Digitalizaciòn e Indexacion de Documentos en Base de Datos Microsoft Access

1. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “GABRIEL RENÉ MORENO”
FACULTAD POLITÉCNICA
DIPLOMADO EN GESTIÓN DE INFORMACIÓN
“Proyecto: Digitalizacion e Indexacion de documentos en la
base de datos actual de la Gestion documental de la
empresa PEB S.A.”
Alumna : Roxana Ramos Ortiz
Docente : Ing Juan Carlos Peinado
Diciembre de 2009
Santa Cruz de la Sierra - Bolivia

2. PROYECTO: DIGITALIZACION E INDEXACION DE
DOCUMENTOS EN LA BASE DE DATOS ACTUAL DE LA
GESTION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA PETROBRAS
BOLIVIA S.A.
1. RESUMEN DEL PROYECTO.
En esta empresa los archivos mantienen una administración descentralizada, donde
los archivos intermedios se encuentran en cada área.
La producción de información, tiene un alto volumen en formato papel.
Hemos visto la necesidad de realizar un Proyecto de Mejora para la Gestión 2009,
pues creemos que la documentación debe ser registrada y digitalizada.
El presente trabajo, tiene por objeto, elaborar una Base de Datos, para la Indexación
de documentos, que garantice la integridad de los documentos, y la recuperación
inmediata.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Existe dificultad, en la recuperación de documentos, ya que existe un alto porcentaje
de documentos sin digitalizar.
El proceso documental en los archivos de esta empresa deben ser estandarizado,
puesto que cada área tiene una Base de Datos para el registro de documentos, pero
necesita profundizarse más este proceso, ya que no todos los documentos están
registrados a nivel documento, si no a nivel serial. Ante estas dificultades nos hacemos
la siguiente interrogante:¿Es posible digitalizar e indexar los documentos de esta
empresa a la Base de Dato actual?
3. AMBITO O COMPETENCIA.
1. La infraestructura de la empresa es óptima para los archivos intermedios.
2. Hay una Base de Datos en Microsoft Access.
3. El personal de archivo esta capacitado para el trabajo, que realiza.
3.1. PROPOSITO DEL PROYECTO.
Actualizar la base de Datos existente en Microsoft Access para la Digitalización e
indexación de documentos.

3. 3.2. LOCALIZACION DEL PROYECTO.
Archivo Central de la empresa PEB S.A.
3.3. AREA DE DEPENDENCIA
Gerencia de Administración.
3.4. UNIDAD DE COORDINACION INSTITUCIONAL (UCI)
Archivo Central – Archivos Intermedios – Gerencia de Administración
3.5. JUSTIFICACION DEL PROYECTO.
Con el fin de mejorar sus políticas de calidad es que se propone realizar, cambios
profundos que mejoren la organización y guarda de sus documentos.
3.6. BREVE DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO.
 Organización de Archivo
 Digitalización de documentos
 Indexación de Documentos.
 Mantenimiento Integral de la Gestión Documental.
4. DESARROLLO DEL PROYECTO
1ra. Etapa. El Diagnostico:
Este proyecto se desarrollará realizando un levantamiento de datos en base a las
necesidades de los usuarios. El fin es el siguiente:
 Identificación de campos y subcampos de Descripciòn documental.
 Identificación de los Archivos Intermedios con más dificultad en la búsqueda de
documentos.
2da. Etapa. Desarrollo:
 Registro a nivel documento.
 Digitalización de documentos
 Indexación de Imágenes Digitalizadas

4. 4.1. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN
Actividades/meses Ene - Feb Mar - Abr May – Sep
Diagnóstico del Proyecto
Diseño de Base de Datos en
Microsoft Access para la
Indexación de Documentos
Ejecución del Proyecto
4.2. SITUACION DE LA EMPRESA SIN/CON PROYECTO
SITUACION SIN PROYECTO SITUACION CON PROYECTO
 Los archivos se encuentran  Con una Base de Datos más
descentralizados. actualizada; se podrá centralizar
 Cada archivo cuenta con una el Archivo.
política diferente.  Centralizado la Administración de
 Existe una Base de Datos en los archivos, se tendrá un mejor
Access Control de Préstamo.
 Sólo para el registro a nivel serial.  Con documentos digitalizados,
 Cuenta con una Tabla de habrá menor índice de duplicidad.
Clasificación documental a nivel  Bajaran los costos en formato
básico. papel.
 Los documentos en un 80% no
están escaneados.
 Existe alto porcentaje de
duplicidad de documentos.
 No se realiza un seguimiento al
Control de préstamo.
.

5. 6. VINCULACIÓN ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y
EL PROYECTO.
OBJETIVO DEL PLAN DEL OBJETIVO DEL PROYECTO
ARCHIVO CENTRAL DE LA
EMPRESA
 Tener una administración
centralizada, de todos los archivos  Aportar con este trabajo, ha la
intermedios. Administración del Archivo.
 Abaratar costos en formato papel,
 Tener la responsabilidad y guarda con documentos digitalizados.
documental de los documentos,
que permita agilizar el acceso y
recuperación de la información.
 Tener los documentos
digitalizados.