Manual sistema final

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Manual sistema final

  1. 1. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL MANUAL DEL PROYECTO “Sistema de Control de Recursos y Gastos para Proyectos de una Junta Comunal” Autores: Jessika Moreno Ulimar Rivero Tutor: Adriana Barreto SAIA A Diseño de Software
  2. 2. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Titulo Sistema de Control de Recursos y Gastos para Proyectos de una Junta Comunal Objetivos del sistema Objetivo General Proponer un sistema de control de recursos y gastos para Proyectos de una Junta Comunal, de fácil manejo y capaz de agilizar el proceso de almacenamiento, recuperación, búsqueda de información, y visualización del control de recursos y gastos que se maneja. Objetivo Especifico  Mejor desempeño a las Juntas Comunales  Ejecutar y crear base de datos con buen funcionamiento  Facilitar y mejorar las necesidades de la comunidad Justificación del sistema Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados
  3. 3. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL serían menos confiables. En este orden de ideas, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de información. El sistema propuesto en esta investigación está orientado a mejorar la realización de las actividades planteadas por las Juntas Comunales a través de una planificación efectiva además de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así pérdida de tiempo, información y materiales. La iniciativa de incluir este nuevo sistema en una Junta Comunal responde a la carencia de control de datos, antes mencionados, sin embargo, el propósito del sistema automatizado es mejor y mayor control en el manejo de los procesos administrativos, creando un ambiente cómodo para el usuario Descripción del sistema Parte de las dificultades tienen que ver con recoger y almacenar una gran cantidad de información relacionada con la comunidad. Esta información debería ser almacenada y recuperada de manera adecuada, no solo a través de búsquedas en un montón de papel sino en medios electrónicos apropiados. La creación de un Sistema administrativo automatizado que contribuya a la planificación y que permita el control de recursos y gastos efectuados dentro de una Junta Comunal, es significativo indicar el propósito de introducir sistemas administrativos para el
  4. 4. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL mejor desempeño de las Juntas comunales, ya que, son organizaciones pequeñas que van en pleno crecimiento y no tienen organigramas definidos ni apoyo de procedimientos administrativos. Para poder exponer la propuesta formulada fue necesario realizar una valoración previa referente al actual proceso de datos que se lleva de forma manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución de la propuesta aquí presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva la planificación de todas las actividades de recursos y gastos que se planteen en la Comunidad, pasando de un proceso manual a uno automatizado, a través de una aplicación bajo el entorno del sistema operativo Linux, desarrollado en el lenguaje PHP y utilizando como gestor de base de datos MySQL. Propuesta del sistema nuevo El sistema automatizado de datos para las Juntas Comunales antes mencionado. Permitirá realizar el plan de acción y cronograma de todas las actividades que se deseen realizar en un tiempo determinado, mediante los procesos requeridos por el usuario, también contará con una clave de seguridad para el acceso, lo cual permitirá solo a los usuarios encargados tener entrada al sistema, con el fin de evitar pérdidas de información, y por lo tanto, a la propia comunidad.
  5. 5. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL El sistema contará con una persona encargada como soporte técnico en sistemas, el cual permitirá llevar el control del funcionamiento del mismo. Este sistema permite crear ficheros de bases de datos relacionados con la administración y la planificación de eventos donde pueden verificar fácilmente los datos que estén dentro del sistema por una interfaz simple. Además, Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información. Alcance y limitaciones  Tendrá un administrador en el sistema, el cual será el único que podrá modificar la base de datos del sistema.  La comunicación con el entorno será solo para el personal autorizado.  Las áreas funcionales que se verán involucradas en los sistemas es el área administrativa de la junta comunal.  Tendrá seguridad, control o manipulación de los datos, y al mismo tiempo reducción de tiempo.
  6. 6. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Diagrama de flujo de datos contextual y expandido DIAGRAMA DE FLUJO CONTEXTUAL NIVEL 0 VOCEROS INGRESAR AL SISTEMA INCLUIR PROYECTO REPORTE DE PROYECTO REPORTE DE GASTOS
  7. 7. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL DIAGRAMA DE FLUJO EXPANDIDO NO SI SI NO Ingreso Clave Usuario Clave Correcta? Cuenta con Recursos Ingresa Sistema Incluir Proyecto Se almacena Se Ejecuta Generar Reporte Recursos Generar Reporte de Gastos Generar Reporte de Proyecto
  8. 8. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL NIVEL 1 6. Estudio de factibilidad Económica, técnica y operativa y alternativas propuestas para el sistema. Presenta beneficios tangibles, son los beneficios fáciles de cuantificar:  Disminución de errores  Incremento de rentabilidad  Reducción de costos (fijos o variables)  Seguridad
  9. 9. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Diagrama de Entidad Relación Expandido MM Junta Comunal Gastos Suplentes Voceros Recursos Proyectos Cod-Rec Cod-Jun Cantidad Descripción Ingresa Genera Genera Contiene Contiene Descripción Cod-Pro CantidadCod-Gas Ubicación Status Cod-Pro Cod-Jun Descripción Nombre Cod-Voc Cedula Apellido Email Cod-Jun Nombre Dirección Cedula Apellido Nombre Email Cod-Jun Cod-Sup Dirección Cargo Teléfono Cargo Teléfono Cod-Voc Cod-Rec Cod-Pro Cod-Sup Cod-Jun
  10. 10. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Carta Estructurada de Sistema de Información SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS Y RECURSOS DE UN CONSEJO COMUNAL CONSEJO COMUNAL VOCEROS SUPLENTES PROYECTO PROYECTOS INGRESO EGRESO MANTENIMIENT O USUARIO REPORTES VOCEROS PROYECTOS BALANCE
  11. 11. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Descripción de la base de datos y sus componentes Nombre Descripción Tipos de Datos Clave 1. Voceros Cod-Voc Código de vocero Char(5) Principal Cod-Jun Código de junta comunal Char (5) Foránea Nombre Nombre de cada vocero Char(15) Cedula Cedula de cada vocero Char(15) Cargo Puesto o cargo de cada vocero Char (30) Apellido Apellido de cada vocero Char(20) Teléfono Teléfono de cada vocero nChar(20) Dirección Dirección de vivienda del vocero Char(80) Email Correo electrónico de cada vocero Char(50) 2. Proyectos Cod-Pro Código proyecto Char(5) Principal Cod-Jun Código junta comunal Char(5) Foránea Nombre Nombre del proyecto Char(15) Ubicación Donde se realiza el proyecto Char(80)
  12. 12. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Descripción Descripción del proyecto Char(80) Status Si el proyecto está activo o no Activo / Desactivo 3. Recursos Cod-Rec Código Recurso Char(5) Principal Cod-Jun Código junta comunal Char(5) Foránea Cantidad Cantidad de dinero que ingresa nChar(30) Descripción Descripción del recurso que ingresa a la junta comunal Char(80) 4. Gastos Cod-Gas Código Gastos Char(5) Principal Cod-Pro Código proyecto Char(5) Foránea Cantidad Monto de Gastos nChar(30) Descripción Descripción de los gastos Char(80) 5. Suplentes Cod-Sup Código suplentes Char(5) Principal Cod-Jun Código junta comunal Char(5) Foránea Nombre Nombre del suplente Char(15) Apellido Apellido del suplente Char(20) Cedula Cedula del suplente Char(15) Teléfono Teléfono del suplente nChar (20) Email Correo electrónico del Char(50)
  13. 13. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL suplente Dirección Dirección de vivienda del suplente Char(80) Cargo Cargo del suplente Char(30) 6. Junta Comunal Cod-Jun Código de la junta comunal Char(5) Principal
  14. 14. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Diseño de Interfaces de Entrada y Salida Interfaz de Inicio de Sesión: Nos permitirá iniciar sesión para la carga de datos
  15. 15. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Se introducen los datos como el correo y la clave para ingresar al sistema Interfaz Bienvenida al sistema
  16. 16. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Interfaz de Consejo Comunal: Nos permite agregar los datos personales de los Voceros así como los de suplentes En la interfaz de Voceros se encuentra los campos a llenar
  17. 17. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Se llenan los campos respectivamente Al ingresar los datos del vocero se guardara la clave o contraseña para ingresar al sistema.
  18. 18. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Se registró con éxito el vocero y su clave. Esta interfaz es para el registro de suplentes, donde se llenaran los capos
  19. 19. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Se llenan los campos de suplente Esta interfaz se Registro de Proyecto se llenan los campos
  20. 20. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL luego de ingresar los datos del proyecto, se describe lo gastos de ese proyecto, donde se coloca la descripcion y el monto, el cual puede agregarse las veces que sea necesario para cada proyecto.
  21. 21. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL En esta interfaz de mantenimiento se encuentra eliminar vocero y recuperar contraseña En la interfaz eliminar vocero se llena el campo con la cedula de la persona que se desee eliminar
  22. 22. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Se escribe el dato y luego continuar Se encuentra los datos de la persona que se desee eliminar y se toma la decisión de si eliminar o no.
  23. 23. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL En esta interfaz se recupera la contraseña del usuario colocando su email y colocando nuevas claves Esta interfaz es de Reportes donde están los reportes de Proyecto, Vocero y Balance
  24. 24. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Esta interfaz de Reporte contiene los datos por donde se quieran buscar la información y si desea mostrar toda la información o no. Se muestra el reporte de proyecto donde se muestra toda la información
  25. 25. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Esta interfaz es de reporte de Voceros, donde se puede filtrar datos por cedula, nombre, apellido o cargo. Se muestra toda la información de vocero con todos sus datos
  26. 26. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL Esta interfaz es de reporte de Balance Muestra toda la información de ingreso y egreso de los proyectos del consejo comunal
  27. 27. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL

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