniberg & Mattias Skarin
● “Scrum y XP desde las trincheras”, Henrik Kniberg
● “The Pomodoro Technique”, Francisco Cirillo, autor de esta técnica
● Información de libre acceso sobre la técnica GTD (autor: David Allen):
● ThinkWasabi (es el blog de Berto Peña, escritor especializado en Organización,
Gestión Personal y Productividad). La información de GTD es 100% suya.
● Mi propia experiencia personal
Puede contener variaciones y apreciaciones, fruto de mi propia interpretación y de mi
propia experiencia (y por ello, errores, o quizás aportaciones)

4. La técnica del Pomodoro (tomate)

6. Técnica pomodoro
● La técnica Pomodoro es una técnica sencilla de
aprovechar al máximo nuestro tiempo.
● Su autor es Francesco Cirillo:
http://www.francescocirillo.com
● Debe su nombre a los “tomates” o cronómetros
de cocina que sirven para controlar el tiempo.
● La publicó en 1992.

7. ● Aspectos clave del tiempo:
● El Devenir: aspecto medible del tiempo; horas,
minutos, segundos
● La sucesión de eventos: las cosas que vamos
haciendo en el devenir del tiempo.
● Nos sentimos presionados por el Devenir del
tiempo.

8. ● Metas de la técnica pomodoro:
● Aliviar la ansiedad asociada al devenir.
● Incrementar la concentración mediante interrupciones.
● Incrementar la conciencia de nuestras decisiones
● Aumentar la motivación y mantenerla constante.
● Fortalecer la determinación para lograr nuestras
metas
● Refinar el proceso de estimacón, en terminos tanto
cualitativos como cuantitativos (medibles)
● Mejorar nuestro proceso de estudio o trabajo

9. ● Premisas básicas de partida
● Cambio en la forma de ver el tiempo. Esto alivia
nuestra ansiedad.
● Mejorar el uso de nuestra mente, ganando claridad,
concentración, facilidad de aprendizaje...
● Uso de herramientas de apoyo sencillísimas para
lograrlo
– Dependiendo del tipo de trabajo de cada uno, veremos
que puede llegar a ser un problema adaptarse.

10. ● Fases de la técnica Pomodoro
QUÉ CUÁNDO POR QUÉ
Planificar Al incicio del día Para decidir las actividades del día
Seguimiento A lo largo del día Ensamblar datos de esfuerzo empleado y
otras métricas de interés
Registro Al final del día Recoger un archivo de observaciones diarias
Procesado Al final del día Transformar datos brutos en información
Visualización Al final del día Presentar la información en un formato que
facilite la comprensión y clarifique el camino a
la mejora

11. ● Objetivos principales a lograr con esta técnica
● ¿Cuánto tiempo me cuesta una actividad?
● Cortar las interrupciones
● Estimar previamente el esfuerzo de las actividades
● Pomodoro va incluso más allá, pero queda
fuera del alcance de este curso. Los anteriores
son los objetivos básicos

12. Objetivo I: ¿Cuánto esfuerzo me cuesta una
actividad?

13. ● Aplicamos estas reglas:
● Un Pomodoro son 30 minutos. 25 minutos de trabajo intenso, y 5
minutos de descanso.
● Un pomodoro es indivisible, si nos interrumpen totalmente, ese
pomodoro es nulo. No se registra.
– Esa es la teoría; yo considero indivisible medio pomodoro.
● Cuando pasan 25 minutos, se detiene el trabajo como esté (repito: como
esté), y se descansa 5 minutos, realizando una actividad que no
implique esfuerzo mental.
– Esto deja fuera reuniones, hablar de trabajo con otros, etc.
● Cada 4 pomodoros (dos horas) se hace un descanso más largo de 15-
30 minutos.
– Esta es la teoría; yo no tomo jamás más de 10-12 minutos.
● Si nos interrumpimos por nuestra falta de concentración o por alguien,
hacemos una pequeña anotación (ver más adelante)

14. ● Requisitos para aplicarlo:
● Un cronómetro o controlador de tiempo
– Sirve un cronómetro de cocina
– Aplicaciones para iPod/iPhone, Android, Java
– Aplicación para escritorio, como Focus Booster
● Una hoja de tareas “ToDo”
● Una hoja de inventario de actividades
● Una hoja de registro (normalmente, hoja de cálculo
de ordenador o una base de datos).

15. ● Ejemplo:
● Comienza el día, y anotamos nuestras primeras
tareas:
Tareas de hoy Sevilla, a X de Enero
de 2011, Juan Carlos
Rubio Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender
pomodoro”, (máx 10 páginas)
Perfeccionar artículo leyendo
intensamente el manual de pomodoro
Condensar texto (máx 3 páginas)
● Activamos el temporizador y comenzamos

16. ● Ejemplo (II/)
● Transcurren 25 minutos y salta el temporizador.
Anotamos un pomodoro y descansamos
Tareas de hoy Sevilla, a X de Enero
de 2011, Juan Carlos
Rubio Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender X
pomodoro”, (máx 10 páginas)
Perfeccionar artículo leyendo
intensamente el manual de pomodoro
Condensar texto (máx 3 páginas)

17. ● Nos obligamos a descansar 5 minutos, porque
● Nuestra mente asimila el trabajo previo
● Descansa, se repara, y se prepara para un siguiente
pomodoro
● Si no hacemos el descanso correctamente,
cometeremos errores que nos harán perder más
tiempo que el que creemos estar ganando
incumpliendo los descansos.
● SOMOS ESTRICTOS en no usar esos 5 minutos en
responder correos, pensar en trabajo, o seguir
trabajando.
● Se puede usar la computadora, pero NO para continuar
el trabajo. Aconsejable, descansar la vista

18. ● Cada 4 pomodoros descansamos de 15-30 minutos. Si
acabamos, tachamos la tarea:
Sevilla, a X de Enero de
Tareas de hoy 2011, Juan Carlos Rubio
Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, XXXX
(máx 10 páginas)
Perfeccionar artículo leyendo intensamente el
manual de pomodoro
Condensar texto (máx 3 páginas)
Tareas de hoy Sevilla, a X de Enero de
2011, Juan Carlos Rubio
Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, XXXXX
(máx 10 p)
Perfeccionar artículo leyendo intensamente el
manual de pomodoro
Condensar texto (máx 3 páginas)

19. ● Al final del día, registramos lo hecho (recordar la exactitud de la
hora de comienzo no es importante; sí los pomodoros)
JUAN
REGISTROS CARLOS
RUBIO
FECHA HORA TIPO ACTIVIDAD POMODOROS NOTAS
EFECTIVOS
X de 08:30 Escribir Escribir texto de cómo 5 7 páginas
Enero de aprender pomodoro
2011
Y de 11:30 Perfecci Escribir texto de cómo 2
Enero de onar aprender pomodoro
2011
Z de 14:00 Reducir Escribir texto de cómo 3 De 7 á 3
Enero de aprender pomodoro páginas
2011

20. ● Al final del día, me pregunto:
● 10 pomodoros para escribir el texto.
– Mi valoración: Demasiados.
● Quisiera escribir el próximo en 9 pomodoros o
menos.
– ¿Qué debería evitar?
– ¿Qué actividades son realmente útiles?
– ¿Cómo puedo reorganizarlas para ser más efectivas?
● Esto ayuda a mejorar
● La actividad de registrar o buscar vías de mejora al
final del día, no debe durar más de un pomodoro

21. ● Y eso... ¿Para qué me sirve?
● Aparte de la propia personal de mejora, la de
estimación de costes.
● Supongamos un trabajo que haya realizado un
equipo. Ha costado 2 pomodoros de un técnico,
más 3 pares de pomodoros de otro. Supongamos
que el pomodoro (30 minutos) lo valoramos a 10 €
● TOTAL: 2 x € 10.00+ 3 x 2 x € 10.00 = € 80.00
– Esto es la teoría; en la práctica, trabajar con pomodoros
como técnica de estimación de costes con equipos es
inadecuado, o al menos, bastante complicado.

22. Objetivo II: evitando interrupciones

23. ● Aparentemente, un intervalo de 25 minutos de
trabajo intenso no puede tener demasiadas
interrupciones, pero ocurren.
● Las interrupciones pueden ser de dos tipos:
● Internas: nos interrumpimos nosotros mismos
rompiendo el hilo del trabajo
● Externas: alguien irrumpe en el despacho, suena
el teléfono, visita inesperada, etc. etc.
● Las interrupciones han de registrarse con una
pequeña y breve anotación. Veamos cómo.

24. ● Supongamos que mientras escribo el texto de mi primera tarea, se
me ocurre que debo llamar a una chica para citarme con ella. No es
urgente, puedo verla hasta el 15 de Febrero.
● Entonces en la hoja ToDo, marco con un apóstrofe de
interrupción.
● En la hoja de inventario marco esa tarea como “U” (unplanned) y
su fecha tope (15 Febrero)
● Si las interrupciones duran segundos, el pomodoro es válido. Si la
interrupción suma más de 5 minutos, el pomodoro es inválido Y
EMPEZAMOS DE NUEVO. Si ha habido varias interrupciones
breves, el “break” se reduce de 5 á 3 minutos.
● Si la interrupción genera la entrada de una tarea inesperada y
urgente, la registramos en ToDo en el área correspondiente
● Si la interrupción genera un trabajo no urgente, la incluímos el la hoja
de inventario de actividades con su fecha tope.

25. ● ¿Qué ocurre si cuando llevo 20 minutos de
trabajo intenso, me interrumpen con 5 minutos
o más? ¿Tengo que considerar que todo el
pomodoro es inválido?
● En la teoría sí. En la práctica, yo considero que 15
minutos o más de trabajo son medio pomodoro, y lo
registro con una marca especial, el asterisco.
– Pero si me han interrumpido, empiezo con una nueva
franja de pomodoro y no descanso.
● Un “asterisco” es indivisible para mí.

26. ● La cosa queda así:
TAREAS DE HOY Sevilla, a X de Enero
de 2011, Juan Carlos
Rubio Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, '
(máx 10 p) X
Perfeccionar artículo leyendo intensamente el
manual de pomodoro
Condensar texto (máx 3 p.)
INVENTARIO DE ACTIVIDADES Sevilla, a X de Enero
de 2011, Juan Carlos
Rubio Pineda
U Pedir cita a Marta
[15 Feb]

27. ● Veamos un escenario posible de interrupciones internas:
TAREAS DE HOY Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan
Carlos Rubio Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, (máx 10 p) ’’’’’’’’’’
XX
Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro
Condensar texto (máx 3 p.)
NO PLANEADO Y URGENTE
Pedir una pizza
Elegir una montain bike que comprarme
Leer un artículo similar al mío para tomar ideas X
Buscar conciertos de rock en internet en Sevilla
Comprobar el correo
Hacer un pedido de comida china para llevar a casa en la cena
Ordenar mi escritorio
Afilar punta de lápices

28. ● Consideraciones
● Un pomodoro es indivisible, así que si algo lo ha
interrumpido, se anula y no se marca, incluso si estaba
apunto de finalizar (si es sólo unos segundos no se
anula).
● Es evidente que en la tabla anterior, se refleja una
absoluta falta de concentración.
– Esto hay que evitarlo.
– El marcaje con apóstrofes de las interrupciones, da al final del
día la explicación de por qué no hemos podido acabar lo que
queremos.
– CIERTAS INTERRUPCIONES, ESTUDIADAS, SE PUEDEN
PLANIFICAR, Y DEJAN DE SER INTERRUPCIONES

29. ● Interrupciones externas
● La principal diferencia con las internas consiste en que
mediamos con otros, y necesitamos comunicarnos.
● Para tratar estas interrupciones, que no vienen de nuestra
mente, debemos hacer lo mismo que en la internas: hacer
que las interrupciones dependan de nosotros, en vez de que
nosotros dependamos de ellas.
– Eliminar aplicaciones de ventana emergente o avisadoras
– Si alguien te interrumpe, invitarle a venir más tarde (si se puede,
depende de quién sea)
● En realidad, muchísimas de las tareas que nos interrumpen
como “urgentes”, no lo son en realidad tanto; pueden
esperar 25 minutos.
● Se marcan con un “-” y se procede como en las internas

30. ● Ejemplo:
TAREAS DE HOY Sevilla, a X de Enero de
2011, Juan Carlos Rubio
Pineda
Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, (máx 10 p) --
X
Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de
pomodoro
Condensar texto (máx 3 p.)
NO PLANEADO Y URGENTE
[14:40] Enviar un borrador del escrito a Fulano
INVENTARIO DE ACTIVIDADES Sevilla, a X de Enero
de 2011, Juan Carlos
Rubio Pineda
U Cita con director para actualizar estado del
[15 Feb ] proyecto X

31. ● Interrupciones sistemáticas
● Dependiendo del trabajo o puesto, pues ocurrir que tengamos que lidiar
con ellas.
● Lo más favorable es tratar de agrupar uno o más pomodoros con las
tareas urgentes o con las que nos interrumpen.
– Ejemplo: en vez de estar leyendo el correo cada 5 minutos, leerlo
tres veces al día.
– Ejemplo 2: si hay que hablar con nuestro personal, programar las
reuniones en horas fijas diarias, en lugar de una reunión por cada
pequeño incidente o decisión que se produzca.
● Objetivos:
– Degradar el grado de ciertas tareas “aparentemente urgentes”
– Gradualmente, tratar de reducir el número de pomodoros necesarios
para organizar interrupciones.

32. ● ¿Hay más?
● Se puede tratar de estimar el esfuerzo en realizar
tareas, guardando históricos con sobreestimación o
estimaciones defectuosas para aprender a
controlar tiempos y costes.
● Se puede optimizar los pomodoros con tablas de
tiempos.
● …
● Experimentar sobre estas bases.

33. ● Trucos y recomendaciones
● Usar auriculares: música que nos permita
concentrarnos. También hace que quien quiere
interrumpirnos, a veces se lo piense.
● NO COMER durante el pomodoro (pipas, maíz,
etc., nos distraen)
● RECHAZAR programas de avisos emergentes
durante el pomodoro
● El progreso temporal del pomodoro SIEMPRE debe
estar al alcance de la vista.

34. GTD

35. ● ¿qué es GTD?
● Es un profundo cambio de hábitos en tu
organización.
● No hay “listas” de tareas por orden de prioridad.
● Un flujo de cuatro pasos a seguir de forma estricta.
● Vale para tu trabajo y tu vida diaria (“contextos”).

36. ● ¿Qué necesito?
● Aprender y habituarse al método: flujo de los 4
pasos.
● Aplicación online o bien una que pueda sincronizar.
● No es el método definitivo, a algunos no les vale...
● Paciencia: no desesperes, persiste y lo
conseguirás.

37. ● Los 4 pasos:

38. – Captura: ideas, tareas,
recordatorios, cosas-para-hacer...
– Todo va directo a un lugar o
carpeta llamada Inbox
● Incluso las cosas personales
– En cuanto aparezca la idea-
tarea... directa al Inbox.
– No hagas nada más, sólo
asegúrate de enviarla ahí

39. – Es el momento de “sacar” las cosas
del Inbox.
– ¿Requiere acción? Delégala o
asígnala a carpeta.
– ¿No requiere una acción? Archívala o
elimínala.
– Aplica la regla de los 2 minutos de
forma estricta.
● Si una tarea puede hacerse en 2
minutos o menos, hazla sin
moverla a carpetas

40. – Organizamos por carpetas lo
asignado anteriormente.
– Carpeta: Próximo.
– Carpeta o carpetas: Proyecto.
– Carpeta: En Espera.
– Carpeta: Algún día o tal vez...

41. – Chequea el estado de tus tareas y
proyectos.
– Hazlo “siempre que puedas” o una
vez al día.
– Reasigna estado... o mueve de un
sitio a otro.
– Proceso ágil, pero asegura el éxito
del método.

42. ● Ejemplo práctico: al revisar, muevo elementos
de una carpeta a otra y elimino lo resuelto

43. ● David Allen:
“no ocupes tu mente en organizar, ocúpala
mejor en crear y disfrutar”