Guía de uso práctico de gestión de tareas para estudiantes. Planificación de tareas.

1. Gestión de Tareas
para estudiantes
guíapráctica
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Una eficaz gestión de tareas te hará rentabilizar mejor tu tiempo, tendrás y sabrás
aprovechar mejor los descansos, optimizar tu combustible. Ten en cuenta una
máxima:
Hay un momento para cada tarea, y una tarea para cada momento.
Herramientas
Vamos a utilizar herramientas de baja tecnología, solo necesitas un bloc de notas
y post-it apaisados. Nada más. Bueno, y un bolígrafo.
La preparación.
En tu bloc de notas:
- Cada hoja del bloc representa un día. Señala en la parte superior izquierda la
fecha - para la hoja de la izquierda- y en el margen superior derecho - en la hoja
de la derecha.
Recuerda! Cada hoja del bloc de notas, corresponde a un día.
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Captùralo todo.
Una de las claves para tu productividad es esta, la captura de tareas, de
información. Se me ocurre que puedes capturar:
• Ejercicios
• Fechas de exámenes
• Recordatorios
• Trabajos
• Información importante...
¿ Cómo hacerlo?
En el bloc de notas, en la hoja correspondiente al día coloca
un post-it en la parte superior central rotula “ Inbox”. El post-
it será tu bandeja de entrada, tu capturador, ahí irán todas
las tareas que te vayan surgiendo a lo largo de tu día.
¡Importante! La captura tiene que ser inmediata, al momento.
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Recuerda que nuestro objetivo es capturar todo, para que no se olvide
absolutamente nada. Para ello,
el bloc de notas tiene que estar abierto encima del pupitre
para facilitar el gesto de la captura.
Empieza a capturar: todas las tareas que vayan surgiendo en tu jornada,
anótalas, recuerda anotar tareas, acciones, información de relevancia etc.
Objetivo: que no se escape nada.
Captura en forma de checklist, así:
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Procesa y etiqueta.
Antes de comenzar a trabajar en tus tareas, tenemos que procesar, tomar
conciencia cada una de las tareas e información que hemos capturado. Piensa
que no todas tienen la misma importancia y requieren el mismo tiempo, por eso:
Hay un momento para cada tarea, y una tarea para cada momento.
• Información:
Puede ser una fecha de exámen, de trabajo, en este caso captura la fecha en tu
calendario de pared - ver guía práctica- para una posterior planificación. Si la
información es algo relevante para un exámen, alguna pista que ha dado el
profesor etc.
En tu bloc de notas, reservarás un apartado, al final, donde irás
registrando cada uno de los exámenes y trabajos, ahí debes de
anotar toda la información relevante para ese proyecto, exámen o
trabajo.
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Una vez organizada la información, si la hubiera, nos metemos de lleno con las
tareas.
Etiqueta cada una de las tareas en función del tiempo y de la
atención. Tienes que tomar conciencia de cada tarea:
• ¿ Cuánto tiempo me va a llevar la tarea? Etiquétalas de la siguiente manera: #
15`- #30`- #1h - #1`5h
• ¿ Que atención requiere esta tarea? Te aconsejo establezcas 4 niveles de
atención:
¡ Baja ¡¡ Media ¡¡¡ Alta TC Tarea clave
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Bloquea el tiempo que no tienes.
Antes de asignar un momento para cada tarea tienes que saber el tiempo del
que no dispones. En la hoja correspondiente al día, en tu bloc de notas, bloquea
el tiempo que dedicas a actividades a eventos, asistencia a academias etc. ¡Ojo!
Ten en cuenta también el tiempo para el desplazamiento.
El resto del tiempo NO BLOQUEADO, es el que tienes disponible
para tus tareas.
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Planifica tus tareas.
Ahora es el momento para asignar un momento para cada tarea. Ten en cuenta:
- Las tareas clave, son aquellas que realmente te van a exigir una
concentración máxima, son las tareas por las cuales te van a evaluar; un estudio
para un exámen, una tarea que tendrán en cuenta para una nota etc. Estas
tareas se deben de realizar al principio de tu planificación, cuando tu máquina
está a pleno rendimiento y tu atención a tope.
- Las siguientes tareas planifícalas teniendo en cuenta la atención y el tiempo,
procurando priorizar en las tareas que más atención requieran, dejando para el
final las tareas más mecánicas o que requieran menos exigencia por tu parte.
- Ten en cuenta los tiempos que tienes para la realización de cada tarea,
intenta no dejar tareas a medias. Planifícalas para empezar y acabar antes de ir
a la academia, al entrenamiento.
- Trabaja en bloques de tiempo, 25`-30`y establece minipausas de 3`-4`. Ya
he hablado de esto en el blog -aquí.
- Rentabiliza tu tiempo: si alguna tarea depende de una salida, por ejemplo, ir
a la biblioteca a consultar algo, comprar, material, ir a casa de un amigo a
buscar material etc aprovecha y planifica estas tareas antes o después de tus
eventos, antes de ir al gimnasio, de asistir a tus clases particulares etc.
Asocia las tareas dentro del mismo contexto. Salir - Centro
educativo - Casa - Academia...
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- Replanifica: Puede suceder que determinados días tengas demasiadas tareas
y estés desbordado/a. No pasa nada, prioriza en tus tareas y hazte la pregunta:
¿ Qué tareas, si o si, tengo que realizar hoy? Las que no, aquellas que aplaces,
anótalas en un post-it en la hoja del día siguiente.
- A la hora de planificar tu día de trabajo, combina tus tareas del bloc de
notas, con las tareas del calendario - de pared- de planificación de
proyectos -exámenes y trabajos- que hemos visto en otra guía práctica. Ten en
cuenta estas dos herramientas.
Revisión.
Como siempre, no debes de acabar tu jornada, sin revisar, sin chequear cada
una de las tareas que tenías planificada para tu día. Comprueba que has
realizado todas y en cada una de ellas has hecho todo aquello que requería la
tarea. Comprueba el checklist ¿Están todas marcadas como “ realizadas”?
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