El documento habla sobre la digitalización de documentos. Explica que la digitalización consiste en convertir documentos físicos en imágenes digitales para su visualización y almacenamiento en computadoras. Entre las ventajas se encuentran la agilidad y seguridad en el acceso a los documentos, así como el ahorro de espacio físico. La digitalización permite preservar los documentos originales y facilita su distribución.

1. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
DIGITALIZACION
TUTORA
DORIS AMANDA ZULUAGA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIDBA
16 SEPTIEMBRE 2013

2. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
DIGITALIZACION
JUDITH TATIANA ARÉVALO
LENNY KELLY HURTADO L.
MARÍA NOEMÍ ECHEVERRI DE L.
MARLY ROCÍO ROJAS MEDINA
MARTHA LUCÍA RÍOS
GRUPO 4
TUTORA
DORIS AMANDA ZULUAGA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIDBA
16 SEPTIEMBRE 2013

3. INTRODUCCION
A través de la investigación y consulta sobre la digitalización identificamos su
importancia y utilidad como un sistema de reprografía que consiste en la
transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su
visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo.
El desarrollo de esta técnica brinda facilidades por su enfoque basado en
procesos, es decir, a través de un flujo lógico de documentos, controlado por
distintas etapas.
Entre sus ventajas al interior de una organización, está en el garantizar un
correcto tratamiento y cuidado a los documentos, la facilidad en la búsqueda
de información y almacenamiento de grandes cantidades de datos, mejorar
la agilidad y atención al público, la conservación del acervo documental, el
ahorro de espacio físico con el uso y aplicación de las nuevas tecnologías.
Así mismo conceptualizamos la información para diferenciar entre
microfilmación y digitalización como sistemas de reprografía aplicados hoy en
día en la preservación y conservación documental en las Unidades de
Información.
Considerando además, la digitalización, una herramienta de trabajo, para el
desempeño como Profesionales de la Información.

4. OBJETIVOS
 Poner en práctica conocimientos
adquiridos en la unidad de aprendizaje.
 Conocer la importancia, los beneficios y
las facilidades que genera la
digitalización en una organización.
 Incrementar nuestros conocimientos con
buenas respuestas a interrogantes sobre
la digitalización.
 Reconocer teóricamente las ventajas que
brinda la digitalización .

5. ¿Qué es la digitalización?
 Veamos el concepto emitido por el Archivo
General de la Nación, según Acuerdo 027 de
2006:
 “Digitalización: Técnica que permite la
reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica
(Soportes: papel, video, casetes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por
computador”.1
 “Es el procedimiento tecnológico por medio
del cual se convierte en soporte análogo
(papel) o electrónico, en una imagen digital”

6.  proceso por el que un documento en soporte papel se
transforma en un documento cuyo soporte es lógico y
accesible desde un ordenador. Para la conversión se
utiliza el escaneo de documentos y su transformación
en información digitalizada, ya sea en modo gráfico o
en modo texto.
Actividad necesaria en todas las empresas que requieren
archivar grandes volúmenes de información y que consiste en
convertir grandes volúmenes de papel en imágenes digitales.
Esto le permitirá a los usuarios que sean autorizados para
acceder a esta información de manera instantánea y en otros
casos simultáneamente autorizados. Esto se puede hacer por vía
Intranet, Extranet o Internet utilizando navegadores web, o desde
un CD-ROM entre otros.
QUE ES

7. ¿Cómo se lleva a
cabo la
digitalización?
 Lo primero que se hace es la depuración de
documentos, de los que se retiran elementos
de sujeción que puedan afectar el paso por los
escáneres. Siempre se debe tener cuidado y
mantener el orden original. Cuando los
documentos están preparados se pasan por el
escáner, el cual capta a través de una lectura
óptica, con un sensor, los puntos que
componen una imagen y los transforman en el
ordenador en bits.
COMO

8. ¿Qué información se puede
digitalizar?
Se puede digitalizar: Documentos jurídicos,
documentos administrativos con valor legal,
planos, libros, fotos, mapas, encuadernados,
expedientes médicos, expedientes de
personal, de crédito, escrituras, negativos,
transparencias, archivo histórico, de crédito,
escrituras, y otros.

9. ¿Qué tecnologías se emplean
para la digitalización?
Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes
tecnologías, como:
 Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación
de cada expediente.
 Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
 Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle
en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.
 Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de
producción en el proceso de escaneo.

10. ¿Qué tecnologías se emplean
para la digitalización?
 Multi-tecnología de detección de alimentación doble que
garantiza que todos los documentos son digitalizados.
 La tecnología OCR (Optical Character Recognition,
Reconocimiento Óptico de Caracteres)permite transformar
escritura impresa, en texto de formato reconocible por una
computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar
búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre
el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent
Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de
Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso
similar a OCR, escritura manuscrita.

11. Tipos de escáneres
Escáneres de mano: es el más económico, no requiere mecanismos costosos y el usuario
es quien mueve el escáner sobre la imagen o documentos a digitalizar. Son eficaces
para escanear rápidamente fotos de libros encuadernados, artículos periodísticos,
facturas y toda clase de pequeñas imágenes. Tienen como inconveniente el limitado
tamaño del original a escanear (máximo 10 cm.), baja velocidad y poca fiabilidad del
proceso, ya que depende de la habilidad y el pulso del usuario.
Escáneres planos o de sobremesa:están formados por una superficie plana de vidrio
sobre la que se sitúa el documento a escanear, bajo la cual un brazo se desplaza a lo
largo del área de captura. Montados en este brazo móvil se encuentran la fuente de luz
y el foto sensor (por lo general un CCD). Conforme va desplazándose el brazo, la fuente
de luz baña la cara interna del documento, recogiendo el sensor los rayos reflejados,
que son enviados al software de conversión analógico/digital para su transformación en
una imagen de mapa de bits, creada mediante la información de color recogida para
cada píxel. La mayoría de estos escáneres pueden trabajar en escala de grises (256
tonos de gris) y a color (24 y 32 bits) y por lo general tienen un área de lectura de
dimensiones 22 x 28 cm. y una resolución real de escaneado de entre 300 y 400 ppp,
aunque mediante interpolación pueden conseguir resoluciones de hasta 1600 ppp. Son
los más usados.

12. Escáneres de trayectoria aérea: es una variante de los planos, permite escanear
volúmenes encuadernados con las hojas hacia arriba gracias a que la fuente de luz y
el sensor CCD se encuentran ensamblados a un brazo de trayectoria aérea.
Escáneres de tambor: Son escáneres de alta calidad usados por la industria de la
impresión. Estos emplean tubos foto multiplicadores como detectores, una tecnología
diferente de los sensores de imagen que veremos. Son los que más fielmente
reproduce al documento original, ya que producen digitalizaciones de gran resolución
(hasta 4.000 ppp en modo óptico) y calidad. En contrapartida, son lentos, no son
indicados para documentos de papel quebradizo y requieren un alto nivel de
habilidad por parte del operador.
Escáneres para microfilm: Son dispositivos especializados en digitalizar películas
en rollo, microfichas y tarjetas de apertura. Puede ser difícil obtener una calidad
buena y consistente en un escáner Ge este tipo, debido principalmente a que
suelen tener un funcionamiento complejo, la calidad y condición de la película
puede variar y ofrecen una capacidad de mejora mínima. Son escáneres muy
caros, existiendo pocas empresas que los fabriquen.

13.  Escáneres para transparencias: Se utilizan para digitalizar diapositivas, negativos
fotográficos y documentos que no son adecuados para el escaneado directo.
Pueden trabajar con varios formatos de película transparente, ya sea negativa,
positiva, color o blanco y negro, de tamaño desde 35 mm hasta placas de 9 x 12
cm. Su calidad es mayor que la de los escáneres planos, consiguiendo imágenes
con un buen rango dinámico, aunque el rendimiento suele ser bajo y hay que tener
cuidado con la presencia de motas de polvo o rascaduras en las transparencias,
que pueden ocasionar la aparición de impurezas en la imagen digitalizada
resultante.
Formatos gráficos bitmap. Son archivos en los cuales se guarda la información que
conforma una imagen. Cada formato es independiente. Otros tipos de formatos son:
· Sin compresión: formato genérico por excelencia de las imágenes: TIFF (Tagged
Information File Format) – BMP (Bitmap de Microsoft).
· Formatos comprimidos: GIF (Graphic Interchange Format); JPG (Joint Photographics
Expert Group; PNG (Portable Network Graphics).
· Formatos nativos asociados a programas: PSP Asociado al programa Paint Shop Pro
para tratamiento y retoque de imágenes fotográficas. PSD (Photoshop Digital Formato o
sea el mapa de bits.
· Imágenes Vectoriales, generadas a través de programas de diseño como Corel
Draw. La información que almacenan no se refiere a los píxeles sino a la función
matemática que cada uno de ellos representa en el espacio que ocupa.
· Formatos vectoriales: WMF (Windows Meta File) se utiliza para grabadora gráfica. Los
clipart de Windows emplean este formato. EPS que utiliza el lenguaje PostScript creado
por Adobe System. Es el más corriente y de gran tamaño. CDR Formato estándar de Corel
Dra.: con grandes posibilidades frente al color, calidad de diseños y manejo de fonts. Es
formato exclusivo de las aplicaciones Corel.

14. ¿A quién le es útil la
digitalización?
 La digitalización documental puede
implementarse en todo tipo de empresas de
sector público o privado, de servicios
financieros, de salud, de comercio exterior,
bibliotecas, de crédito, de servicio, sector
jurídico, etc.; en todas las empresas que
tengan información que les sea conveniente
accederla de manera más ágil en un formato
electrónico para fines de procesos internos,
comerciales, toma de decisiones o auditorias.

15.  Cada vez es imprescindible la automatización de los archivos, a causa del
crecimiento de la información y la necesidad de recuperación de los documentos
primarios. Los archivos se han ido transformando con las nuevas tecnologías de la
información y comunicación.
 Ampliación del Acceso. Los archivos digitales mejoran el acceso al documento, en
los archivos nacionales se digitalizan las colecciones para brindar información
personalizada al usuario: Servicio las 24 horas, usuarios concurrentes, incremento de
usuarios y lo principal: reducción en el costo de los servicios.
 Preservación y conservación. Una e las tareas principales de la digitalización es la
preservación y conservación de los documentos. Poner a disposición de
investigadores documentos manuscritos e incunables permite realizar proyectos
interesantes que requieren procesos planificados desde la investigación histórica
hasta la utilización de tecnologías apropiadas. Se requiere estudio preliminar sobre la
digitalización y posible afectación de manuscritos y documentos por la exposición
de la luz o manipulación que implican daños físicos al material. Los beneficios en
cuanto a conservación y preservación tenemos:
 Evita el deterioro por el uso. Se protegen pergaminos, manuscritos y mapas antiguos.
 Conservación del documento.Porque permite prestar o imprimir copias facsimilares
que pueden ser entregadas al investigador.
 Incremento en la investigación y estudios académicos.La información es más
accesible y permite revisar documentos que antes era imposible investigarlos.
 Refuerza la identidad nacional y patrimonio cultural. Los sistemas de archivos y
bibliotecas digitales se utilizan para presentar documentos, imágenes, audio y video
que muestran la realidad cultural de las naciones.

16. Ventajas de la digitalización
 Reducción del espacio físico que ocupan.
 Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para
verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
 No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos,
ahorrando tiempo y búsquedas.
 Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin
necesidad de copias físicas.
 Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros
sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias
físicas ni esperar su recepción.
 Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la información
contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa
externo.
 Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los
originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.
 No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica
y ordenada de la empresa.
 Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo
copias exactas del original.
La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y
rentable para almacenar, administrar y consultar grandes
volúmenes de información en forma de imágenes digitales, por
medio del almacenamiento en discos internos de cualquier
computadora

17.  Agilidad y seguridad de acceso a los
documentos
 La imagen digitalizada permite la
visualización inmediata del documento,
lo que hace que el tiempo de las
personas que consultan la información
sea optimizado y eficiente.
 Acceso controlado y seguro.
 El documento original sólo puede ser visto
y usado por una persona a la vez,
mientras que un documento digitalizado
puede ser consultado por varios
individuos en tiempo real y realizar
transacciones con el mismo.
 Las imágenes a diferencia de los
documentos físicos no se maltratan ni
pierden calidad con el paso del tiempo.
 La reproducción de una imagen
almacenada en un soporte digital puede
ser repetida tantas veces como se desee,
produciéndose siempre un duplicado de
la misma calidad que la imagen original.
 El contar con una representación digital
del documento original permite la
consulta a los documentos sin exponer el
original al irreparable deterioro cotidiano
o pérdida del mismo, sumando la
posibilidad de archivar los originales de
manera protegida.
 Reducción de gastos

 El costo de una fotocopia es similar al de
una imagen digitalizada, pero una
fotocopia no puede integrarse a ninguna
aplicación y se encuentra en manos de
una sola persona, en tanto que la imagen
digitalizada puede incorporarse a
cualquier sistema automatizado y ser
accedida por múltiples interesados.
 Disminución de los recursos humanos para
la organización y manejo de documentos
físicos.
 Reducción del espacio físico destinado al
archivo de documentos, por un equipo
de almacenamiento que cubra con la
capacidad necesaria para el resguardo
de toda la información.
 Fomentar el no desperdicio de papel que
se vuelve obsoleto conforme pasan los
años.

18. VENTAJAS DE LAS
IMÁGENES DIGITALES
 Evita desgaste o rotura de documentos digitales
 No hay riesgo de robo o destrucción de papeles originales pueden
almacenarse en tesoros
 Los documentos originales no circulan interna ni externamente.
 Se puede consultar documentos en diferentes ubicaciones
geográficas.
 Los documentos pueden consultarse simultáneamente.
 Se evitan costos y tiempo por traslado de documentos.
 No ocupan lugar en los escritorios ni oficinas.
 Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia.

19. ¿Existe alguna legislación
sobre digitalización en
México?
 Como en casi todos los países del mundo, en México encontramos la
siguiente legislación:
Código Fiscal de la Federación, año 2000, establece reglas para
reconocer documentos digitalizados o microfilmados en igualdad de
los físicos, complemento de reglas en la Miscelánea del mismo año.
Reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y
discos ópticos, año 2003. Y a finales del mismo período, publican
disposiciones para microfilmación o grabación de libros y registros de
documentos.
REQUISITOS AL DIGITALIZAR DOCUMENTOS CON VALIDEZ FISCAL
Firma y almacenamiento por un tercero confiable (Fedatario Público)
Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002
Almacenamiento seguro y no modificable
Etiquetas con RFC , y todos los datos de referencia
Sistema de búsqueda ágil que permita las búsquedas

20. LEGISLACION COLOMBIANA
LEGISLACION COLOMBIANA SOBRE LA DIGITALIZACION
Desde 1950, mediante el Decreto 252le otorga VALOR PROBATORIO a los documentos
digitalizados siempre y cuando se haya realizado técnicamente y sin objeciones de
manipulación.
Desde 1950, mediante el Decreto 2527 y posteriormente mediante la Ley 527 de 1996,
se encuentra aprobada la digitalización de archivos y le otorga VALOR PROBATORIO a
los documentos digitalizados siempre y cuando se haya realizado técnicamente y sin
objeciones de manipulación
.MARCO LEGAL
LEYES Y DECRETOS PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.
A continuación se relacionan las leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso
de digitalización de documentos.
Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES
ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:
Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables.
La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos
originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las
clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil,
con su correspondiente valor probatorio.

22.  Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12 establece
que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta.
 Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de
sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en
su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades
públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de
datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de
los particulares, entre otros.
 Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1),permite a las
organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure
la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso
periodo de tiempo.
 También permite que los documentos sean recuperados y revisados con
consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las
herramientas y sistemas usados para su creación.

23. ¿Mi información está segura si
digitalizo mis documentos?
La información digital puede estar segura siempre y
cuando se adoptar una serie de medidas preventivas
que garanticen la integridad de la información.
La proliferación de líneas ADSL y los virus informáticos han
resaltado la importancia de la seguridad, y hacen de
ésta un componente fundamental en cualquier
instalación. Garantizar la seguridad de la información
digital, establecer planes de continuidad de negocio y
mantener la seguridad informática actualizada, es un
proceso continuo que afecta a todas las áreas de las
unidades de información
La mejor manera de garantizarla es con el esfuerzo de
profesionales instalen y configuren las herramientas
necesarias para mantener la información digital a salvo.
Estos profesionales, además, modificarán, adaptarán y
actualizarán estos productos, obteniendo así una
relación estrecha y continua con el cliente.

24. CONCLUSION
 El uso de las nuevas tecnologías de la información se ha vuelto
una necesidad para las empresas, es por esto que cada vez el
auge de las herramientas que permitan la automatización de
la información es mayor, y las herramientas cada vez mas
completas y complejas.
 digitalizar documentos mas que una ventaja, es la solución a
muchas necesidades actuales .
 a digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo,
eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar
grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes
digitales.
 Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos
internos de cualquier computadora personal, en arreglos de
discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos
en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en
óptimas condiciones

25. BIBLIOGRAFÍA
 BIBLIOGRAFÍA
 ttp://www.monografias.com/trabajos10/digi/digi.shtml#ixzz2eJUD5e83
 http://es.calameo.com/read/001429701ac549ee2653c
 http://www.docsolutions.com/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html
 www.slideshare.net/.../pautas-digitalizacion-14528803
 http://boj.pntic.mec.es/jgomez46/documentos/cav/digitalizacion.pdf
 programa.gobiernoenlinea.gov.co/.../guia-5-digitaliza..
 www.decmexico.com.mx/marco_legal_digitalizacion....
 www.infoesfera.info/.../digitalizaci-n-gesti-n-documen...
 http://eprints.rclis.org/10647/1/La_importancia_de_la_digitalizaci
%C3%B3n_de_archivos_para_la_bi%E2%80%A6.pdf
 www.docsolutions.com/es/.../digitalizacion.html