El documento describe varios hábitos de las personas altamente productivas. Entre estos hábitos se encuentran organizar el tiempo y las tareas, dar prioridad a lo más importante, y mantenerse saludable mediante el ejercicio, una dieta balanceada y el descanso. También recomienda dividir las tareas complejas en subtareas más pequeñas y evitar la multitarea.

1. hábitos de
las personas
altamente productivas

2. La productividad está sustentada en
hábitos. No hay métodos ni herramientas
que sirvan de algo si no somos capaces de
desarrollar ciertos hábitos productivos.

3. En esencia;
1. Organízate
2. Atiende tus objetivos
3. Haz lo importante primero
4. Se ordenado
5. Maneja el tiempo y el momento
6. Motívate
7. Cuídate
8. Divide y simplifica
9. Aplica métodos y técnicas
10. Elimina
11. Domina la tecnología
12. Analiza los cambios
13. Delega
14. Has bien tu trabajo
15. Aplica la inteligencia emocional

4. Dedica los primeros 30 minutos en
planificar tu día. No comiences un día sin
antes haberlo planificado.

5. 1. Anota tus compromisos en el momento.
Registra tus compromisos e ideas tan pronto
como surgen –ya sea una tarea pendiente, una
cita o una idea que puede dar lugar a algún
proyecto personal o profesional. Los papeles que
representen compromisos –como una factura para
pagar–, recopílalos en una bandeja.

6. 2. Organízate utilizando listas.
Organiza tus compromisos en listas contextuales
de actividades que requieran un determinado
recursos o ubicación para poderse realizar. Por
ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en
la oficina, al teléfono, mientras estás en la calle,
etc.

7. 3. Procesa los compromisos
diariamente.
En tu libreta o en la bandeja, al menos
una vez al día, debes revisarlos y decidir
qué es lo que vas a hacer con ellos;
resolverlos inmediatamente, delegarlos…

8. 4. Agenda sólo aquello que tiene fecha y hora.
El calendario solo sirve para anotar compromisos
que tienen una fecha fija obligatoria –la consulta
del dentista o una reunión.

9. 5. Mantén un sistema de archivo eficaz.
Trata de mantener todo lo que puedas en formato
digital –ocupa menos espacio y puedes encontrar
las cosas más rápidamente. Y nunca dejes
papeles en pilas encima de la mesa para archivar
después: ¡nunca lo harás!. Cuando navegues por
internet y encuentres cosas importantes;
guárdalos en OneNote.

10. 6. Revisa tus listas de compromisos
semanalmente.
Una vez a la semana revisa tus listas contextuales y
el calendario, y actualízalos. Elimina los compromisos
cumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y
añade los que hayan surgido nuevos. Investiga el
método de productividad GTD (Getting Things
Done) para este caso. (ver referencia rápida en el
siguiente slide)

12. 7. Pon un limite de tiempo a tus actividades y
proyectos.
Las actividades generalmente consumen el total
del tiempo que les asignemos, así que analiza y
se realista; si una actividad consideras que la
harás en 2 horas esfuérzate por hacerlo en ese
plazo o en menos tiempo.

13. ATIENDE TUS OBJETIVOS
El esfuerzo es a menudo desperdiciado cuando las personas
no tienen un camino claro hacia el éxito.

14. 8. Define tus objetivos de manera S-M-A-R-T.
Un objetivo debe ser concreto, medible, significar
algo para ti. A partir de ellos podrás empezar a
orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo
plazo, deben ser alcanzable y estar limitado en el
tiempo. Por ejemplo, “quiero estar delgado” no es un
objetivo, es un deseo. Un verdadero objetivo sería:
“voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre,
porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto;
para ello, tendré que perder medio kilo por semana, y
lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los
días y dejando de tomar refrescos”.

15. 9. Revisa tus objetivos, misión y valores
periódicamente.
Con el tiempo todos evolucionamos y cambiamos,
y con nosotros también lo hacen nuestros
objetivos, misión y valores. Procura revisarlos con
la suficiente periodicidad para asegurarte de que
todavía son vigentes, o terminarás recorriendo un
camino que no es el que querías.

16. 10. Integra tus objetivos a tus compromisos
diarios.
Haz lo que realmente te aporta valor, lo que te lleva
a cumplir tus objetivos a medio y largo plazo.
Acostúmbrate a tener siempre contigo una lista por
escrito de ellos. Si esos objetivos son fruto genuino
de tu misión y valores personales, la lista te
ayudará a ganar perspectiva y a tomar la mejor
decisión posible en cada momento.

17. 11. Enfócate en el objetivo en lugar del
procedimiento.
Cuando pensamos en todo lo que tenemos que
hacer para lograr algo solemos sentir estrés y
frustración. Si en lugar de pensar en todos los pasos
que debemos tomar para lograr algo pensamos en
qué es lo que queremos lograr y cómo nos
sentiremos cuando ya alcancemos nuestro objetivo
entonces haremos todo lo necesario rápidamente y
sin darnos cuenta ya estaremos disfrutando del
logro.

18. LO IMPORTANTE PRIMERO

19. 12. Empieza tu día haciendo sólo lo importante.
Haz siempre lo importante primero (sobre todo si
te desagrada) y evita que se convierta en urgente.
Las urgencias malgastan el tiempo, suelen
conducir a soluciones poco elegantes y producen
estrés. Eliminar las actividades de bajo impacto de
tus rutinas matutinas, y empieza atacando los
compromisos
que
supongan
un
avance
significativo en tus proyectos importantes.

20. 13. Aplica el Principio de Pareto (80/20).
Aplicado a la productividad, este principio dice que
un 20% de las cosas que haces habitualmente
aportan el 80% del valor de tu trabajo –
entendiéndose por valor el trabajo que te permite
avanzar en los proyectos importantes y que te hace
alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20% de cosas,
y encárgate de hacerlas primero. Si te falta tiempo,
es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que
no te aporta valor.

21. 14. Di NO con más frecuencia.
Lo ideal es que no empieces nada que no te
aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y
compromisos antes siquiera de que entren a tu
sistema productivo. Y si finalmente tienes que
darle entrada –porque forma parte de tus
responsabilidades–, procura prometer poco y dar
más de lo prometido, en lugar de prometer mucho
y luego no cumplir lo prometido.
“Haz lo que te aporte valor primero”

22. SE ORDENADO
Mantén tus herramientas y materiales organizados.

23. 15. Mantén ordenado tu hogar o área de trabajo.
El desorden distrae y puedes terminar perdiendo
más productividad de la que ahorraste. Mantén tu
escritorio, casa, o área de trabajo limpio y
organizado, con una cantidad mínima de objetos. Si
pierdes al día sólo 7 minutos buscando algo que
dejaste en algún lugar y no lo encuentras, estás
tirando a la basura una semana de trabajo al año.

24. MANEJE EL TIEMPO Y EL
MOMENTO

25. 16. Aplica la regla de los 2 minutos.
Cuando un compromiso te lleve menos de 2
minutos de trabajo, hazlo inmediatamente,
independientemente de su importancia y prioridad.
Responder a un correo, autorizar una compra o
reservar en un restaurante llevará menos tiempo
que recopilar el compromiso, procesarlo, añadirlo
a una lista, revisarlo, etc. De esta forma te quitarás
de encima un porcentaje muy importante de
asuntos pendientes.

26. 17. Trabaja según contexto, energía y tiempo
disponible.
Ve cumpliendo tus compromisos en función del
contexto en que te encuentres, el nivel de energía
–alto o bajo– que tengas, y el tiempo que tengas
disponible en cada momento. Por ejemplo, no es
efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si
hoy tienes un mal día; quizá puedas resolver las
llamadas pendientes y organizar tu archivo, que
son tareas que requieren menos energía.

27. 18. Trabaja en bloques de tiempo fijos.
Distribuye tus tareas de alto impacto y gran
concentración en bloques de tiempo de entre una
y dos horas –si te parece demasiado, puede
intentar combinarlo con la Técnica del Pomodoro.
Entre bloque y bloque haz descansos de 10
minutos, e intercala pequeñas sesiones de tareas
que requieran un nivel de energía bajo, como
llamadas telefónicas o archivar papeles.

28. La Técnica Pomodoro es un método para
la administración del tiempo desarrollado
por Francesco Cirillo a fines de los años
1980.1 La técnica usa un reloj para dividir
el tiempo dedicado a un trabajo en
intervalos de 25 minutos -llamados
'pomodoros'- separados por pausas.
Hay cinco pasos básicos para
implementar la técnica:
1. Decidir la tarea a realizar
2. Poner el pomodoro (el reloj o
cronómetro) a 25 minutos
3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj
suene y anotar una X
4. Tomar un pausa breve (5 minutos)
5. cada cuatro "pomodoros" tomar una
pausa más larga (15-20 minutos)
Descargar reloj: http://keepfocused.codeplex.com/releases/view/47057

29. 19. Envía emails con objetivos específicos que
no requieran respuestas constantes.
Si un correo va y viene más de 4 veces es mejor
que tomes el teléfono y llegues a un acuerdo en
una conversación telefónica de dos minutos. La
próxima vez que envíes un correo electrónico
recuerda ser específico en el objetivo del mismo y
recuerda dar indicaciones específicas sobre qué
debe hacer la otra persona en cada situación.

30. 20. Designa tiempos específicos durante el día
para tareas repetitivas.
Para tareas repetitivas es mejor que designes
tiempos específicos durante el día para que no te
distraigan en medio de una operación importante.
Por ejemplo, podrías designar horas específicas
en las cuales revisarás tu correo electrónico, tu
celular o la red social.

31. 21. Calcula cuánto vale tu tiempo.
Si no sabes cuánto vale tu tiempo, no podrás valorar los
servicios que prestas ni tomar las mejores decisiones
para organizar tu agenda. Si una hora de tu trabajo vale
$100, entonces busca ayuda de alguien que te cobre
$40 por ese mismo lapso. ¿El resultado? Tendrás más
tiempo para enfocarte en las tareas que realmente te
necesitan y te permiten ganar dinero.

32. 22. Agrega un tiempo para imprevistos:
Pueden haber acciones imprevistas, incluye un tiempo
margen en tu horario para resolver estas situaciones.

33. 23. Localiza las mejores horas de rendimiento:
¿cuál es tu mejor momento la noche o el día? agenda
tus actividades para que en tus mejores horas realices
las actividades más complejas.

34. MOTIVATE

35. 24. Lleva registro escrito de tus logros y
aprendizajes.
Conocer los errores cometidos, dificultades
encontradas y logros conseguidos te ayudará a hacer
cada vez mejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte
cuando estés bajo de energía. Escribirlo es una forma
de hacerte más consciente de ellos, y te permitirá
revisarlos cuando lo necesites.

36. 25. Busca inspiración para motivarte.
A veces resulta muy difícil hacer lo que uno tiene que
hacer. Utiliza la visualización positiva para imaginarte
cómo será tu vida dentro de un tiempo si consigues tus
objetivos. No todo funciona para todos, ni todo el
tiempo. Busca lo que funciona mejor para ti, y
hazlo. Revisa tus logros, y recuerda lo que pasaste
para lograrlo.

37. CUIDA TU SALUD

38. 26. Reserva tiempo para relajarte y descansar.
Tómate tiempo cada día para “anularte”
intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu
cuerpo y mente se relajen. De la misma forma,
asegúrate de que duermes suficiente horas y con la
suficiente calidad como para despertar dispuesto a
atacar el problema más difícil que tengas entre
manos en ese momento.

39. 27. Haz ejercicio regularmente.
Al contrario de lo que piensa mucha gente, una
excelente forma de recargar pilas es haciendo
ejercicio regularmente, preferiblemente todos los
días. No tiene por qué ser ejercicio de mucha
intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30
minutos. Aprovecha para escuchar música, o
disfrutar de tu entorno.

40. 28. Aliméntate de forma saludable.
Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentación
es el tercer factor de éxito para que nuestro cuerpo
y mente puedan funcionar al 100%. En realidad es
muy simple: mantén una dieta equilibrada de
hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y
proteínas y evita los alimentos demasiado
procesados.

41. 29. Dedícate a ti mismo la primera hora de tu día.
Los grandes líderes a nivel mundial siempre se
toman la primera hora de su día para enfocarse en
sí mismos. Dedica la primera hora de tu día en tu
cuerpo, en tu mente y en tu alma. Cuando
despiertes
mañana
respira
profundamente,
agradece por un día más de vida, sal a caminar o a
correr y visualiza tus objetivos del día.

42. 30. Haz pausas.
No trabajes hasta el cansancio y no te fuerces a
mirar el monitor hasta que te conviertas en un
zombi. Se ha comprobado que la productividad
aumenta significativamente si tomas descansos de
entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo. Si
haces esto tu mente se despejará, estará libre de
estrés y te permitirá enfocarte mejor y, por ende, ser
más productivo.

43. 31.Evita el perfeccionismo.
Ser perfeccionista suena como una cualidad muy
positiva. El perfeccionismo es sin embargo uno de
los principales enemigos de la productividad laboral.
Evita tratar que todo lo que hagas salga a la
perfección, porque entrarás en un círculo
desgastante. Somos humanos y cometemos
errores. Da lo mejor de ti sin llegar a extremos.

44. DIVIDE Y SIMPLIFICA

45. 32. No practiques la multitarea.
Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo
tiempo, salvo que sean actividades que requieran
muy poca concentración. Las tareas “pesadas”
requieren de al menos 20 minutos para que
alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento.
Así que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un
alto costo en términos de tiempo.

46. 33. Desglosa las tareas complejas en subtareas.
Si alguna tarea es demasiado compleja como para
abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero
un desglose en tareas más pequeñas. "Divide y
vencerás"

47. 34. Simplifica, y luego vuelve a simplificar.
“Menos es más”. Cuanto menos listas,
herramientas, proyectos, objetivos… más sencilla
será la gestión de tu vida. Sé muy analítico y revisa
constantemente si no estás complicando demasiado
las cosas.

48. APLICA METODOS Y
TECNICAS

49. 35. Utiliza mapas mentales para planificar tu
trabajo.
Los mapas mentales son una forma ideal para
organizar ideas de forma natural. Gracias a los
mapas mentales podrás estructurar todo tipo de
información aprovechando al máximo la creatividad
de tu cerebro.

50. 36. Reduce el tiempo que pasas leyendo y
escribiendo.
Una gran parte de nuestro trabajo consiste en leer y
escribir, especialmente con un ordenador. Así que,
cuanto menos tiempo emplees en leer y escribir,
más trabajo podrás terminar en menos tiempo.
Aprende mecanografía y utilizar técnicas de lectura
rápida siempre que puedas.

51. ELIMINA

52. 37. Deshazte de todo lo que puedas.
Piensa dos veces antes de seguir adelante con
cada compromiso. En muchas ocasiones son
simplemente “basura”, o compromisos ficticios,
cosas que se supone que deberías hacer, pero que
en realidad no tienes obligación o deseos de
hacerlo.
Si
puedes,
deshazte
de
ellos
inmediatamente.

53. 38. Elimina las distracciones antes de empezar.
Cierra tu programa de correo, cierra el navegador,
apaga el teléfono móvil, y si es necesario,
enciérrate en una sala durante 1-2 horas. Verás
cómo aumenta tu productividad. Eliminar de
nuestras rutinas todo aquello que no nos agrega
valor, lo que no nos permite alcanzar nuestras
metas. (celular, Facebook, "amigos", vicios, etc)

54. 39. Haz siempre lo menos posible.
La productividad no se trata de hacer mucho en
poco tiempo, sino de hacer poco de lo que DEBES
que hacer, para poder dedicarte a lo que TE GUSTA
hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce,
desecha compromisos, y dedícate a lo que
realmente te interesa.

55. 40. Renuncia a todo aquello que no te aporte
valor.
Es muy tentador pasar horas jugando con la
videoconsola, o navegar sin rumbo por Internet,
pero es una gran pérdida de tiempo –a menos que
lo hagas como parte de tu estrategia de
desconexión mental o modo de premio por cumplir
metas.

56. DOMINA LA TECNOLOGIA

57. 41. Respalda tu cosas regularmente.
Realiza copias de seguridad del trabajo de tu
ordenador con la periodicidad adecuada, en función
de lo crítico de los datos y de la forma en que
cambien. También debes mantener copia –si es
posible digital– de los documentos importantes,
como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte,
escrituras públicas, etc.

58. 42. Domina las herramientas que usas.
Si leer y escribir rápido aumenta tu productividad,
dominar los atajos de teclado, o conocer todas las
funciones
de
los
programas
que
usas
habitualmente, te permitirá ahorrar mucho
tiempo. En lugar de cambiar de herramientas de
productividad (especialmente el software) cada
semana, aprende todo lo que hay que saber de lo
que ya estás utilizando.

59. 43. Infórmate inteligentemente.
Hazte una cuenta en algún agregador de noticias:
Hay mucha oferta de agregadores de noticias,
escoge el que te guste y empieza a meter todas las
fuentes RSS de los blogs y sitios que te interesan.
No tendrás que ir saltando de dirección en
dirección, sabrás que contenido nuevo publica cada
sitio. Te recomiendo www.feedly.com

60. ANALIZA LOS CAMBIOS

61. 44. No hagas cambios sin un motivo justificado.
La productividad se trata de hacer, no de lo que
usas. Cambiar un sistema de trabajo o una
herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos
mucho más tiempo. Piensa muy bien antes de
cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser
honesto e informarte si el cambio te aportará
alguna ventaja significativa.

62. 45. No te cierres al cambio.
Aunque no es bueno estar cambiando todo el
tiempo, hay que estar siempre atento a las
novedades. A veces surgen herramientas o formas
de trabajo que pueden resultar más efectivas para
tus circunstancia. Mantén un ojo crítico, y no
tengas reparos en probar algo nuevo si
honestamente crees que te puede ayudar.

63. 46. Date permiso para abandonar cosas a
medias.
Aun cuando la productividad es cuestión de hacer,
no todo lo que empiezas merece ser terminado.
Debes revisar permanentemente tus objetivos,
proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene
sentido o ha perdido el interés, no dudes en
eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y
recursos que le hayas dedicado: seguir con ello
será una pérdida de tiempo y recursos todavía
mayor.

64. DELEGA

65. 47. Saber delegar .
Capitaliza los recursos de la gente que te rodea.
Nadie puede llegar muy lejos sin la ayuda de los
demás. Trabajar de forma aislada es casi un
suicidio
productivo.
Aprende
a
delegar
eficazmente, descubre y utiliza las capacidades de
la gente que te rodea, ayúdalos a alcanzar sus
propios objetivos, y ellos te ayudarán a ti.

66. 48. Da seguimiento a las cosas que delegas.
Un asunto delegado no significa un asunto
terminado. Recuerda que tú sigues siendo el
responsable último de que ese algo se realice. Así
que registra todos los asuntos delegados en una
lista, y dale seguimiento todos los días.

67. HAZ BIEN TU TRABAJO

68. 49. Haz las cosas con la máxima calidad posible.
Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas
bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre
termina regresando, lo que implicará más tiempo y
recursos –justo lo contrario de lo que pretendías–,
por no hablar del daño que puede causar a tu
reputación. Recuerda: el descuidado SIEMPRE
trabaja doble.

69. APLICA LA
INTELIGENCIA
EMOCIONAL

70. 50. Disfruta lo que haces.
Todas las actividades que llevamos a cabo tienen
sus momentos buenos y malos. Pero la mayoría del
tiempo, tu actividad principal debería ser
placentera. De otro modo estarás desaprovechando
gran parte de tu potencial, además de que no
estarás en sincronía con tu misión y valores –
haciendo virtualmente imposible que seas
productivo realmente.

71. 51. Sé optimista y positivo.
El optimismo es fundamental para afrontar los
retos de una forma constructiva. Alguien optimista
siempre se centra en la solución a los problemas,
en lugar de las dificultades, lo que en última
instancia te permitirá ser más productivo.

72. 52. Aprende a vivir con los “no productivos”.
No trates de cambiar a las personas que rodean
para que trabajen como tú. La productividad es
algo que debe entenderse y aceptarse de forma
voluntaria. Tratar de cambiar a los demás no sólo
es una pérdida de tiempo, también suele ser una
fuente de discusiones y roces –especialmente con
la familia. Ten cuidado, no vaya a ser que al
intentar convertir a los demás al “productivismo”
tengas que pagar un precio demasiado elevado en
comparación con los supuestos beneficios.

73. 53. Evita la indecisión.
La indecisión te mantiene paralizado, hay que
aprender a establecer prioridades y a tomar
decisiones. Sobre todo a la hora de empezar a
hacer cambios. Si no hay decisión, no hay acción.
Piensa qué quieres cambiar y por dónde puedes
empezar y si estás bloqueado empieza por
cualquier cosa, lo importante es empezar, siempre
podrás modificar la estrategia luego, si es
necesario.

74. 54. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones.
Las preocupaciones son uno de los lastres de
nuestra oportunidad, pues no nos permiten
centrarnos en las cosas importantes. Piensa
exactamente qué cosas son las que te preocupan,
define objetivos a medio y largo plazo, crea
proyectos y ponte a trabajar ya para solucionarlo.
A partir de ese momento dejará de ser una
preocupación, porque te habrás convertido en
parte activa de la solución.

75. 55. No bajes la guardia en ningún momento.
Aunque lleves tres meses trabajando de forma
productiva, la desmotivación, la baja energía y el
caos están siempre al acecho. Al menor descuido tu
productividad puede verse seriamente amenazada
–de hecho, todos nos hemos caído del tren
productivo en más de una ocasión. Así que nunca te
confíes.

76. 56. Sé indulgente contigo mismo.
Si a pesar de todo terminas cayendo del tren de la
productividad, no te desanimes. Como la mayoría
de los logros en la vida, ser productivo es cuestión
de constancia, “la gota de agua no horada la
piedra por fuerza, sino por constancia”. Date
permiso para fallar, pero no abandones.

77. 57. Prémiate por el trabajo bien hecho.
La productividad no siempre es fácil. Cada vez que
consigas un objetivo, superes un obstáculo o
avances significativamente en un proyecto,
celébralo. Haz algo que te guste, date un respiro.
Ve a tu restaurante favorito, o cómprate el libro
que llevabas meses queriendo comprar.

78. 58. Construye una red de contactos fuerte y
sólida para ayudarte a solucionar los problemas
cuando te quedes atascado.

79. /conozca